Таким образом, проведенное подобным образом исследование может способствовать выявлению подлогов, как в учредительных документах организации-покупателя, так и в документах, сопровождающих ее противоправную деятельность.
В процессе сбора информации о своем новом партнере, исходя из поставленных задач и с учетом наличия определенных возможностей, необходимые данные могут быть получены из следующих источников:
- непосредственно от самого юридического лица (предупредить представителя контрагента о необходимости проведения проверки и истребовать для ознакомления и снятия копий, следующие документы: регистрационное свидетельство, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, устав, учредительный договор, лицензии, документы подтверждающие право нахождения по данному адресу (договор купли-продажи недвижимости, либо договор аренды помещения), последний баланс (утвержденный налоговой инспекцией), документ подтверждающий правомочия представителя;
- любая информация коммерческого характера, полученная из коммерческих структур: банки, контрагенты, деловые партнеры;
- использование оперативно - технических средств снятия информации с каналов связи, коммуникационных сетей, прослушивания помещений и транспортных средств;
- негласное визуальное (наружное) наблюдение за лицами и стационарными объектами (офис, склады, в ходе которого устанавливаются и фиксируются посетители, активность работы, автотранспорт, заполненность склада);
- информации из СМИ, интернет - мониторинг прессы, интернет за определенный промежуток времени на предмет упоминания разрабатываемого предприятия, его руководителей, сотрудников;
- легендированный сбор информации под видом маркетинговых исследований, изучение материалов выставок и презентаций, под видом клиента;
- изучение результатов налоговых либо аудиторских проверок;
- информации из органов государственной регистрации, фондов, контролирующих и правоохранительных органов;
- горрайадминистрация по месту нахождения (регистрации) субъекта хозяйствования;
- органы государственной налоговой службы (информация о госрегистрации, наименовании, юридическом и фактическом адресах предприятий и лиц, занимающихся частным предпринимательством, коды, идентификационные номера, размеры уставного фонда, установочные данные соучредителей, их доля в уставном фонде, местонахождение филиалов, расчетные счета в банках);
- фонды (социального страхования, пенсионный, медицинский); - органы статистики (кроме информации общестатистического характера особую ценность представляют сведения о балансе предприятия, активах и его акционерах);
- государственная таможенная служба (наличие связей с зарубежными партнерами, объемы поставок, экспортно-импортные операции);
После сбора информации проводится ее сопоставление и анализ на предмет обнаружения фактов прямо, либо косвенно указывающих на отрицательные факты в работе разрабатываемой организации-партнере либо ее сотрудников. На основе результатов анализа принимается решение о работе с данным контрагентом, возможности предоставлении кредита или отсрочки платежа. При возникновении дебиторской задолженности замораживаются активы и снижается скорость оборачиваемости денежных средств, кроме того, возникает проблема возврата долгов. Разработка организации - покупателя и анализ ее деятельности является первостепенным мероприятием, направленным на предупреждение возникновения дебиторской задолженности. Основной риск, связанный с формированием дебиторской задолженности - отражение задолженности неплатежеспособности дебиторов.
1 Оценка системы внутреннего контроля.
I . При проведении внутренней системы контроля дебиторской задолженности ревизору необходимо проверить и выяснить:
- обсуждаются ли кандидатуры покупателей до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты. Решение об отпуске товара (выполнению работ, предоставлению услуг) принимается после тщательного изучения благонадежности и платежеспособности контрагента (разработка контрагента), проводится мониторинг недисциплинированных клиентов. Весьма важным моментом есть систематический сбор и анализ информации относительно контрагентов, допускающих нарушение сроков оплаты;
- осуществляется ли реализация продукции (товаров, работ, услуг) на основании заключенного договора (с приложениями, спецификациями), в которых определены максимальные сроки и сумма задолженности, санкции за невыполнение условий договоров;
- осуществлялся ли когда – либо отпуск товарно-материальных ценностей покупателям, имеющим просроченную дебиторскую задолженность, без предварительной оплаты. Как правило, отказываясь от "работы" без предоплаты значительная часть предпринимателей рискуют потерять львиную долю рынка, который в силу тех или иных обстоятельств может диктовать необходимость во временном разрыве между поставкой и оплатой. Такой "разрыв" зачастую таит в себе один существенный недостаток - риск не получения полноценной компенсации за переданные товары. Дебиторская задолженность по отгруженной продукции должна отражается в учете одним из двух методов: на дату отгрузки продукции
и предъявления организацией-кредитором покупателям документов к оплате, при этом величина дебиторской задолженности оценивается в соответствии с договорной стоимостью отгруженной продукции. На дату поступления денежных средств
на расчетный счет или в кассу предприятия, отгруженное имущество оценивается по его фактической себестоимости (фактически произведенным затратам, по стоимости сырья, материалов, полуфабрикатов, по прямым статьям расходов, нормативной или плановой производственной себестоимости); - выясняется, учитываются лиданные о факте передачи товарно-материальных ценностей организации-дебитору, при этом рассматриваются договор купли-продажи, счета-фактуры, накладные или товарно-транспортные накладные, инвентарные карточки складского учета;
- проверяется своевременность регистрации счетов, счетов-фактур поставщиков и передачи их в отделы для акцепта, а также отслеживание документов специалистами отделов для соблюдения поставщиками договорных обязательств по ассортименту, количеству, комплектности и срокам отгрузки продукции, правильности цен, наценок, скидок.. В ходе этой процедуры ревизор проверяет, правильно ли отражены в учете операции и реальна ли задолженность, своевременно ли составлены акты приемки, полностью ли оприходованы товарно-материальные ценности, не допускается ли по расчетам с поставщиками запрещенное взаимное перекрытие (сальдирование) в балансе сумм товаров в пути, задолженности поставщикам по счетам и по неотфактурованным поставкам;
- проверяется, погашаются ли сразу после подписания платежного поручения сопроводительные оправдательные документы (указаны ли дата и № платежного поручения, имеется ли оттиск штампа «Оплачено»);
- проводится ли анализ финансового состояния заказчика;
- ставится ли на пакете документов на реализацию продукции отметка о проверке дебиторской задолженности покупателя;
- проверка законности и реальности задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, а также по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам;
- стабильна ли ситуация с долгами покупателей;
- происходит ли наращивание долга, так как предлагаются большие отсрочки для завоевания рынка;
- стремятся ли в проверяемой организации к сокращению долга, так как в момент развития компании был упущен контроль за его своевременным погашением;
Необходимо также изучить действующий в организации порядок разделения обязанностей согласно функциям: 1) отгрузка по заказам; 2) выписка счетов; 3) предоставление разрешения на отгрузку; 4) ведение синтетического учета; 5) ведение аналитического учета дебиторской задолженности
II . Необходимо обсудить с сотрудниками бухгалтерии:
-известно ли им, какой процент дебиторов подтвердил свою задолженность за отчетную дату и со сколькими дебиторами сверка на отчетную дату не произведена;
- организован ли контроль за информацией о состоянии дебиторской задолженности (сроки образования и погашения, порядок организации претензионной работы, динамика состояния);
- установлен ли на предприятии лимит дебиторской задолженности;
- есть ли у персонала оперативная информация о текущей дебиторской задолженности;
- какие меры принимаются по снижению дебиторской задолженности;
- производится ли взаимная сверка сумм задолженности с дебиторами и кредиторами;
- имеются ли подтверждения о размере долгов, составляется ли график погашения задолженности, осуществляется ли и контроль за его исполнением;
- нет ли фактов необоснованного списания задолженностей на результаты деятельности. В ходе анализа правомерности списания дебиторской задолженности учитываются два основополагающих момента: реальность погашения задолженности организацией-дебитором и правомерность списания дебиторской задолженности;
- нет ли фактов незаконного списания дебиторской задолженности, либо занижения суммы задолженности. При выявлении подобных действий последовательному анализу и сопоставлению подвергаются: накладные (товарно-транспортные накладные) на отпуск товарно-материальных материальных ценностей; счета-фактуры, оформляющие куплю-продажу; учетные регистры, фиксирующие процесс и результаты продаж;
- как в бухгалтерии оценивают риски наличия в бухгалтерской отчетности долгов неплатежеспособных дебиторов, по которым не создан резерв сомнительных долгов, или в какой мере они уверены в верной оценке величины такого резерва.По правилам бухгалтерского учета, если есть сомнения в платежеспособности дебитора, рассматривается вопрос о создании резерва на списание сомнительного долга. Поскольку оценка платежеспособности является субъективной, величина резерва иногда является способом фальсификации финансовых результатов деятельности организации за отчетный период. Создание резерва уменьшает прибыль и есть возможность пересмотреть сумму резерва в сторону уменьшения, т.е. увеличить прибыль. В некоторых, достаточно редких, случаях задолженность вполне платежеспособных дебиторов по договорам уступки передается другим малоизвестным организациям, в отношении долга которых уже создается резерв сомнительных долгов, что приводит к реальным убыткам организации.
- выяснить, не установлено ли фактов хищения, совершенных с использованием дебиторской задолженности. Данное действие характеризуется особенностями материальных последствий. С одной стороны, из оборота организации-кредитора изымаются товарные ресурсы, что в конечном итоге приводит к уменьшению оборотных средств организации в виде денежных средств. С другой стороны, для поддержания стабильного финансового положения организация-кредитор вынуждена компенсировать такое изъятие за счет заемных средств (кредитов, займов, кредиторской задолженности);
- неотражение факта наличия дебиторской задолженности в финансовой отчетности организации-кредитора. Подобное действие, как правило, сопровождается полным или частичным уничтожением или изъятием документов, сопровождающих хозяйственную операцию;
- не относятся ли на счет расчетов с дебиторами по претензиям недостачи, хищения, брак и порча товаров с последующим отнесением этих сумм на убытки под видом списания безнадежной дебиторской задолженности и несостоятельности ответчиков (получение объяснений лиц, имеющих сведения о совершенном правонарушении. При отработке данного направления ревизору целесообразно внести предложение о проведении беседы и получении объяснения от: председателя и членов инвентаризационной комиссии);
III . В процессе проверки ревизору необходимо поручить главному бухгалтеру:
- представить документы, устанавливающие обязанность сотрудника проверяемой организации изучать платежеспособность дебитора и принимать решение о создании величины резерва.
- представить документы, подтверждающие изучение платежеспособности двух-трех дебиторов, на основании которых принималось решение о создании резерва сомнительных долгов и отсутствие необходимости в нем.
IV . Выяснить, позволяет ли применяемое программное обеспечение бухгалтерии вводить ожидаемый срок погашения долга . Сделать отчет о просроченных долгах. Установить, формирует ли такие отчеты бухгалтерия или иное подразделение. Кому поручено анализировать данные отчеты и принимать решения. В процессе проведения ревизии необходимо сделать повторный отчет по состоянию на дату проверки.
V
. В заключении ревизор формирует предварительное мнение о состоянии внутреннего контроля на данном участке.
Располагая предварительной аналитической информацией, ревизоры имеют возможность конкретизировать и повысить действенность последующей работы. Полученная информация позволяет определить направление дальнейшей поисковой деятельности и точно определить круг документов, подвергаемых комплексному анализу, и таким образом сократить объем подлежащей предварительному изучению документальной базы доказательств возможных противоправных действий.
2. Контроль соблюдения законодательства.
Проверка соблюдения законодательства на данном участке включает:
- проверку соблюдения норм гражданского права, в том числе правильное определение срока исковой давности по дебиторской задолженности;
- правильность классификации ситуации при извещении судебного пристава о невозможности обращения взыскания на имущество должника;
- правильность налогообложения операций по договорам уступки дебиторской задолженности, формирования налоговых расходов при создании резерва сомнительных долгов.
- правильность и своевременность осуществления расчетов с финансовыми органами по налогам, сборам, отчислениям от прибыли, платежам, а также внесение в бюджет просроченной задолженности.
3. Контроль финансовой отчетности
В ходе ревизии проверить информацию о финансово-хозяйственной деятельности организации (бухгалтерскую отчетность за определенный до следственной проверкой период, акты предыдущих документальных ревизий, аудиторских и налоговых проверок, материалы последней инвентаризации товарно-материальных ценностей); Проверка дебиторской задолженности состоит в изучении того, что:
- все отраженные в учете долги дебиторов реально существуют (предпосылка существования);
- все долги дебиторов, которые действительно существуют, отражены в учете (предпосылка полноты).
4. Проверка того, что все отраженные в учете долги дебиторов реально существуют. Ревизор должен запросить у бухгалтера список задолженностей на отчетную дату. На крупных и средних предприятиях этот список может занимать 100-200 страниц. В этом случае следует попросить подготовить три списка:
1) перечень групп, как они ведутся в бухгалтерии:
- выданные авансы поставщикам;
- долги покупателей продукции;
- долги материально ответственных лиц по недостачам
с указанием общей суммы по каждой группе.
2) перечень десяти самых крупных по величине сумм долга на отчетную дату;
3) перечень пяти самых крупных сумм долга из всех долгов, «висящих» еще с начала года и не погашенных в течение года.
Из каждого списка ревизор выбирает хотя бы по одному долгу. И попросит предоставить ему акты сверки именно с этими дебиторами. Затем изучает акт сверки. Акты, присланные по факсу, принимает во внимание, но особо на них не рассчитывает, так как их надежность невелика.
По долгу из третьего списка («долгосрочные долги») ревизор выясняет причину неоплаты, изучает условия договора. Спрашивает, создан ли по этому долгу резерв на возможные потери из-за неоплаты долга, каким образом принималось решение о продаже продукции именно на каких условиях, ведется ли претензионная работа. Свои исследования в данной области подкрепляет предоставленными документами.
Кроме того, ревизор проверяет, все ли долги дебиторов, которые действительно существуют, отражены в учете. Данная проверка тесно связана с результатами проверки доходов. Если в ходе проверки неучтенных доходов не выявлено, то, скорее всего и неучтенной дебиторской задолженности не существует.
Отдельным редким случаем является отсутствие наблюдения за списанной ранее нереальной к востребованию дебиторской задолженности. По правилам учета, после списания задолженности необходимо наблюдать за платежеспособностью дебитора в течение пяти лет, и если его финансовое состояние улучшится, платежеспособность должна быть восстановлена на балансе. На практике восстановление платежеспособности является крайне редким, и списанные суммы дебиторской задолженности, как правило, незначительны.
5. Контроль эффективности.
Дебиторская задолженность является вложением средств организации в экономику организации дебитора. Вложение должно быть оправданным. Иногда, чтобы финансировать дебитора, организация сама кредитуется в банке. С другой стороны, если все участники рынка осуществляют продажу с отсрочкой платежа, то организация не может продавать на условиях 100%-ной предоплаты, так как потеряет конкурентное преимущество.
Анализ эффективности работы с дебиторской задолженностью может строиться по следующим направлениям:
1) ревизор попросит предоставить сделанный сотрудниками организации анализ условий отсрочки платежа за продукцию, предоставляемой основными конкурентами, и условий отсрочки покупателям организации;
2) изучает, какие меры по стимулированию скорейшей оплаты покупателями предпринимает организация;
3) определяет, есть ли в организации план погашения дебиторской задолженности и как контролируется его исполнение;
4) анализирует соотношение дебиторской и кредиторской задолженности организации;
5) выясняетнаправлялись ли средства банковских кредитов на финансирование дебиторской задолженности покупателей
6. Политика коммерческого кредитования.
В ходе ревизиипроверяется, учитываются ли мнения банка, гарантии третьей стороны. В настоящее время торговые фирмы все чаще прибегают к сотрудничеству с банковскими учреждениями, которые кредитуют покупателей под покупку товаров, работ, услуг. В данном случае отношения потребитель-банк носят характер обыкновенного кредита, выданного под залог товара, под который взят этот кредит, а проценты за отсрочку платежа достаются банку;
В ходе проверки объектом ревизии выбирается коммерческое кредитование (предоставление коммерческого кредита формы «открытый счет», предусматривающего погашение дебиторской задолженности покупателя частями в интервалы, обусловленные договором, или по истечении определенного срока после отгрузки отдельных партий продукции).
В процессе анализа эффективностиревизору необходимо проверитьформально ли определены и должным образом соблюдаются:
- параметры (суммы, сроки) коммерческого кредитования для заказчиков разного типа (например, в соответствии с категориями риска заказчиков, определенными по разработанному алгоритму);
- нормативы кредитоспособности заказчиков;
- объемы кредитования, подлежащие санкционированию (принятие соответствующей резолюции после проведения детального анализа финансового состояния и деловой порядочности заказчика) на совете директоров (правлении, общем собрании руководителей организации);
- предоставление коммерческого кредита санкционируется должностным лицом, независимым (в целях предотвращения злоупотреблений) от начальников сбыта или маркетинга (например, начальником финансового отдела или, при превышении параметров кредитования конкретному заказчику, заместителем директора по экономическим вопросам либо на совете директоров).
В ходе проведения ревизии необходимо:
- проанализировать организационно-нормативные документы, регламентирующие предоставление коммерческих кредитов заказчикам (покупателям).
-установить уровень фактического исполнения предписанных регламентов, а именно:
- наличие соответствующих санкций (виз) на документах;
- наличие материалов, свидетельствующих об анализе финансового состояния (платежеспособности) и деловой порядочности заказчиков;
- соответствие сумм и сроков предоставленных кредитов установленным группам риска заказчиков или нормативам кредитоспособности.
7. Инкассационная политика.
За объект ревизии принимаетсяпорядок погашения дебиторской задолженности покупателей.
В процессе оценки эффективности ревизором устанавливается формально ли определены, целесообразны и реально ли выполняются процедуры, направленные на своевременное и полное погашение дебиторской задолженности покупателей:
- рассылка дебиторам напоминаний об оплате;
- ежемесячные сверки дебиторской задолженности (направление покупателям актов сверки для подтверждения числящейся за ними задолженности и порядка ее погашения);
- своевременное истребование задолженностей в полном соответствии с претензионным и судебным порядком регулирования споров;
- передача дел в организацию, специализирующуюся на взыскании долгов (при необходимости), факторинг.
В ходе проведения инкассационной политики необходимо:
-выяснить применяемые процедуры работы с дебиторами.
- проанализировать организационно-нормативные документы, регламентирующие порядок погашения дебиторской задолженности покупателей;
- выяснить своевременно ли направляется дебиторам, нарушающим сроки оплаты, извещение о возникновении задолженности. В случае, если организация - кредитор готова самостоятельно продавать товар с отсрочкой платежа и получать при этом процентный доход, необходимо подумать об обеспечении, возникающей задолженности, при этом предусматриваются следующие виды обеспечения исполнения обязательств: неустойка (штраф, пеня), залог, гарантия или поручительство;
- понаблюдать за исполнением утвержденных процедур соответствующими работниками (начальник финансового отдела, начальник расчетного бюро финансового отдела, начальник договорно-правового бюро отдела сбыта).
- провести инвентаризацию расчетов с покупателями.
Инвентаризация расчетов с покупателями проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Принципы инвентаризации расчетов аналогичны инвентаризации имущества. Основным при такой инвентаризации является факт подтверждения задолженности с дебиторами по результатам сверки
8-09-2015, 15:33