Апарат районної державної адміністрації складається з 7 відділів. Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації несуть відповідальність за організацію контролю та виконання документів; визначають підрозділ або працівника, який буде здійснювати контроль за строками виконання документів, вести їх облік, забезпечувати доведення документу до виконавців; структурні підрозділи райдержадміністрації, які визначені заступниками голови райдержадміністрації, як відповідальні за організацію виконання розпорядження (доручення) голови райдержадміністрації в цілому ведуть контрольні справи, в яких повинні бути: розпорядження, доручення, які контролюються; при необхідності план контролю за його виконанням (затверджений заступником голови або керівником вказаного структурного підрозділу); матеріали щодо виконання кожного контрольного пункту від структурних підрозділів райдержадміністрації, установ, підприємств, відповідальних за виконання цих пунктів, інші матеріали по виконанню (наради, перевірки тощо).

Фінансово-господарський відділ, в якому проходила переддипломна практика, є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації. Він утворюється розпорядженням голови районної державної адміністрації, підпорядковується голові районної державної адміністрації та керівнику апарату.

У своїй діяльності відділ керується Конституцією, Законами України, Указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Положенням про районну державну адміністрацію, чинним законодавством про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні та цим тимчасовим положенням.

Завдання та функції відділу:

1. Здійснення матеріально-технічного і господарсько-побутового забезпечення діяльності районної державної адміністрації.

2. Забезпечення контролю за наявністю і рухом майна, використанням матеріальних і фінансових ресурсів відповідно до затверджених нормативів і кошторисів.

3. Повноту відображення в обліку наростаючим підсумком майнового та фінансового становища районної державної адміністрації за звітний період (місяць, квартал, рік).

4. Щорічне проведення інвентаризації майна та матеріалів.

5. Складання статистичних звітів про працю (щомісячно, щоквартально).

6. Складання звітів про використання коштів по соціальному страхуванню та пенсійному фонду (щоквартально).

7. Тотожність даних аналітичного обліку оборотам і залишкам за рахунками синтетичного обліку на перше число кожного місяця.

8. Своєчасне виконання розпоряджень, якісне оформлення первинних документів та досягнення економії по видаткам паливно-мастильних матеріалів.

9. Своєчасне і якісне складання звітів по фінансуванню та видатках господарської діяльності.

10. Забезпечення збереження районної комунальної власності.

11. Оформлення і обробка документів по нарахуванню заробітної плати, премій, матеріальної допомоги, відпускних та допомоги за листком непрацездатності. Своєчасний облік і якісне ведення касових операцій.

12. Забезпечення ведення діловодства, дотримання службової таємниці.

13. Виконує інші повноваження, передбачені законодавством та розпорядженнями голови районної державної адміністрації.

Структура відділу.

Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється головою районної державної адміністрації на конкурсній основі. Структура відділу і чисельність працівників відділу затверджується головою районної державної адміністрації. Спеціаліст ІІ категорії відділу призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням голови районної державної адміністрації на конкурсній основі. Комендант та технічні працівники (водії, прибиральниці та сторожа) призначаються на посаду та звільняються з посади розпорядженням голови районної державної адміністрації за поданням керівника апарату.

В обов’язки працівників фінансово-господарського відділу входить складання, аналіз та планування зведеного кошторису на рік.

Таблиця 2.1.1

Порівняльний аналіз кошторису видатків за 2008 та на 2009 рік

Як бачимо з таблиці в кошторисі на 2009 рік передбачено зростання по всім показникам (окрім нарахування на заробітну плату, де спостерігається зниження на 19,2 %). А також передбачені спеціальні видатки на придбання предметів постачання і матеріалів, оплата послуг.

Кошторис доходів і видатків бюджетної установи, організації є основним плановим документом, який підтверджує повноваження щодо отримання доходів та здійснення видатків, визначає обсяг і спрямування коштів для виконання нею своїх функцій та досягнення цілей, визначених на рік, відповідно до бюджетних призначень.

Ямпільська районна адміністрація веде облік самостійно.

2.2 Організація обліку доходів в Ямпільській районній державній адміністрації

Процес планування доходів майбутньої діяльності установи, а отже, і видатків (витрат) здійснюється в Ямпільській районній адміністрації фінансово-господарським відділом.

Основним фінансово-плановим документом в Ямпільській районній адміністрації є кошторис, одна зі складових якого — загальний фонд. Кошторис містить обсяг надходжень із загального фонду бюджету та розподіл видатків за повною економічною класифікацією для виконання бюджетною установою відповідних основних функцій. За кожний місяць складається Звіт про виконання загального фонду кошторису Ямпільської адміністрації. До зазначеної частини кошторису складається план асигнувань. Аналітичний облік отриманих асигнувань ведеться в Картках аналітичного обліку отриманих асигнувань.

Складанню проекту кошторису розпорядника коштів передує підготовча організаційна робота фінансового підрозділу адміністрації, на який покладено функції щодо формування зазначеного нормативного документа. Ця робота полягає в розгляді фактичних показників минулого року та плануванні заходів господарської діяльності установи на майбутній рік. Фактичні якісні показники звітного року за доходами і видатками мають бути забезпечені на виході зі специфічної системи обробки інформації щодо господарської діяльності, яку називають бухгалтерським обліком. Для реалізації зазначеного завдання мають виконуватись такі вимоги:

- дотримання принципу суцільного фіксування інформації шо-до видатків як касових, так і фактичних систем бухгалтерського обліку;

- проведення аналітичних досліджень щодо виконання кошторису та плану асигнувань у поточному порядку та за результатами відповідних звітних періодів (місяць, квартал, рік) стосовно як доходів, так і видатків;

- розроблення конкретних заходів та коригувань щодо діяльності за результатами виявлених і проаналізованих відхилень;

- раціональна організація виконання перелічених заходів.

Вивчаючи заплановані заходи, виокремлюються ті першочергові, що забезпечують виконання основних функцій Ямпільської районної державної адміністрації. Щодо фінансового покриття їх здійснення зазначені заходи належать саме до частин загального фонду.

Під час уточнення проектів кошторисів з огляду на традиційне обмеження запланованих доходів загального фонду Ямпільської районної адміністрації доведеними до неї обсягами асигнувань лімітних довідок головному бухгалтерові та головному економістові необхідно повторно проаналізувати заплановані заходи наступного року з виконання основних функцій щодо першочерговості й необхідності, а в разі підтвердження — змінити джерело фінансового забезпечення останніх. Проект плану асигнувань готується на підставі уточненого проекту кошторису і являє собою помісячний розподіл повноважень, які в разі затвердження плану будуть надані розпорядниками коштів відповідно до бюджетного призначення на взяття бюджетного зобов’язання. На момент складання проекту плану асигнувань головний бухгалтер та головний економіст мають володіти даними щодо термінів здійснення запланованих заходів разового характеру (придбання необоротних активів, капітальний ремонт, преміювання працівників, відпустки), а також щодо обсягів видатків за поточними потребами установи, на підставі яких здійснюються основні розрахунки. Від ретельності проведення розрахунків з розподілу асигнувань (визначених на підставі видатків) залежить якість фінансового забезпечення установи на наступний рік.

Підготовлені належним чином уточнений проект кошторису та проект плану асигнувань передаються за вертикальною схемою головному розпорядникові коштів.

Планування доходів бюджетних установ — справа, яка потребує відповідного рівня професійного досвіду головного бухгалтера, його здібностей до аналітично-планової роботи, чіткої побудови та організації облікового процесу, а також робочого часу. У разі зміни головного бухгалтера впродовж поточного року доцільно для складання планових документів залучати на консультативній основі особу, що обіймала зазначену посаду до цього. Щоб зменшити навантаження на період розробки проекту кошторису, головному бухгалтерові потрібно заздалегідь визначити хто з його заступників виконуватиме більшість облікових функцій у цей період.

Отриманню бюджетних асигнувань передує формування відповідної бази даних щодо мережі розпорядників бюджетних коштів за міжрегіональними управліннями Державного казначейства, затвердження бюджетних призначень і доведення витягів з них до розпорядників коштів. Після отримання витягу з розпису бюджетних призначень розпорядники коштів подають затверджені кошториси доходів і видатків та плани асигнувань відповідним органам Державного казначейства з того моменту, коли обсяги бюджетних призначень буде доведено відділеннями з Державного казначейства до розпорядників. Зазначений етап потребує від головного бухгалтера чіткого дотримання термінів підготовки й подання інформації щодо мережі установ та організацій, які отримують кошти з Державного бюджету України (не пізніш як за 15 днів до початку бюджетного року); підготовки й подання розподілу показників (зведених) кошторисів доходів і видатків та (зведених) планів асигнувань (протягом трьох робочих днів після отримання витягу з розпису бюджету відповідно до мережі установ) до відповідних органів Державного казначейства.

Розпорядники коштів фактично отримують асигнування, як уже зазначалося, виключно на підставі затверджених кошторисіві планів асигнувань. Асигнування згідно з бюджетними призначенням надходять до бюджетних установ для подальшого розподілу чи використання через систему органів казначейства.

Наступний напрямок організації обліку доходів - розробка облікових номенклатур.

Організація носіїв інформації починається з визначення їх кола, а також надання характеристики кожного з них. До носіїв інформації щодо обліку асигнувань бюджетних установ належать:

- картка (книга) аналітичного обліку отриманих асигнувань (додаток В);

- книга аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам.

Картка аналітичного обліку використовується для відображення однойменної інформації. Зазначений реєстр аналітичного обліку ведеться за кожним кодом програмної класифікації видатків згідно з кодами економічної класифікації видатків. Картка відкривається на один рік з одночасним внесенням показників кошторису з асигнувань, які поділяються за напрямами забезпечення — кодами економічної класифікації видатків.

Інформація про надходження асигнувань містить:

- дату виписки органу Державного казначейства (установи банку);

- назву та номер документа;

- обсяг асигнувань (суми), що надійшли (в цілому і з розподілом за кодами економічної класифікації).

У разі відкликання асигнувань фіксуються аналогічні показники, при цьому сума асигнувань записується зі знаком «-» чи червоним чорнилом. Щомісяця інформаційні дані узагальнюються у вигляді підсумку “Усього асигнувань за місяць”. Наприкінці року виводиться підсумок “Усього асигнувань за рік”.

Книгу аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам, використовують вищестоящі розпорядники коштів. Книга відкривається за кожним кодом програмної класифікації видатків відповідно до кодів економічної класифікації видатків на рік. Первісна інформація, яка вноситься при відкритті книги, відбиває показники кошторису доходів і видатків. Зазначені показники можуть коригуватись упродовж року на підставі змін у кошторисі. Інформація щодо переведених асигнувань містить:

дату виписки органу Державного казначейства (установи банку);

назву та номер документа;

суму асигнувань (усього і за кодами економічної класифікації видатків).

Порядок руху носіїв облікової інформації щодо обліку доходів загального фонду регулюється інструктивними матеріалами і залежить від рівня бюджету, з якого надаються асигнування, порядку обслуговування — через органи Державного казначейства чи банківські установи.

Оскільки відображення інформації в системі бухгалтерського обліку є двоїстим, реєстром синтетичного обліку, в якому фіксується обсяг доходів загального фонду, є меморіальний ордер № 2 — Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків).

Таблиця 2.2.1

Довідка до рахунку 70 “Доходи загального фонду” за 2002-2008 рр

З таблиці бачимо, що доходи загального фонду в 2008 році в порівнянні з 2002 роком зросли на 60321 грн (353185 - 292864), або на 20,6 %.

Організація обліку доходів спеціального фонду

Власні доходи бюджетних установ мають виконувати доповняльну функцію щодо бюджетних асигнувань і забезпечуючи виконання основних завдань зазначених суб'єктів господарювання щодо непокриття доходами загального фонду. З огляду на активне включення бюджетних установ у “виробничу” діяльність, зокрема у процес надання платних послуг, зазначена категорія доходів набуває дедалі вагомішого значення серед інших об’єктів обліку.

До спеціальних коштів Ямпільської районної державної адміністрації зараховують доходи від позабюджетної діяльності, надходженню яких передбачено відповідними нормативно-правовими актами. Детальний перелік спеціальних коштів бюджетних установ і організацій затверджений наказом МФУвід 29.06.2000р. № 146 «Про затвердження Переліку власних надходжень бюджетних установ і організацій». Згідно з цим переліком до спеціальних коштів Ямпільської районної державної адміністрації належать:

— кошти від надання платних послуг та інших надходжень згідно з чинним законодавством;

— кошти від надання транспортних послуг, користування стоянками, що належать Ямпільської районної державної адміністрації та знаходяться на її території;

— кошти від надання послуг з організації і проведення зустрічей, експлуатацію спортивного і культурного обладнання Ямпільської районної державної адміністрації;

— надходження від виробничо-господарської діяльності допоміжних господарств, що обліковуються на її балансі;

— кошти від реалізації путівок до будинку відпочинку, що знаходяться в управлінні Ямпільської районної державної адміністрації;

— кошти від організації та проведення лекцій, курсів, семінарів, , за послуги консультаційних центрів, за надання консультацій, проведення.

Власні доходи Ямпільської адміністрації, як і доходи загального фонду, підлягають плануванню. Для формалізації результатів планування власних доходів призначено другу складову кошторису - спеціальний фонд. Формування дохідної частини спеціального фонду проекту кошторису здійснюється за видами доходів та їх джерелами, які визначаються розробленою класифікацією доходів кожної установи відповідного галузевого профілю згідно затвердженим галузевим переліком.

Щоб забезпечити отримання максимально вірогідного обсягу доходів, в Ямпільській районній адміністрації формується система показників, застосовуваних у розрахунках.

Стосовно зазначених видів доходів виокремлюють такі показники:

- за доходами, отримуваними від господарської чи господарсько-виробничої діяльності — кількість місць у відомчих квартирах, плата за проживання в них; кількість працівників, які харчуватимуться в їдальні адміністрації та вартість харчування;

- за доходами в частині оренди приміщень — площа приміщень, кількість обладнання й іншого майна та розмір орендної плати; за доходами від реалізації майна - кількість запланованих до реалізації об'єктів необоротних активів(крім будівель і споруд та інших матеріальних активів, зокрема списаних як непридатних до реалізації) і вартість реалізації.

Розрахункові показники щодо доходів планового періоду мають формуватися на підставі аналізу фактичного виконання дохідної частини кошторису стосовно доходів спеціального фонду за останній звітний період, з урахуванням очікуваного виконання за період, що передує плановому. Зазначені інформаційні дані також мають бути сформовані до початку процесу планування у вигляді зручних таблиць, графіків порівняння планових і фактичних показників звітних періодів, з випрацюванням аналітичних висновків щодо кожного факту і фактора відхилення.

Організація обліку надходження плати за послуги бюджетних установ, джерелом утворення яких є власні доходи останніх, потребує чіткого визначення механізму розрахунків в частині форми порядку оплати послуг.

Основними формами розрахунків за надання платних послуг Ямпільською адміністрацією є безготівкова. Вибір її визначається умовами господарювання, особливостями галузевої приналежності тощо.

Таблиця 2.2.2

Надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги за 2008 рік

Плата за проживання в гуртожитку чи квартирі утримується через касу установи у вигляді внесення платні та із заробітної плати працівників установи. У готівковій формі здійснюються розрахунки з працівниками за харчування в відомчій їдальні.

Розрахунки з орендної плати, як і розрахунки за майно, призначені до реалізації, здійснюються в безготівковій формі.

Порядок розрахунків надання платних послуг бюджетними установами визначається специфікою діяльності установ і передусім підпорядкований вимогам їх функціонування в межах встановленого фінансового поля, яке має певні обмеження. Йдеться про обов'язкове забезпечення діяльності з надання послуг, а отже, і відповідних видатків спеціального фонду, доходами спеціального фонду.

Коли йдеться про визначення варіанта порядку розрахунків, головний бухгалтер повинен враховувати планові показники.

Таблиця 2.2.3

Доходи Ямпільської районної державної адміністрації

Для зберігання спеціальних коштів Ямпільської районної державної адміністрації відкривається окремий поточний рахунок в уповноваженій установі банку. Спеціальні кошти, що надійшли готівкою до каси Ямпільської районної державної адміністрації, не дозволяється використовувати без попереднього зарахування на поточний (спеціальний реєстраційний) рахунок. Витрачанню спеціальних коштів передує контроль органів ДКУ на підставі платіжних документів, до яких додаються виправдні документи, у межах наявності коштів за певним кодом економічної класифікації видатків.

Для обліку операцій зі спеціальними коштами планом рахунків передбачено такі субрахунки:

313 «Поточні рахунки для обліку спеціальних коштів»;

323 «Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку спеціальних коштів»;

674 «Розрахунки за спеціальними видами платежів»;

711 «Доходи за спеціальними коштами»;

715 «Доходи, спрямовані на покриття дефіциту загального фонду»;

716 «Доходи за витратами майбутніх періодів»;

У бухгалтерському обліку операції зі спеціальними коштами відображаються такими проведеннями (табл. 2.2.3).

Таблиця 2.2.3

Основні господарські операції з обліку спеціальних коштів в Ямпільській районній державній адміністрації