Лицевые счета, открываемые не клиентам, а для учета имущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п., также регистрируются в книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям.
Учетной политикой кредитной организации может быть предусмотрено ведение книги регистрации лицевых счетов в электронном виде и подписание ее аналогами собственноручной подписи главного бухгалтера или его заместителя, при этом должны быть обеспечены меры защиты информации от несанкционированного доступа. В этом случае из ЭВМ ежедневно распечатываются отдельные ведомости вновь открытых и закрытых счетов, которые подшиваются в отдельное дело и хранятся у главного бухгалтера или его заместителя. На каждое первое число года, следующего за отчетным, а при необходимости - в другие сроки в течение года, ведущаяся в ЭВМ книга регистрации счетов выдается на печать. Отдельные листы книги сшиваются, пронумеровываются, скрепляются печатью и подписываются главным бухгалтером. Сформированная книга регистрации действующих счетов сверяется с ведомостями открытых и закрытых счетов, прошнуровывается, опечатывается, подписывается главным бухгалтером или его заместителем и сдается в архив. При необходимости кредитная организация может вести несколько книг регистрации счетов по потребности банка, с обязательной сквозной нумерацией каждой страницы по всем книгам.
Внесение изменений в книгу учета лицевых счетов клиентов может осуществляться только с разрешения главного бухгалтера либо его заместителя.
После открытия счета, завизированные главным бухгалтером или его заместителем либо другим лицом, которому предоставлено это право, карточки образцов подписей и оттиска печати с указанием на них порядка и периодичности выдачи выписок счета передаются соответствующим работникам банка. При временной замене документов (карточек с образцами подписей, печати и других) по действующим счетам клиентов документы принимаются главным бухгалтером или по его поручению заместителем главного бухгалтера либо начальником отдела, которые проверяют документы и заверяют их своей подписью.
В случае закрытия счета, а также при изменении наименования предприятия, организации, учреждения либо номера счета владелец счета обязан возвратить кредитной организации чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками при заявлении, в котором указываются номера возвращаемых неиспользованных чеков. Если счет закрывается, то в этом заявлении должно содержаться подтверждение остатка средств на счете на день закрытия и указание, куда перечислить остаток средств.
Лицевые счета клиентов печатаются применительно к действующим формам бланков в двух экземплярах, которые передаются в бухгалтерию. Второй экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылки клиенту. Лицевые счета, выписки из которых клиентам не выдаются, печатаются в одном экземпляре. Лицевые счета, ведущиеся в виде электронных баз данных, распечатываются для выдачи клиенту в виде выписки, если иное не предусмотрено договором с клиентом. Выписки из лицевых счетов, распечатанные с использованием средств вычислительной техники, выдаются клиентам без штампов и подписей работников кредитной организации. Если по каким-либо причинам счет велся вручную или на машине, кроме ЭВМ, то выписки этих счетов, выдаваемые клиентам, оформляются подписью бухгалтерского работника, ведущего счет, и штампом кредитной организации. В таком порядке оформляется каждый лист выписки.
Выписки на бумажных носителях выдаются в порядке и сроки, указанные в карточках образцов подписей и оттиска печати. На лицевом счете (первом экземпляре) бухгалтерским работником ставится штамп
"Выписка выдана за "__" ____ г. в порядке ______________.
Подпись работника кредитной организации ____________
Дата "__" ___________________ г.
По суммам, проведенным по кредиту, к выпискам из лицевых счетов должны прилагаться документы (их копии), на основании которых совершены записи по счету.
На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп и календарный штемпель даты провода документа по лицевому счету. Штамп проставляется только на основном приложении к выписке. На тех дополнительных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание и общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не ставится. В случае если прилагаемые к выпискам документы, на основании которых совершены записи по счету, предъявляются клиенту в электронном виде, то указанные документы:
- подписываются аналогами собственноручной подписи уполномоченного лица;
- содержат дату провода документа по лицевому счету.
Владелец счета обязан в течение 10 дней после выдачи ему выписок письменно сообщить кредитной организации о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. При непоступлении от клиента в указанные сроки возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными.
В случае утери клиентом выписки из лицевого счета ее дубликат может быть выдан клиенту только с письменного разрешения руководителя банка или его заместителя по заявлению клиента, в котором он обязан указать причины утраты выписки, подписанному руководителем и главным бухгалтером организации, физическим лицом - владельцем счета. На титульной части дубликата делается надпись:
"Дубликат выписки за "__" ___________________ г.".
Дубликат выписки подписывается бухгалтерским работником и главным бухгалтером или его заместителем, или начальником отдела, скрепляется оттиском печати банка и выдается представителю клиента под расписку на заявлении.
На титульной части лицевого счета, по которому составлен дубликат, делается надпись:
"__" _______________ г. Выдан дубликат выписки".
Эта надпись скрепляется подписями главного бухгалтера или его заместителя.
После выдачи (высылки) выписок клиентам лицевые счета за отчетный месяц брошюруются в пачки в возрастающем порядке номеров счетов по балансовым и внебалансовым счетам и сдаются в архив. База данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов.
2. Бухгалтерский журнал.
Бухгалтерский журнал, предназначен для регистрации всех операций, проведенных за день по документам, в том числе изготовленным программным путем в кредитной организации. Журнал ведется в двух экземплярах. Первый экземпляр прилагается к ежедневному балансу, второй - в бухгалтерские документы дня.
Кассовые журналы составляются в порядке, установленном по кассовой работе, в двух экземплярах, один из которых помещается в кассовые документы дня, второй приобщается к бухгалтерскому журналу.
3. Ведомость остатков по счетам первого, второго порядка, лицевым счетам, балансовым и внебалансовым.
Ведомость составляется ежедневно. По решению руководства кредитной организации ведомость остатков в разрезе лицевых счетов по счетам, требующим конфиденциальности, составляется отдельно. В общую ведомость остатков включаются итоги по этим счетам.
4. Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств.
Ведомость ведется по счетам, по которым определены сроки размещения (привлечения) средств, программным путем ежедневно и выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.
Синтетический учет.
Документами синтетического учета являются:
1. Ежедневная оборотная ведомость.
Ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам, Внутри месяца обороты показываются за день. Кроме этого, на 1 число составляется оборотная ведомость за месяц, на квартальные и годовые даты - нарастающими оборотами с начала года.
2. Ежедневный баланс.
Ежедневный баланс по операциям, совершаемым непосредственно кредитной организацией, должен быть составлен за истекший день до 12 часов местного времени на следующий рабочий день, сводный баланс с включением балансов филиалов составляется до 12 часов следующего рабочего дня после составления баланса по операциям, непосредственно выполняемым кредитной организацией.
Обработка документов синтетического и аналитического учета.
Балансы и оборотные ведомости подписываются после их рассмотрения руководителем кредитной организации, главным бухгалтером или по их поручению - заместителями. Бухгалтерский журнал, ведомость остатков по счетам, ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств подписываются после рассмотрения главным бухгалтером или по его поручению - заместителем главного бухгалтера.
Суммы, отраженные по счетам аналитического учета, должны соответствовать суммам, отраженным по счетам синтетического учета. Это должно достигаться устойчивым программным обеспечением, одновременным отражением в ЭВМ, как сказано выше, операций во взаимосвязанных регистрах бухгалтерского учета.
Перед подписанием баланса главный бухгалтер или по его поручению работник банка должен сверить:
- соответствие оборотов по итогу, отраженным в бухгалтерском журнале, оборотам, показанным в оборотной ведомости;
- соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в балансе, остаткам, показанным в оборотной ведомости, ведомости остатков по счетам;
- соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в ведомости остатков по счетам, остаткам, показанным в ведомости остатков размещенных (привлеченных) средств.
О произведенной сверке делается соответствующая запись в балансе перед подписями должностных лиц. Если по поручению главного бухгалтера сверку производил бухгалтерский работник, то он визирует надпись о произведенной сверке.
При выявлении расхождений выясняются причины этого расхождения и принимаются меры к их устранению. Если необходимо сделать исправительные проводки, то они делаются в установленном порядке.
Исправление ошибки совершается в момент ее обнаружения. Перепечатывание материалов аналитического и синтетического учета не допускается.
Контроль документооборота.
Организация внутреннего контроля.
В банковской практике по операциям, требующим дополнительного контроля, не допускается их единоличное совершение одним бухгалтерским работником. В бухгалтерии кредитной организации должны быть работники, на которых возлагается обязанность осуществления последующего контроля совершенных бухгалтерских, включая кассовые, операций.
Кредитная организация должна организовывать и осуществлять внутренний контроль, обеспечивающий надлежащий уровень надежности, соответствующий характеру и масштабам проводимых бухгалтерских операций.
Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.
Контроль должен быть направлен на:
- обеспечение сохранности средств и ценностей;
- соблюдение клиентами положений по оформлению документов;
- своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;
- перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в платежных (расчетных) документах, принимаемых к исполнению.
Методы и технические средства, применяемые для осуществления внутреннего контроля, определяет сама кредитная организация, исходя из конкретных условий работы, характера операций и их объема.
Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов, оформленных на бумажном носителе (бланке), с последующей сверкой счетным методом равенства оборотов по дебету и кредиту.
При приеме денежно - расчетных документов на бумажных носителях ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов, соответствуют ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным кредитной организацией образцам.
При этом оформление документа и его проверка удостоверяются собственноручной подписью бухгалтерского работника и контролера, а в необходимых случаях - подписями других должностных лиц. В установленных случаях подпись заверяется печатью (штампом).
Проверка наличия на расчетно-денежных документах соответствующих подписей работников банка, уполномоченных осуществлять те или иные операции, возлагается на работников, занятых передачей документов (информации) на обработку. В кредитных организациях, учет которых механизирован на вычислительных машинах, эта проверка возлагается на старшего по должности работника приказом руководителя кредитной организации.
Для выполнения указанной проверки составляются перечни операций, подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц банка. Перечни, а также образцы подписей работников банка, выполняющих контрольные функции, должны находиться у работников, осуществляющих указанный контроль.
Право подписания расчетно-денежных документов, предоставляемое банковским работникам, оформляется распоряжением руководителя банка.
Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на расчетно-денежных документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности руководители и главные бухгалтеры кредитных организаций или по их поручению доверенные лица.
Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.
Главный бухгалтер кредитной организации банка обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и своевременно переданы под расписку в кассу, бухгалтерским и контролирующим работникам, группе переводного ключа, абонентскому телеграфу. Главный бухгалтер обязан также следить за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которыми пользуются работники банка в своей работе, особенно в связи с увольнением работников банка.
Один комплект образцов подписей должностных лиц банка обязательно хранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетно-денежных документах. Для проверки соответствия подписей правомочных должностных лиц банка на принимаемых к исполнению расчетно-денежных документах утвержденным образцам работники должны иметь образцы их подписей.
Контролирующие работники должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников банка, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентурой. Этим работникам запрещается пользоваться тем же экземпляром образцов подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников банка, которыми пользуются бухгалтерские работники.
Контроль может обеспечиваться программным путем, а также применением кодов, паролей и иных средств. Применяемые аналоги собственноручной подписи должны обеспечивать однозначную идентификацию подписи бухгалтерского работника, контролера, а также других должностных лиц, оформивших документ, проверивших его и санкционировавших совершение операции и отражение ее в бухгалтерском учете.
При применении технических средств руководителем кредитной организации должно быть обеспечено:
- ограничение доступа к совершению операций;
- конфиденциальность применяемых кодов и паролей;
- невозможность использования аналога собственноручной подписи другим лицом;
- применение программного обеспечения, позволяющего своевременно устранять попытки несанкционированного доступа
Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.
Руководитель банка, наряду с общим наблюдением за состоянием бухгалтерской работы, обязан проверять своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществлять контроль за своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, направлением расчетно-денежных документов по назначению.
Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати, штампам, документам и бланкам банка, к экранам ЭВМ.
Последующий контроль.
Главные бухгалтеры кредитных организаций, их заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы.
При проверках контролируется правильность учета и оформления надлежащими документами совершенных операций. В процессе последующих проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков.
Результаты последующих проверок должны оформляться справками. Руководящие работники (руководитель или его заместители) банков обязаны в пятидневный срок после получения справки о недостатках, выявленных при последующий проверке, лично рассмотреть справку в присутствии сотрудников бухгалтерского аппарата и принять необходимые меры для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки. Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.
Исправление ошибок.
Существует определенный порядок исправления ошибочных записей в зависимости от времени их выявления и бухгалтерских регистров. Ошибки в записях, выявленные бухгалтерскими работниками и контролерами при текущей проверке, до заключения баланса, бухгалтерского журнала, исправляются путем зачеркивания неправильно записанных сумм и надписания над ними правильных сумм. Эти записи заверяются подписью бухгалтерского работника. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то бухгалтерский работник вычеркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой делается надпись: "Не считать", заверяя эту надпись своей подписью. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета. Если по условиям обработки таким способом исправления внести нельзя, то ошибочные записи исправляются путем сторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и проводки новой правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Для провода составляется текущим днем два ордера - сторнированный и правильный. Ордера подписываются, кроме бухгалтерского работника, контролирующим работником.
Ошибочные записи, выявленные после заключения бухгалтерского журнала и составления баланса, должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны неправильные записи (обратное сторно). Исправление производится в день выявления. Если для исправления ошибочных записей требуется списание средств со счетов клиентов, то необходимо получить их письменное согласие, если иное не предусмотрено договором счета. Списание средств со счета клиента производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии средств на счете клиента списание производится со счета учета прочих дебиторов, и кредитная организация принимает меры к восстановлению этих средств.
В лицевом счете и бухгалтерском журнале против ошибочной записи, сумма которой была впоследствии сторнирована, обязательно должна быть сделана отметка "Сторнировано" с указанием даты исправительной записи и номера исправительного ордера. Отметка эта заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя, подписавшего исправительный ордер. Исправление оформляется мемориальным исправительным ордером за подписью бухгалтерского работника, контролирующего работника, главного бухгалтера или по его поручению - заместителем главного бухгалтера.
Исправительные ордера должны составляться в четырех экземплярах, из которых первый экземпляр служит ордером, второй и третий экземпляры являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый экземпляр остается в ордерной книжке. Книжка эта должна храниться у главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами. В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по
8-09-2015, 13:58