Цели и роль информационных потоков в логистической системе

Рассмотрим состояние парка персональных компьютеров. Уровень обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ. В 2001 году в Умнике после появления локальной сети планировалось использовать электронную почту на основе службы «MicrosoftMail», а для этого требовалась модернизация большинства компьютеров в организации. Большинство машин работали в операционной системе DOS с программной оболочкой Windows 3.11 или с операционной системой Windows 95 на 4 Мегабайтах оперативной памяти. Ниже в таблице представлены этапы модернизации компьютерной базы Умника (таблица 3). Из таблицы видно, что общее количество компьютеров увеличивалось из года в год на 108 и на 111 процентов соответственно. При этом общее количество современных компьютеров увеличивалось в 1998 году в четыре раза, а в 1999 году в более чем два раза. Соответственно величина морально устаревших компьютеров сокращалась. Общее количество персональных компьютеров росло не значительно, а вот модернизация шла высокими темпами. Это значит, что происходила замена в устаревших компьютерах материнских плат, процессоров, добавлялась дополнительно оперативная память.

Сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в очередной модернизации персональных компьютеров.

Таблица 3 - Этапы модернизации в НУЗ «Умник» в 2006-2008 гг.

При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в обществе также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры. Эти случаи были единичны или приобретение шло за счёт расходов Умника, а не подразделения.

В результате анализа материально-технического обеспечения понятно, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.

2.3 Рекомендации по повышению эффективности информационной логистики в НУЗ «Умник»

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, разделяют следующим образом – входящие, исходящие, приказы (по основной деятельности, по командировкам, по личному составу).

Внутренние – финансовые, служебные.

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику изменения потока документов, после внедрения в организации с 1998 год локальной сети, электронной системы контроля поручений, электронной системы контроля оплаты «Class». Анализ дополнительно проведём по 1999 году по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.

Ниже на рисунке представлена структура подчинённости Административного отдела (рисунок 8), на котором видно разделение Административного отдела на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.

Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства:

1. Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2. Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

3. Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.

4. Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись ректору.

5. Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

6.Доведение резолюций ректора до исполнителей.

7. Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

8. Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.

9.Формирование дел и сдача их в архив.

10. Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Рисунок 8 - Структура подчинённости Административного отдела

Функции организационного сектора:

1) регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию;

2) постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля;

3) передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства;

4) извещение сотрудников о проводимых совместно с ректором совещаниях;

5) оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс);

6) учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам;

7) формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий;

8) составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству;

9) выполнение машинописных и копировально-множительных работ;

10) ведение протокола заседаний ректоратов, оформление выписок из протоколов;

11) ежедневное составление совместно с ректором плана его работы на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. У ректора нет помощника, который мог бы взять на себя часть полномочий ректора, а огромный поток документов может занимать много времени у ректора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Иногда ректор уезжает в командировку, тогда документы могут лежать на подписи от 5 до 10 дней. Могут часто возникать ситуации, когда ректор на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа – запрещает, противореча себе.

В учреждении есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рисунок 9).

Рисунок 9 - Документооборот в НУЗ «Умник»

В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 4). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Из таблицы, где представлены технико-экономические показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 148 и на 134 процента (таблица 5), а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года (таблица 6).

Таблица 5 - Анализ структуры документооборота

Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (рисунок 10).

Рисунок 10 - Изменение выручки от реализации и общего количества документов

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов (таблица 6).

Ниже на рисунке эти изменения представлены (рис. 8).

Рисунок 11 - Изменение количества документов

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет.

Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:

- какие подразделения наиболее сильно загружают документами руководителя

- есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения

В учреждении много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить бухгалтерию; административный отдел; школу абитуриентов; подготовительные курсы; лицей; компьютер-колледж.

Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 6). В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации. Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать

Таблица 6 - Группировка видов документов по подразделениям

Рисунок 12 - Динамика объёма документооборота по подразделениям

Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 2005 года (таблица 8). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.

Таблица 7 - Выявление сезонности в объёме документооборота

Из представленной выше таблицы видно, что в летний период снижается активность организации, так как большинство сотрудников именно в этот период уходят в отпуска (таблица 8). Так как основные подразделения в учреждении занимаются образовательной деятельностью, то из таблицы видно резкое увеличение активности подразделений в начале учебного года с 1 сентября и снижение в период летних и осенних каникул. Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (рис. 13).

Рисунок 13 - Изменение активности подразделений

Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Важная составляющая этого процесса – обеспечение безопасности системы и управления доступом. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Хозяйственные риски, связанные с информационными технологиями, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным технологиям, особенно к списку лиц, имеющих общий пароль ко входу в систему. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ в «Умнике»:

- высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

- специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

- менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки;

- менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;

- поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

- собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.

Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода «переводчиков» при обсуждении с клиентом решений в области информационных технологий. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно-технологическими услугами.

Что касается поставщиков ИТ, то основная проблема заключается во взаимоотношениях с клиентом, который часто вынужден мириться с ролью «подопытного кролика». Недальновидная сбытовая политика нередко ограничивается размещением одного или нескольких заказов. Наряду с этим возрастает зависимость поставщиков информационных технологий от разработчиков программного обеспечения. Для решения этих проблем поставщикам рекомендуется переходить на более современную хозяйственную стратегию, в основе которой лежат ориентация на клиента, ключевые компетенции, долгосрочные связи с клиентурой на базе взаимного доверия, большая гибкость и готовность к риску.

От внутрифирменных информационно-технологических подразделений требуется активно вовлекать пользователей в обсуждение вопросов информационных технологий, кооперироваться в решении хозяйственных проблем, устанавливать разумные пределы децентрализации, упрощать рабочие процедуры. Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий (они как раз уже вполне созрели для этого и имеют в своем арсенале все необходимые инструменты), а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране).

организации выявляются новые лидеры. Если во время такого мероприятия удается собрать существенную сумму, то и у руководителей, и у рядовых членов повышается самооценка, стимул к дальнейшей работе, возрастает вера в собственные силы, что вряд ли происходит в случае, когда ту же сумму выделяет на нужды организации какой-либо фонд или коммерческая организация. В последнем случае получение денег, может быть, и требует меньших расстановке сил. Такой способ финансирования отличается сразу двумя положительными моментами. Во-первых, ведя работу в определенных социальных кругах, поддерживающих данную организацию, можно собрать достаточное количество финансовых средств, особенно если ставить конкретные и реально выполнимые цели. Во-вторых, собранными таким образом деньгами организация вправе распоряжаться исключительно по своему усмотрению (в случае финансирования различными фондами использование денежных средств часто бывает связано с теми или иными ограничениями). Участие в целевых мероприятиях по сбору финансовых средств дает людям возможность почувствовать свои собственные силы. В ходе кампаний по финансовой поддержке организации выявляются новые лидеры. Если во время такого мероприятия удается собрать существенную сумму, то и у руководителей, и у рядовых членов повышается самооценка, стимул к дальнейшей работе, возрастает вера в собственные силы, что вряд ли происходит в случае, когда ту же сумму выделяет на нужды организации какой-либо фонд или коммерческая организация. В последнем случае получение денег, может быть, и требует меньших усилий, но этот путь не дает людям настолько полно почувствовать свои возможности. Наконец, эта практика ведет к перемене в расстановке сил. Когда группа создает собственный фонд на счет внутреннего финансирования на основе целевой деятельности по привлечению денежных средств, ее уже воспринимают как серьезного игрока на политической арене, имеющего мощную общественную поддержку. Наличие надежных источников финансовых поступлений приводит к изменениям в силовых отношениях между организацией и теми, кто стоит у власти. Каждая организация или группа имеет свои собственные традиционные подходы к денежным сборам. И хотя в нашей стране традиции проведения благотворительных мероприятий пока еще не так сильны, как например, в США, все же нельзя забывать об этом способе привлечения средств. Вот далеко не полный перечень возможных способов привлечения финансовых средств, которые широко используются многими зарубежными некоммерческими организациями. Все больше и больше общественных организаций во всем мире начинают полагаться на целевые мероприятия по сбору средств, для пополнения своих фондов. Некоторым из них удается подобным образом обеспечить до 50-75% своего годового бюджета. Сам подобный подход к проблеме фондов представляет для организации даже большую ценность, чем финансы, которыми эти фонды пополняются. Целевые мероприятия по привлечению финансовых средств на уровне первичных звеньев всегда достигают успеха, т.к. члены организации самостоятельно собирают средства для нужд своей же организации: люди, таким образом, активно включаются в процесс организационного строительства. В результате происходит не только стабилизация бюджета, но и стабилизация самой организации в целом. Некоторые организации пробуют внедрить новые подходы к укреплению своей финансовой базы. Рядом групп в качестве эксперимента осуществляются мелкие предпринимательские проекты, прибыль от которых идет на поддержание бюджета.

Вопрос привлечения инвестиций является всеобъемлющим: финансовые средства нужны всем: одним, чтобы совершить благое дело, другим - чтобы прирастить объем уже существующей денежной массы, третьим - чтобы дать толчок к развитию организации в самом начале ее деятельности. Проблема изыскания средств организации или на реализацию конкретных проектов в настоящее время, является самой основной,


29-04-2015, 05:18