Основная аудитория Интернета состоит, как правило, из потенциальных посетителей выставок.

Сотруд­ники Союза выставок и ярмарок считают, что процесс продвижения выста­вок идёт по следующим направлениям:

Ø   развитие сайтов выставочных обществ для привлечения все новых участников и создания максимального сервиса для имеющихся;

Ø   развитие информационных сайтов, ориентированных на потенциаль­ных посетителей.

Глава II. Анализ затрат турпредприятия на участие в выставке.

           2.1. Основные статьи затрат турпредприятия.

Итак, готовясь к выставке, турпредприятие обязано проанализировать, готово ли оно понести связанные с ней расходы. Дороговизна участия в выставке – главная причина, по которой предприятия отказываются от данного вида деятельности. Далеко не каждое турпредприятие может позволить себе выступить в качестве участника международной выставки, ведь в конечном итоге всё упирается в наличие или отсутствие денег.

Именно поэтому, на мой взгляд, проблема организация участия турпредприятия в выставке должна анализироваться с позиции денежной оценки такого участия.

Таким образом, в данной главе я предлагаю рассмотреть какие затраты несёт турпредпритие и проанализировать, на чём оно может сэкономить, безусловно, речь идёт о расположении и оформлении стенда.

Итак, как уже говорилось ранее, после установления целей участия в выставке турпредприятие составляет смету стоимости участия в ней. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы. Обычно, примерно половину расходов составляют арендная плата (20-25%) и затраты на изготовление стенда (30-35%). Следует заметить, что, несмотря на то, что на туристических выставках в качестве экспонатов выступают услуги, тем не менее, стенд всё равно присутствует, ведь на нём могут быть представлены каталоги, макеты гостиниц и многое другое.

Итак, цена 1 м²  выставочной площади включает:

1)  стоимость общего электроосвещения,

2)  стоимость общей охраны территории,

3)  стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента,

4)  стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге),

5)  стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест  в период монтажа, работы и демонтажа выставки,

6)  дополнительные услуги.1

Участие в международной выставке требует высокого уровня затрат. Так, только аренда 9 м² выставочной площади стоит в среднем $2000, монтаж стенда  - $ 1000. Минимальная стоимость аренды 1 м² площади на MIIT – $150. В конечном итоге, учитывая дополнительные затраты, сумма достигает $10000 – $30000.1 Исходя из этого, небольшие турпредприятия объединяются и выступают от лица определённого региона, т.к. для них участие в международной выставке непомерно дорогое удовольствие.

Итак,  аренда вы­ставочной площади — это только начало, эффективность рабо­ты зависит от целого ряда факторов, действие которых необ­ходимо учитывать заранее.

Расходов требуют:

Ø   мероприятия, проводимые на стенде (лоте­реи и т.д.);

Ø   тип стенда (рядовый, угловой, двухэтажный)

Ø   оформление стенда

Ø   персонал на стенде (собственный, вспомога­тельный);

Ø   реклама до выставки;

Ø   работа с прессой (составление пресс-релизов);

Ø   особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки в форменной одежде и тд.;

Ø   угощение на стенде;

Ø   транспорт (на выставку и обратно);

Ø   монтаж и демонтаж стенда;

Ø   текущие затраты по стенду.

Безусловно, турпредприятие имеет возможность сократить свои расходы, сэкономив, например, при выборе места стенда или на размере арендуемой площади, но очевиден тот факт, что при этом предприятие «экономит» и на своём успехе.

Ведь успех зависит и от того, где находится фирма — в «пыльном углу» или «на пере­крестке всех дорог.

Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60 %. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 м² арендной площади уве­личивается на 40 %. Фирма IТЕ, организующая MITT, устанавливает надбавки, жестко связанные с типом стенда.

			D

A. доступ с одной стороны, минимум 9 м²                          без наценки

B. доступ с двух сторон, минимум 18 м²                             + 10% к базовой ставке

C. доступ с трех сторон, минимум 30 м²                             + 15% к базовой ставке

D. доступ с четырех сторон, минимум 60 м²                       + 20% к базовой ставке1

Некоторые фирмы устанавливают одинаковые для всех участников цены аренды площади (здесь действует простой принцип: «кто раньше пришел, тот и занимает лучшие места»). Теперь, необходимо проанализировать каким образом распределяются «хорошие места» в павильоне. Безуслов­но, это места напротив главного входа в павильон или выходящее на «тропы», по которым проходят основные потоки посетителей (см. приложение 1).

Но, в тоже время, существуют и «плохие» места, за счёт аренды которых фирма имеет возможность сэкономить (см. приложение 2).

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расчётного счета) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг (см. приложение 3).

Итак, выбрав и забронировав площадь, предприятие переходит к процедуре оформления стенда, роль которого на пути к успеху велика, ведь стенд – это образ предприятия-экспонента в миниатюре.

2.2. Оформление выставочного стенда, как один из элементов затрат.

Итак, рассмотрев статьи затрат на участие в выставке, можно сделать вывод, что затраты на монтаж и оформление стенда – дорогое удовольствие. И в то же время, турпредприятие всё равно должно стремится к покупке лучшего места для стенда и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль и успех предприятия. Исходя из этого, в данном пункте, я предлагаю  рассмотреть вопрос оформления и расположения выставочного стенда.

 Выставочный стенд — это лицо фирмы. Поэтому успех участия туристского предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Встречаются руководители туристских фирм, которые очень требователь­но относятся к рекламным объявлениям в газетах, журна­лах, и в то же время не думают, о том, как выглядит их выставочная экспозиция. Но ведь для потен­циальных клиентов или партнеров чтение газет с рекла­мой — занятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событием. Следовательно, необходимо прило­жить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это со­бытие было запоминающимся.

Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

1.           напротив и справа от главного входа,

2.           на центральных внутренних проходах,

3.           в углах,

4.           вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

1.          вдали от выходов и центральных проходов,

2.          в задней части зала,

3.          позади больших колонн, лестниц,

4.          лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.1

Первый вопрос, который возникает перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера не­обходим стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его ин­тересным для посетителя.

В принципе при организации стендов туристских фирм используются преимущественно две концепции.

Одна из них, особенно характерная для стендов фирм из латиноа­мериканских, азиатских и ближневосточных стран и дела­ет упор на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения внимания посетителей используются определенные игро­вые элементы. Это может быть либо мини-представление (например, "танец живота" всегда обеспечивает успех ту­нисских стендов), либо игра (например, определить назва­ние трех видов вина, или же угадать туристские курорты, изображение которых появляется на экране).

Другая же концепция отдает предпочтение информаци­онным аспектам. Стенд такого типа представляет собой достаточно просто, но со вкусом оформлен­ные пункты распространения рекламной продукции и инфор­мации. Здесь наиболее существенное значение имеют ком­петентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение рекламными материалами.

Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

Линейный стенд:    располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов.

Угловой стенд:    является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

«Полуостров»:   этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию.

«Остров»: идеальное решение для крупных предприятий, т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.

«Сквозной»:   лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.

Вопрос выбора типа стенда относится к числу важнейших вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

Офис отгораживают тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 кв.м.) или месте складирования экспонатов (не менее 2 кв.м.). Однако наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.

В качестве сравнения можно рассмотреть два типа стенда :

1.          Традиционный линейный стенд глубиной 6 м и шириной 3м

2.          Угловой стенд той же площади

В первом случае фронт общения с посетителями составляет 3 метра, а во втором целых 9 метров. 1

Фирма должна четко определить темати­ческий план своей экспозиции. Оформление стенда долж­но быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая об­ращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стен­да используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их коли­чество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещен­ное по всему выставочному стенду, перестает восприни­маться и не усваивается посетителями.

Большое значение при оформлении выставочного стен­да имеют композиции из зелени и цветов.

Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько зон:

Ø   публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посети­телями, работают стендисты);

Ø   рабочая (место для проведения переговоров пред­ставителей фирмы с потенциальными партнерами и кли­ентами);

Ø   служебная (вспомогательные помещения и площад­ки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отды­ха сотрудников, одежды, для приготовления напитков).

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посе­тители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состо­ять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, ката­логов, сувенирных изделий.

Ее цель — оставить у посетителей материал для после­дующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы по­тенциальным клиентам.

Помимо общедоступных материалов на стенде, обыч­но, находятся рекламные или информационные материа­лы для постоянных или солидных клиентов, руководите­лей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне, вместе с документами, не­обходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

Ø   надписи на фризе стенда (название фирмы, товар­ный знак) в некоторых случаях и телефон;

Ø   плакатов, для оформления стен стенда;

Ø   экранов с бегущей строкой или изображением, раз­мещенных непосредственно над или около выставочного стенда;

Ø   мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посе­тителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знаком­ству с предлагаемыми туристскими продуктами.

Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить над­писи или внести другие изменения.

Следует помнить, что любая выставка — это одновре­менно и процесс учебы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. С каждым разом меня­ются методы оформления стендов. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие вни­мание посетителей.

Самое существенное для туристского предприятия со­стоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую роль играет оригинальное оформ­ление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетите­лям. Небольшой стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в количестве выставоч­ных метров, но в их качестве.

Глава III. Процесс организации MITT.

            3.1. MITT – схема организации.

Процесс организации выставки представляет собой сложный комп­лекс организационных, договорных, диплома­тических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло  ко­личество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

В данной главе мною будет рассмотрен процесс организации крупной международной выставки, в качестве которой выбрана MITT – безусловный лидер среди международных туристических выставок, проводимых в России. Итак, подготовка и проведение подобной выставки включает следующие основ­ные этапы:1

1.          Принятие решения о проведении выставки.

2.          Официальное объявление о проведении выставки с указанием це­лей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки.

3.          Формирование структуры управления подготовкой и проведени­ем выставки.

4.          Прием заявок на участие в выставке.

5.          Комплекс подготовительных организационно-технических меро­приятий, среди которых:

Ø Распределение выставочных площадей между участниками.

Ø Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений с         четким нанесением плана стенда экспонента.

Ø Производятся расчеты за выделяемые площади и материаль­ные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.

Ø  Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т. п.). Оформляется следующий образец письма на ввоз и вывоз материалов на территорию выставки. Письмо должно быть на бланке компании-экспонента. Строго в 4-х экземплярах.Четвертый экземпляр хранится до вывоза.  При потере письма невозможен вывоз материалов и оборудования с территории Экспоцентра.

Форма письма на ввоз и вывоз материалов. 1

6.          Монтаж экспозиции.

7.          Торжественное открытие выставки и официальный осмотр.

8.          Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей дело­вых кругов, а вторую — для широкой публики.

9.          Обеспечение рабочей программы выставки.

10.        Официальное закрытие выставки.

11.        Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их об­ратная транспортировка.

12.        Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения до­стижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных).

3.2. Организатор MITT - компания ITE LLC.

Итак, организатором MITT выступает компания ITE LLC,  входящая в состав International Trade & Exhibitions (ITE) Group Plc, основанной в 1993 году с головным офисом в Лондоне. ITE Group Plc - общепризнанный лидер международного выставочного бизнеса, ежегодно организует 325 торговых выставок и конференций в 32 странах мира.1

ITE Group Plc является членом Союза Международных Выставок и Ярмарок, Международной Ассоциации Организаторов Выставок и Московской Международной Бизнес Ассоциации.

С момента своего существования на Российском рынке ITE организовывает ряд крупнейших в России международных выставок, среди которых  "Путешествие и Туризм" (MITT).

Выставки ITE отличает высочайший международный уровень организации.

Мероприятия, проводимые ITE в России, охватывают широкий спектр тематик, среди которых:

Ø   Гостиничное и ресторанное дело

Ø   Путешествия и туризм

Ø   Спорт и отдых, катера и яхты

 Работа осуществляется на самых лучших выставочных площадках России – Выставочный Комплекс "Экспоцентр" на Красной Пресне и Спорткомплекс "Олимпийский". Ежегодно мероприятия на этих площадках собирают около 1000000 посетителей и более чем 6000 участников со всех стран мира.

ITE постоянно проводит исследования и анализ проводимых выставок, повышает их уровень и предоставляет большой спектр дополнительных услуг, делая работу своих клиентов на выставках более эффективной. К каждой выставке выпускается официальный каталог, путеводитель, организовывается массовая компания по привлечению посетителей, проводятся пресс-конференции и семинары. Все выставки освещаются специализированными изданиями и центральными СМИ.

В рамках выставок проводятся специализированные отраслевые конференции, которые позволяют более 250 ведущим специалистам отрасли, инвесторам и представителям правительственных кругов обсудить проблемные вопросы индустрии и перспективы ее развития на будущее.

Первая выставка "Путешествия и туризм" была проведена в 1994 году  в период резкой активизации рынка туруслуг. За 1994 год сектор туризма и путешествий вырос в Росси на 300%. Выставка организованная в нужное время и в нужном месте была обречена на успех. Уже вторая выставка была признана лучшей профессиональной выставкой года.
          За последующие пять лет выставка стала одной из крупнейших, профессиональных и посещаемых в мире, вошла в пятерку мировых лидеров, вошла в состав Европейской ассоциации туристических выставок.

Что касается цен на выставочную площадь, то они довольно велики. В среднем, стоимость 1 кв. метра составляет $ 200.1

 Кроме того, существует целая серия дополни­тельных услуг, предоставляемых  за дополни­тельную плату. Весь этот спектр услуг отражается в специальном прайс-листе весьма внушительного объема.

Выставка Mitt - уникальная возможность всесторонне оценить Российский туристский рынок, откорректировать ценовую политику, заключить деловые контакты с участниками выставки из более чем 90 стран мира. Участие в Mitt - вопрос престижа и деловой репутации компании.

3.3.MITT – 2002.

Московская международная выставка «Путешествия и туризм»(MITT) прошла в Москве на Красной Пресне в Выставочном комплексе ЗАО «Экспоцентр»  27-30 марта 2002.
 27 марта для предприятий и организаций мирового туристического рынка открыла свои двери Московская международная выставка «Путешествия и туризм». За 9 лет существования она успела в значительной мере развиться и получить широкое признание в качестве ведущего ежегодного форума туристической отрасли России и стран СНГ, а также стала одной из крупнейших туристических выставок мира. Из года в год выставка MITT привлекает к себе всех основных участников рынка, которые встречаются здесь с клиентами, партнерами и поставщиками услуг для обсуждения стратегических планов и заключения контрактов.
       Прошедший год был весьма удачным для российских турфирм, предлагающих отдых, как на территории страны, так и за рубежом. По результатам недавнего опроса, проведенного журналом «Conference & Insentive Travel» (Великобритания), наша страна заняла пятое место среди развивающихся объектов целевого туризма.
Более 40% от общего числа экспонентов MITT 2002 составили отечественные турфирмы, остальные – иностранные. В этом году общая площадь экспозиции составила 29000 кв. м, где были представлены более 2000 экспонентов из более чем 100 стран. Число посетителей достигло 100 тысяч человек, включая специалистов и широкую публику.1

Традиционно в выставке принимяли участие компании: Арт-тур, Конкорд, Трэвелланд, Натали-турс, Нева, Супер Нова, Согласие, Спейс трэел, Мостравел, Спутник, Экспресс-лайн, Франстурс+, Атлант Союз, Интерюнион, Сольтур, Европа 2000, Курортинтур, Дельфин, Мастер, ТЭЗ Тур, Ориент, Содис, Айрин, Владинвесттур, Трансаэро; Ресо-гарантия, Росно; ДСБВ-Турс Континент, Ланта-тур вояж, МИТС, Мондо турс, Добрый день, Роза ветров, Турэнергосервис, Воентур, Столичная судоходная компания; федеральные курорты Сочи, Кавказские Минеральные воды,


3-11-2013, 01:44