Широкая и постоянно увеличивающаяся номенклатура ЛВС, сетевые программные продукты и технологии, возлагают на потенциального пользователя сложную задачу выбора нужной системы из массы существующих. В данном проекте предлагается один из вариантов решения задачи конкретной программной и аппаратной реализации системы управления работой коммерческой компании в условиях современного офиса. Рассматриваются оптимальные варианты оснащения офиса коммерческой компании комплектом оборудования, достаточным для решения поставленной задачи
Глава 1.
1.1 Постановка задачи.
Целью данного дипломного проекта является разработка системы управления работой коммерческой компании. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства.
В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает коммерческой компании прямой экономический эффект.
Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств. максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность коммерческих компаний в компьютерных программах, поддерживающих работу управленческого звена компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.
Данный проект состоит из следующих двух этапов разработки :
- разработка программы управления работой коммерческой компании, ориентированной на применение в работе малых и средних предприятий. Данная программа должна быть использована в качестве основного программного продукта в составе АРМ “ Директор” и АРМ “ Бухгалтер” (с внесением в состав последнего незначительных изменений);
- разработка конкретной аппаратной среды функционирования автоматизированных рабочих мест для обоснования принятия решения о закупке необходимого оборудования.
При проектировании принимались во внимание следующие требования :
- система должна нормально функционировать на стандартных персональных компьютерах клона IBM с процессором Intel386SX (минимальные требования ) ,подсоединенных к офисной локальной вычислительной сети в режиме невыделенных серверов;
- система не должна иметь привязки к аппаратной части для возможности переноса ее на новую платформу из-за неизбежного морального старения компьютерной техники;
- оборудование размещается в пределах одного офиса компании;
- архитектура системы должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать вероятность нарушения штатного режима работы системы (выход системы из строя, разрушение информационной базы данных, потери или искажение информации ) при случайных или сознательных некорректных действиях пользователей;
- система должна обеспечивать защиту информационной базы данных от несанкционированного доступа;
- основная программная оболочка системы должна устанавливаться на рабочие места директора и бухгалтера с любого компьютера, подсоединенного к локальной офисной вычислительной сети;
- установка программной оболочки должна производиться в режиме диалога Пользователь-ЭВМ специальной программой инсталяции;
- основная программная оболочка должна иметь интуитивно ясный дружественный интерфейс и не должна требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с их профессиональными обязанностями;
- основная программная оболочка должна иметь возможность изменять по
желанию заказчика генерируемые формы отчетов и порядок заполнения исходных форм;
- система должна иметь возможность наращивания как программной, так и аппаратной части.
Глава 2. Основная часть.
2.1 Общие принципы использования компьютеров в управлении работой коммерческой компании.
2.1.1 Информационное обеспечение управления предприятием на современном этапе.
Коренной особенностью современной экономической мысли явилась направленность ее на обеспечение рационального ведения хозяйства в условиях дефицитности ресурсов, необходимость достижения высоких конечных результатов с минимальными затратами, преодоления малой эффективности регулирования производства административными методами, ускорения перехода к интенсивному характеру развития производства на основе развития научно-технического прогресса и т.д. Система управления хозяйством, отвечающая таким требованиям, логике и закономерностям социально-экономического процесса, должна быть гибкой и эффективной.
В современных условиях одним из приоритетных направлений перестройки управления российской экономикой, особенно на уровне предприятий, объединений, концернов и других хозяйственных организаций, явилась выработка основных теоретических и методологических позиций по применению менеджмента в нашей практике. Это не мехенический процесс перенесения опыта промышленных фирм Запада, а творческий поиск новых решений. Тем самым, вместо декларации о необходимости широко использовать товарно-денежные, рыночные отношения, активно проводится работа по изысканию активных и реальных путей, форм и методов их органического сочетания в единой, целостной системе хозяйства. Потребуются радикальные и решительные шаги, известная смелость в практическом применении менеджмента на российских предприятиях.
Можно с достаточной обоснованностью утверждать, что с переходом на новые условия хозяйствования в России будут нарастать позитивные процессы, позволяющие вопрос об эффективном управлении предприятиями ставить как практическую задачу. Усилится и роль менеджмента во внешнеэкономической деятельности.
Понятно, что управление предприятиями будет иметь много специфических особенностей в зависимости от отраслевой принадлежности предприятий, степени вовлечения их во внешнеэкономическую деятельность, обеспеченности современной электронно-вычислительной техникой, характера выпускаемой продукции — предметов народного потребления или средств производства.
2.1.2 Содержание и требования, предъявляемые к информации.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.
В деятельности коммерческих структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также, фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
— по объекту и качеству — краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;
— по целенаправленности — удовлетворение конкретных потребностей;
— по точности и достоверности — правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
2.1.3 Значение внутрифирменной системы информации.
Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel 486 , объединенных в единую внутрифирменную локальную вычислительную сеть
Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.
Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи.
Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.
В производственно-хозяйственном подразделении предприятия обеспечивается обобщение информации “снизу вверх”, а также, конкретизация информации “сверху вниз”.
Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.
Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.
Информация, и, особенно, ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышения эффективности производства.
Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.
В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и представления информации. Произошла переориентация всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребности в информации руководителей на всех уровнях внутрифирменного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и получению информациии в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации.
В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.
Для определения эффективности внутрифирменной системы управления на многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель — отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.
2.1.4 Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации.
Основными принципами и целями внутрифирменных систем информации являются:
1.Определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;
2.Выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
3.Определение
потребеностей
в технических
средствах (в
том
29-04-2015, 03:45