Компании соблазняют быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети «Интернет». Они рассматривают ее как дополнение к своим собственным локальным сетям. При низкой стоимости услуг (зачастую это только фиксированная ежемесячная плата за используемые линии или телефон) пользователи могут получить доступ к коммерческим и некоммерческим информационным службам многих европейских стран. В архивах свободного доступа сети «Интернет» можно найти информацию практически по всем сферам человеческой деятельности. Кроме всего «Интернет» предоставляет уникальные возможности дешевой, надежной и конфиденциальной глобальной связи по всему миру. Это оказывается очень удобным для фирм имеющих филиалы по всему миру, транснациональных корпораций и структур управления. Обычно это обходится гораздо дешевле прямой компьютерной связи через спутниковый канал или через телефон.
Электронная почта - самая распространенная услуга сети «Интернет». Сообщение посланное по электронной почте дойдет до адресата за несколько часов, а то и секунд в то время как обычное письмо может идти несколько дней и даже недель [8 .-С. 16-17].
Смешанные средства коммуникаций. Начало новой эре развития офисов дало изобретение пишущей машинки. В последующем офис пополнялся новыми техническими средствами коммуникации - телефоном, телеграфом, телексом, телетайпом, а средства внешней коммуникации - средствами почтовой системы и сетью железных дорог. В результате значительно увеличилась интенсивность коммуникаций. Появление персональных компьютеров привело к созданию электронного офиса.
Одним из наиболее эффективных каналов доставки информации остаются газеты благодаря большим тиражам и распространению на большие территории жизнедеятельности человека. Журналы передают информацию заинтересованному потребителю. Эффективность коммуникационного процесса, осуществляемого с помощью радио, зависит от конкурентоспособности канала. Телевидение является эффективным каналом воздействия на массовую аудиторию. Процесс осуществления коммуникации посредствам телевидения интенсивен и интерактивен. Телевидение в отличие от кино значительно увеличило возможности коммуникации. Каналы и передачи имеют своих постоянных зрителей, которые достаточно активно включаются в обратную связь. Пресса как канал письменной коммуникации, резко отличается по своим коммуникационным возможностям от радио и телевидения, являющимися каналами устной и аудиовизуальной коммуникации. Одновременно зрительное и слуховое восприятие информации в сочетании с ситуативным представлением резко увеличивает познаваемость и исключает многие недосказанности [7.–C.122].
Вывод: Формы в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе информации, т.е. руководитель, в выборе средства сообщения должен ориентироваться на получателя информации, а не на источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что правильно подобран канал для передачи сообщения. Эффективность коммуникации также зависит и от возможностей сохранения информации на всех этапах осуществления процесса коммуникации и отсутствие ее искажения во всех звеньях коммуникационной системы [7.–C.123].
2 ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТЫ ОРГАНИЗАЦИИ
«Эффект» и «эффективность» - разные понятия. Экономический эффект- это результат труда человека в процессе получения материальных благ.
Однако эффект сам по себе недостаточно характеризует деятельность человека. Для более полной ее характеристики важно знать, какими затратами получен этот эффект, т.е. во что обошелся результат. Одинаковые затраты труда могут дать разный эффект, и наоборот, один и тот же эффект может быть достигнут разными затратами труда. Цель общественного производства- получение большого эффекта с наименьшими трудовыми, материальными и денежными затратами. Поэтому необходимо полученный результат сравнить с теми затратами, с помощью которых он получен, т.е. отнести эффект к затратам, сопоставить одну абсолютную величину – эффект - с другой абсолютной величиной - затраты. Такое сопоставление дает относительную величину эффективность.
Управленческий труд относится к наиболее сложным видам человеческой деятельности, и его оценка не всегда может быть произведена прямым путем из- за отсутствия формализованных результатов, количественной оценки отдельных видов выполняемой работы, поэтому для измерения его эффективности часто применяются косвенные методы.
Критерием оценки управленческого труда является его эффективность:
Эффект (результат)
Еу = ______________________
Затраты управленческого
труда
При этом нужно помнить, что результат управленческого труда выражается не только экономическим, но и социальным эффектом. Что же касается затрат, то они представляют собой живой овеществленный управленческий труд.
В практике при оценке эффективности труда работников управления понятие «экономический эффективность управленческого труда» применяется в более узком значении, так как представляет собой только экономию живого и овеществленного труда, получаемую в сфере управления материальным производством в результате оптимизации и рационализации управленческой деятельности.
Критерием оценки эффективности труда работников аппарата управления является также социальная эффективность, которая из- за отсутствия количественных измерителей определяется главным образом качественными показателями. Критерии экономической эффективности правленческого труда дает возможность количественно измерить эффективность труда аппарата управления, поэтому он нашел наибольшее практическое применение.
Для определения эффективности труда управленческого персонала необходимо установить критерии и показатели, по которым проводится оценка. Под критериями понимают наиболее общую количественную характеристику результатов управленческого труда. Отдельные результаты деятельности аппарата управления являются показателями управленческого труда. Они носят подчиненный характер по отношению к критерию и являются основной причиной при его определении. Таким образом, совокупность показателей труда и будет выражать критерий оценки.
Для определения экономической эффективности управленческого труда используют различные способы: по показателям предприятия, организации и функционированию труда управленческого персонала; по объему передаваемой информации; по качеству и быстроте принимаемых решений; по выполнению функций управленческих звеньев.
К показателям, характеризующим труд в сфере управления, относятся: снижение трудоемкости обработки управленческой информации; сокращение управленческого персонала, сроков обработки информации; сокращение потерь рабочего времени управленческого персонала за счет улучшения организации труда, механизации и автоматизации трудоемких операций в сфере управления. Это количественно измеряемые показатели. Такие показатели в сфере управления, как повышение квалификации управленческого персонала, качества работы, улучшение условий труда, обоснованность управленческих решений, культура управления и другие, не измеряются вообще или измеряются неполно [2. C.- 261-263].
Организация считается добившейся успеха, если она достигла поставленных целей. Достижение делового успеха в большой степени зависит от предпринимательских качеств менеджера. Все предприниматели активно участвуют в формировании целей своих предприятий или организаций и в начале их деятельности управляют ими, поэтому всех их можно считать менеджерами. Чертами хорошего предпринимателя можно считать такие качества, как личный риск, умение определить конъюнктуру, желание ради дела долго и упорно работать. Однако эти характеристики еще не являются доказательством того, что человек с такими чертами может эффективно управлять организацией, когда растут ее масштабы, увеличиваются производственные связи. В результате внешних изменений менеджер должен провести мероприятия, которые изменили бы внутреннюю структуру и взаимоотношения подразделений и работников на предприятии.
Деловой успех также зависит и от нематериальных элементов: постоянных деловых связей, приобретенной репутации, положения на рынке, клиентуры. Внутри предприятия деловой успех определяется содержанием деятельности менеджеров, которые решают производственно- экономические вопросы.
Деловое развитие – это комплексный подход к деятельности в сфере бизнеса, который включает:
- процесс увеличения объема бизнеса;
- усилия, направленные на удовлетворение рыночного спроса;
- создание новых сфер бизнеса;
- стимулирование творчества и инициативы в удовлетворении нужд потребителя и тд.
Все основные фазы предпринимательской деятельности отражаются в функциях делового управления. К ним относятся: развитие, маркетинг, производство, управление. Эти основные функции свойственны любой фирме, предприятию и любому хозяйственному подразделению.
Развитие включает интересы фирмы, ее подразделений, групп людей и отдельных работников. Это разработка новых видов продукции, освоение новых рынков, развитие организационной структуры, совершенствование кадровой политики. В целом развитие представляет собой процесс адаптации к потребностям рынка и являются основой делового успеха.
Маркетинг- это деятельность, направленная на создание спроса на рынке и организацию продаж.
Производство- это хозяйственный организм фирмы, направленный на оптимизацию научно- технической и производственно- сбытовой деятельности.
Управление дает возможность определить, какие факторы и в какой степени могут воздействовать на результаты деятельности фирмы. Вся деловая стратегия сводится к достижению конкурентных преимуществ, которые фирма должна использовать незамедлительно и стараться пользоваться ими как можно дольше. Это дает возможность обеспечить доходы выше среднеотраслевого уровня и упрочить свои позиции на рынке [2.-C.142-145].
Вывод. Эффективность коммуникации это отношение результата, полученного от организации коммуникативной деятельности к затратам на его получение. Отражает взаимообусловленность затрат на осуществление коммуникаций и получаемого результата при достижении целей коммуникации [7, -C.244].
3 ВАЖНОСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ КОММУНИКАЦИОННЫХ КАНАЛОВ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
От того насколько верно выбран канал или средство для передачи информации (сообщения) зависит эффективность работы системы коммуникации и всей организации в целом. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Вся ответственность за это в большинстве случаев ложится на руководителей.
Рассмотрим важность применения и выбора каналов коммуникаций на примере компании ОАО «Милитцер и Мюнх Казахстан», которая находится в городе Алматы и является частью одного из крупнейших холдингов мира.
В 1880 году Ричард Милитцер и Вернер Мюнх, занимавшиеся перевозками фарфора, объединились и организовали транспортную фирму в городе Хоф (Германия), который находился в самом сердце Европы- в северо- восточной Баварии. В сложной конкурентной борьбе молодая компания сумела закрепить свои позиции на рынке транспортных услуг. В дальнейшем транспортная компания претерпела реорганизацию в транспортно- экспедиторский холдинг. Наследники Р. Милитцера и В. Мюнха создавали новые отделения М&М и компания вышла за границы Германии на мировой рынок транспортных услуг. На сегодняшний день холдинг М&М объединяет более 200 представительств в 36 странах мира и динамично развивается.
Компания М&М оказывает экспедиторские услуги по перевозкам грузов без ограничения по весу любыми видами транспорта и в любую точку мира. Здесь функционируют отделы: авиа транспортировок, автомобильных, морских и железнодорожных транспортировок. Свой опыт работы в данной компании я получила, работая в отделе авиа транспортировок. Руководителем данного отдела является Сорокина О.В. Отдел осуществляет отправку сборных грузов, полный фрахт самолета, перевозки импортных и экспортных грузов без ограничения по весу - от 0,5 кг и до …. Возможна доставка грузов в течение 5-6 дней (простая доставка) и 1-2 дня (экспресс доставка). Данный вид перевозок возможен практически по всем направлениям. Это самый дорогой способ транспортировки груза, но также и самый надежный и скоростной. Этот отдел приносит наибольшую прибыль компании.
На менеджера данного отдела ложится задача организации сложной работы по осуществлению перевозки, а также прослеживания грузов в пути до момента его получения заказчиком. Работа должна быть проделана качественно и в кратчайшие сроки для поддержания конкурентоспособности и имиджа компании как профессионалов в данной области. То, что компания является мировым холдингом во многом упрощает задачу менеджеров. Груз будет получен в другой стране надежными партнерами, да и работа будет проделана более качественно и оперативно, что имеет большое значение в конкурентной борьбе.
Работа менеджера авиа отдела заключается в запросе тарифов на перевозку у авиа компаний, ведении переговоров с заказчиком и с партнерами в стране в которую необходимо отправить груз, заключении и обсуждении договоров, страхование грузов и т.д. В связи с этим, необходимо постоянно держать связь. Перед менеджером становится сложная задача выбора канала для передачи информации. Работа зависит от ведения переписки, которая должна проходить в кратчайшие сроки. Для этого компания избрала электронный канал коммуникации. Переписка ведется на английском языке. Сеть Интернет позволяет быстро и качественно передавать практически любую информацию адресату. Образец деловой переписки можно увидеть в приложении В.
По электронной почте происходит запрос тарифов и стоимости сборов аэропорта у авиакомпаний, а также стоимость таможенного оформления. Использование электронного канала здесь необходимо, так как нужно сделать распечатку тарифов и занести ее в файл, который открывается на каждую перевозку отдельно. Можно копировать, распечатывать, пересылать информацию также по почте другому адресату или по локальным сетям выше стоящему руководству, коллегам и в бухгалтерию. Пользоваться этим каналом связи очень удобно и быстро.
Если необходимо произвести импорт груза, допустим из Парижа в Алматы, то необходима связь с офисом компании М&М Франция. Идет деловая переписка с менеджером в Париже, который в свою очередь должен сделать запрос тарифа у авиакомпаний и переслать его менеджеру в Алматы. Все это делается по электронной почте.
Затем компания ведет переговоры с заказчиком, обговаривается стоимость авиафрахта, особенности доставки груза, условия договора и страхования груза. Переговоры, по - возможности, ведутся в устной и письменной форме, по телефону, а также, если заказчик находится в другой стране по электронной почте и с помощью факса, через факс- бюро (смотрите приложение Г). При заключении договора с заказчиком из другой страны или другого города необходимо пересылать образец договора заказчику. Затем, если стороны согласны с условиями договора его заверяют подписями и отправляют компании посредством факсимильной связи. Такой договор считается действительным, если иное не предусмотрено этим договором.
При последующей работе осуществляется оформление необходимых документов и отправка груза. Затем должно происходить прослеживание груза в пути. Все сведения о движении груза поступают на электронный почтовый адрес менеджера компании М&М, затем распечатываются на принтере и подшиваются в файл. После того как груз был доставлен в пункт назначения, проводится таможенное оформление, выставление счета- фактуры, составление и подписание акта выполненных работ, здесь используется документальный канал коммуникации.
Бухгалтерский учет использует документальный и электронный (1С бухгалтерия) каналы коммуникаций, где происходит движение финансовой информации. Рассмотрим движение по документальному каналу кассовых документов. В приложении Д можно увидеть схему учета кассовых операций.
Приход наличных денег в кассу осуществляется по приходным кассовым ордерам (ПКО). Это документ, подтверждающий факт поступления денег в кассу. ПКО заполняется в одном экземпляре, так как состоит из двух частей. Лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция о приеме денег (отрывная часть ПКО). Ордер остается у кассира.
Выдачу денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером (РКО), это документ, подтверждающий факт выдачи наличных денег из кассы. Кассир требует предоставления удостоверения личности и доверенности у лица которому выдается сумма. Все данные о нем отражаются в РКО. Получатель ставит на документе свою подпись и указывает прописью полученную сумму денег.
Выписанные ПКО и РКО регистрируются в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов», который открывается отдельно для ПКО и РКО. В нем указывают дату, №, целевое назначение и сумму.
По мере совершения хозяйственных операций кассир на основании ПКО и РКО производит записи в кассовую книгу. Каждый лист этой книги состоит из двух частей и заполняется под копирку. Первый экземпляр остается в кассовой книге, а второй - отрывной с приложенными ПКО и РКО является отчетом кассира. Кассовая книга является связующим документом между кассиром и бухгалтером.
Данные из кассовой книги в бухгалтерии переносятся в «Журнал ведомость № 1» и «Журнал ордер № 1». По истечению месяца ведется подсчет оборотов, выводится новый остаток месяца. Итоговые данные из них поступают в главную книгу и финансовую отчетность, а затем в конце года составляется баланс. Который является документом, несущем в себе информацию об имуществе компании, обязательствах и капитале на определенную дату. Бухгалтерский и налоговый учет взаимодействуют с помощью документального и электронного канала коммуникации (ЭФНО, ИСИД, НДС и тд.).
Вывод. Одни процессы обмена информацией специально организуются, а другие возникают стихийно. Общение становится оптимальным, если оно строится на стремлении к взаимопониманию и эффективному обмену информацией. Эффективность организационных систем коммуникации зависит от структуры системы обмена информацией. Многие недостатки, связанные с инициированием, передачей и получением информации, могут быть существенно ослаблены при правильной организации работы менеджеров и коммуникативной системы [7.-C.119-120].
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной курсовой работе мною было рассмотрено то, как влияют на деятельность организации различные коммуникационные каналы и средства. Были изучены теоретические основы, раскрыта сущность и понятие коммуникационных каналов, описаны существующие виды средств коммуникации и их использование на предприятии, а также на примере компании ОАО «Милитцер и Мюнх Казахстан АГ» было показано практическое их использование.
В данной компании тщательно разработана система процесса коммуникаций и это во многом зависит от руководства. В ОАО «Милитцер и Мюнх Казахстан АГ» коммуникациям отводится достаточно почетное место. Вся работа по экспедированию грузов строится на системе коммуникации, и руководство компании очень тщательно подходит к вопросу выбора средств коммуникаций для эффективного обмена информацией. Структура коммуникаций в компании отлично налажена, так как от этого зависят отношения с партнерами и заказчиками, а также сохранение конкурентной позиции на рынке.
В попытке анализа деятельности компании и эффективности в использовании каналов коммуникаций я хотела бы предложить следующее пути совершенствования:
1) Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Необходимо как можно чаще использовать большее число каналов в сочетании для передачи сообщений. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность их использования и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и
9-09-2015, 17:39