Grupės efektyvumo veiksniai
Turinys
1. Įvadas
2. Darbo grupės samprata
3. Efektyvios grupės charakteristikos
4. Efektyvios grupės vadovo charakteristikos
5. Grupės formavimosi priežastys
6. Grupės efektyvumo veiksniai:
1) Individų charakteristikos
2) Grupės charakteristikos
a) grupės sudėtis
b) grupės struktūra
3) Grupės atmosfera
8. Reziume
9. Literatūra
Įvadas
Istorija rodo, kad dirbanti komanda nėra dirbtinas reiškinys. Žmogus kaip socialinė būtybė siekia sukurti grupę ir įsilieti į ją, kad jaustųsi patogiau ir saugiau. Grupės egzistuoja visur: futbolo komandos, architektai, dirbantys vieną bendrą projektą, darbininkų artėlė gamykloje, pagaliau, šeima.
Šiandieniniose diskusijose apie organizacijas vis dažniau kalbama apie darbo grupes ir komandas. Kai kurie ekspertai teigia, jog efektyviam firmų egzistavimui reikalingos mažos darbo grupės, kurios užtikrina veiklos įvairovę. Darbo grupės vaidina svarbų vaidmenį taip vadinamojoje vadybos transformacijoje (Walton, 1985). Pasak Hackman (1986), ateityje organizacija remsis narių savęs valdymu.
Grupės faktoriai ne visą laiką buvo pripažįstami organizacijų teoretikų. Analizė ir dėmesys buvo nukreipti į formaliai apibrėžtas ir valdybos pripažintas grupes. Tuomet neformalios grupės įtaka yra visaapimanti ir atlieka gyvybiškai svarbų vaidmenį organizacijoje.
Neformalios grupės egzistuoja visų tipų organizacijose, jos nustato ir įtvirtina savus elgesio ir darbo našumo standartus. Yra žinoma, kad bendradarbiavimo tarp formalių ir neformalių grupių pasekmė veda prie darbo našumo padidėjimo bei praleidinėjimų ir darbo jėgos tekamumo sumažėjimo, o tai yra bet kurios valdybos tikslas. Tam, kad pasiektų efektyvios grupės aukštybių, reikia išnagrinėti įvairius grupės aspektus, jos galimybes ir apribojimus, faktorius, įtakojančius grupės efektyvumą.
Darbo grupės samprata
Sąvoką ''grupė'' mes suprantame kaip 'tam tikras žmonių skaičius, kurie reguliariai sąveikauja ir bendrauja tarpusavyje ir laiko save kažkokia išsiskiriančia nuo kitų bendruomene.
Grupės nariai sukuria bendras normas, pasiskirsto tarpusavyje roles ir bendradarbiauja siekiant bendrų tikslų' (P.Deziel, U.Mc'Ranian, 1993). Kalbant apie organizacijas, darbuotojų grupės, arba komandos (workteam) sąvoka suprantama kaip 'santykinai nedidelė nepriklausomų individų grupė, kur nariai pasiskirsto tarpusavyje atsakomybę už darbo rezultatus ir pasekmes savo organizacijai. Komandos savo darbo eigoje paruošia ir išvysto darbo stimulą, kryptį ir atsakomybę siekiant aiškiai nubrėžto tikslo' (E.Sundstrom et al., 1990).
J.R.Katzenbach ir D.K.Smith nuomone, reikia skirti dirbančias grupes nuo komandų: ' Komandos esmė yra bendroje atsakomybėje: be jos grupė dirba kaip tam tikras skaičius individų, su ja grupė tampa stiprus kolektyvinio darbo vienetas.Todėl darbo grupės našumas - funkcija to, ką daro grupės nariai kaip individai, tuomet komandos našumas yra ne vien individualūs rezultatai, bet ir taip vadinamas kolektyvinio darbo produktas'. Pagal šiuos autorius, komanda - nedidelis skaičius žmonių, turinčių tam tikrus įgūdžius, surištų bendro tikslo arba tikslų ir atsakingų už savo veiklą ir jos pobūdį (J.Katzenbach, D.Smith, 1998).
Valdyti bei adekvačiai suprasti organizacijų neįmanoma, jei jas nagrinėti kaip individų susiburimą arba beasmenią instituciją. Tam kad efektyviai valdyti individus organizacijoje, reikalinga valdyti grupes, kurioms individai priklauso. Grupė - unikalus elementas, nes jos įtaka individui gali būti stipresnė už formaliąją.
Organizacijų ypatingo dėmėsio darbo grupėms priežastys buvo aptartos ne vieną kartą. H.Robbins ir M.Finley savo knygoje ''Why teams don’t work",(1995) ("Kodėl komandos nedirba'' ) pabandė apibendrinti komandos reikšmę:
· komandos padidina darbo našumą;
· komandos pagerina informacijos apsikeitimą, nes jų rūpestis yra dalinimasis informacija;
· komandos darbo galimybės išeina už paprastos grupės galimybių ribų. Kai užduoties prigimtis daugiafunkcinė, joks asmuo ar pareigūnų grupė negali būti prilyginami komandos narių įvairiapusiškumui žinių bei įgūdžių prasme;
· komandos geriau panaudoja resursus. Per komandų panaudojimą organizacijos sutelkia intelektualinį resursą tiesiogiai ties problema;
· komandos yra kūrybiškesnės ir efektyvesnės problemų sprendime. Jos yra geresnės dėl daugelio priežasčių: jos motyvuotos, arčiau vartotojo bei suderina daug perspektyvų. Rezultatas: jos neišvengiamai žino daugiau apie organizacijos mąstus, negu hierarchijos nariai gali žinoti;
· komandos daro aukštesnės kokybės sprendimus. Komandos esmė yra pasidalinimas žiniomis ir jų betarpiškas vertimas į vadovavimo pasidalijimą;
· komandos - tai geresnės kokybės prekės ir paslaugos. Kokybės pagerinimas reikalauja iš kiekvieno geriausių idėjų ir jėgų. Kadangi komandos pagerina žinių lygį, tinkamu laiku pritaikytos žinios yra nepertraukiamo tobulėjimo pagrindas;
· sudarydamos visybę, komandos diferencijojasi. Šis sakinys reikalauja paaiškinimo: šiandien organizacijos nori sumažinti savo dydį ir efektyviau dirbti, tačiau susidūria su susiskaldymo problemomis. Komandos leidžia organizacijai sujungti žmones su skirtingo pobūdžio žiniomis vengiant organizacijos audinio suplišimo.
Grupės efektyvumo apibrėžimas
Taigi, kaip mes suprantame grupės efektyvumo terminą? J.R.Hackman ir R.E.Walton siulo 3 grupės efektyvumo matmenis:
1) laipsnis to, kiek grupės produktyvus išdirbis (t.y.gaminys arba paslauga) atitinka kokybės ir kiekybės standartus, gaunančių, tikrinančių ir/arba naudojančių šį išdirbį žmonių savalaikiškumą.
2) laipsnis to, kiek darbo atlikimo procesas padidina grupės narių tarpusavio priklausomybę bendradarbiaujant ateityje.
3) laipsnis to, kiek grupės patirtis prisideda prie grupės narių vystymosi ir gerovės.
Efektyvios grupės charakteristikos
Remiantis grupės procesų, jos vaidmens ir kuo efektyvesnio panaudojimo organizacijose tyrimų duomenimis (deja, negausiais), buvo pabandyta sukurti aukšto efektyvumo grupės idealų modelį (R.Likert). Tokios idealios grupės apibrėžimas remiasi keliais kintamaisiais, kurie gali būti laikomi jos kintančiomis charakteristikomis. Siulomos tokios idealios aukšto efektyvumo grupės savybės bei charakteristikos:
1) grupės nariai puikiai atlieka įvairius vaidmenis ( tuo pačiu ir vadovo) bei funkcijas, kurios prisideda prie narių ir vadovų ir narių tarpusavio sąveikos;
2) grupė yra pakankamai ilgai veikianti tam, kad suformuotų gerai įsitvirtinusius nevaržomus tarpusavio narių santykius;
3) grupės nariams jų narystė yra patraukli, jie yra ištikimi kitiems grupės nariams, tuo pačiu ir vadovui;
4) grupės vertybės ir tikslai yra priimtinoje integracijoje su jos narių atitinkamomis vertybėmis bei poreikiais;
5) kadangi grupės nariai atlieka susipinusias funkcijas keliose grupėse iškart, jie stengiasi palaikyti harmonijoje savo grupių tikslus ir vertybes;
6) kuo vertybė atrodo grupei svarbesnė, tuo didesnė tikimybė, kad individas priims ją;
7) grupės nariai turi didelę motyvaciją susitaikyti su pagrindinėmis grupės vertybėmis ir siekti svarbių grupei tikslų;
8) Bet kuri sąveika, problemos sprendimas, sprendimo priėmimas grupėje vyksta palaikančioje atmosferoje, kuri kartu su saugumo jausmu padeda vystytis bendradarbiavimo tarp grupės narių santykiams. Pats bendradarbiavimas padeda palaikančios aplinkos įsitvirtinimui;
9) kiekvienos grupės vadovas įtakoja grupės atmosferos įsitvirtinimą per savo principus ir vadovavimo praktiką. Aukšto efektyvumo grupėje vadovas laikosi tokių vadovavimo principų, kurie sukuria palaikančią atmosferą grupėje bei bendradarbiavimo, o ne konkuravimo santykius tarp grupės narių, pavyzdžiui, jis pilnai dalinasi informacija su grupe ir sukuria tokią aplinką, kurioje grupës nariai skatinami daryti tą patį;
10) grupės nariai pasiruošę padėti kiekvienam savo bendradarbiui išsivystyti iki jo maksimalaus potencialo. Pavyzdžiui, grupė supranta, kad atitinkamos techninės žinios ir grupės įgūdžių pratybos turėtų būti prieinamos kiekvienam nariui;
11) kiekvienas grupės narys noriai priima tuos tikslus, kuriuos jis ir jo grupė sau sukūrė. Šitie tikslai yra pakankamai aukšti tam, kad skatintų kiekvieną narį kuo geriau dirbti, bet kartu nėra tokie aukšti, kad sukeltų nerimą arba nesekmės baimę. Kiekvienas efektyvios grupės narys gali turėti pakankamai įtakos grupės sprendimui tam, kad išvengtų nepasiekiamų kiekvienam nariui tikslų sukurimo. Tuomet visai grupei sukuriami aukšti tikslai. Tikslai yra pritaikyti narių veikimo galimybėms;
12) grupės vadovas ir nariai tiki, kad kiekvienas gali padaryti ''neįmanoma''. Šitie laukimai skatina individą siekti maksimumo ir spartina jo vystymąsi. Kai reikalinga, grupė sumažina laukimų lygį tam, kad individą neapimtų nesekmės arba atstumimo jausmas;
13) kai reikalinga arba patartina, grupės nariai suteiks reikiamą pagalbą kitam grupės nariui tam, kad jis sekmingai atliktų jam skirtą užduotį. Abipusiška pagalba - aukšto efektyvumo grupės charakteristika;
14) palaikanti atmosfera efektyvioje grupėje skatina kūrybiškumą. Grupė nereikalauja griežto konformizmo (kas būdinga grupėms su autoritarine valdžia), vertina kūrybinius sprendimo būdus. Motyvacija būti kūrybingam aukšta, kai kūrybiškumas apdovanojamas;
15) grupė palaiko optimalų konformizmo lygį, t.y. kad jis neslopintų kūrybiškumo, administraciniuose dalykuose taupytų narių laiką ir palengvintų jų veiklą. Pavyzdžiui, grupė susitaria dėl administracinių normų ir procedūrų, kurių turi laikytis visi nariai tol, kol neatsiras rimtos priežastys jas keisti;
16) pilno ir atviro informacijos apsikeitimo motyvacija yra stipri, nes tai yra labai vertinama grupėje. Tai atsiranda dėl grupės nario noro būti įvertintam grupėje (kuo informacija atrodo nariui svarbesnė, tuo stipresnė motyvacija ją pateikti );
17) grupės nariai turi didelę motyvaciją taip naudoti informacijos apsikeitimo procesą, kad jis tenkintų grupės interesus ir tikslus. Kiekvienas dalykas, kuris atrodo nariui svarbus, bet yra ignoruojamas, būs kartojamas, kol negaus atitinkamo dėmesio. Be to, nariai stengiasi vengti nereikalingos informacijos aptarimo, nes taip sugaištomas laikas;
18) kadangi yra didelė motyvacija pateikti informaciją, atitinkamai yra stipri motyvacija gauti ją. Kiekvienas narys nuoširdžiai suinteresuotas reikšmingoje informacijoje ir tiki, kad ji bus pateikta sąžiningai. Toks narių suinteresuotumas informacijoje ir jos panaudojime sustiprina motyvaciją bendrauti;
19) aukšto efektyvumo grupės vystymosi eiga įgalina narius turėti daugiau įtakos grupės vadovui ir pateikti jam daugiau informacijos, tame tarpe pasiūlymus, ką reikia padaryti ir kaip jis galėtų geriau dirbti. Tokiu būdu vadovas gaus visą informaciją, kuri padėda jam efektyviau atlikti savo darbą;
20) grupės narių galimybė įtakoti vienas kitą padėda grupei tapti lankstesnė, nes kai nariai nuolat įtakoja vienas kitą, idėjos, užduotys ir nuomonės nesustingsta. Tačiau nors ir grupė pasiruošiusi nagrinėti naujas idėjas ar metodus, pakitimus ji priima tik po kruopštaus duomenų išnagrinėjimo. Toks grupės veiklos stabilumas išlieka pastovios bendrų grupės tikslų ir vertybių įtakos dėka;
21) efektyvios grupės nariai jaučiasi saugiai priimant sprendimus. Tai suteikia laisvę iniciatyvai ;
22) efektyvios grupės vadovas išrenkamas labai atidžiai, jo sugebėjimai valdymui yra akivaizdūs gali pasireikšti bet kurioje neužplanuotoje situacijoje. Efektyvios grupės vadovo charakteristikos
Vadovo funkcijos reikalauja smulkesnio nagrinėjimo. Aukšto efektyvumo grupėje vadovas gali pasidalinti tam tikromis savo funkcijomis su kitais grupės nariais, tuomet yra funkcijų, atliekamų tik paties vadovo. Vadovas pilnai atsakingas už grupės veiklą ir už organizacijos reikalavimų vykdymo kontrolę. Nors vadovo pilna atsakomybė, jis nesistengia priimti visų sprendimų pats. Jis stengiasi suformuoti iš grupės tokią sajungą, kuri priimtų geresnius sprendimus jam dalyvaujant, negu kai jis sprendžia pats. Jis padeda grupei išvystyti veiksmingą bendravimą ir įtakoti procesus, kurių pagalba grupė gauna daugiau techninių žinių, informacijos, patirties sprendimų priėmimui, negu pats vadovas turi. Grupinio sprendimų priėmimo dėka jos nariai jaučia pilną susitapatinimą su kiekvienu sprendimu ir stiprią motyvaciją to sprendimo vykdymui.
Nors vadovas prisiima atsakomybės, susijusios su vadovo vaidmeniu, jis siekia savo hierarhinės padeties įtakos sumažinimo, stengdamasis jos neakcentuoti, pavyzdžiui, atidžiai ir kantriai klausydamasis, priskirdamas kitiems nariams dalį savo atliekamų funkcijų arba siūlydamas savo pagalbą klausimo forma.
Vadovas puikiai skiria dalykus, kurie liečia visos grupės interesus, nuo individualių problemų, todėl atitinkamai per grupės susirinkimą jis kelia grupę dominančius klausimus ir uždavinius (nesprendžiant jų už grupės ribų arba individualiai su nariais), o individualius klausimus jis sprendžia individualiai. Tuomet kitose grupėse, kur jo funkcija - jungti savo grupę prie organizacijos sistemos, jis pilnai atstovauja savo grupės požiūrius, tikslus, vertybes ir sprendimus, o savo grupę jis informuoja apie kitų grupių požiūrius, tikslus ir pan. Tokiu būdu, jis palaiko abipusę komunikaciją bei įtaką.
Grupės vadovas yra pakankamai kompetetingas techninių problemų sprendimui; jo užduotis - aprūpinti grupę reikalinga technine patirtimi. Jis stengiasi sukelti ir palaikyti aršų atsakomybės jausmą už tikslų siekimą ir įsipareigojimų prieš organizaciją vykdymą. Be to, vadovas yra svarbus entuziazmo grupėje šaltinis, turintis įtakos palaikančių santykių principui.
Daug šitų vadovo funkcijų gali atlikti tik specialiai tam paskirtas asmuo. Todėl aišku, kaip yra svarbu išrinkti kompetetingą žmogų vadovo pareigoms atlikti.
Taigi, aprašytos auksčiau efektyvios grupės charakteristikos sudaro grupės '' idealų modelį ''. Tačiau, kaip teigia R.Likert, yra duomenų, parodančių, jog yra valdytojų, kurių darbo grupės funkcionuoja panašiai kaip idealus modelis.
Grupės formavimosi priežastys
Prieš pradedant nagrinėti grupę ir ją įtakojančius veiksnius, reikia išnagrinėti jos atsiradimo priežastis, t.y. kas lemia jos formavimąsi. Grupės formavimasis, pagal M.Dizelį ir W.McKinley Ranjaną, priklauso nuo dviejų pagrindinių sąlygų, kurių ypatybės gali varijuoti. Viena iš jų - tam tikras skaičius žmonių su vienodais ar skirtingais tikslais ir siekimais. Antra - užduotis ir sąlygos jos sprendimui (M.Diesel, W.Mc'Ranian, 1993). Atlikti pramoninėse įmonėse tyrimai parodė, kad dirbantys po vieną arba du darbininkai nejaučia tokio patenkinimo, kaip didelių kolektyvų nariai. Taigi, vienas pagrindinių poreikių - socialinis poreikis būti grupės nariu, prie kurio prisideda noras praplėsti savo interesų ratą. Antra būtina sąlyga - tikslas, net jeigu tai tikslas paprastai patekti į malonią bendruomenę tam kad smagiai praleisti laiką.
Užduoties prigimtis ir atlikimo sąlygos iš dalies nulemia besiformuojančios grupės tipą. Grupės užduotis - grupės tikslas, jos egzistavimo prasmė. Taigi, šios abi sąlygos - žmonės ir užduotis - yra būtinos, be jų neįmanomas grupės susiformavimas.
Tam, kad žmonės suformuotų grupę, pirmiausia reikalinga palanki proga ir priežastis žmonių sąveikai. Taigi, trumpai galima išskirti šias įsijungimo į grupę priežastis:
1) saugumas;
buvo parodyta, pavyzdžiui, kad pirmiausia kareivio ginyba nuo streso, sukeliamo kare - jo dalinio draugų palaikymas.
2) socialiniai poreikiai;
vienas dalyvavimo grupėje motyvų - geresnio realybės suvokimo siekimas, kadangi grupėje žmogus gali rasti savo idejų palaikymą (pvz, bažnyčioje palaikomas religinis tikėjimas). Tyrimai parodė, kad žmonės siekia įsitvirtinti savo įsitikinimuose per susijungimą su panašių įsitikinimų žmonėmis. Be to, žmonės dažnai atsižvelgia į savo kolegų nuomonę formuojant savo įsitikinimus. Salancik ir Pfeffer savo informacijos apdorojimo modelyje taria, jog darbuotojo požiūris į darbą priklauso daugiau nuo jo bendradarbių požiūrio į darbą, negu nuo frustracijos arba asmeninių poreikių patenkinimo. Kitas lemiantis darbuotojo požiūrį į darbą faktorius - savigarba. Buvo rasta nurodymų, jog žemos savigarbos asmenys labiau įtakojami kitų savo kolegų, negu asmenys su aukšta savigarba.
3) artumas;
Tyrimai parodė, kad artumas ir kitos aplinkos fizinės savybės, verčiančios žmones tiesiogiai kontaktuoti vienas su kitu suteikia palankią progą sąveikai ir skatina grupės formavimąsi. Pavyzdžiui, kontoros darbuotojai, kurių stalai yra vienoje eilėje, greičiau bendradarbiaus, negu tie, kurių stalai yra skirtingose eilėse. Mokslininkai tyrėjai, kurių biurai arti vienas kito, greičiau apsikeis informacija, negu esantys toli vieni nuo kitų mokslininkai.
4) savigarbos poreikis (pvz, profesoriai, išrinkti į Nacionalinę mokslų akademiją)
Maslow savo poreikių teorijoje teigia, jog žmonės siekia ne vien kontakto su kitais, bet per narystę grupėje siekia savigarbos padidinimo ir palaikimo. Grupė taip pat gali padėti saviaktualizacijos poreikio patenkinimui palaikydamos narių pastangas vystyti savo potencialą.
5) ekonominė priežastis (pvz, darbo sąjungos )
6) grupės tikslas (pvz, krepšinio komandos, bridžo klubas );
tarpusavio narių priklausomybė sprendžiant uždavinį ir ''bendras likimas'' irgi skatina žmonių sąveiką grupėje.
Grupės efektyvumo veiksniai
Grupės formavimasis pagal Tuckman yra pirma iš grupės vystymosi stadijų, kuomet grupę sudarančių narių skaičius ir charakteristikos įgauną pirminę ir itin didelę svarbą. Antroje stadijoje sprendžiami pagrindiniai tolimesnio grupės veikimo klausimai: išsiaiškinama dėl kiekvieno nario funkcijų, informacijos gavimo ir teikimo sistemos, išrenkamas vadovas, aptariami grupės veiklos tikslai ir užduotys, jų atlikimo standartai ir pan. Ši stadija nulemia kitas dvi grupės vystymosi stadijas - normų kurimo ir atlikimo -todėl yra svarbiausia tolimesniam grupės efektyvumui.
Manoma, kad grupė retai dirba efektyviau, negu geriausiai dirbantis grupės individas, o dažnai netgi blogiau nei vidutinis darbuotojas. Tačiau tokia nuomonė yra visiškai nepagrįsta. Grupės veiklos lygis būna žemiau jos galimybių lygio, tačiau tai nėra nulemta grupės kaip reškinio. Grupės gali puikiai funkcionuoti, kartais netgi geriau už pačius kompetetingiausius jos narius.
Remiantis pasiulytomis W.Howell'o, R.Dipboye (1986) ir Mitchell'o (1978) schemomis, galima taip apibūdinti grupės kintamuosius ir jų įtaką grupės efektyvumui:
Grupės veiksniai Grupės procesai Grupės išdavos
 |
|
 |
|
 |
Toliau bus apžvelgiama, kaip grupės veiksniai įtakoja grupės efektyvumą trijuose skirtinguose lygmenyse - individų; grupės kaip darbo vieneto, apjungiančio individus bei organizacijos kaip grupės veikimo konteksto.
1. Individų charakteristikos
Pradedant smulkiau nagrinėti grupės faktorius, įtakojančius grupės efektyvumą, reikia pirmiausia pažvelgti į individus, sudarančius grupę. Kokia jų motyvacija, poreikiai, norai? Be tos motyvacijos, kuri skatina grupės formavimąsi, egzistuoja dar slapti grupės narių asmeniniai motyvai, kurie dažniausiai yra nežinomi visai grupei. Būtent jie dažniausiai ir nulemia žmogaus sutikimą būti grupės nariu. Efektyvi komandos veikla reiškia pastovią pusiausvyrą tarp komandos ir jos narių individualių poreikių. Tuo tarpu dažnai sutinkamas reiškinys, vadinamas ''slapti planai'' (hidden agenda) destruktyviai veikia komandos darną. Geros komandos pripažįsta faktą, jog tam, kad sukurti pasitikėjimą grupėje, jie turi atskleisti savo 'slaptus planus'. Kokie bebūtų asmeniniai tikslai - pagimdyti vaiką, sudaryti sau vardą ir pan. - jie turi būti žinomi grupėje, pripažinti jos. Tai padeda atsirasti stipresniams ryšiams tarp narių. Kuo anksčiau grupės nariai sužinos vieni kitų poreikius ir viltis, tuo geriau grupei. Tai nereškia, kad šie asmeniniai poreikiai
10-09-2015, 15:53