Содержание

Введение

Понятие о документе

1. Сущность понятия "документ"

2. Генезис и развитие понятия "документ"

Заключение

Литература

Введение

Тема реферата "Понятие о документе" по дисциплине "Документоведение".

Курс "Документоведение" является одной из ведущих общепрофессиональных дисциплин по подготовке специалистов таких специальностей, как "Библиотековедение и библиография", "Документоведение и информационная деятельность", "Музейное дело и охрана памятников истории и культуры", "Архивоведение", "Менеджмент организаций" и др. Этот курс также тесно связан с учебными дисциплинами "Информатика", "Социальные коммуникации", "Книговедение", "Аналитико-синтетическая обработка документов", "Делопроизводство", другими специальными дисциплинами документно-коммуникационного цикла.

Цель курса - дать системное представление о сущности, структуре, функциях и многообразии документов, составляющих основу документной коммуникациии фондов библиотек, информационных центров, архивов, музеев, издательств, книжных магазинов, а также ознакомить с процессом их создания, обработки, хранения и использования.

Объектом изучения курса являются те документы, которые специально создаются для хранения и передачи социальной семантической информации в пространстве и времени.

Цель работы - рассмотреть теоретические основы документоведения - сущность понятия "документ" и его историческое развитие.

Понятие о документе

1. Сущность понятия "документ"

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документа.

Оно понимается по-разному в таких научных дисциплинах, как информатика, библиотековедение, библиографо-, архиво- и музееведение, а также в соответствующих специальных отраслях деятельности - библиотечном, музейном, архивном деле и библиографии. Отсюда его многозначность (полисемичность), которая затрудняет общение и взаимопонимание между специалистами документно-коммуникационной сферы. Определение общего значения понятия "документ" является задачей теоретического документоведения, называемого документологией.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение разработано и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации по документации, Международного совета по архивам, Международной организации по интеллектуальнойсобственности. Согласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым способом фиксирования каких-либо сведений, т.е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п.).

В Украине официально приняты три значения документа, зафиксированные в ряде государственных стандартов (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ I. Записанная информация, которая может рассматриваться как единица в ходе осуществления информационной деятельности.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Материальный объект, содержащий в закрепленном виде информацию, оформленный установленным порядком и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Отношение между разными значениями документа строится по принципу иерархии - подчинения одного понятия другому, где каждое более широкое поглощает, включает в себя менее широкое. Необходимость поэтапного сужения объема понятия "документ" вызвана практическими целями определения предмета деятельности той или иной отрасли. Определение Документа Iобязательно для использования во всех видах нормативной документации: в справочной, учебно-методической и другой литературе, относящейся к сфере информации и документации. Значение Документа IIпринято в сфере книгоиздания и книгораспространения. Сфера использования определения Документа III - делопроизводство и архивное дело.

Для документоведения в данном случае наиболее приемлемым является определение Документа II: понимаемый так, он представляет собой двустороннюю единицу - соединение материального объекта с информацией, закрепленной созданным человеком способом. Без одной из этих сторон нет документа. Указание такого признака, как созданный человеком способ закрепления информации, не позволяет считать документом, например, ген: генетическая информация закреплена способом, созданным природой, а не человеком.

Это определение позволяет ограничить круг основных документов - объектов документно-коммуникационной деятельности, сосредоточить внимание на понятии, которым оперируют библиотековедение, библиографоведение, книговедение и некоторые другие смежные с ними отрасли знания. В библиотечной, библиографической, книготорговой информационной деятельности работают со специально изготовленными объектами, т.е. документами, предназначенными для одновременного выполнения двух функций, которые являются основными для документа, - это хранение и передача информации во времени и пространстве. Существует множество предметов, на которых зафиксирована информация, например, предметы быта, вывески, рекламные щиты, здания и т.п. Они также хранят и передают ее во времени, а некоторые - ив пространстве, но для них эти функции являются вторичными. Значение Документа II выводит из числа документов предметы, которые не могут быть включены в определенный документный фонд и не предназначены для широкого распространения в обществе.

Названные в определении признаки документа предполагают:

1) наличие информации, смыслового содержания;

2) стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

3) функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

1. Документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе.

2. Документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может.

3. Информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника).

4. Как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации.

Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения.

5. Документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и др.

6. Документ обладает субстанциональностью (вещностью).

документ фонд хранение обработка

Для документа важна стабильная вещественная форма. Запись "вилами по воде" документом не считается.

Информация может быть недокументной - не закрепленной - и документной - закрепленной на вещественном носителе (бумага, магнитная лента, дискета, лазерный диск, пергамент, папирус, глиняная табличка и т.п.), специально предназначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.

Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, принято называть материальным носителем или носителем информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, брошюр, журналов, газет, листков, буклетов, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик нет единства, а следовательно, и документа.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

Существует также интерпретация понятия "документ", которой придерживается ИСО и которая отражена в ДСТУ3017-95: это обеспечение взаимопонимания между основными социальными институтами по хранению и организации пользования документами - библиотеками, архивами, музеями, информационными центрами.

Понятие "документ" выступает как родовое для видовых: опубликованный, неопубликованный, изодокумент, кино-, фоно-, фотодокумент и т.п. С этой точки зрения разновидностью документа являются: рукопись, книга, журнал, газета, буклет, открытка, чертеж, карта, ноты, фильм, грампластинка, микрофильм, магнитная лента, магнитный и оптический диск и т.п.

Наличие обобщающего понятия "документ" не исключает возможности существования более частных, узкоспециальных его трактовок применительно к различным сферам общественной деятельности и научным дисциплинам: историческому источниковедению, делопроизводству, дипломатике, юридической науке. Некоторые специалисты не считают документами художественные произведения, памятники письменности прошлых лет. Другие признают таковыми лишь объекты, имеющие правовое значение и т.п.

2. Генезис и развитие понятия "документ"

История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. Среди специалистов, которые исследовали этот вопрос, следует назвать X. Арнтца, Г.Г. Воробьева, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водку и др.

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere " - учить, обучать.

Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук,связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии слово "dek " происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев.

Постепенно корень "dek " был заменен на "doc " в слове "doceo " - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor " - ученый, "doctrina " - учение, "documentum " - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства.

В начале XX в. оно имело два значения:

1) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

2) вообще любое письменное свидетельство ("Энциклопедический словарь" Ф. Павленкова. - СПб., 1913).

Рост числа юридических документов привел к возникновению во второй половине XVII в. во Франции особой науки под названием "дипломатика". Название науки произошло от греческого слова "diploma " - лист, документ (сложенный вдвое). Дипломатика стала изучать все публичные (общественные) документы, в отличие от документов личностного происхождения. Ее основоположником считается Жан Мабильон,издавший в 1681 г. в Париже "Книгу об искусстве дипломатики".

Базовое понятие "документ" толковалось в дипломатике как любое письменное свидетельство, служащее "возникновению, доказательству и выполнению прав или владению определенными правами".

Документ выполнял одну из трех функций:

1) утверждение нового правового положения (акт дарения, продажи и т.п.);

2) средство доказательства перед судом (письменные показания сторон);

3) перенос полномочий с одного лица на другое (вексель, купон акций и т.п.).

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу. В "Толковом словаре" В.И. Даля дано толкование документа как любой важной бумаги, а также диплома, свидетельства. Производный термин "документный" составитель толковал как "к документу относящийся" (Т.1, с.459).

Таким образом, в конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для поучения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему П. Отлевводится новое, более широкое понимание понятия "документ": его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле.

Поль Отле (1868-1944) и его сподвижник и единомышленник Анри Лафонтен (1854 - 1943) разрабатывали теорию документации в стенах Международного библиографического института, созданного в Брюсселе в 1895 г. и в 1931 г. переименованного в Международный институт документации. По решению Международного конгресса по документации (Париж, 1937) на базе института в 1938 г. была создана Международная федерация по документации (МФД). В настоящее время МФД является международной неправительственной организацией, объединяющей ведущие информационные центры и библиотеки, работающие в области теории и практики документоведения и научно-технической информации. Организация издает с 1975 г. журнал "Международный форум по информации и документации".

П. Отлевпервые ввел в научный оборот понятие "документ" в значении, близком к широкому значению понятия "книга". Его основной труд - изданный в 1934 г. фундаментальный "Трактат о документации".

Объясняя понятия "книга" и "документ", П. Отлеподчеркивал, что книга (biblion , или document , или qramme ) - это термин, употребляемый условно для обозначения всего массива документов. Он объединяет в себе не одну только книгу в собственном значении слова, рукописную или печатную, но и журналы, газеты, рукописи и графические репродукции, чертежи, гравюры, карты, схемы, диаграммы, фотографии и т.д. Ученый рассматривал понятия "книга" и "документ" как синонимичные. Из контекста же ясно, что последнее шире по своему объему, т.к. не предполагает ограничений как материальной основы документа, так и знаковой системы, применяемой для записи содержания.

В обобщающее понятие "книга-документ" П. Отлевключал отдельные тома, брошюры, журналы, статьи, карты, диаграммы, эстампы, патенты, статистику, записи голоса с помощью фонографии, диапозитивы или кинематографические фильмы.

П. Отлевпервые использовал комплексный подход к типологической классификации документов, учитывающий содержание и форму документа, в "Трактате о документации".

Всю совокупность документов ученый разделил на три основных класса:

1. Документы библиографические,т.е. тексты, которые традиционно считают произведениями письменности и печати. Среди них - брошюры, монографии, очерки, трактаты, руководства, энциклопедии, словари, периодические и продолжающиеся издания (журналы, газеты, ежегодники и т.п.).

Кроме перечисленных, к библиографическим документам относились и тексты личного происхождения (письма), официальные сообщения и учетные (регистрационные) книги (или журналы), а также знаки-вывески, лозунги, билеты и другие проездные документы. Очевидно, что данная классификация была построена одновременно в нескольких направлениях, что привело к смешению типов и видов документов.

2. Другие графические документы,т.е. нетекстовые документы: картографические, изобразительные, нотные. Среди изобразительных названы: иконографические, содержащие печатное изображение (эстампы, гравюры, почтовые открытки и др.); фотографии; документы, воспринимаемые через проекционные устройства (в т. ч. микрокопии). Как особая разновидность выделены "памятники изобразительные": надписи, монеты, медали, печати (штемпели).

К графическим документам П. Отлеотносил: "манускрипты" - рукописные книги и инкунабулы, а также "архивные документы" (управленческие), древние и современные. Первый классификационный ряд, предложенный автором, вошел практически в неизменном виде в современные классификации документа.

3. Документы-заменители книги: диски, фонограммы, кинофильмы и наряду с этим - радиовещание (запись и передача звука), телевидение, в т. ч. телефотография, радиотелефотография и собственно телевидение.

Особое место в этом классификационном ряду заняли "документы трех измерений": природные (минералы, растения, животные) и искусственные, созданные человеком (материалы, продукты, технические объекты, а также медали, макеты, рельефы). К ним отнесены также научные инструменты, дидактические материалы, наглядные пособия. Особо выделены среди них трехмерные произведения искусства: произведения архитектуры и скульптуры.

Именно в таком широком значении понятие "документ" использовалось впоследствии, когда речь шла не только о фондах библиотек, архивов, музеев, информационных служб, но и о социальных, в частности, массовых коммуникациях в целом.

Подводя итоги, можно выделить следующие значения "документа", введенные в научный оборот П. Отле:

1. Любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления.

2. Документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее.

3. В состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Автор "Трактата." неоднократно подчеркивает синонимичность понятий "документ" и "книга"; из контекста можно понять, что первое он рассматривает как более широкое.

Таким образом, П. Отлевошел в мировую историю документоведения как основоположник документации - науки и практики. Он первым не только ввел в научный оборот базовое понятие "документ", но и раскрыл его самый широкий смысл. П. Отлепредпринял первую попытку комплексной классификации документов по совокупности признаков. Хотя она имела существенные недостатки, автору удалось сгруппировать существующее многообразие источников информации, функционирующих в социальной коммуникации. Впоследствии теоретические мысли отечественных и зарубежных специалистов двигались в том же направлении, что и мысль документалиста П. Отле.

Концепция П. Отлерассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе,


8-09-2015, 11:34