Содержание.
1.Краткие сведения о предприятии ООО «Кенон» 3
2.Организационно – распорядительные документы, их составление и
оформление. 4
3.Организация и автоматизация работы с документами. 14
4.Систематизация и хранение документов. 21
5.Документирование трудовых правоотношений. 30
Список использованной литературы
1 Краткие сведения о предприятии ООО «Кенон
ООО «Кенон» создано 26 июня 1984 года. Сначало было всего два цеха: хлебобулочный и кондитерский.
Общество реализует свою деятельность на основе федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14 - ФЗ, Гражданского кодекса РФ, федерального закона №312 – ФЗ, других нормативных актов РФ и Устава общества.
Основной целью деятельности общества является получение прибыли, а также повышение жизненного уровня благосостояния участников общества и членов трудового коллектива.
Руководителем предприятия является Новосельский Михаил Иссаакович; начальник отдела кадров – Мисайлова Вера Ивановна.
В настоящий момент зовод выпускает более 200 изделий (торты, коржи и т.д.). Сейчас имеется четыре цеха: хлебобулочный, кондитерский, тортовый (образован 2007 году), сухаро-бараночный.
Завод имеет свой автопарк и сопутствующие службы ОГ, строй.группу, управленческий аппарат. Снабжает изделиями Читу и районы края.
Предприятие работает круглосуточно; администрация с 08.00 до 17.00, перерыв 12.30 – 13.30; выходные суббота, воскресение.
Адрес: г.Чита, ул. Автостроителей,2. Контактное лицо/должность – приемная. Телефон 23-69-78, факс 23-69-73.
2.Организационно – распорядительные документы,
их составление и оформление.
Деятельность всех учереждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делоприизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учереждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.
Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными . Они подразделяются на следующие группы:
- организационные;
- распорядительные;
- информационно-справочные.
Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающих статус организации, ее компетенцию, структуру, штутную численность и должностной состав, содержание деятельности в целом, подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, другие аспекты. Разрабатывает организационные документы руководство предприятия или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу предприятия как в целом, так и по отдельным направлениям.
К организационным документам относят: устав; положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещетельных органах; штатное расписание; инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации ( например, инструкция по документационному обеспечению ); должностные инструкции работников; правила; памятки и др.
Устав - это свод правил, регулирующих деятельность организанизаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организацияим и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для предприятий конкретных организационно-правовых форм регулируют отдельные законодательные акты. Устав оформляют на стандартном листе с внесением всех необходимых реквизитов ощего бланка: наименование организации, вид документа, номер, дата, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа. Устав утверждает высший орган упревления предприятия.
В Устав ООО «Кенон» (приложение 1) вошли следующие разделы:
1.Общие положения.
2.Основные задачи и предмет деятельности.
3.Ответственность общества.
4.Права и обязанности общества.
5.Права и обязанности участников общества.
6.Уставный капитал общества. Распределение прибыли.
7.Переход доли (части доли) участникам общества в уставный капитал общества к другим участникам общества и третьим лицам .
8.Доли, принадлежащие обществу.
9.Обращение взыскания на долю (часть доли) участника общества в уставный капитал общества.
10. Органы управления обществом.
11. Ведение списка участников общества.
12. Крупные сделки.
13. Хранение документов общества и порядок предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.
14. Прекращение деятельности общества.
Штатное расписание – документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов ( в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке ). Штатное расписание оформляют на стандартных листах формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывают год, на который составлено штатное расписание. Штатное расписание состаавляют в табличной форме.
По штатному расписанию структурных подразделений ООО «Кенон» (приложение 2) на предприятии числятся:
- Торговый отдел. Код 010: продавцов- 16, старший повар, повар, кухонный рабочий.
- Экспедиция. Код 07: мастеры реализации - 12, подменные мастеры реализации - 4, диспетчеры х/б экспедиции – 8 , 16 грузчиков готовой продукции, приемосдатчики – 8 , обработчики х/б лотков – 3 , уборщики помещений – 2.
- Кондитерский цех. Код 03.1: кондитер-бригадир, кондитеры – 11, подсобный рабочий, побсобный рабочий в яйцебитке, уборщица, посудница.
- Кондитерский цех. Код 03: сменные мастеры – 4, кондитеры – 25, подс.рабочие – 3, укладчики готовой продукции – 4, упаковщики-укладчики – 2, операторы линии – 2, уборщицы – 3.
- Хлебобулочный цех. Код 02: сменных мастеров – 4, дрожжедоды – 4, пекари-операторы – 10, тестоводы-операторы – 6, машинисты ТРМ – 8, укладчики – 12, подсоб.рабочие – 4, укладчики-упаковщики – 6, уборщицы – 3.
- Сухарно-бараночный цех: мастеры – 3, пекари – 3, тестоводы – 3, машинисты ТРМ – 3, операторы – 2, укладчики – 3, подсоб.рабочие – 3, уборщицы – 2.
- Отдел главного энергетика. Отдел главного механика: сменные слесари – 2, электрослесарь, газоэлектросварщик, слесарь-сантехник, слесарь-обмотчик, слесарь холодильных установок, инженеры-электронщики – 2.
Так же изучена должностная инструкция тестовода хлебной линии сухаро-бараночного цеха (придожение 3).
В ООО «Кенон» Правила внутреннего распорядка утверждены общим собранием членов данного общества . Правила являются приложением к Уставу для обязательного исполнения каждым работающим в обществе.
Правила внутреннего распорядка общества имеют целью обеспечить укрепление трудовой дисциплины, организацию безопасных условий труда, рациональное использование рабочего времени. Определение обязанностей и прав членов общества в связи с трудовыми отношениями общества.
В правилах указаны следующие разделы:
1.Общее положение (цель правил внутреннего распорядка, на кого они распространяются, кем принимаются и на основе чего действуют)
2.Основные обязанности директора и должностных лиц (директор осуществляет повседневное руководство деятельностью общества, указания руководителя обязательны для всех членов общества; главный специалист несёт полную ответственность за состояние руководимой им отрасли; указания главных специалистов обязательны для всех членов)
3.Обязанности главных специалистов
4.Обязанности члена общества (соблюдение Устава, всех правил и трудовой дисциплины общества; обязательный минимум выходов трудового участия)
5.Рабочее время (продолжительность рабочей недели для трудоспособных членов общества, распорядок дня; предоставление выходных дней и отпусков).
6.Дисциплинарные взыскание и их применение.
7.Услуги оказываемые обществом.
8.Конроль за соблюдением правил внутреннего распорядка, решений общих собраний, Устава, решений заседаний правления возлагается на руководителя общества, Наблюдательный Совет, главных специалистов , руководителей подразделений, секретаря правления.
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов ее руководство наделяется правом издания распорядительных документов. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности организации, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты работ. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, то есть от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).
Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе принципа единоначалия, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по основной деятельности ( приложение 4 ) регулируют порядок финансирования деятельности предприятия, его метериально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности. Приказы по личному составу (кадровые) (приложение 5) регулируют прием, перемещения, увольнение работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, командирование, вынесение взысканий и поощрения и т.д.
В некоторых организациях распорядительным документом может быть решение. Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания акционеров и т.д.), составляемый по производственным вопросам. В инструкциях – нормативных актах, утверждаемых руководителем организации, излагаются различные правила или регламентирующие правовые отношения между организацией и работником.
Были рассмотрены некоторые виды распорядительных документов в ООО «Кенон» и изучены реквизиты, которые используются при их составлении. В приказе по ООО « Кенон» присутствуют следующие реквизиты:
1.Наименование организации (указывается на бланке в именительном падеже)
2.Наименование вида документа (должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия).
3.Дата документа (обязательный реквизит всех видов документов, он обеспечивает юридическую силу документа, датой документа может быть дата его подписания, утверждения, согласования, самого события, которое зафиксировано в документе).
4.Место составления или издания документа (этот реквизит указывают в том случае, если невозможно по реквизиту «Наименование организации» определить место составления или издания документа).
5.Текст документа (содержание управленческих действий в документах передаётся через текст, который является основной содержательной частью; текст может быть посвящён одному вопросу или нескольким; информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументированной, её излагают в краткой, убедительной и корректной форме).
6.Подпись (обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу, подписывают управленческие документы руководители организаций или замещающие их должностные лица).
Итак, после знакомства с документами (приказами), можно сделать вывод, что на них не хватает многих реквизитов, таких как: резолюция, отметка о наличии приложения, отметка об исполнении документа и направления его в дело, печать. Эти реквизиты общество «Кенон» не использует при составлении приказов.
Принятие обоснованных управленческих решений основано на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информацию о фактическом положении дел в системе управления получают из различных источников, но важнейшие среди них – информационно-справочные документы. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным. Они не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные, а представляют сведения, побуждающие принять определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, они продвигаются снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, затем к заместителю руководителя организации или руководителю организации. К основным информационно-справочным документам относят следующие: протокол, докладную записку, предложение, объяснительную записку, представление, переписку(служебное письмо, телеграмму, телефонограмму, телекс, факсограмму, электронное сообщение), акт, справку, сводку, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.
Акты, объяснительные записки, докладные записки, служебные записки могут служить основанием для издания приказов (распоряжений) по личному составу. Акт – это документ, составляемый группой лиц(преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товорно-материальных ценностей и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение. Главное в любом акте – установление фактического состояния дел и правильное их отражение в акте.
Докладная записка (приложение 6) – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Составляется как по личной инициативе автора(должностного лица), так и по указанию(письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.
Объяснительная записка – документ, объясняющийпричины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Ее оформляют на стандартном листе бумаги и адресуют конкретному должностному лицу. Основные реквизиты – наименование структурного подразделения, вид документа, дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Служебная записка (приложение 7) – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения (составляются по вопросам материально – технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.)
Служебное письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Служебные письма – это один из самых распространённых документов, ведь именно письма соединяют организацию – автора с другими учреждениями. Важно, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а также оно должно отвечать всем требованиям этики деловой переписки. Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требованиям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром – образцом, принятым для данной разновидности документов. Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам оформления реквизитов служебных документов. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть: кратким, полным, точным и объективным, корректным по форме. Существуют различные классификации служебных писем. В основном письма разделяются на входящие и исходящие, и на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претензия и т.п.), и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное и т.п.).
Под первичным документом понимается письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операций может быть зафиксирована на разных материальных носителях. К первичным относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции). В процессе прохождения практики были изучены приходный (приложение 8) и расходный (приложение 9) кассовые ордера. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являются наименование организации и структурного подразделения, дата, корреспондирующие счета, наименование юридического или физического лица, от которого получены денежные средства, сумма, указанная цифрами и прописью, с выделением в том числе НДС, основание, подписи главного бухгалтера и кассира. Обязательными реквизитами расходного кассового ордера являются номер и дата составления документа, наименование организации, корреспондирующие счета, сумма цифрами и прописью, наименование юридического или физического лица, которому выданы денежные средства, основание выдачи денег, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя, его подпись, а так же подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира.
Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по зароботной плате). Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.2 (приложение 10).
Так же был рассмотрен путевой лист грузового автомобиля (приложение 11).
Регистры бухгалтерского учета – носители учетно-экономической информации, полученные на основе первичных или сводных учетных документов. Они предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, и от ражения ее на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Регистры бухгалтерского учета классифицируют по следующим признакам: 1) назначению (хронологические, систематические, комбинированные); 2) содержанию записей (синтетические, аналитические, универсальные); 3) форме (книги, карточки, журналы, свободные листы); 4) способу построения (однопозиционные, двухпозиционные, многопозиционные, линейные, шахматные); 5) способу заполнения (используемым техническим средствам).
3.Организация и автоматизация работы с документами.
Документооборот предприятия – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Их несвоевременная обработка может привести к отрицательным последствиям, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи материалов для исполнения необходимо уделять большое внимание.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Обычно порядок движения (перемещения) документов предприятия регламентируется: схемой документооборота и маршрутами движения (перемещения) документов; инструкцией по делопроизводству; табелем унифицированных форм документов; положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам предприятия, допущенным к работе с теми или иными документами.
Перечисленные документы, как правило, разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководителем предприятия для установления единого порядка движения документов по соответствующим документационным потокам.
Документация предприятия состоит из трех документопотоков:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Документопотоки различаются по составу, величине, обработке и движению документов.
Документация за год составляет объем документооборота предприятия. Эта величина используется для определения необходимой численности персонала, занимающегося делопроизводством; расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства; оценки загруженности аппарата управления (так как всем его работникам приходится иметь дело с документами).
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяют следующие основные этапы:
- прием и первичная обработка документов;
-предварительное их рассмотрение и распределение;
- регистрация;
- контроль за исполнением;
- информационно-справочная работа;
- отправка.
В крупных предприятиях прием и
8-09-2015, 11:42