В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:
- проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылке адресату.
- проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплексность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений об этом сообщают отправителю.
- при получении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковкепередаются по назначению.
- Как правило конверты уничтожают. Сохраняют только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес и др.
- Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату.
- Экспедиция ведет учет всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении.
- документы сортируют по структурным подразделениям.
- процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа.
От распределения документов зависит прямоточностьих движения и скорость доставки конкретному исполнителю, то есть оперативность решения вопросов. Эту работу проводит сотрудник специального подразделения, занимающегося делопроизводством, или секретарь. Работник должен хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между их сотрудниками. Его задача – освободить руководителя предприятия от излишнего потока документов по второстепенным вопросам. Обработка, распределение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления. Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, с него снимают копию или устанавливают очередность исполнения.
Регистрация документов – фиксация факта их создания или получения путем присвоения порядковых номеров и записи установленных сведений. Осуществляется с целью учета документов, контроля за их исполнением и проведения справочной работы. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Регистрация документа – это снятие показателей (реквизитов) для создания базы данных учреждения. Из документов выписываютя, как правило, следующие сведения: дата поступления, входящий №, дата документа, индекс документа, автор, заголовок, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения, № дела. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная, автоматизированная электронная.
Исходящие документы – это те документы, которые предприятие направляет другим предприятиям, организациям, учреждениям, Наиболее распространёнными примерами исходящих документов являются:
-документы, адресованные федеральным, территориальным, местным и ведомственным органам управления (доклады об исполнении поступивших ранее на предприятие распоряжений, приказов и т.п.)
-документы, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти (иски, кассации и др.)
-документы, адресованные прочим предприятиям, организациям и учреждениям (например, в порядке согласования содержания того или иного документа, как проекты планов, договоров и др.)
-документы, адресованные партнёрам предприятия в лице других предприятий, организаций и учреждений (деловые письма)
-документы, адресованные общественным организациям или представляющим их общественным деятелям (ответное письмо на обращение, запрос и т.п.)
-документы, адресованные отдельным гражданам (ответное письмо на заявление, жалобу, просьбу и т.п.)
Исходящие документы доставляются адресатам по тем же каналам связи, что и входящие документы.
Каждая организация в процессе своей деятельности создаёт массу различных документов для решения своих внутренних проблем и потребностей.
Исходящие документы. Отправляемые организацией по другим адресам. Имеют следующий порядок прохождения:
-составление проекта документа;
-изготовление документа;
-визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);
-подписание (утверждение) документа;
-регистрация;
-оправка документа адресату.
Проект документа составляется специалистом, способным по своей квалификации разбираться в необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.
После оформления проект документа доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. На основании замечаний специалистов в проект документа могут быть внесены дополнения и изменения.
Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату. Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. В ООО «Кенон» все входящие и исходящие документы регистрируются в «Журнале регистрации входящих и исходящих документов» (приложение 12).
Внутренние документы – это документы, циркулирующие исключительно внутри предприятия (между его структурными подразделениями и должностными лицами) и соответственно предназначенные для документирования внутренней деятельности предприятия. Наиболее распространёнными примерами внутренних документов являются приказы (по основной деятельности и по кадрам), а также служебные записки, в том числе: пояснительные записки; докладные записки; информационные записки (меморандумы); аналитические записки; записки о состоянии дел за период времени; записки – расчёты; записки – резюме; записки – разрешения; объяснительные записки; инструкции; правила и др. документы.
Порядок прохождения внутренних документов:
-подготовка предварительного (чернового) варианта;
-редактирование и корректирование чернового варианта текста документа;
-согласование уточнённого варианта текста документа;
-оформление окончательного варианта текста документа;
-утверждение (подписание) документа;
-регистрация документа;
-передача рабочих экземпляров документа соответствующим лицам для руководства в практической деятельности;
-помещение контрольного экземпляра документа в дело;
-последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).
Передача внутренних документов между структурными подразделениями предприятия должна осуществляться через лиц, ответственных за документационное обеспечение соответствующих подразделений с совершением об этом необходимых отметок в регистрационных формах (карточках, книгах, журналах и проч.).
Подготовка чернового варианта текста внутреннего документа производится ответственным исполнителем по указанию должностного лица предприятия, в инициативном порядке либо во исполнение ранее полученного документа.
Редактирование и корректирование чернового варианта документа производится с целью уточнения его структуры и содержания, а также для
выявления и исключения из текста не устранённых ранее ошибок.
Согласование текста документа производится в случае, если изложение тех или иных положений документа требуют письменного выражения мнения. Оформление производится с целью внесения в текст проекта последних уточнений по результатам согласования уточнений.
Проект документа, оформленный надлежащим образом, передаётся для представления на подпись соответствующему лицу предприятия. Подписанный документ передаётся ответственным исполнителем на регистрацию. Контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утверждённой номенклатурой дел предприятия.
Контроль за исполнением документов подразделяется на контроль по существу выполнения поручения и контроль за сроками. Контроль по существу осуществляет руководитель предприятия или уполномоченный им сотрудник. Он заключается в оценке правильности и полноты решения вопроса. Контроль за сроками ведут сотрудники подразделения по делопроизводству или секретарь. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В документах, поступивших от вышестоящих организаций срок обычно указан. Изменение срока испролнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта; индивидуальные – руководителем, который их установил. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения задания, поручения, вопроса, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другогодокументированного подтверждения исполнения.
4.Систематизация и хранение документов.
Использованные в оперативной деятельности предприятия для решения текущих вопросов документы становятся хранителями информации, неоходимость в которой может возникнуть вновь через определенное время. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшая классификация – группировка в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Чтобы правильно сформоровать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В нее включают все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения и других нормативных документах. Важнейшие требования к номенклатуре дел:
- охват всех документов, получаемых и создаваемыхв поцессе деятельности организации;
- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность влючения в дело документов, не соответствующихего содержанию и сроку хранения;
- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Номенклатура предприятия разрабатывается работником, ответственным за организацию работы с документами. Она уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел бывает трех видов: типовая, примерная, конкретная (или индивидуальная).
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре. Она носит рекомендательный характер.
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Конкретная номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации определённом календарном году. Она составляется для обеспечения порядка формирования и учёта дел в организации, намечает группировку исполнительных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основным учётным документом в делопроизводстве.
В ООО «Кенон», как и в любой другой организации есть своя индивидуальная номенклатура дел (приложение 13).
.
Формирование дел – отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильные и своевременные распеделение и подшивка документов обеспечивают на только возможность быстрого их поиска, но и сохранность, исключают их потерю. Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в подразделении, ведущем делопроизводство. Формирование дела осуществляют с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях, систематически, ежедневно в течение года.
Признаки доведения дел:
1.Номинативный признак (по названию разновидности документов). Так формируются в дела распорядительные документы, некоторые виды справочно – информационных документов.
2.Авторский признак (по названию авторов документов дела).
3.Корреспондентский признак (по названию корреспондента).
4.Предметно – вопросный признак (в дело группируются разные документы, относящийся к решению одного вопроса).
5.Географический признак (документы разных корреспондентов группируются в дело по территориальной расположенности авторов).
В ООО «Кенон» документы формируются в дела в основном по номинативному признаку.
С целью убыстрения поиска документы в деле располагаются в определённой последовательности:
-в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы, решения, служебные письма, телефонограммы и т.п.
-в порядке алфавита по фамилиям группируются в самостоятельные дела лицевые счета по зарплате, анкеты и т.п.
-по номерам в дела подшиваются накладные, квитанции, и др. документы.
-в вопросно–логической последовательности подшиваются документы с приложениями, дата утверждения или составления которых может не совпадать с датой документа.
При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
1.В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены.
2.Формируют дело из документов одного календарного года. В организациях исключения могут составлять следующие дела: переходящие дела (дела не законченные в текущем году, переходящие на следующий год); личные дела (их формируют в течение всего периода работы какого–либо лица в данной организации).
3.Отдельно в дела группируются документы постоянного и временного сроков хранения.
4.В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.
5.Документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело.
6.В дело помещают основные документы и приложения к ним. Приложения присоединяют к основным документам независимо от даты их утверждения или составления.
7.Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, оформляются в дела отдельно от остальных документов организации.
Объём дела не должен превышать 250 листов. Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твёрдую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается: название организации; название структурного подразделения; номер дела по номенклатуре дел; заголовки дела по номенклатуре дел; дата (указание года формирования дела); количество листов (сведения заполняются в конце календарного года); срок хранения документов (в соответствии со статьёй перечня).
Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации. Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством. Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.
Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов организации проводится постоянно действующей экспертной комиссией, которая создаётся приказом руководителя организации.
В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению. Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.
Оформление дел.
1.Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года).
2.Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов.
3.Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме.
4.Составляется внутренняя опись документов дела. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
5.Дело прошивается или переплетается в твёрдую обложку. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.
6.Оформляется обложка дела.
На дела, завершённые делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел. Опись дел – это систематизированный перечень заголовков дел. Описи составляются отдельно на:
-дела постоянного хранения;
-временного (свыше 10 лет) хранения;
-дела по личному составу;
-дела, состоящие из специфических документов (научные отчёты, судебные дела и др.);
-служебные ведомственные издания.
Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре организации. Обнаруженные недостатки устраняются. Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения.
Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает её руководитель структурного подразделения.
Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждой описи указывается количество дел, номера отсутствующих дел, дата приёма передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.
Дела временного хранения передаче в ведомственный архив не подлежат. Дела хранятся в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт.
Постоянное хранение документов предприятия – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечении оптимальных условий и рационального размещения, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов. Обеспечивающих эффективную повседневную работу с ними и одновременно исключающих их утрату (порчу).
В процессе управления постоянным хранением документов решаются следующие основные задачи:
-создание и поддержание оптимальных условий хранения документов;
-рациональное размещение документов в процессе хранения;
-выдача документов во временное пользование и их обратный приём в места хранения;
-контроль за наличием и состоянием документов, находящихся на хранении;
-учёт документов, состоящих на хранении;
-комплектование архива документами, подлежащими хранению,
-экспертиза ценности документов, состоящих на хранении.
Создание и поддержание оптимальных условий постоянного хранения документов обеспечивается:
-предоставлением подходящих для этой цели по своим эксплуатационным характеристикам помещений;
-надлежащим оборудованием указанных помещений;
-применением и модернизацией средств создания и поддержания оптимальных режимов постоянного хранения документов;
-применением и модернизацией специальных средств постоянного хранения документов.
Организация рационального размещения документов в процессе их постоянного хранения. В соответствии с основными правилами работы государственных архивов документы располагаются в хранилищах: в соответствии с учётной документацией; в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение, а также оперативный поиск; в пределах групп хранения.
Общий порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Архивные документы располагаются в
8-09-2015, 11:42