Принципы выбора программного обеспечения решения учетно-аналитических задач

1.

2. Теоретические вопросы.

Принципы выбора программного обеспечения решения

учетно-аналитических задач

Программное обеспечение делится на системное и прикладное.

Системное (базовое) программное обеспечение представляет собой совокупность программ, предназначенных для организации процесса обработки данных в компьютере и обеспечивает рабочую среду для прикладных программ. В его состав входят операционные системы, сервисные системы, системы программирования, программы технического обслуживания.

Операционная система управляет всеми процессами обработки информации и обеспечивает взаимодействие аппаратными средствами и пользователем. Одной из важнейших функций операционной системы является автоматизация процессов ввода-вывода информации, управления выполнением прикладных задач, решаемых пользователем. Операционная система загружает программу в память ЭВМ, следит за ходом ее выполнения, анализирует сбойные ситуации и предлагает пользователю возможные варианты их устранения, обеспечивает организацию файлов подсистемы. Условно операционные системы можно разбит на три группы: однозадачные (однопользовательские), многозадачные (многопользовательские), сетевые. Примером однозадачной операционной системы можно считать MS DOS, так как она позволяет работать одному пользователю в каждый конкретный момент с одной задачей. Коллективное использование ресурсов ПЭВМ в мультипрограммном режиме и возможность выполнения нескольких программ (задач) обеспечивает многозадачные операционные системы. К ним относятся UNIX, OS/2 (корпорация IBM), Microsoft Windows 95, 98, 2000, NT и др. Сетевые операционные системы обеспечивают работу компьютерной сети и доступ пользователей к ее ресурсам.

Сервисные программы - программные продукты, предоставляющие пользователю дополнительные услуги в работе с компьютером и расширяющие возможности операционной системы:

- улучшают пользовательский интерфейс;

- защищают данные от разрушения и несанкционированного доступа;

- восстанавливают данные;

- ускоряют обмен данными между диском и ОЗУ;

- осуществляют архивацию – разархивацию данных;

- имеют антивирусные средства.

По способу организации и реализации сервисные средства могут быть представлены оболочками (Norton Commander и др.), утилитами и автономными программами.

Система программирования – комплекс средств, обеспечивающих создание новых программных продуктов. Состоят из входного языка программирования, трансляторов, средств перевода текста программы с языка программирования в машинные коды (С++, Delphi, Visual Basic, Java) и машинного языка, библиотеки стандартных программ и компоновки их в единое целое.

Под программами технического обслуживания понимается совокупность программно-аппаратных средств для диагностики и обнаружения ошибок в процессе работы компьютера или вычислительной системы в целом. Они включают в себя:

- средства диагностики и тестового контроля правильности работы ЭВМ и ее отдельных частей в том числе автоматического поиска ошибок и неисправностей с определенной локализацией их в ЭВМ;

- специальные программы диагностики и контроля вычислительной среды информационной системы в целом, в том числе программно-аппаратный контроль, осуществляющий автоматическую проверку работоспособности системы обработки данных перед налом работы вычислительной системы.

Прикладное программное обеспечение предназначено непосредственно для решения конкретных задач и в свою очередь делится на пакеты прикладных программ общего назначения, методо-ориентированные и проблемно-ориентированные.

Наиболее широкое распространение получили следующие прикладные программы общего назначения: текстовые и табличные процессоры, системы управления базами данных, пакеты презентационной графики и графические редакторы.

Текстовые процессоры предназначены для создания текстовых документов (MS Word, WordPerfect, Word Pro, ChiWriter, Лексикон). Наряду с формированием текстовых файлов они позволяют производить форматирование текста и его оформление графическими объектами, осуществлять проверку орфографии, подбор синонимов, печать документов и др.

Системы управления базами данных – программные продукты, обеспечивающие ввод данных, их коррекцию и манипулирование данными баз данных (MS Acces, MS FoxPro, Parados, Lotus, Approach, Oracle, Informix).

В зависимости от модели представления данных в базе данных различают сетевые, иерархические и реляционные СУБД. Большинство СУБД для персональных ЭВМ работает с реляционной моделью. Реляционная база данных представляет собой совокупность нескольких таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью связующих полей. Каждая из таблиц содержит информацию о каких-либо объектах одного типа (группы). Идентификация объектов таблицы осуществляется посредством записи. Записи в таблицы могут дополняться новыми, редактироваться или исключаться из таблицы, их можно просматривать или упорядочивать по некоторым признакам. Информация, содержащаяся в таблицах, может быть использована для составления отчетов.

Пакеты презентационной графики (Microsoft PowerPoint, Lotus ScreenCam) предназначены для создания презентационных материалов в виде слайдов и распечатки их на бумаге, вывода на экран, прозрачной пленки и для последующего использования в кодоскопе при проведении семинаров, конференций и т.д. С помощью этих пакетов можно создать шаблон презентации, т.е. однозначно определить ее стиль: шрифты, фоновую заставку, цветовую палитру и т.д. В качестве фона можно выбрать плавне цветовые переходы, придающие слайдам особый эффект. Пакеты презентационной графики, как правило, включают целый набор масштабируемых иллюстраций, разбитых по тематике, которые пользователь может редактировать и совмещать. В этих приложениях есть также готовая библиотека элементов мультипликации. Поддержка механизма OLE 2 позволяет включать в презентации таблицы, диаграммы, математические формулы, фрагменты видеоклипов. По готовому докладу можно создать слайд-фильм или web-презентацию в формате HTML для трансляции по локальной сети компании. Дополнительно подготавливаются заметки - информационные материалы, содержащие как слайды, так и пояснительный текст к ним, раздаваемые аудитории для лучшего усвоения материала.

Графические редакторы предназначены для обработки графических документов, иллюстраций, чертежей (Paintbrush, Corel DRAW, Adobe Photoshop). Допускают формирование любых изображений.

Все перечисленные виды прикладного программного обеспечения общего назначения могут использоваться бухгалтерами, но особое место и значение отводится табличным процессорам. Табличные процессоры предназначены для создания и обработки электронных таблиц (MS Excel, Lotus1, 2, 3, QuattroPro). Табличное представление информации, особенно экономической, является наиболее удобным как для восприятия, так и для осуществления расчетов. Электронная таблица на экране дисплея отображается в виде двумерной матрицы, состоящей из поименованных строк и столбцов, на пересечении которых располагаются ячейки (клетки). В ячейках электронных таблиц хранятся данные, которые могут быть представлены алфавитно-цифровой информацией и формулами. Формулы задают зависимость значения одних ячеек от содержимого других. Изменение содержимого ячейки приводит к изменению значений в зависящих от нее ячейках.

Среди табличных процессоров наиболее распространенным и популярным является Microsoft Excel. Он удобен для автоматизации бухгалтерских операций, проведения экономического анализа, контроля и аудита благодаря наличию набора финансовых функций, базирующихся на математическом аппарате методов финансово-экономических расчетов.

В целом же с Microsoft Excel можно профессионально решать достаточно сложные задачи. Главное достоинство этого программного продукта в том, что он позволяет бухгалтеру легко автоматизировать несложную, рутинную работу, выполняемую ежедневно. К достоинствам Microsoft Excel относится то, что

- выдаваемая на экран таблица удобна для электронного моделирования различных первичных документов и регистров синтетического и аналитического учета, таких, как журналы-ордера, ведомости и др.;

- легко выполняются любые операции с цифровой информацией;

- легко сортируются любые данные, как числовые, так и текстовые;

- легко исправлять ошибочную информацию, добавляя, удаляя или заменяя строки или столбцы;

- облегчается работа системы контроля правильности работы и выдачи сообщений об ошибках;

- имеется защита информации от непрофессионального и несанкционированного доступа и др.;

- многие специализированные бухгалтерские пакеты совместимы с Microsoft Excel.

Особое внимание следует обратить на две важные для бухгалтера возможности Microsoft Excel. Во-первых, это его графические средства, очень удобные для контроля и анализа, а, во-вторых, специальный набор встроенных функций, облегчающих процедуры контроля и анализа, в частности, расчеты:

- величины амортизации имущества за определенный период;

- текущего объема вклада, где текущий объем – это сумма, которую составят будущие платежи;

- объема вклада через определенный промежуток времени на основе периодических постоянных платежей и постоянной процентной ставки;

- процентной ставки дохода от инвестиций для ряда последовательных операций с денежными средствами;

- процентных платежей за текущий период при периодических постоянных выплатах и постоянной процентной ставке и др.

Бухгалтеру в его ежедневной работе могут понадобится и другие функции Microsoft Excel, не входящие в финансовую группу. Это статистические функции корреляции, т.е. определение связи между двумя множествами; определение максимального значения из списка; определение наиболее часто встречающегося значения; прогнозирование данных на основе известных значений в прошлом; нахождение среднего арифметического и др., а также функции для работы с датой и временем: определение даты, отстоящей вперед или назад на заданное количество рабочих дней между двумя датами; определение промежуточных итогов и т.д.

Для организации своей практической работы бухгалтер, помимо пакетов прикладных программ общего назначения, широко использует проблемно-ориентированные пакеты прикладных программ бухгалтерского учета.

Журналы операций, проводок и документов в системе «1С: Предприятие 7.7»

Система «1С:Предприятие» является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности предприятия. Все составляющие системы «1С: Предприятие» можно разделить на:

- технологическую платформу;

- конфигурации.

Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета.

Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и соответственно отвечает действующему законодательству.

В комплект поставки программных продуктов системы программ «1С: Предприятие» включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики.

Особенностью системы программ «1С: Предприятие» является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы «1С». Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

Средства ведения учета системы «1С: Предприятие». К ним относятся:

1) журналы операций, проводок и документов;

2) операции и типовые хозяйственные операции;

3) документы, расчеты (бланки).

Для удобства просмотра однотипных данных предназначены журналы операций, проводок и документов.

Журнал операций содержит основные сведения об операциях. В конфигурации «1С: Предприятие» журнал операций может содержать помимо операций, введенных вручную, все документы. Журнал операций обладает рядом особенностей. Например, существует возможность разделения журнала операций на два подокна: для списка операций и документов и для списка проводок текущей операции. Кроме того, операции, сформированные документами, позволяют открыть для редактирования не только саму операцию, но и документ, который сформировал эту операцию.

Журнал проводок включает все проводки, сформированные по операциям или документам типовой конфигурации. В журнале предусмотрен просмотр общего списка проводок разделение проводок по номерам журнала операций. Для включения режимов разделения в форме журнала следует установить флажок «Разделение по номерам журналов». При этом в верхней части окна появляются закладки с номерами журналов.

Кроме журналов операций и проводок, существует общий журнал документов , в котором регистрируются все введенные документы, а также журналы документов определенного вида, содержащие сгруппированные однотипные документы (по участкам учета). Общий журнал позволяет работать со всеми документами любых видов, существующих в системе (в пределах прав доступа назначенных пользователю). Его внешний вид задается системой и не может быть изменен.

В журнале документов для каждого документа, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), показана информация, специфичная для документов конкретных видов. Например, в журнале счетов дополнительно отражается наименование заказчика а в журнале учета заработной платы – начисленные, к выдаче и выплаченные суммы заработной платы.

В конфигурации могут использоваться следующие специализированные журналы документов:

Для отбора и просмотра однотипных данных (проводки с одинаковыми суммами или корреспондирующими счетами, документы одного вида, операции по одному контрагенту и т.д.) в журналах в типовой конфигурации устанавливается, как правило, несколько режимов отбора. Кроме того, можно произвести отбор по определенному значению счета, субконто, журналу и т.д., присутствующему в журнале. Операции, введенные документами различных видов, можно проконтролировать не только в журнале операций, но и в специальных журналах документов.

Для работы с документами в «1С: Предприятие 7.7» документы в журналах сгруппированы по функциональному назначению: материалы, основные средства, заработная плата и т.д. По каждому документу, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена также информация, специфичная для документов конкретных видов (например, организация-контрагент). В журнале «Товар, реализация» документы, которые предварительно проведены, отмечаются специальной пиктограммой.

Все документы также отражаются в журнале операций и в журнале проводок.

Помимо этих журналов, в конфигурации существует общий журнал, содержащий документы всех видов. В этом журнале также можно просматривать документы, относящиеся к одному контрагенту (выбрав из меню «Действия» главного меню программы «Отбор по значению»).

Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно из:

- журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида;

- общего журнала документов;

- журнала операций – для документов, которые могут формировать бухгалтерские операции;

- журнала проводок, если документ может формировать операции и проводки.

2. Производственная ситуационная задача по организации автоматизированного учета для базового предприятия

Директору ПЧУП «Стройтехснаб»

В.А. Жарикову

бухгалтера О.Н. Янушко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

В целях снижения трудоемкости работ, временных затрат и повышения качества исполнения работ бухгалтерии ПЧУП «Стройтехснаб» (розничная реализация медикаментов и сопутствующих товаров через сеть аптек) прошу:

1) установить «1С: Система корпоративного учета «Управление аптекой»;

2) приобрести 9 новых компьютеров (2 – в бухгалтерию, 7 – в торговые залы).

В настоящее время структура бухгалтерии состоит из главного бухгалтера и бухгалтера. В бухгалтерии установлена система «1С: Предприятие» версии 7.7 (сетевая версия) (настройка компании «ЮКОЛА-ИНФО»). Конфигурация предназначена для предприятий, занимающихся торговой деятельностью.

Техническое обеспечение предприятия включает:

- для оформления и контроля операций используются кассовые суммирующие аппараты;

- средства передачи данных (модем);

- средства обработки и отображения – представлены персональными ЭВМ (на данный момент 2 компьютера в бухгалтерии);

- средства оргтехники (на данный момент копировальный аппарат, принтер) –требований по улучшению данных средств нет.

Базовое программное обеспечение: на компьютеры установлена операционная система Windows 2000.

Прикладное программное обеспечение (общего назначения): текстовой и табличный процессор. Текстовой процессор – MS Word, табличный – MS Excel.

Наиболее трудоемкой задачей бухгалтерии является обработка данных учета товаров и товарооборота. Документы по учету товара в общем документопотоке составляют примерно 70%. Таким образом, предложение направлено на установление «1С: Система корпоративного учета «Управление аптекой» (официальный партнер компании «1С-Битрикс» - компания «Pit-Stop ИнфоКонсалт»). Предпосылкой автоматизации является рутинность и повторяемость данного участка учета.

Главное достоинство автоматизации – возможность четкого контроля движения товара от момента его приобретения у поставщика до момента продажи покупателю.

Целью автоматизации является:

- организация единой системы учета и контроля движения товаров;

- организация эффективного управления ассортиментом и товарными запасами.

«1С: Система корпоративного учета «Управление аптекой» . Конфигурация данной системы – это оригинальный программный продукт. Она предназначена для автоматизации фармацевтического бизнеса, учитывает всю специфику его ассортимента и дает возможность управлять товарооборотом и вести оперативный учет как в отдельной аптеке, так и в сети аптек, занимающихся оптовой и розничной торговлей.

Назначение конфигурации:

- оперативный учет хозяйственных операций;

- управление товародвижением;

- управление складскими запасами;

- управлении закупками;

- анализ показателей торговой деятельности предприятия.

Функциональные возможности конфигурации:

- ведение партионно-серийного учета;

- автоматическое формирование розничных и оптовых цен в документе поступления;

- удобный механизм формирования ценников и штрих-кодов из документа поступления;

- автоматический контроль за сроками партии медикаментов на складах;

- для сетевых структур существует возможность автоматического формирования сводного заказа поставщику на основе потребности различных торговых точек сети;

- обмен данными с системой «ФармаСервис»;

- возможность подключения различного торгового оборудования.

Складской учет. По складам ведется количественный, суммовой и партионно-серийный учет.

Учет торговых операций. Автоматизирован учет операций поступления реализации товаров и услуг. Для розничной торговли поддерживается как оперативное отражением розничной реализации, так и отражением продаж по результатам инвентаризации.

Ценообразование. Реализованы автоматическое формирование розничной цены, контроль максимальной наценки и осуществления переоценки товаров.

Управление заказами. В конфигурации возможны следующие варианты составления заказа:

- составление заказа поставщикам самими торговыми точками;

- составление централизованного заказа на основе внутренних заказов торговых точек.

Получение аналитической информации. В конфигурации имеется широкий набор классических аналитических инструментов, встроенных в


8-09-2015, 13:17