Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии

АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ТЕЛЕРАДИОКОМПАНИЯ «ЕВРАЗИЯ»

Введение

В России за последние годы проведена определенная работа по становлению института аудиторства. Принятие Федерального закона «Об аудиторской деятельности» №307-ФЗ от 30.12.2008 г. подтверждает окончательное становление российского аудита и открывает перспективы его дальнейшего развития.

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования данной работы является процесс проведения аудиторской проверки на предприятии в современных условиях. Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

Сформулированная цель предполагает решение следующих задач:

1. Рассмотреть нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

2. Раскрыть источники информации для проверки

3. Рассмотреть вопросы для составления плана и программы проверки

4. Описать аудиторские процедуры, применяемые при проверке расчетов с подотчетными лицами

5. Провести аудит расчетов с подотчетными лицами на ООО «Телерадиокомпания «Евразия»

6. Обобщить результаты аудита и разработать предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на ООО «Телерадиокомпания «Евразия»

1. Теоретические аспекты аудита расчетов с подотчетными лицами

1.1 Законодательные и нормативные документы, регулирующие объект проверки

Основные нормативные документы

1. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению (приказ Минфина РФ №94н от 31.10.2000 г.);

2. Налоговый кодекс РФ. (гл 21,23,24,25)

3. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г.;

4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Министерства финансов РФ №34н от 29.07.1998 г.).

5. Положение о порядке покупки и выдаче ин. валюты для оплаты командировок (Приказ ЦБ России №62 от 25 июня 1997 г.) (редакция от 20 август 2002 г.)

6. Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ (Приказ Минфина РФ №49н от 6 июля 2001 г.) ред. №91 от 9 ноября 2001 г.

7. Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран (приказ Минфина №64Н от 02.08.2004 г.);

8. О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу (письмо Минтруда РФ, Минфина РФ №1037-ИХ от 17.05.1996 г.);

9. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (решение совета директоров Банка России №40 от 22.09.1993 г.);

10. О служебных командировках в пределах СССР (Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС №62 от 07.04.1988 г.);

11. Унифицированные формы первичной учетной документации (постановления Госкомстата РФ №55 от 01.08.2001 г., №26 от 06.04.2001 г.).

12. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995 г.);

1.2 Источники информации для проверки

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть, произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

1. приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;

2. оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных Средств;

3. расходы на командировки по территории РФ и за границу;

4. представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.».

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

1. авансовые отчеты;

2. журнал регистрации авансовых отчетов;

3. приказы о направлении сотрудников в командировку;

4. список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

5. сметы представительских расходов;

6. приказы об утверждении смет представительских расходов. Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

7. баланс предприятия (ф. №1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

8. отчет о движении денежных средств (ф. №4);

9. Главная книга;

10. журнал-ордер №7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

1.3 Вопросы для составления плана и программы проверки

Признаки отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:

1. отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

2. несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, полу чающих наличные деньги в кассе под отчет;

3. отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

4. несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

5. задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

6. списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

7. отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

8. отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

9. отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

10. выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник таблица 1.1.

Таблица 1.1. Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику таблица 1.1. аудитор может «сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен, отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4. В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом.

5. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

7. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и к норм не ведется.

8. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяет аудитору сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами неудовлетворителен. Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

1. если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций» то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

2. если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

1.4 Аудиторские процедуры, применяемые при проверке расчетов с подотчетными лицами

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательным документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

Основные контрольные процедуры:

1. «Подотчет 1.1.1» – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

2. «Подотчет 1.1.2» – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

3. «Подотчет 1.1.3» – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

4. «Подотчет 1.1.4» – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

5. «Подотчет 1.1.5» – проверка правильности списания под отчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

Согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» объектом обложения и базой для начисления страховых взносов в Пенсионный фонд РФ являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН.

Согласно ст. 237 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 Кодекса).

Таким образом, командировочные расходы также не учитываются при начислении взносов в Пенсионный фонд, как и в ситуации с единым социальным налогом.

1. «Подотчет 2.1.1» – проверка полноты оправдательных документов до командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

2. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.

3. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых.

4. «Подотчет 2.1.2» – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

5. «Подотчет 2.1.3» – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

6. «Подотчет 2.1.4» – проверка правильности возмещения командировочных расходов.

7. «Подотчет 2.1.5» – проверка правильности ведения командировочных расходов в пределах и сверх норм;

«Подотчет 2.2.1» – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту;

«Подотчет 2.2.2» – проверка правильности выделения на лога на добавленную стоимость в сумме командировочных рас ходов. Суммы расходов по

проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями,

расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий);

«Подотчет 3.1.1» – проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным под отчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.

Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются;

«Подотчет 3.1.2» – проверка правильности отражения в учете сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов, установленных Указом ЦБ России №375-У от 07.10.98 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическим лицами» – для организаций и предприятий 1 кооперации) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой другой организации (предприятия), занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров) наличии приходного кассового ордера и накладной на сумму товаров с указанием суммы налога отдельной строкой налог I добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисляется в общеустановленном порядке.

На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, налог на добавленную стоимость не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли:

Процедура проверки соблюдения проверяемым г ем лимита расчетов между юридическими лицами I рамках процедур проверки кассовых операций.

«Подотчет 4.1.1» – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда) представителей участникам их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Представительские расходы в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятий только при наличии оправдательных первичных документов которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон;

«Подотчет 4.1.2» – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

«Подотчет 5.1.1» – проверка правильности выведения остатков


8-09-2015, 15:31