Аудит расчетов с подотчетными лицами 14

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Аудит»

на тему

Методика аудиторской проверки

учета расчетов с подотчетными лицами

Уфа – 2010 г.

Введение

Аудиторская деятельность — явление достаточно новое для России, которое является, однако, необходимым элементом рыночной экономики. Эта деятельность охватывает собственно аудит, т.е. заключение независимого профессионального бухгалтера-аудитора о достоверности публичной бухгалтерской (финансовой) отчетности, и предоставление услуг, сопутствующих аудиту, — весьма разнообразных, но непременно требующих высокой квалификации профессионального бухгалтера.

Процесс производства является важнейшей стадией кругооборота средств предприятия. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные цели.

Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1) своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2) документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3) контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.
При этом решаются следующие задачи:

· оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

· подтверждение достоверности выдачи и возврата подотчетных сумм;

· установление законности и полноты возврата подотчетных сумм;

· проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;

· проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами.

Сформулированная цель предполагает решение следующих задач:

- дать понятие учета расчетов с подотчетными лицами;

- определить нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки;

- рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами;

-выяснить типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами, дать им характеристику;

- проанализировать полученный материал и сделать выводы.

Предметом исследования является учет расчетов с подотчетными лицами, где рассматривается учет и аудит с подотчетными лицами на предприятии.

В качестве теоретической основы изучения применялись труды и учебные пособия российских авторов по проблемам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики.

1. Законодательные и нормативные документы, регулирующие объект проверки :[1]

1. Федеральный Закон "Об аудиторской деятельности" от 30.12.2008г. № 307-ФЗ.

2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ.

3. Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ».

4. Стандарты по аудиторской деятельности.

5. Гражданский кодекс РФ.

6. Трудовой кодекс РФ.

7. Налоговый кодекс РФ (гл. 21, 23, 24, 25).

8. Положение о порядке покупки и выдачи иностранной ва­люты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ Рос­сии № 62 от 25.06.97).

9. Об изменении норм возмещения командировочных рас­ходов на территории Российской Федерации (Приказ МФ РФ).

10. О нормах возмещения расходов при краткосрочных за­гранкомандировках (письмо МФ РФ).

11. Нормы и нормативы на представительские расходы, рас­ходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующими размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения (письмо МФ РФ №94 от 06.10.92 г. с последующими изменениями и дополнениями).

12. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приказ МФ СССР №56 от 01.11.91.г. в редакции последующих изменений и дополнений).

13. Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) (Постановление Правительства РФ № 552 от 05.08.92 г. в редакции последующих изменений и дополнений).

2. Источники информации для проверки

Подотчетными суммами называются денежные авансы, вы­даваемые работникам предприятия из кассы на мелкие админи­стративно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам[2] . Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

· приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;

· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· расходы на командировки по территории РФ и за границу;

· представительские расходы.

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».[3] Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобнее и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и т.д. Для этого деньги выдаются из кассы сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке были израсходованы не все деньги, то остаток сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил свои деньги), то сумма переплаты организация должна ему компенсировать.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денеж­ных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции довольно однообразны, методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые от­четы, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:[4]

· авансовые отчеты;

· журнал регистрации авансовых отчетов;

· приказы о направлении сотрудников в командировку;

· список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

· сметы представительских расходов;

· приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регист­рах синтетического учета и отчетности:

· баланс предприятия (ф. № 1) (стр. баланса 236 — прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 — прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

· отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

· Главная книга;

· журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры ана­литического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы сче­товодства.

3. Вопросы для составления плана и программы проверки

Признаки отсутствия или недостаточности внутреннего кон­троля при ведении расчетов с подотчетными лицами для ауди­тора:[5]

· отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

· несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

· отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

· несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

· задолженность подотчетных лиц, не погашенная в уста­новленные сроки;

· списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые резуль­таты деятельности предприятия или за счет использования чис­той прибыли;

· отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

· отсутствие оправдательных документов или наличие до­кументов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

· отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

· выдача денег под отчет лицам, не являющимся работни­ками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы ауди­торской проверки расчетов с подотчетными лицами целесооб­разно использовать вопросник (табл.1).[6]

Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами

Таблица 1

По результатам опроса ответственных работников проверяе­мого предприятия по вопроснику (табл. 1) аудитор может сделать следующие выводы:[7]

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым ис­пользованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руково­дителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяй­ственные нужды.

2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4. В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом.

5. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогооб­ложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

7. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогооб­ложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

8. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превы­шающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определен­ное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволя­ют аудитору сделать основной вывод — о том, что порядок рас­четов с подотчетными лицами неудовлетворителен.

Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:[8]

· если по результатам опроса сотрудников проверяемого
предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может плани­ровать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в от­четности предприятия;

· если удельный вес расчетов с подотчетными лицами ве­лик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется че­рез подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженно­сти не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достовер­ности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского
учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

4. Перечень аудиторских процедур

Для выявления каждого из возможных нарушений или зло­употреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъя­вить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных сум­мах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предпри­ятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций (см. процедуры «Касса 2.2.1» и «Касса 2.2.2» аудита кассовых операций). Если при проведении проверки предпри­ятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть во­прос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников удержания из заработной платы, на основании статей 7 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

Основные контрольные процедуры:[9]

· «Подотчет 1.1.1» — проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

· «Подотчет 1.1.2» — проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полу­ченным авансам;

· «Подотчет 1.1.3» — проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

· «Подотчет 1.1.4» — проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

· «Подотчет 1.1.5» — проверка правильности списания под­отчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

В случае, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чис­той прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно су­ществует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подо­ходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г., то на эту выплату следует начислить взносы в Пенсионный фонд РФ и удержать 1% взносов в Пенсионный Фонд РФ согласно ст. 1 Закона РФ № 207-ФЗ от 21.12.95;

· «Подотчет 2.1.1» — проверка полноты оправдательных до­кументов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание их по­зорного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка гашения первичных докумен­те проводится в рамках аудита кассовых операций (см. проце­дуру «Касса 3.1.3» аудита кассовых операций);

· «Подотчет 2.1.2» — проверка наличия приказов о направ­лении работников в командировку;

· «Подотчет 2.1.3» — проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

· «Подотчет 2.1.4» — проверка правильности возмещения
командировочных расходов.

Для выполнения этой процедуры при командировках по тер­ритории РФ аудитор или его ассистент мо­гут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов (табл. 2).

Нормы возмещения командировочных расходов, руб.

Таблица 2

В соответствии со ст. 217 гл. 23 и ст. 238 гл. 24 НК РФ при опла­те работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогооб­ложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэро­порт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате ус­луг связи, получению и регистрации служебного заграничного пас­порта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом на­личной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком


8-09-2015, 15:36