Аудит расчетов с подотчетными лицами 14

Аналогичные таблицы используются и при проверке пра­вильности возмещения командировочных расходов за границей,

· «Подотчет 2.1.5» — проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

· «Подотчет 2.2.1» — проверка удержания подоходного на­лога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на про­езд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэро­дром или вокзал в местах отправления, назначения или переса­док (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту;

· «Подотчет 2.2.2» — проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по:

-проезду к месту служебной командировки и обратно,

-затраты за пользование в поездах постельными принад­лежностями,

-расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на до­бавленную стоимость.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, ус­луг) в пределах норм, установленных законодательством, подле­жат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы — налог возмещению из бюджета не подлежит, а отно­сится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организа­ций (предприятий);

· «Подотчет 3.1.1» — проверка правильности отражения в
учете налога на добавленную стоимость по приобретенным под­
отчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.

Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производст­венных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и расчет­ным путем не выделяются;

· «Подотчет 3.1.2» — проверка правильности отражения в
учете сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у
изготовителей, в оптовой торговле.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов, установленных Указом ЦБ России № 375-У от 07.10.98 «Об установлении предельного размера расчетов налич­ными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» — для организаций и предприятий потребительской кооперации) у организации-изготовителя (предприятия-изгото­вителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров) при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой налог на добавленную стоимость отражается по дебету сч. 19 и исчисля­ется в общеустановленном порядке.

На многих предприятиях независимо от того, у какой орга­низации приобретены материальные ценности, только на осно­вании того, что они приобретены за наличный расчет, налог на добавленную стоимость не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производст­ва, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедура проверки соблюдения проверяемым предприяти­ем лимита расчетов между юридическими лицами проводится в рамках процедур проверки кассовых операций (см. процедуру «Касса 5.1.1» аудита кассовых операций);

· «Подотчет 4.1.1» — проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зре­лищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время пе­реговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Представительские расходы в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятия, только при наличии оправдательных первичных документов, которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих

сторон;

· «Подотчет 4.1.2» — проверка правильности ведения ана­литического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

· «Подотчет 5.1.1» — проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными
лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предпри­ятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах уче­та развернуто;

· «Подотчет 6.1.1» — проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

5. Типичные ошибки

Основные нарушения — злоупотребления, хищения, ошиб­ки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами — могут быть классифицированы сле­дующим образом:[10]

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм

1.1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предпри­ятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.

1.2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.

1.3. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ра­нее полученным авансам.

1.4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

1.5. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли
предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении ра­ботников в командировку.

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.

2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм.

2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных рас­ходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении коман­дировочных расходов

3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установ­ленных норм.

3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стои­мость в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами

4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость рас­четным путем от стоимости материальных ценностей, приобре­тенных за наличный расчет в розничной торговой сети.

4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стои­мость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов

5.1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете.

5.2. Отсутствие аналитического учета представительских рас­ходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов
с подотчетными лицами

6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.

6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.

6.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнал ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

Заключение

Аудиторская деятельность в России за сравнительно короткий срок прошла этап становления и продолжает развиваться. Выраженное независимым аудитором мнение о достоверности информации, отражаемой в бухгалтерской и налоговой отчетности, позволяет заинтересованным пользователям с большей уверенностью использовать эту информацию при принятии управленческих решений, что снижает предпринимательские риски. Кроме того, консультируя работников предприятий, помогая им устранять недостатки в ведении учета и составлении отчетности, аудиторские организации (аудиторы) способствуют повышению уровня бухгалтерского и налогового учета в целом.

Проведя исследование выбранной темы можно сказать, что аудит – это деятельность, направленная на уменьшение предпринимательского риска, аудит способствует уменьшению до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов. Аудит обеспечивает не только проверку достоверности финансовых показателей, но и, разработку предложений по оптимизации хозяйственной деятельности с целью рационализации расходов и увеличения прибыли.

В данной работе был рассмотрен аудит учета расчетов с подотчетными лицами: дано понятие учета расчетов с подотчетными лицами, перечислены нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки, рассмотрен аудит расчетов с подотчетными лицами, выяснены типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами.

Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.

Аудитору нужно, прежде всего, проверить, что для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, должен использоваться счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Далее проверке подвергается правильность оформления всех первичных документов (приказы руководителя, авансовые отчеты с прилагаемыми оправдательными документами, командировочные удостоверения, расходные кассовые ордера и т.д.), регистров аналитического и синтетического учета (журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, записи в Главную книгу по счету 71).[11]

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия. В силу того, что правильность ведения данного участка бухгалтерского учета в конечном итоге отражается на величине налогов, уплачиваемых предприятием, актуальность данной темы выходит за рамки одного предприятия, т.к. касается бюджета государства.

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ – справочная правовая система «Консультант Плюс».

2. Налоговый кодекс РФ, часть 2 (утвержден Федеральным Законом от 5.08.2000 г. № 117-ФЗ – справочная правовая система «Консультант Плюс».

3. Гражданский кодекс РФ – справочная правовая система «Консультант Плюс».

4. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"

5. Федеральный Закон "Об аудиторской деятельности" от 30.12.2008г. № 307-ФЗ

6. Закон РФ от 18 июня 1993 г. N 5215-I "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением".

7. План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению, утвержденный Приказом МФ РФ № 94н от 31.10.2000 г.

8. Унифицированная форма первичной учетной документации АО-1 «Авансовый отчет» утвержденный постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55.

9. Стандарты аудиторской деятельности ФЗ – справочная правовая система «Консультант Плюс».

10. Аудит: Учебник для вузов/ В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; под ред. проф. В.И. Подольского. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2008 г., - 583 с.

11. Аудит; Учебник/под ред. В.И. Подольского. - М.: Экономистъ, 2006. - 494 с.

12. Белуха Н. Т. Аудит: Учебник. – Клин: «Знания», КОО, 2007. - 288 с.

13. Основы аудита: Учебник / С.М. Бычкова, А.В. Газарян, Г.И. Козлова и др. Под ред. Я.В. Соколова. – М.: Бухгалтерский учет, 2000- 388 с.

14. Справочник бухгалтера и аудитора. / Под ред. Е.А. Мизиковского и Л.Г. Макаровой. – М.: Юрист, 2006 - 283 с.

15. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник. – 2-е изд., доп. и перераб. -М.: ИНФРА-М, 2008- 278 с.

16. Киселева Г.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учеб. пособие./ Г.В. Киселева. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2007. – 524с.

17. Шеремет А.Д. Аудит: Учеб.для студентов вузов./ А.Д. Шеремет – М: «Финансы и статистика», 2003 - 360 с.

18. Интернет ресурсы: www.auditreform.ru

Практика

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.
При этом решаются следующие задачи:

· оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

· подтверждение достоверности выдачи и возврата подотчетных сумм;

· установление законности и полноты возврата подотчетных сумм;

· проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;

· проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию (табл. 1).
Аудитор при проверке должен знать, что получать деньги в подотчет имеют право, только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае «подотчетники» должны отчитываться не позднее чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе проверке предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.

Но как быть, если понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц? В этом случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д.

Аудитор должен проверить, чтобы каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был ознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. При аудиторской проверке необходимо помнить, что сотрудник предприятия может получить из кассы деньги под отчет только на определенные цели.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляют их в командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдать командированному сотруднику деньги.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями (водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь – марки для конвертов на почте, а бухгалтер – бланки налоговых деклараций в магазине). Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает заявление, в котором указывает, кому, на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.

Обычно деньги «подотчетникам» выдают до того, как они что-то купят, то есть авансом. Но как быть, если из-за непредвиденных обстоятельств сотрудник потратил на нужды предприятия свои собственные деньги? Может ли он потребовать, чтобы ему возместили эти расходы? Да, может. Но деньги ему вернут только в том случае, если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, а руководитель согласиться с тем, что приобретенные ценности действительно нужны предприятию, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму.

Иногда предприятие выдают деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Но так делать нельзя. Ведь в Порядке ведения кассовых операций сказано, что выдавать наличные под отчет можно только тогда, когда за сотрудником не числится задолженности по подотчетным средствам.

На начальном этапе аудита необходимо убедиться в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные под отчет, о сроках отчетности и командировочных расходах.

Далее осуществляется проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе проверки выявляются и отмечаются следующие замечания:

· по оформлению авансовых отчетов;

· по оформлению командировочных расходов (в том числе за рубеж):

· по передаче подотчетных сумм другому лицу;

· по несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдаче авансовых отчетов в бухгалтерию;

· по существу отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов осуществляется по двум направлениям: проверка по форме и по существу отраженных операций.

Порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами регулируется постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № AO-l "Авансовый отчет"». На основании данного постановления утверждена унифицированная форма авансового отчета № AO-l.

При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать следующие элементы документов:

· соответствие типовой форме № AO-l «Авансовый отчет»;

· наличие номера и даты составления;

· указание подотчетного лица;

· указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;

· указание назначения аванса;

· наличие подписей;

· заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При этом необходимо


8-09-2015, 15:36