До живих систем відносять:
- системи з структурою і низьким рівнем переробки інформації;
- системи, які мають відносно розвинену здатністю сприймати інформацію, але не володіють самосвідомістю;
- системи з розвиненою самосвідомістю, мисленням;
- соціальні системи і соціальні організації.
До соціальних систем відносять:
- системи державного управління. Саме вони визначають якісний стан суспільства, його розвиненість;
- системи самоврядування. За їх допомогою місцевим самоврядуванням організовується соціально-економічні і культурні процеси на конкретній території;
- системи управління організаціями, інститутами, групами;
- системи управління господарюючими об'єктами [30, с.161].
Інший науковець А.В. Демидова пропонує класифікувати системи за такими параметрами.
За способом утворення:
- природні – системи, створені природою без втручання людини;
- штучні – системи, створені людиною для задоволення різних потреб.
Стосовно цільового призначення:
- ціленаправлені – системи, які наперед програмують роботу, для досягнення поставленої мети;
- цілеспрямовані – поставлені цілі досягаються шляхом вибору альтернативних способів.
За наявністю центрального провідного елементу слід розрізняти централізовані, у складі яких є центральна ланка, і децентралізовані, в яких ролі розподілені рівномірно між елементами [9, с.87].
За розміром виділяють малі системи (включають менше 30 елементів), середні (до 300 елементів) і великі (більше 300 елементів). На думку А.В. Демидової великі системи складно|скрутно| досліджувати без попереднього розбиття їх на простіші функціональні складові.
За ступенем складності розрізняють прості системи – системи, які не потребують розбиття на складові при вирішенні проблем, і складні.
По відношенню до змін у часі слід виділяти відносно статичні, які мають один можливий і заданий стан і динамічні, які змінюються в протягом певного часу.
Також слід розрізняти системи і за тривалістю функціонування: короткострокові, довгострокові, середньострокові.
За спеціалізацією: системи спеціалізовані, які виконують одну функцію, і комплексні – що виконують усі функції [9, с.94].
Таким чином, системи класифікують за способом утворення, ступенем складності, розміром і відповідно виділяють соціальні, живі, неживі, природні, штучні, великі та інші системи. Ще один підхід до класифікації систем пропонує А.В. Демидова, яка розділяє їх на властивості I ряду і II ряду.
До властивостей системи I ряду слід віднести:
- цілісність – система є організаційно складною. Це означає, що якщо вона може бути розділена на елементи, то властивості та функції елементів визначаються їх місцем в межах цілого, а властивості цілого не можуть бути створені та визначені без деяких властивостей елементів. Цілісність системи конкретизується і здійснюється через зв'язки. Вони існують між елементами системи і несуть невелике смислове навантаження;
- подільність – система завжди повинна бути розділена на підсистеми, компоненти і елементи;
- множинність – кожна система складається з безлічі елементів (рівні ієрархії, кількість елементів і зв'язків);
- цілеспрямованість – кожна складова системи повинна бути орієнтована на досягнення загальної мети.
Властивості II ряду – це властивості, які забезпечують працездатність системи:
- гомогенність – система повинна мати хоча б одну загальну властивість;
- різнорідність – у кожній системі повинне бути розмаїття властивостей різнорідних елементів;
- самоорганізованість – самостійно існуюча і функціонуюча система не повинна руйнуватися;
- ієрархічність – система – це сукупність елементів, розташованих на різних рівнях ієрархії;
- централізованість – у кожній системі повинна бути центральна ланка, яка стоятиме над всіма рівнями ієрархії;
- емерджентність – властивості системи в цілому відрізняються від властивостей окремих її елементів [9, с.106].
В.П. Андрущенко та Н.І. Горлач вважають, що однією з найважливіших системних характеристик являється ентропія, що є кількісною мірою безладу в системі. Ентропія характеризує співвідношення дезорганізованості| і організованості систем різної природи. При прогресивному розвитку системи у ній швидше зменшується ентропія. Якщо ентропія у деякій системі збільшується, то це означає, що в системі переважають процеси руйнування, деструкції, рух у бік неврегульованості, невизначеності й хаосу, що зрештою може привести до руйнування та загибелі даної системи [1, с.124].
Отже, крім того, що системи можна класифікувати, вони ще й мають деякі характерні властивості. Це властивості, які мають системне походження та забезпечують працездатність системи.
Науковці А. Л. Гапоненко та А. П. Панкрухіна висловлюють думку про те, що системний підхід в управлінні ділиться на декілька етапів діяльності, які можна віднести до документознавства.
1. Виділення об'єкта уваги із загальної маси явищ і процесів, меж системи, її основних частин, елементів, зв'язків з навколишнім середовищем. Виявлення головних або важливих властивостей складових елементів і системи в цілому. При цьому система не обов'язково є матеріальним об'єктом; вона може бути, наприклад, алгоритмом, програмою або моделлю.
2. Визначення основних критеріїв доцільної дії системи, а також основних обмежень і умов існування.
3. Визначення варіантів структур і елементів, виявлення головних чинників|факторів|, що впливають на систему.
4. Розробка моделі системи.
5. Оптимізація роботи системи по досягненню мети.
6. Визначення оптимальної схеми управління системою.
7. Установлення надійного зворотного зв'язку за наслідками функціонування, визначення надійності функціонування системи [30, с.161].
А.В. Демидова основні поняття системного підходу представляє у вигляді логічної послідовності, в якій усі поняття взаємопов’язані. Мета – Елементи – Зв'язки елементів – Структура – Стан системи – Функціонування – Взаємодія з навколишнім середовищем – Організація – Управлінська дія – Результат. Так, мета – це збереження або досягнення бажаного або необхідного стану системи.
Елементи – частини системи. Зв'язки елементів – взаємини між елементами системи, що виявляються в обміні енергією, інформацією, речовиною. Структура – внутрішня будова системи, обумовлена стійкими зв'язками між її елементами. Стан системи – сукупність параметрів, що характеризують систему в цілому.
Функціонування – процес переходу з одного стану системи в інший або збереження заданого її стану.
Організація – структурно-функціональний стан системи. Організація описує головні відносини, які конструюютьсистему як ціле і визначають її сутність. Управлінська дія – цілеспрямована дія на систему для корекції її стану шляхом зміни вхідних параметрів. Результат – підсумковий стан системи, досягнутий під впливом управління і функціонування системи [30, с.284].
Отже, системний підхід у документознавстві має включати в себе такі основні етапи діяльності, як: виділення об’єкту, визначення його основних критеріїв, визначення чинників, що впливають на об’єкт, побудова моделі та визначення надійності функціонування системи.
На думку В.В. Кафідова, системний підхід у документознавстві передбачає не тільки вивчення об’єкта як системи (тобто сполучення його структурних компонентів — зовнішньої форми, матеріального носія та змісту, інформації, аналізу функціонального складу кожної з них тощо), а й сукупностей документів — потоків, масивів (фондів, колекцій, зібрань), груп, що об'єднані за певною ознакою [16, с.25].
Як системний об'єкт можуть розглядатися потоки управлінської документації чи їх частина в установі, сукупна продукція видавництва, фонди архівів, бібліотек чи музеїв, класифікаційні ряди документів. Функціональне спрямування як структурних частин цих об'єктів, так і в цілому, представляє складову загальної характеристики документа як системи. Однак, такого роду системні дослідження неможливі без застосування класифікаційного методу. Будь-який аналіз структури потоків або масивів ґрунтується на групуванні його частин на основі подібностей чи відмінностей як елементів системи чи структурних складових. Навіть дослідження конкретного документа не може уникнути процедури віднесення його до якогось класу чи виду. Часто класифікаційний метод називають типологічним, однак слід зауважити, що типологізація є частковим проявом класифікації.
Як системний об'єкт в документознавстві може аналізуватися і процес, наприклад, створення або організація користування документом, оскільки вони, як і кожна складна технологія, мають системну природу, а отже, і сукупність операцій — структурне впорядкування, а кожна операція — конкретну функціональну орієнтацію і т.д. Сукупності користувачів документів теж науково вивчаються за конкретними класифікаційними ознаками, як і види потреб у документній інформації, котрі можна представити також у певній системі інформаційних потреб. У динамічному документальному середовищі така ситуація стимулює створення документів, що цілком укладається у схему «стимул – реакція» [16, с.25].
Отже, системний підхід у документознавстві вивчає не лише систему, як об’єкт, а й сукупність документів, потоки управлінської документації та інформації.
Такі науковці як А.В. Ігнатьєва та М.М. Максімов виділяють загальні риси системного підходу, які можна віднести до документознавства:
- у дослідженні об'єкту як системи кожен елемент описується з урахуванням його місця у цілому|загалом|;
- дослідження системи невіддільно від дослідження умов її існування;
- для системного підходу специфічна проблема породження властивостей цілого з властивостей елементів і навпаки;
- у системному дослідженні недостатні суто причинні пояснення функціонування і розвитку об'єкту;
- джерело перетворення системи або функцій знаходиться звичайно в самій системі;
- самоорганізація систем пов'язана з доцільною поведінкою, допущенням безлічі індивідуальних характеристик і мір свободи [15, с.17].
Інший вчений В.В. Кафідов виділяє наступні позитивні риси системного підходу, які відносять до документознавства:
- розширення шляхів для пізнання об'єкту дослідження, зокрема його синергетичних властивостей;
- можливість розглядати глибинно будь-який об'єкт;
- створення більш складної схеми обґрунтування і виявлення характеру і достовірності зв'язків і відносин у досліджуваному об'єкті, і при цьому формувати передумови для пошуку нових механізмів ефективного функціонування об’єкта;
- тісний зв'язок з іншими методологічними напрямами науки, а при необхідності є можливість сумісного інтеграційного застосування інших методологічних підходів, що підвищує результативність дослідження [16, с.34].
Таким чином, системний підхід у документознавстві – це дослідження об'єкту як системи, в якій виділені всі елементи, їх внутрішні і зовнішні зв'язки, що впливають на його функціонування. На думку багатьох учених, системний підхід у документознавстві не обмежується лише вивченням об’єкту як системи, а й може вивчати сукупності документів, потоки управлінської документації, розглядати процес як системний об’єкт. Саме системний підхід у документознавстві допомагає визначити місце кожного елемента системи, його основні характеристики, глибше розглянути та вивчити риси цих елементів та побудувати більш складну схему дослідження об’єкту системи.
1.3 Аналіз систем документації
Значну роль у справі впорядкування роботи з документами, в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це науково впорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходження або створення документа до здачі його до архіву.
При розгляді систем документації В.А. Блощинська спирається на Єдину Державну систему діловодства. Основні положення ЄДСД складаються з загальної частини, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульовано загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які стоять на нижчих щаблях ієрархії.
Сферою сучасної служби документування є вся сукупність чинників, що так чи інакше впливають на ефективність виробництва й результативність діяльності підприємства чи установи. Правильно обрана й побудована система документування реалізовує свої основні функції через певні види документів. диференціація систем документування відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити іх функціонування у загальному інформаційному просторі. За цим принципом виділяються такі системи документацій як: галузеві та функціональні [2, с.134]. Л.І. Скібіцька вважає, що функціональні системи (планові, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів функціонального призначення. Вони тісно пов’язані між собою (система планової та облікової документації) і їх особливістю є те, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації й підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.
Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Кількість таких систем зумовлена кількістю галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації[27, с.14]. С.Г. Кулешов у діяльності управлінського апарату виділяє декілька управлінських функцій. Частина з них є типовими, притаманними будь-якому управлінському апарату, наприклад планування діяльності, організації системи управління, облік і звітність, кадрове забезпечення. В організаціях поряд з типовими значну частину документів можуть складати специфічні, які документують визначену галузь діяльності [17, с.90]. С.Г. Кулешов пропонує всі системи документації, що склалися в суспільстві поділити на три блоки: базові, інфраструктурні та дисциплінарні [17, с.90].
На його думку, базовими системами документації є системи, що утворилися в результаті функціонування «базових» сфер соціальної діяльності та спрямовані на забезпечення їхнього функціонування. Даний блок включає такі системи документації: наукова, виробничо-експлуатаційна, навчальна, економічна, громадсько-політична, судова, законодавча, військово-оборонна, документація органів внутрішніх, справ країни, цивільно-реєстраційна, документація системи охорони здоров’я, особиста. Ці системи не охоплюють усі сфери соціальної діяльності, але саме в них представлені сукупності з найбільш усталеними формами документів. Система виробничо-експлуатаційної документації включає документи з усіх галузей промислового (у тому числі енергетичного) та сільськогосподарського виробництва, а також різних сфер технологічної експлуатації (транспорту, зв'язку тощо). Цивільно-реєстраційна — це умовна назва документації, що створюється у результаті фіксації актів громадянського стану [17, с.90].
С.Г. Кулешов уважає, що кожна з груп має певні сукупності видів документів, а деякі містять низку систем документації. Такими є, зокрема, перші чотири групи:
- наукова: науково-організаційна, науково-дослідна, конструкторська, дослідно-конструкторська, дослідно-технологічна, патентна;
- навчальна: навчально-організаційна, навчально-дослідна, навчально-контрольна;
- виробничо-експлуатаційна: виробничо-організаційна, виробничо-проектна, експлуатаційно-технологічна;
- економічна: торговельна, зовнішньоторговельна, фінансова, цінова, банківська.
Науково-організаційна, виробничо-організаційна та навчально-організаційна підгрупи документації включають плани та програми організації діяльності у певній сфері. Вони відрізняються від планової управлінської документації своїми завданнями та змістом. Наприклад, навчально-контрольні документи — це списки питань до заліку, іспиту, екзаменаційні білети, контрольні програми перевірки знань за допомогою електронно-обчислювальної машини тощо.
Системи документації, які об’єднані у групу «економічні», у Державному класифікаторі управлінської документації віднесені відповідно до управлінської документації. Однак, на думку С.Г. Кулешова, таке приєднання є умовним і кожну з підгруп можна продовжити. Наприклад, до економічної документації можна додати ліцензійну, інвестиційну тощо [17, с.94].
Інфраструктурні види документації названі так тому, що функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності (наука, виробництво, навчання, економічна сфера тощо). Цей блок включає такі групи:
- управлінська: організаційно-розпорядча, первинно-облікова, звітно-статистична, планова, бухгалтерсько-облікова;
- нормативна: документація з стандартизації, документація з сертифікації, метрологічна;
- інформаційна: реєстраційно-облікова, документація систем інформаційного обслуговування;
- дисциплінарні — це види документації, які утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Відповідно виділяють технічні, гуманітарні та природничі;
- технічна документація: будівельна, транспортна, енергетична, житлово-комунальна;
- гуманітарна: соціологічна, етнографічна, археологічна;
- природнича: геологічна, картографічна, гідрологічна, метеорологічна.
С.Г. Кулешов вважає, що таким чином можна поділити документацію за всіма дисциплінами, оскільки в кожній існує науково-дослідна чи дослідно-конструкторська документація. Можна відзначити і наявність міждисциплінарних видів документації, в яких відбивається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, в космічній чи екологічній документації відкладаються документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо [17, с.99]. Таким чином, документальні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою та взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення та обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття й виконання управлінських рішень.
Складовою частиною державної системи документації, на думку В.А. Блощинської, є Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД). ДКУД розроблено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04.05.93 № 326 «Про концепцію побудови національної статистики України та Державну програму переходу на міжнародну систему обліку і статистики» [2, с.134]. ДКУД являє собою номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів (УФД) з уніфікованими кодовими позначеннями. ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами і організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством [2, с.134]. Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД) [2, с.134].
Об’єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.
ДКУД містить такі класи:
1) організаційно-розпорядча документація;
2) первинно-облікова документація;
3) банківська документація;
4) фінансова документація;
5) звітно-статистична документація;
6) планова документація;
7) ресурсна документація;
8) торговельна документація;
9) зовнішньоторговельна;
10) цінова документація;
11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення;
12) документація з побутового обслуговування населення;
13) бухгалтерсько-облікова документація;
14) документація з пенсійного фонду;
15) словниково-довідкова документація [2, с.134].
Ю.І. Палеха пропонує для удосконалення документування та документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ ввести уніфікацію управлінських документів [25, с.124]. На думку Ю.І. Палехи, метою уніфікації управлінських документів, як процесу пошуку єдиного початку й приведення різноманітних показників до схожості або ідентичності за певними
8-09-2015, 11:31