Номенклатура справ. Підготовка документів до зберігання та їх здача в архів

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі архівного підрозділу установи.

Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорій документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу N 5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2007 p., будуть мати номер: 5 П-07; 5 Т-07; 5 О/С-07;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу „ Строк зберігання, стаття за переліком ";

- графа опису „ Примітка " використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо;

- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описо*м, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за_______ _ рік, N".

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником канцелярії і затверджується керівником-структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.

Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архівний підрозділ установи, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності у структурному підрозділі ЕК опис складається у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу ЕК.

Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних архівів.

Зведений опис справ постійного строку зберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки післязавершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати справи до державного архіву в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2004 р. передаються в архівний підрозділ у 2007 p.). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи.

Передача справ в архівний підрозділ установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу установи розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ установи за номенклатурою справ.

Справи передаються до архівного підрозділу установи зв'язаними належним чином.

Схоронність документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України „Про Національний архівний фонд і архівні установи".

5. Архівна робота

Усі документи, що утворилися, мають політичну, наукову та історичну цінність, належать до складу Державного архівного фонду України і зберігаються в архівах установи організації, тощо.

Виконані документи з метою забезпечення їх обміну, зберігання, швидкого розшуку формуються у справи і у встановленому порядку передаються до архіву.

Архів - це організація чи її структурний підрозділ, який здійснює прийом і зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації.

Архівний підрозділ складає і постійно поповнює список органів - джерел комплектування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Вимоги до архівних приміщень.

Приміщення для архівного підрозділу будується спеціально або переобладнується із приміщень іншого призначення.

Архівний підрозділ повинен мати спеціально обладнані приміщення:

- прийому документів;

- зберігання (архівосховища);

- розміщення науково-довідкового апарату і облікових документів;

- роботи співробітників (робочі штати);

- роботи відвідувачів (читальний зал).

Площа архівосховища встановлюється, виходячи з реального обсягу і перспектив комплектування архівного відділу й інших підрозділів. Приміщення будується з вогнетривкими стінами й перекриттями з межами вогнестійкості не менше двох годин. Поєднання архівосховищ і робочих приміщень будь-якого призначення не допускається.

Вікна приміщень архівного підрозділу, розміщення яких допускає проникнення сторонніх осіб, обладнуються відкидними металевими ґратами, які замикаються зсередини на замок і опечатуються.

Двері приміщення архівного підрозділу мають бути металеві або оббиті металевим листом, з надійними замками підвищеної таємності.

В архівосховищах забороняється проводити газові, каналізаційні та інші магістральні трубопроводи.

Забороняється розміщення архівосховищ у неопалюваних, сирих приміщеннях, не пристосованих для роботи, а також у приміщеннях з пічним опаленням.

Для захисту документів від пилу потрібно:

- забезпечувати максимально можливу герметичність архівосховищ;

- обладнувати вентиляційні системи протипиловими фільтрами;

- встановлювати системи, які очищають повітря від пилу;

- при провітрюванні архівосховищ вікна і кватирки затягувати марлею, змоченою 50 % розчином гліцерину і старанно викрученою.

Використання архівних документів.

Архівні документи, які здаються на зберігання в архівні підрозділи, використовуються в наукових, практичних та інших цілях.

Працівники архівних підрозділів використовують у своїй службовій діяльності документи, які зберігаються тільки з дозволу керівника архівного підрозділу.

Архівні підрозділи для використання документів, які зберігаються, здійснюють:

- видачу справ у тимчасове користування;

- інформування зацікавлених органів про документи, які зберігаються;

- видачу юридичним особам та громадянам архівних довідок, копій, витягів;

- підготовку документів для опублікування, експонування на документальних виставках, використання у літературі, мистецтві, засобах масової інформації.

Видача документів з архіву.

Справи видаються у тимчасове користування в підрозділ, у діловодстві якого вони утворилися, або підрозділ-правонаступник. В інші підрозділи справи видаються лише за письмовою згодою керівництва фондоутворювача або органу підрозділу, якому підпорядковується документоутворювач. Без погодження можуть бути видані:

- особові справи колишніх працівників - із питань кадрових апаратів та військово-лікувальних комісій органу, установи;

- нормативні документи - за запитами співробітників органу, установи;

- припинені кримінальні справи, справи протокольного провадження - за запитами правоохоронних органів;

- архівні матеріали для науково-дослідної роботи працівникам органу, установи за запитом, підписаним керівником органу, установи.

Справи видаються для користування терміном до ЗО днів. За необхідності продовження зазначеного терміну керівник підрозділу, в якому знаходиться видана справа, подає до архівного підрозділу письмовий мотивований запит. Дозвіл на продовження терміну надає керівник інформаційного центру. У міру потреби працівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, які знаходяться в тимчасовому користуванні[11,с.247-249].

Висновки

У процесі виконання курсової роботи було розглянуті такі питання:

- складання номенклатури справ;

- формування справ;

- оперативне зберігання документів;

- підготовка справ до подальшого зберігання;

- архівна робота.

Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.

Важливе місце в діловодстві займає номенклатура справ та підготовка документів до зберігання та їх здача в архів, тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.

Використана література

1. Блощииська В. А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.

2. Вербіщька Т. С, Чіішікова В. П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.

3. Гордієнко. К. Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.

4. Задорожный Э.М, Задорожный С. Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.

5. Кондратюкова Л. К., Ткачева Л. Б., Акулина Т. В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.

6. Кульицький С. П.Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.

7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.

8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н. П. Осипова, В. Д. Воднік, Г. П. Клімова та ін. За ред. професора Н. П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.

9. Палеха Ю. І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.

10. Палеха Ю. І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.

11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.

12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.

13. Сорока М. Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.

14. Стенюков М. Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.

15. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.

16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.

17. Шепель В. М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. -382 с.

18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.