ЗМІСТ
ВСТУП
РОЗДІЛ 1 СКЛАДАННЯ ТА АНЛІЗ УСТАНОВЧИХ ТА НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНИХ ДОКУМЕНТІВ ПІДПРИЄМСТВА
1.1 Статут як установчі документи
1.2 Розроблення інструкції з діловодства
1.3 Розроблення інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю
1.4 Складання фірмового бланку підприємства
1.5 Розрахунок чисельності персоналу
РОЗДІЛ 2 ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА НОВОСТВОРЕНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ
2.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства
2.2 Раціоналізація документообігу на підприємстві
2.3 Оформлення журналів реєстрації документів
2.4 Розроблення номенклатури справ
2.5 Формування справ
ВИСНОВКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
ДОДАТКИ
ВСТУП
Актуальність курсової роботи. Людина, яка хоче відкрити нове підприємство, повинна знати особливості організації діловодства на новоствореному підприємстві. Цим обумовлена актуальність обраної теми курсової роботи «Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві».
Мета і завдання роботи. Мета – ознайомитися зі складом установчих та нормативно-методичних документів підприємства (статут, договір, інструкція, номенклатура справ), дізнатися про порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві.
Завдання курсової роботи:
ознайомитися з документами, на підставі яких створюється підприємство;
висвітлити методологію і методику раціоналізації діловодства;
описати прийоми раціоналізації документообігу на підприємстві, оформлення журналів реєстрації документів, розроблення інструкції з діловодства, розроблення номенклатури справ, формування справ.
Методи дослідження. При дослідженні теми курсової роботи були використані такі методи наукового дослідження:
аналіз і синтез літератури та законодавчих документів;
описовий метод;
метод узагальнення матеріалу;
метод спостереження за діяльністю працівників служби діловодства.
Практичне значення курсової роботи:
Розглянута тема курсової роботи може бути використана в майбутньому.
У роботі викладена докладно інформація про оформлення справ, розроблення номенклатури справ, розроблення інструкції з діловодства, складання фірмового бланку підприємства.
РОЗДІЛ 1. СКЛАДАННЯ УСТАНОВЧИХ ТА НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНИХ ДОКУМЕНТІВ ПІДПРИЄМСТВА
1.1 Статут та договір як установчі документи
Нормативно-правовим актом, яким оформлюється створення нового підприємства будь-якої форми власності та визначаються її структура, функції, правовий статус, відносини з іншими підприємствами, є статут.
Статут підприємства затверджується організацією вищого рівня, як правило, – власником майна. Після затвердження Статут згідно із законодавством підлягає обов'язковій реєстрації у відповідному органі державної влади, де підприємству видається свідоцтво про державну реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. Так, для товариств з обмеженою відповідальністю, приватних і малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, зазначеної у Статуті. Тільки після зареєстрування новоутворене підприємство може розпочинати свою діяльність.
Статути бувають типовіта індивідуальні. Типовий статут розробляють для системи однотипних підприємств. Індивідуальний статут для конкретного підприємства складають, як правило, на основі типового.
Статут друкують на чистих аркушах паперу формату А4. Оформлення Статуту має певну специфіку.
На його титульній сторінці оформлюють такі реквізити:
запис про державну реєстрацію (у лівому верхньому куті);
гриф затвердження (у правому верхньому куті);
назва виду документа, до якої входить назва підприємства (у центрі сторінки);
місце та рік складання або видання (над межею нижнього берега, посередині).
На титульній сторінці Статуту ставлять відбитки печаток і штампів відповідних установ (місцевого органу державної влади, пенсійного фонду, податкової інспекції, управління статистики тощо).
На наступних аркушах оформлюють текст Статуту.
Зміст Статуту має бути викладено чітко і зрозуміло, його текст поділяють на розділи, які нумерують арабськими цифрами. За необхідності великі складні розділи поділяються на підрозділи, пункти, підпункти.
Текст Статуту може мати такі основні розділи:
Загальні положення.
Мета та предмет діяльності підприємства.
Юридичний статус підприємства.
Органи управління підприємства.
Трудовий колектив.
Майно підприємства.
Фонди підприємства.
Облік та фінансова звітність.
Розподіл прибутків і відшкодування збитків.
Зовнішньоекономічна діяльність.
Реорганізація та припинення діяльності підприємства.
Внесення змін та доповнень до Статуту.
Проект Статуту готує юридична служба, а не служба діловодства, тому ми не будемо детально зупинятися на складанні тексту. Після остаточного оформлення Статуту всі його аркуші прошивають і скріплюють печаткою. Один примірник Статуту разом з іншими установчими документами, згрупованими в окрему справу, зберігається в організаційному відділі підприємства.
1.2 Розроблення інструкції з діловодства
Інструкція з діловодства – це правовий акт, що встановлює технологію створення або одержання документів, їхньої обробки, збереження і використання в поточній діяльності підприємства (далі – Інструкція) [2; C.9].
Інструкція належить до внутрішніх нормативних актів, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Вона розробляється службою діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 (далі– Примірна інструкція), примірних чи типових інструкціях для групи підприємств (наприклад, в одній галузі виробництва). ДСТУ на організаційно-розпорядчу документацію, інших положень державних нормативно-правових актів, актів спеціально-уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи з урахування специфіки діяльності конкретного підприємства.
Основне завдання Примірної інструкції, як і типових інструкцій з діловодства для визначеної категорії підприємств (певного відомства, галузі),– дати необхідний методичний матеріал для організації діловодства. Індивідуальна інструкція після підписання її першим керівником підприємства вважається локальним нормативно-правовим актом.
Основними розділами Інструкції можуть бути такі:
Загальні положення.
Склад документів організації.
Підготовка службових документів.
Загальні вимоги.
Бланки офіційних документів підприємства.
Вимоги до оформлення реквізитів.
Оформлення документів за допомогою друкарських засобів.
Оформлення окремих видів документів.
Наказ.
Розпорядження.
Протокол засідання.
Службовий лист.
Акт (або інші документи залежно від специфіки діяльності підприємства).
Порядок погодження документів.
Порядок підписання документів.
Організація документообігу.
Приймання, обробка та обіг вхідних і внутрішніх документів.
Реєстрація й облік документів, створення інформаційно-пошукових систем.
Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.
Організація контролю за виконанням документів.
Робота виконавців із документами.
Організація документів у діловодстві.
Порядок зберігання документів.
Складання і ведення номенклатур справ.
Формування справ.
Оформлення справ.
Оперативне зберігання документів.
Передання справ на зберігання в архів.
Ксерокопіювання і тиражування документів.
Зберігання, облік і використання бланків, печаток, штампів.
Використання факсимільного зв`язку, електронної пошти та інших засобів електронного обміну інформацією.
Ця структура Інструкції має примірний характер. Її можна доповнювати й іншими розділами, наприклад: «Документування роботи колегіального органу (колегії, ради директорів, ученої ради й ін.)»; «Оформлення листування з іноземними партнерами, використання електронної пошти, електронного обміну інформацією спеціалізованими програмним забезпеченням» та ін. (залежно від специфіки діяльності підприємства, його структури, порядку обігу документів, наявності відокремлених ділянок роботи, застосованих технічних засобів тощо).
Інструкція може складається з таких розділів.
Розділ «Загальні положення» має важливе правове значення і у ньому встановлюють призначення інструкції; підстави її розроблення; відповідальність працівників за організацію діловодства; загальні принципи роботи з документами. У розділі «Загальні положення» також подають перелік чинних нормативно-методичних документів, на основі яких розроблено Інструкцію, на які системи документації вона поширюється, хто відповідає за стан та удосконалення діловодства в організації, здійснює організаційно-методичне керівництво і контролює роботу з документами. Також у цьому розділі визначають порядок упровадження Інструкції, внесення до неї змін і доповнень.
Розділом «Склад документів організації» фіксують системи, номінали, види номіналів документів, якими користуються в цій організації. Документування управлінської інформації є невід`ємною складовою процесів управління будь-якого підприємства.
Розділ «Підготовка службових документів» має базуватися на загальних засадах створювання уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів, зафіксованих ДСТУ 4163-2003, зокрема оформлення реквізитів документів, моделювання бланків підприємства, документів тощо з обов`язковим поданням конкретних прикладів, зразків бланків, визначенням порядку їх застосування.
Розділом «Організація документообігу» визначають загальні засади організації документообігу підприємства, констатують категорію підприємства залежно від обсягу документообігу, визначають форму організації діловодства (централізована, децентралізована, змішана), порядок реєстрації і обліку документів, створення інформаційно-пошукових систем. Для вихідних і внутрішніх документів визначають основні етапи руху документів, повноваження працівників організації з їх погодження і підписання, порядок доведення документів до виконавців, правила надсилання документів залежно від способу передавання каналами зв`язку: пошта, факс, телеграф, електронна пошта тощо.
Додатком до розділу «Організація документообігу» може бути графік документообігу підприємства. Він дасть змогу простежити «життєвий цикл» документа: від його створення чи одержання до виконання або надсилання.
У розділі Інструкції «Інформаційно-пошукові системи підприємства» повинні бути надані реєстраційні форми (книги, журнали, картки, автоматизований облік документів). Обумовлювати порядок реєстрації та індексації документів слід у межах їх груп. Можна в цьому розділі приділити особливу увагу особливостям реєстрації й пошуку вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
У розділі «Організація контролю за виконанням документів» закріплюють порядок взяття документа на контроль, організацію контролю, визначають порядок зняття документа з контролю, критерії та конкретні показники виконавчої дисципліни. Також у розділі можна встановити засоби впливу (або покарання) на осіб, що порушують терміни створення документа.
Розділ «Робота виконавців з документами» передбачає урегулювання питань роботи тих, хто створює (готує) документи, з цими паперами або їх електронними версіями. Зокрема, певного урегулювання потребує порядок передавання документів на виконання; система інформування про перебіг виконання документа (обов’язково слід унормовувати термін, упродовж якого виконавець зобов’язаний передати виконаний документ до місця формування справи).
Порядок зберігання документів, систематизації документів відповідно до створеної на підприємстві номенклатури справ, порядок формування документів у справи, правила формування заголовків (назв) справ, оформлення справ, оперативне зберігання документів у поточному діловодстві, умови й порядок вилучення, у разі потреби, окремих документів і справ, а також передавання справ на зберігання в архів можуть бути врегульовані в одному чи різних розділах.
Розділи Інструкції можуть мати додатки, в яких буде врегульовано технології тиражування та множення документів, зберігання, обліку і використання бланків, печаток, штампів. Обов’язково такий додаток повинен містити перелік документів, на яких ставиться відбиток гербової (прирівняної до гербової) печатки.
Локальні нормативно-методичні документи встановлюють єдині правила документування діяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації, контролю виконання й зберігання документів. Основною вимогою, яка висувається до таких документів, є те, що вони не повинні суперечити чинним нормам стандартизації та уніфікації у сфері інформації та документації.
1.3 Розроблення Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю
Конфіденційне діловодство– це окремий напрям діловодства. Для забезпечення його ефективного функціонування важливе значення має розроблення спеціальної інструкції та додатків до неї, складання списку конфіденційної інформації, проставлення грифа обмеження доступу. При веденні конфіденційного діловодства слід приділити увагу відповідній підготовці документів, що містять комерційну таємницю, належному порядку робіт з ними, зокрема на електронних носіях.
Конфіденційне діловодство здійснюється шляхом вирішення комплексу організаційно-правових, інженерно-технічних, криптографічних та оперативно-пошукових заходів, спрямованих на запобігання розголошення інформації з обмеженим доступом та втратами її матеріальних носіїв. Технологічні процеси цієї практичної сфери діяльності загалом базується на тих самих принципах, що і загального (відкритого) діловодства, але відрізняються низькою суттєвих відмінностей.
До організаційно-технологіних особливостей конфіденційного діловодства належать:
жорстке регламентування складу документів та процесу документування, у т.ч. і стосовно проектів створюваних документів;
облік усіх примірників конфіденційних документів, включаючи їх проекти;
реєстрування максимально повних даних про кожен документ обмеженого доступу;
фіксування проходження кожного документа та місця його перебування;
проведення систематичних перевірок наявності документів;
дозвільна система допуску до документів і справ;
суворі вимоги до умов зберігання документів і до їх використання;
персональна та обов`язкова відповідальність за облік, збереження документів і порядок користування ними [6; C. 9].
Сукупність організаційних, трудових та інших аспектів організації роботи з конфіденційною інформацією може бути подана в Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі– Інструкція).
Основними завданнями локальної Інструкції є встановлення загальних правил збереження інформації, яка наявна у документах обмеженого доступу, єдиного порядку документування й організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі– КТ). Таку інструкцію розробляють для захисту підприємства від несанкціонованого витоку інформації. Для цього винаходять нові методи удосконалення роботи з документами, що містять КТ, методи організації захищеного документообігу та його упорядкування, принципи оптимізації технологічних процесів роботи з документами, що містять КТ.
При розробці Інструкції слід керуватися Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893, Інструкцією про порядок відбору та передавання секретних документів на архівне зберігання, затвердженою спільним наказом Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації і Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (нині Держкомархівом України) від 3 березня 1997 року № 25/7 та відомчими нормативно-правовими та нормативно-методичними актами.
Усі працівники, які займаються веденням діловодства на підприємстві, мають бути ознайомлені з правилами та положеннями Інструкції під розписку при прийнятті на роботу, а також у разі внесення до неї змін або доповнень.
Інструкція може складатися з таких розділів:
Загальні положення.
Перелік відомостей, що становлять КТ.
Підготовка службових документів, що містять КТ.
Порядок роботи з документами, що містять КТ, на електронних носіях.
Прийняття і облік документів, що містять КТ.
Розмноження і розсилання (відправлення) документів.
Формування справ виконаних документів.
Відбір документів для зберігання і знищення.
Забезпечення збереження документів. Перевірка їх наявності.
Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків.
До Інструкції можуть додаватися численні додатки, як то:
Акт про відсутність вкладень у конверті (пакеті);
Журнал обліку документів та видань з грифом «КТ»;
Картка обліку документів та видань з грифом «КТ»;
Журнал обліку магнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;
Картка обліку магнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;
Журнал обліку та розподіл видань з грифом «КТ»;
Картка обліку справ і видань, що містять гриф «КТ»;
Опис справ постійного зберігання;
Акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню;
Акт перевірки наявності та стану документів і справ;
Журнал обліку бланків тощо.
Вимоги до порядку зберігання архівних документів з обмеженим доступом можуть урегульовуватися окремою інструкцією або ж долучатися до цієї. У такому разі окремими розділами Інструкції можуть бути:
Підготовка документів з обмеженим доступом до передавання на архівне зберігання;
Складання і оформлення описів справ та актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню;
Оформлення справ з обмеженим доступом;
Передавання документів з обмеженим доступом і справ на архівне зберігання;
Зберігання архівних документів з обмеженим доступом у державних архівних установах.
1.4 Складання фірмового бланку підприємства
Кожне нове підприємство прагне створити свій унікальний імідж, якимсь чином виділитися серед сотень конкурентів. Складові іміджу підприємства– логотип і девіз, дизайн реклами, фірмові ручки, пакети, теки і, звичайно ж, певний стиль оформлення ділової документації, так звані фірмові бланки, що надають вихідним документам презентабельний вигляду. Створити фірмовий бланк документа нескладно.
Зазвичай у фірмовий бланк підприємства, окрім елементів дизайну, додають ті реквізити, які зустрічаються в більшій частині однотипних документів. Це, в першу чергу, логотип (зображення емблеми організації або товарного знаку), назва компанії і додаткова інформація про неї (адреса, телефон, номер банківського рахунку та ін.).
Створимо фірмовий бланк вигаданої підприємства «Будсервіс». Цей бланк у верхній частині містить логотип, назву підприємства і додаткову інформацію про неї, а в нижній– девіз компанії.
При створень бланка виконаємо такі операції в Microsoft Word:
1. Створити новий шаблон документа:
Виконати команду Файл > Створити, потім:
на панелі управління Створення документа, що відкрилося в правій частині вікна Microsoft Word, вибираємо пункт Загальні шаблони;
у діалоговому вікні Шаблони на закладці Загальні виділяємо Новий документ;
у правій частині діалогового вікна вибираємо опцію Шаблон і натискаємо кнопку ОК.
2. Задати параметри сторінки:
Виконуємо команду Файл > Параметри сторінки і вибрати формат паперу А-4, потім на закладці Поля вибрати величину полів згідно ДСТУ 4361-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів верхнє, нижнє і ліве поля документа – 2 см, а праве – 1,5 см.
Універсальний фірмовий бланк можна використовувати як для односторінкових, так і для багатосторінкових документів. Докладну інформацію про підприємство (адреса, телефон і т. п.) розмістимо тільки на першій сторінці документа, а для всієї решти сторінок створимо спрощений варіант бланка, який міститиме тільки назву підприємства і логотип. Для цього необхідно перемкнутися на закладку Джерело паперу діалогового вікна Параметри сторінки (меню Файл) і включити опцію Розрізняти колонтитули першої сторінки, також перевірити відстані від колонтитулів до краю сторінки (не повинні перевищувати 1,25 см).
3. Додати в шаблон елементи фірмового бланка:
Зробимо доступними ділянки колонтитулів документа. Для цього необхідно виконати команди Вигляд > Колонтитули.
Використовуючи найзручніший спосіб розміщення реквізитів документа, які будуть включені у фірмовий бланк, – застосувати «приховану» таблицю. У ділянку верхнього колонтитулу вставити таблицю, що складається з трьох стовпців і двох рядків. Для цього виконаємо команди Таблиця > Вставити > Таблиця і задамо кількість стовпців і рядків майбутньої таблиці. Об'єднаємо деякі ячейки, щоб надати таблиці потрібну форму для розміщення елементів бланка. Це можна зробити різними способами. Наприклад, натиснути на кнопку Об'єднати ячейки на панелі інструментів Таблиці і межі.
При роботі з таблицями дуже зручно використовувати цю панель інструментів. Щоб відобразити її на екрані, виконаємо команди меню Вигляд > Панелі інструментів > Таблиці і межі. А перш ніж об'єднувати ячейки, необхідно їх виділити.
У першому елементі таблиці розмістимо логотип підприємства. Для цього виконаємо команди меню Вставка > Малюнок > З файлу, відкрити диск і теку, в якій зберігається графічний файл з логотипом, виділимо його і натиснемо кнопку Вставити.
При необхідності можна зрадити розмір доданого малюнка. Для цього потрібно клацнути на ньому мишею і «перетягнути» один з кутових маркерів виділення на рамці навколо малюнка.
Змінимо розмір елементу таблиці, в якій знаходиться логотип, підігнавши його під розмір малюнка. Для цього потрібно «перетягнути» межу осередку за допомогою миші.
Тепер набираємо назву компанії, адресу і банківські реквізити в решті елементів таблиці, а також змінюємо шрифт і вирівнюємо текст. На панелі інструментів Таблиці і межі є група кнопок, що відповідають за вирівнювання даних усередині елементів таблиці, а також вид вирівнювання для виділених елементів таблиці.
Далі зробимо таблицю «невидимою», тобто відключимо в таблиці всі межі, окрім нижньої. Це створить враження візуальної межі між елементами бланка і основним документом. Для
8-09-2015, 11:47