Класифікатора з питань діяльності підприємства;
Класифікатора видів документів;
Класифікатора кореспондентів;
Класифікатора резолюції;
Класифікатора виконавців;
Класифікатора результатів виконання документів (у т. ч. причин невиконання документів);
Класифікатора структурних підрозділів;
Класифікатора форм документів;
Переліку документів із зазначенням строків зберігання;
Номенклатури справ;
Зведеного переліку інформації, що становить КТ:
Класифікатора документів організації, що містять КТ.
Формування вихідного масиву документів здійснюють на основі документного обстеження архіву організації і документів поточного діловодства. На цьому етапі обстежують:
документи, які становлять правову основу діяльності підприємства: законодавчі й нормативно-правові акти вищих і галузевих органів державної влади і управління, які безпосередньо регламентують різні аспекти функціонування підприємства;
організаційну структуру функції структурних підрозділів підприємства, на які буде поширюватися дія, принципи розподілу повноважень під час виконання ними управлінських функцій (зокрема, статут або положення про підприємство, положення про структурні підрозділи, колегіальний орган, штатний розпис, колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції);
розпорядчу документацію: накази, розпорядження, рішення колегіальних органів управління з основної діяльності тощо;
комплекс наявних на підприємстві нормативно-методичних документів з діловодства, які визначають склад та технологію обробки документів: інструкцію з діловодства, правила складання та оформлювання документів, інструкції (процедури) з виконання певних технологічних операцій організації роботи з документами, номенклатуру справ організації, індивідуальні номенклатури справ структурних підрозділів та описи справ за минулі роки, попередні класифікатори документів і кореспондентів тощо;
реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання;
документацію підприємства щонайменше за три останні роки діяльності;
перспективне планування підприємства на наступний рік.
Уніфікацію систем документів упроваджують згідно з накресленою Методичними рекомендаціями щодо застосування ДСТУ 4163-2003 програмою дій стосовно впровадження уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (ОРД):
розроблення чи перероблення інструкції (регламенту, правил) з оформлення документів на підприємстві;
розроблення бланків документів відповідно до вимог ДСТУ;
удосконалення організації виготовлення бланків та їх обліку;
проведення семінарів і нарад з керівниками структурних підрозділів, а також періодичне проведення практичних занять (семінарів) зпрацівниками, що виконують діловодні процеси;
забезпечення працівників структурних підрозділів, які готують і оформлюють документи, примірниками стандарту, методичними рекомендаціями щодо його застосування, уніфікованими формами документів підприємства;
вивчення змісту стандарту працівниками структурних підрозділів;
впровадження досвіду застосування стандарту.
Національна уніфікована система документації на рівні підприємств різних форм власності реалізується комплексом індивідуальної нормативно-методичної документації, а саме:
Інструкцією з діловодства;
Правилами підготовки й оформлення управлінських документів;
Класифікатором і Альбомом уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності підприємства, до якого долучають форми основних видів номіналів документів (наказ про розподіл повноважень, про режим роботи підприємства, про перенесення робочих днів, створення інвентаризаційної комісії, про затвердження штатного розпису, про внесення змін до штатного розпису тощо);
Збірником типових текстів та порядком їх створення:
Переліком документів, що підлягають затвердженню;
Переліком документів, що засвідчуються відбитком печатки підприємства;
Переліком документів, що не підлягають реєстрації у службі діловодства;
Інструкцією роботи з документами обмеженого доступу тощо.
Важливим етапом раціоналізації документообігу є визначення частоти створення конкретних видів номіналів документів,групування їх на періодичні та постійні (умовно постійні) форми. Аналіз форм документів організовують у кожному структурному підрозділі з певного виду діяльності (за відсутності структурних підрозділів – з конкретних управлінських функцій: розпорядча, виробнича діяльність, збут і постачання тощо). Інформацію про вид номіналу документа фіксують у Карті документа.
Карти документів, сформовані у ході документного огляду, є основним робочим масивом, що застосовується у подальшому для формування структури Класифікатора типових текстів, Класифікатора форм та документного масиву форм, представленого в ньому.
2.2 Раціоналізація документообігу на підприємстві
Документообіг– це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до завершення виконання або надсилання (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять») [5; C. 21].
Характеристикою документообігу є його обсяг – кількість створюваних на підприємстві документів та їх копій упродовж року. Документообіг багатьох підприємств постійно зростає, сягаючи 100-200 тис., іноді 300-400 тис. і більше документів на рік.
Шляхи раціоналізації документообігу
Процес раціоналізації документообігу передбачає організацію безперервного потоку документів, їх негайного розгляду, прийняття без зволікань щодо них відповідних рішень, мінімізацію накопичення нерозглянутих документів на робочих місцях. На практиці раціоналізацію документообігу досить часто ототожнюють зі зменшенням кількості документів, створюваних підприємством. Інформація, яка існує сама по собі і не впливає на прийняття рішень, є надлишковою. Але перш ніж вдатися до «інквізиційних» методів боротьби з обсягом показників, звітності, першочергово визначити, чи потрібні ці документи організації, і наскільки ефективно вони реалізують цілі корпоративного управління. Можливо, доцільніше обрати шлях їх упорядкування та уніфікації. Можна розраховувати на допомогу комп'ютера. Адже із середини 90-х в Україні започатковано застосування корпоративних систем документообігу, які передбачають не лише автоматизацію традиційних функцій діловодства, а й реалізацію принципово нових можливостей управління документообігом, виконання довідково-інформаційної роботи, використання електронного документообігу, здійснення централізованого контролю документообігу всіх включених до мережі підрозділів. Функціонування на підприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу. Розроблення добре налагодженої пошукової системи дасть змогу одержати будь-яку необхідну інформацію, не встаючи з робочого місця, а отже обмежить потребу працівників у тиражуванні документів.
Дієвим методом скорочення обсягів невиправданого документопотоку є підвищення якості самих документів як носіїв інформації. Тут у нагоді стане методика складання уніфікованих текстів різних видів документів, які удосконалюються упродовж певного часу.
Зменшення розміру тексту документа – один із кроків до скорочення документообігу. Для раціонального розміщення інформації на папері доцільно використовувати кутове розташування реквізитів у документах,що містять гриф затвердження, адресата (задіяний лівий верхній кут робочої площі документа). Ефективним є широке впровадження бланків документів, їх уніфікованих формтощо.
Серед основних ознак раціонального документообігу можна виділити, зокрема, такі:
прямоточність (без зворотного повернення) і якнайкоротший рух документів під час виконання певних технологічних операцій;
мінімізація етапів створення та обробки документа, кількості задіяних структурних підрозділів та посадових осіб, які беруть участь у цих процесах (наприклад, скорочення кількості підписів на посвідченні про відрядження - на одному підприємстві обходяться 1 -2 підписами, на іншому необхідно 5-6);
одночасність роботи з документом певних посадових осіб під час виконання різних технологічних операцій (скорочується час руху документа, підвищується оперативність його виконання);
одноразовість операції з оброблення документів, уникнення паралелізму і дублювання (наприклад, централізована одноразова реєстрація документа);
налагоджена інформаційно-пошукова система даних щодо руху і виконання документа.
Раціоналізація документопотоку
Окрім документа, об'єктом раціоналізації є також документаційний технологічний процес та основний учасник документообігу– документопотік.
Організація роботи щодо удосконалення документообігу підприємств невіддільна від аналізу сформованих документопотоків. Під документопотоком мається на увазі сукупність документів, які виконують певне цільове призначення в процесі документообігу. У документообігу будь-якого підприємства структурують такі документопотоки: вхідні (надійшли ззовні, від інших підприємств); вихідні (створені підприємством та надсилаються до інших суб'єктів господарювання); внутрішні, або локальні (створені підприємством, але залишаються у внутрішньому обігу).
Під час реєстрації документів виокремлюють документи, які підлягають передаванню конкретним виконавцям, та документи, які передаються на розгляд керівнику задля визначення кількості виконавців, строків та характеру виконання тощо.
Порядок руху документів, їх склад є вторинними в конкретній організації щодо цілей, завдань, внутрішньої структури і розподілу посадових обов'язків працівників.
Аналіз документопотоків– шлях до вивчення та раціоналізації існуючої системи управління організації. Найбільш простим та наочним методом аналізу документопотоків є графічний: будуються графіки документообігу від місця створення документа до місця використання і зберігання із зазначенням часу (нормативного і фактичного) перебування документа у працівника, відповідно до його посадових обов'язків. Аналіз документопотоків нерозривно пов'язаний із аналізом організаційної структури підприємства, що дає змогу одночасно зробити висновки щодо ефективності останньої. На їх основі з урахуванням обсягу документообігу та категорії підприємства (IV– до 10 тис. документів на рік, III– 10-25 тис. документів на рік, II– 25-100 тис. документів на рік, І– понад 100 тис. документів на рік), а також форми організації діловодства (централізованої, децентралізованої, змішаної) розробляють схеми документообігу.
Основні параметри документопотоку: зміст потоку; структура потоку; спрямування потоку та його обсяг.
Змістдокументопотоку– це склад документів, включених до нього, та склад інформації, зафіксованої в цих документах. Структурними показниками потоку документів зазвичай є ознаки функційного призначення документів (організація систем управління, організація процесів управління, обліку кадрів управління кадрами тощо). Режимдокументопотоку визначається циклічністю виконуваних операцій (наприклад, планування, звітності (квартальної, піврічної, річної), внутрішніми ритмами роботи підприємства. Напрямдокументопотоку характеризується змістом конкретної технологічної операції, способом засвідчення, погодження, затвердження, ознайомлення тощо. Обсяг документообігу– фізичною кількістю документів– оригіналів та їхкопій, створюваних упродовж року [5; C. 23].
Зовнішні потоки документів під час надходження концентруються в канцелярії, згодом розосереджуються у виконавців. Внутрішня розпорядча, фінансово-облікова, звітно-статистична документація, зливаючись з іншою спеціальною документацією підприємства, утворює потік вихідних документів певного суб'єкта управління.
Режим руху документів характеризують обсяг документообігу, пропускна здатність різних каналів зв'язку, засобів створення й тиражування документів (наприклад, пластикових карток, брошур, друкованих сторінок, копій), нормативне завантаження працівників, які опрацьовують цю інформацію. Виокремлення в загальному документопотоці систематичної (постійної) та несистематичної (змінної) документації є базовим для уніфікації технологічних процесів організації роботи і постійною інформацією. Документи рухаються в організаціях за суворо визначеними напрямами, і їх рух, у разі належного чіткого розмежування меж цього потоку й усталеного порядку їх доведення до виконавців, може відбуватися без участі керівництва. Наявність у документообігу змінної інформації визначає специфіку адресності руху документів і режимів обробки. Саме з цією метою частина вхідних документів спрямовується на розгляд керівництва і доповнюється резолюцією, яка фіксує виконавців, порядок та строки виконання.
Зменшити кількість документів, які проходять через кабінет керівника, допомагає бездокументне спілкування: розвиток між керівниками підприємств ділових стосунків, що базуються на довірі, вирішення питань на підставі максимально лаконічного листування: розвиток бездокументних засобів обміну інформацією (телефон, спілкування в режимі оn-lіпе).
Основним чинником, який сприяє зменшенню кількості документів, що перебувають на розгляді керівника, є достатньо повне делегування повноважень, серед них - і права підпису певної категорії документів. Зазвичай делегування повноважень супроводжується посиленням функцій контролю: чим більша довіра до підлеглих, тим більшою має бути впевненість у тому, що вони правильно виконують делеговані їм функції.
Можливості зменшення навантаження керівника вбачаються в аналізі складу цього документопотоку, визначенні ступеня та періодичності і розширенні на їх основі складу постійної інформації вхідних та вихідних документопотоків з подальшим делегуванням повноважень розгляду та підписання документів.
Графік документообігу
Графік документообігу (далі– Графік) дає змогу простежити весь «життєвий цикл документа»; від створення або одержання до виконання або надсилання. Його додають до Інструкції з діловодства підприємства. Досить часто цей графік може матитабличну форму фіксації інформації (Додаток 3). У ньому фіксуються всі дії, здійснювані в процесі роботи з документом (зазначаються виконавці, наводяться необхідні характеристики виконуваних операцій). Графік документообігу підприємства– це зведений графік, окремими складовими якого є графіки документообігу структурних підрозділів. Така форма організації Графіка є доцільною, оскільки дає змогу врахувати особливості складу документації і технологію роботи з документами окремого структурного підрозділу. Розділами Графіка будуть назви структурних підрозділів.
Графік розробляється структурними підрозділами під керівництвом служби діловодства й затверджується керівником підприємства або окремим розпорядчим документом керівника підприємства– зазвичай наказом.
Зміни до Графіка, як і до інших нормативно-методичних документів з організації діловодства, вносяться наказами керівника підприємства. У разі великої кількості суттєвих змін затверджується новий графік.
Відповідальність за дотримання Графіка, як і за своєчасне і якісне створення документів, вчасне внесення до інформаційної бази підприємства, інформаційну достовірність, покладено на авторів документа та осіб, які його підписали.
На доповнення Графіка на підприємствах можуть створюватися оперограми (організаційний документ, що регламентує процес обробки вхідних або вихідних документів: таблиця, рядки якої призначені для операції обліку, реєстрації, узгодження тощо, а стовпчики– для відповідальних виконавців) руху певної групи документів. Етапи роботи з документами, які набувають реального вираження в документі чи його складових (реквізитах), є графами оперограми, поданої у табличній формі. Заголовками– структурні підрозділи або посадові особи, відповідальні за певний стан документа.
Етапами видання розпорядчих документів при одноосібному прийнятті рішень можуть бути:
ініціювання рішення (обґрунтування та необхідність видання розпорядчого документа);
збір та аналіз інформації з певного питання;
підготовка проекту розпорядчого документа;
погодження проекту розпорядчого документа;
внесення проекту розпорядчого документа на розгляд (керівник);
прийняття рішення (підписання, реєстрація документа);
доведення розпорядчого документа до виконавців;
організація контролю за виконанням розпорядчого документа.
Маршрут документа
У системі документообігу існує поняття «маршрут документа». Під маршрутом документа розуміють перелік окремих елементів технологічного процесу створення та обробки документа, кожен з яких може характеризуватися такими параметрами:
дата надходження документа;
строк виконання в днях;
дата фактичного виконання;
код відділу і табельний номер працівника, відповідального за обробку цього етапу певного технологічного процесу;
код відділу і табельний номер працівника, відповідального за обробку попереднього етапу певного технологічного процесу;
очікуваний статус документа в системі документообігу;
набутий статус документа в системі документообігу;
примітки;
шлях та ім'я файлу, пов'язаного з поточним станом документа.
Зазвичай маршрут документа відтворюють у табличній формі, яка фіксує зміну стану певного документа, виокремлюючи незакриті стани кольором або ж словесним підтвердженням теперішнього стану документа. Так, початкові етапи роботи з клієнтами можуть позначатися зворотами «на введенні» (даних), «передано на авторизацію». Довідкова інформація щодо теперішнього стану документа викликається з автоматизованого робочого місця. На практиці здебільшого створюють маршрути на комплекси документів – первинні та вторинні. Наприклад, заява про надання кредиту породжує підписання з клієнтом договору про надання кредиту, графіка погашення платежу, ознайомлення з тарифами операцій тощо.
2.3 Оформлення журналів реєстрації
У практичній діяльності служби діловодства організацій використовують такі форми реєстрації документів– журнали реєстрації, реєстраційно-контрольні картки та автоматизовану реєстрацію документів.
Журнальна форма реєстрації документів допускається в невеликих підприємствах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (п. 3.3.8 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, далі – Примірна інструкція).
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Документи реєструються на підприємстві лише один раз: вхідні– у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо надійшли у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.
При реєстрації документи поділяються на кілька груп: вхідні, вихідні, внутрішні. Кожній групі документів присвоюється умовне позначення– реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ (номером справи, в яку буде підшито цей документ) та умовним позначенням структурного підрозділу. Наприклад, номер документа 01-05/128 включає: 01– індекс структурного підрозділу, 05– номер справи за номенклатурою, 128– порядковий номер документа в журналі реєстрації.
Згідно з Примірною інструкцією, журнали реєстрації документів мають включати такі графи (додаток 4): дата надходження та індекс документа; кореспондент (фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ або, якщо документ вихідний, куди його надіслано); короткий зміст(вносять назву документа та заголовок до тексту документа); резолюція або кому направлено документ (переноситься основний зміст доручення, зазначається прізвище автора та дата; цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа і у разі, якщо на документі немає резолюції, то зазначається прізвище, ініціали, посада виконавця, до якого направлено документ, і дата направлення); позначка про виконання документа(короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання, індекс документа-відповіді) [1; C. 21].
У разі потреби журнал можна доповнювати також іншими графами: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.
Нормативними документами не визначено порядок заповнення журналів, але з огляду на те, що реєстрація документів проводиться для забезпечення зберігання документів, оперативного пошуку необхідної інформації, для надання їм юридичної сили, рекомендується докладно заповнювати всі графи журналів реєстрації документів.
На великих підприємствах з обсягом документообігу понад 600 документів на рік використовуються реєстраційно-контрольні картки,що підвищує оперативність знаходження документів та одночасно знижує трудомісткість процесу реєстрації порівняно з журнальною формою.
2.4 Розроблення номенклатури справ
Номенклатура справ (далі– НС)– це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються у діловодстві із зазначенням строків зберігання(ст. І Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» 24 грудня 1993 року № 3814-ХІІ). У ДСТУ 2732-2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» зазначено, що номенклатура справ – це систематизований перелік справ, до якого входять документи, подібні за змістом іналежністю, іззазначенням строку їх зберігання [3; C. 9].
НС є обов'язковим для кожного нового підприємства інформаційним довідником, який складають для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документ за змістом і видом та їх вибору для включення до складу Національного архівного фонду, відомчого архіву, архіву підприємства.
За сферою використання розрізняють типову, примірнута індивідуальнуноменклатури справ.
Типова НС має нормативнийхарактер, тобто обов'язковий для впровадження без жодних винятків. Вона передбачає типовий склад справ для підприємства, однорідних за характером діяльності та структурою; єдину систему індексації документного масиву.
Примірна НС установлює примірний склад справ для підприємств, однорідних за характером діяльності, але різних
8-09-2015, 11:47