Затвердження та узгодження службових документів

Затвердження та узгодження службових документів

Курсова робота з документознавства

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ І. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

1.1 Класифікація службових документів

1.2 Загальні правила оформлення службових документів

1.3 Вимоги до тексту службових документів

РОЗДІЛ ІІ. Форми погодження змісту документа

2.1 Внутрішнє узгодження службових документів

2.2 Зовнішнє погодження

РОЗДІЛ ІІІ. ПРАВИЛА ЗАТВЕРДЖЕННЯ СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТУ

3.1 Підпис як спосіб засвідчення документу

3.2 Форма затвердження документів

ВИСНОВКИ.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ.

ДОДАТКИ

УМОВНІ СКОРОЧЕННЯ

ГОСТ – державний стандарт

ДПА – Державна податкова адміністрація

ОРД – організаційно розпорядчі документи
ВСТУП

Актуальність теми. Організація роботи з документами – головна задача управління у будь-якому закладі: від офісу невеликого підприємства до державної установи або крупної корпорації. Службові документи відіграють значну роль в організації документообігу кожного підприємства. Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Більшість документів оформлюється за чіткими єдиними вимогами до оформлення документу, що сприяє оптимізації процесу документообігу. Необхідність знання усіх цих вимог зумовило актуальність обраної теми.

Метою роботи є аналіз вимог до оформлення грифів затвердження та узгодження службових документів. Досягнення поставленої мети передбачає розв’язання ряду завдань:

- аналіз основних ознак службових документів;

- аналіз типів службових документів;

- дослідження особливостей узгодження документу;

- визначення правил оформлення грифу затвердження у службових документах.

Об’єктом нашого дослідження став процес документообігу на сучасному етапі розвитку. Безпосередньо ж предмет дослідження становлять службові документи, зокрема основні вимоги до їх затвердження та погодження.

У процесі роботи над обраною темою ми користувалися такими методами дослідження:

- описовий метод

- метод аналізу

- порівняльний метод.

Робота має практичне значення. Результати даного дослідження можуть бути використані під час вивчення особливостей оформлення службових документів на заняттях із документознавства, а також як посібник для оптимізації роботи зі службовими документами.

Структура роботи. Відповідно до сформульованої мети наукового дослідження робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаної літератури та додатків.

У вступі обґрунтовується актуальність обраної проблеми, визначається предмет та об’єкт дослідження, мета та завдання дипломної роботи.

Перший розділ присвячено розгляду особливостей службових документів, зокрема розглядається класифікація документів, вимоги до тексту та оформлення службових документів.

Другий розділ присвячено аналізу існуючих форм погодження документу. Розглядаються форми внутрішнього та зовнішнього погодження службових документів на підприємствах.

У третьому розділі аналізуються особливості затвердження службових документів, зокрема розглядається підпис як одна з форм затвердження документу та вимоги до оформлення грифу затвердження.

У додатках подано зразки оформлення затвердження та погодження службових документів.

РОЗДІЛ І. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

1.1 Класифікація службових документів

Документ є засобом закріплення на папері або іншому матеріалі інформації про конкретні факти, події і явища об’єктивної дійсності та інтелектуальної діяльності людини [7, 25]. Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому. Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи, організації. Система документування – це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується, наприклад, в органах державної податкової служби.Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа [1, 32]. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.У системі, наприклад, державної податкової служби України такі вимоги встановлені Типовою інструкцією з діловодства, затвердженою наказом ДПА України від 1 липня 1998 року № 315. Зазначена інструкція введена в дію з 1 січня 1999 року.

Робота з готовими документами, створеними в установі та одержаними ззовні, називається документообігом [11, 28]. Документообіг об’єднує такі процеси діловодства, як приймання, реєстрація і розгляд документів, рух документів до виконавців, контроль за виконанням, зберігання і використання документів тощо.

Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.

З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати.Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо.

Класифікація документів

1.2 Загальні правила оформлення службових документів

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів.

При документуванні організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм).Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.

При оформленні ОРД використовується такий склад реквізитів [4, 273]: 1 – Державний герб України;

2 – емблема підприємства, організації, установи;

3 – зображення нагород;

4 – код підприємства, організації, установи;

5 – код форми документа;

6 – назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

7 – назва підприємства, установи, організації;

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв’язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатку;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – печатка;

27 – позначка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;30 – відмітка про перенесення даних на машинний носій;

31 – відмітка про надходження.

На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до формуляра-зразка, з дотриманням полів, встановлених ГОСТом 6.38 – 90: ліве поле – 20 мм, верхнє поле – не менше 10 мм; праве і нижнє – не менше ніж 8 мм.

Оформлення бланків документів. Бланк документа – це аркуш паперу відповідного формату, на який заздалегідь нанесені постійні реквізити і залишене місце для змінної інформації, що вноситься під час оформлення (виготовлення) конкретного документа.

Є два види бланків ОРД:

– для службових листів;

– загальний бланк.

При виготовленні бланків для листів на них обов’язково зазначаються реквізити 1–3, 6–9, а також вказується місце для реквізитів 11–13.Загальні бланки (для наказів, розпоряджень, протоколів та інших ОРД) повинні мати реквізити 1–3, 6–8, а також визначені місця для реквізитів 10–12, 14.

В управлінській діяльності практикується виготовлення на основі загального бланка спеціальних бланків для окремих видів документів – найчастіше наказів, а також розпоряджень, протоколів, довідок тощо.Розташування постійних реквізитів на бланках може бути поздовжнім або кутовим, центрованим чи прапоровим.

1.3 Вимоги до тексту службових документів

Текст – центральний реквізит будь-якого документа. Це та структурна його частина, що несе найбільше інформаційне навантаження. Правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на адресата [16, 47].

У структурі тексту можна вичленувати декілька логічних елементів, що сприяють правильній послідовності викладення змісту:1) вступ, в якому зазначаються причини складання документа, характеризується соціальна ситуація або умови написання; у цій частині тексту можуть робитися посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа;2) основна частина, де викладається суть питання, аналізуються факти, цифри, докази, аргументи;

3) закінчення (заключна частина) містить суть документа (пропозицію, прохання, рішення тощо).

Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація – виділення окремих частин тексту, об’єднаних змістом, логічно завершених – графічне, з допомогою заголовків тощо.

Універсальним засобом рубрикації є абзац – відступ від початку рядка на п’ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами. Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку.Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією його частин.

У практиці ведення документації використовуються дві системи нумерації:1) буквено-цифрова (традиційна);

2) цифрова (порівняно нова).

Буквено-цифрова нумерація базується на використанні різних графічних знаків – цифр (римських, арабських), літер. Розрізнювальне значення мають також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).

Схематично цей спосіб нумерації можна зобразити таким чином:А. Б. В. Г....І ІІ ІІІ IV...1) 2) 3) 4)....а) б) в) г)...1Однак на практиці великі літери майже не використовуються. Найзначніші частини документа нумеруються римськими літерами, після яких не ставляться крапки.

Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з крапкою (речення після них завжди починається з великої літери). Дрібніші підрозділи позначаються арабськими цифрами з дужкою (крапка після дужки не ставиться; фраза пишеться з малої літери). Найменші структурні частини нумеруються малими літерами українського алфавіту з дужкою після них.

Для важливих за значенням і значних за обсягом частин тексту використовуються спеціальні найменування – “частина”, “розділ”, “глава”, “параграф” тощо, які також нумеруються.

Слід пам’ятати, що нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоча б два однорідних елементи перерахування; однотипні засоби виділення (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однорідних частин тексту.

Останнім часом в умовах переважання машинної обробки інформації набуває поширення цифрова система нумерації, за якою використовуються лише арабські цифри, після яких ставляться крапки, словесний текст пишеться з великої літери. Номери найбільших за обсягом частин тексту складаються з однієї цифри. На другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (наприклад, 1.1.; 1.2.; 1.3. і т.д.); на третьому – із трьох (1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. і т.д.).

Таким чином, номер кожної складової частини включає номери частин вищих ступенів поділу. Кількість цифр у номері частини вказує на кількість рівнів або ступенів поділу. На відміну від попереднього, традиційного способу нумерації, цифровий не має обмежень щодо глибини поділу тексту. В окремих випадках можуть використовуватися і заголовки до частин документа.

Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор – “колектив”, посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);

3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже – використання одних і тих самих мовних засобів;

4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів.

У процесі багаторічного використання пройшов відбір найбільш відповідних мовних засобів, що сприяють ефективності документів. Обов’язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю.

Офіційно-діловий стиль – це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні [12, 58].

Особливості офіційно-ділового стилю:

– нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає суб’єктивізму, надмірної емоційності;

– точність, однозначність і зрозумілість формулювань;

– лаконічність, стислість;

– уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;

– використання термінів, спеціальних слів. Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька завдань:– якомога точніше й повніше подати інформацію;– досягти найбільшого впливу на адресата;– сформулювати позитивне враження про авторів документа.

Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.

РОЗДІЛ ІІ. Форми погодження змісту документа

2.1 Внутрішнє узгодження службових документів

Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Мета погодження – підвищення якості ділових паперів.

Є дві форми погодження документів:

1. Внутрішнє (із структурними підрозділами та службовими особами).

2. Зовнішнє (з іншими організаціями).

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує проект документа, та дату візування. Може зазначатися при потребі і найменування посади.

Віза проставляється як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, що залишається в установі.

Внутрішнє узгодження документів відбувається у такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; із працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань /головні та старші спеціалісти/; із фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною особою, із заступником керівника, який займається цим питанням.

Внутрішнє узгодження документа оформляється візою [2, 152]. Візи складаються з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначаються посада візуючого та розшифровується його підпис /ініціали та прізвище /.

Наприклад:

Начальник відділу кадрів /підпис / С. І. Петров 25.04.00

Доцільність розшифрування підпису зумовлена тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і по ньому важко встановити з ким погоджено цей діловий папір.

Якщо виниклі зауваження та доповнення до проекту документа, вони викладаються на окремому аркуші. У цьому разі віза має такий вигляд:

Юрисконсульт /підпис / В. А. Коваленко.

Зауваження додаються. 05. 06. 99

Якщо обсяг зауважень малий /1-2 рядки/, їх краще розташувати перед візою.

Наприклад:

Вважаю за потрібне випустити пункт 1 через те, що його зміст суперечить діючому законодавству.

Юрисконсульт /підпис / А.В. Гудкова

18. 01.00

Проставляють візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, віза проставляється на тому примірнику, що залишається в установі.

Розміщують візи нижче підпису або на лівому полі документа.

2.2 Зовнішнє погодження

Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено довідкою, протоколом узгодження або грифом узгодження на документі.

Зовнішнє погодження оформляється відповідним грифом. Він ставиться нижче від підпису і включає слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали й прізвище та дату погодження [5, 64].

Якщо погодження проводиться більше ніж трьома установами, застосовують аркуш погодження, який додається до документа.

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

Підпис – обов’язковий реквізит документа, він є формою вираження законності документа і відповідальності за його зміст. Службові документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами, наказом керівника та положеннями про структурні підрозділи. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (фінансові документи, акти), ставлять два чи більше підписів. При цьому їх розміщують один під одним у послідовності відповідно до посади. Документи, підготовлені разом з іншими установами, оформляються не на бланках і підписуються керівниками цих установ. Підписи ставляться на документі поряд, на одному рівні. До назви посади в цьому випадку включається і назва установи.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні та секретарем.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписується особою, яка виконує її функції із виправленням назви посади і розшифруванням підпису.

Погодження – це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Реквізит 24 (гриф погодження) складається зі слова “ПОГОДЖЕНО”, назви посадової особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування і дати, наприклад:

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом або через службовий лист, то реквізит 24 оформляють так:

У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розмішується нижче підпису або у верхньому лівому кутку сторінки. Гриф складається зі слова погоджено, назви посади особи, а з якою погоджується документ /включаючи назву організації/, особистого підпису, його розшифрування, дати.

Наприклад: погоджено

Начальник відділу кадрів Подільського


8-09-2015, 14:28