Затвердження та узгодження службових документів

Якщо узгодження проводиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол /найменування колегіального органу в родовому відмінку / від /дата / /номер /

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО Протокол засідань місцевого комітету Залізничного універмагу від 05.10. 99 №27.

РОЗДІЛ ІІІ. ПРАВИЛА ЗАТВЕРДЖЕННЯ СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТУ

3.1 Підпис як спосіб засвідчення документу

Основні способи засвідчення документа – підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.

В установах, що функціонують на основі єдиноначальності, документи підписує одна службова особа – керівник закладу, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Право підпису документів закріплюється в положенні або статуті установи та її структурних підрозділів. Порядок підпису документів встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства.

Підпис – обов’язковий реквізит документа. Складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису /обидва ініціали і прізвище/. Ініціали проставляють попереду прізвища. Розшифровка підпису не береться в дужки [7, 93].

Назва посади може бути короткою і повною /до її складу входить повна назва установи/, якщо документ друкується на чистому папері.

Підпис вміщується праворуч під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його /або після перерахування у додатку документів /.

Найменування посади звичайно пишеться ліворуч від прізвища, саме ж прізвище друкується тоді на рівні останнього рядка назви посади.

Наприклад:

Начальник товарного відділу Г. Б. Середа

У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада, потім персональні, почесні звання та інші звання. Завідуючий кафедрою управління торгівлею, професор М.Д. Виноградський.

Особистий підпис на документі повинен бути достатньо розбірливим (іноді виникає необхідність установлення саме того, хто підписав даний документ). Надто широкі, розгонисті підписи справляють неприємне враження, свідчать про поспішливість або неуважність.

Два підписи або більше ставляться тоді, коли відповідальність лягає на кілька осіб. Наприклад, на протоколах – підпис голови та секретаря, на атестатах – підпис директора школи, завуча та вчителів, на договорах – підписи сторін, на фінансово-розрахункових документах – підпис керівника та головного бухгалтера.

Підписи кількох службових осіб на документах розміщуються один під одним у послідовності, яка відповідає посаді:

Директор об’єднання їдалень А.В. _ніжанко_

Головний бухгалтер М.С. Сущук

Якщо документ підписують кілька осіб із однаковою посадою, їх підписи розміщують на одному рівні:

Коли документ підписує комісія, позначаються обов’язки покомісії, а не посади:

Голова комісії /особистий підпис / С.Г. Боровський

Члени комісії: /особистий підпис / А.В. Сердюк

/особистий підпис / Г.А. Ганюк

З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, прикладається печатка.

Печатки можуть бути гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб: що встановлюють акти, які викликають витрату грошових коштів та матеріальних цінностей; до статутів, положень, що вимагають відповідно до нормативних актів наявності відбитка печатки. Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну та трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т. д.

Перелік інших документів, до яких прикладається печатка, визначає установа. Якщо печаткою засвідчується копія документа, вона ставиться перед особистим підписом у такий спосіб, щоб захопити частину слів назви посади особи, що підписала документ.

Наприклад:

Директор готелю /підпис /А.Р. Інков Печатка.

3.2 Форма затвердження документів

Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути та положення про підприємства та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.

Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло підрозділів, організацій чи структурних осіб. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа /наказу, рішення/.

Елементи грифа затвердження: слово ЗАТВЕРДЖЕНО, назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ресторану /підпис / О. П. Білоус

05.10. 99

Гриф затвердження розмішується в правому кутку документа й оформляється великими літерами.

При затвердженні документа розпорядчим актом:

Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО наказом директора фірми від 04. 02. 00 №16.

Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу лише з моменту його затвердження.

Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб.

ВИСНОВКИ

Отже, провівши дослідження обраної проблеми можна зробити ряд висновків та узагальнень.

Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації. Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів. Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.

Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Мета погодження – підвищення якості ділових паперів.

У роботі розглядаються дві форми погодження документів – внутрішнє та зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено довідкою, протоколом узгодження або грифом узгодження на документі.

Основні способи засвідчення документа – підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст. У даному дослідженні наведений аналіз вимог до підписання та безпосереднього затвердження службових документів.

Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути та положення про підприємства та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.

Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло підрозділів, організацій чи структурних осіб. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа (наказу, рішення).

Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу лише з моменту його затвердження.

Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Андреева В.И. Делопроизводство. – Изд. 4. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.

2. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высш. шк., 1989.

3. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3-е изд. – М.: Изд. стандартов, 1990.

4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В..Сучасні ділові папери:Навчальний посібник / Вид. 5-те, доп. і переробл. – К., 2005. – 544 с.

5. Головач А.С. Зразки оформлення документів. – Донецьк: Сталкер, 1997.

6. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – 2-е вид. – К.: Либідь, 2000.

7. Діловодство. Конспект лекцій / Упорядник. Сокирнив І.В. – К.-Хмельницький, 2000.

8. Коваль А.П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 1992.

9. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. – К.: Техніка, 1992.

10. Основи діловодства. – К., 2002.

11. Словник-довідник з діловодства. – К., 2003.

12. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. – К.: НМКВО, 1991.

13. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП, 1997.

14. Слиньков В.Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте бизнеса. – К., 1999.

15. Шевчук С.В. Ділове мовлення. Молодий курс: Підручник. – К.: Література ЛТД, 2005. – 448 с.

16. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Вища школа, 1997.

ДОДАТКИ

Додаток 1

Порядок погодження документів

1. Погодження документу керівником організації:

ПОГОДЖЕНО

Начальник Управління

керівних кадрів

та навчальних закладів

Мінверстатопрому України

(підпис) А.С.Музика

14.07.97

2. Погодження колегіальним органом або через службовий лист:

ПОГОДЖЕНО

Протокол /найменування колегіального органу в родовому відмінку / від /дата / /номер /

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО Протокол засідань місцевого комітету Залізничного універмагу від 05.10. 99 №27.

Додаток 2

Порядок затвердження документів

1. Затвердження керівником організації:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ресторану /підпис / О. П. Білоус

05.10. 99

2. Затвердження документа розпорядчим актом:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора фірми від 04. 02. 00 №16.