З верхнім колонтитулом закінчили.
Тепер додамо текст у нижній колонтитул і відформатуємо його. Щоб зробити «наочною» лінію над нижнім колонтитулом, необхідно виділити текст у ньому, а потім ще раз виконати команди Формат > Межі і заливка. Повторимо ті самі дії, що і для таблиці, тільки тепер залишимо верхню межу.
Усі елементи додані для першої сторінки фірмового бланка. Щоб вийти з ділянки колонтитулу, необхідно двічі клацнути в порожньому місці документа поза колонтитулом. Ми побачимо, що всі додані елементи забарвилися в світло-сірий колір. Це свідчить про те, що елементи знаходяться у колонтитулах. Якщо виконати попередній перегляд перед друком (кнопка Попередній перегляд) на панелі інструментів Стандартна, побачимо, що створений бланк на папері виглядатиме нормально.
Перейдемо до створення бланка другої сторінки. По-перше, додамо ще одну порожню сторінку документа. Для цього поставимо курсор введення в порожній рядок документа і натиснемо комбінацію клавіш Ctrl+Enter. Оскільки при завданні параметрів сторінки ми включили опцію Розрізняти колонтитул першої сторінки, то ми побачимо, що на доданій сторінці колонтитули будуть порожні. Далі залишилося скопіювати зміст колонтитулів першої сторінки на другу і трохи відредагувати їх. Для цього:
дважди клацнемо мишью у ділянці верхнього колонтитулу на першій сторінці;
виділимо таблицю;
клацнемо на виділеній таблиці правою кнопкою миші і виберемо команду Копіювати;
клацнемо правою кнопкою миші у області верхнього колонтитулу на другій сторінці і виберемо команду Вставити;
виділимо елементи таблиці, що містять інформацію про компанію, і видалимо цей рядок таблиці: Таблиця > Видалити рядки;
аналогічним чином скопіюємо нижній колонтитул.
Ми закінчили роботу над шаблоном фірмового бланка.
4. Зберігаємо шаблон фірмового бланка
При збереженні шаблонів слід враховувати декілька особливостей.
Виконуємо команди Файл > Зберегти, Word зберігає файл не в папці Мої документи, як завжди, а в спеціальній папці Шаблони. Щоб дізнатися, де знаходиться ця папка у комп'ютері, натисніть кнопку списку в полі Папка діалогового вікна Збереження документа. Можна зберегти шаблон у будь-якій іншій папці, але при створенні документа він був показаний у вікні Створення документа, його потрібно зберегти саме у пропонованою програмою папці Шаблони.
У полі Ім'я документа надрукуємо назву фірмовий бланк. У полі Тип файлу вказаний рядок Шаблон документа (* .dot). Усі шаблони мають розширення *.dot. Натискаємо кнопку Зберегти.
1.5 Розрахунок чисельності персон
На підставі пункту 3 статті 64 Господарського кодексу України (далі– ГК) підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розклад.
При визначенні підприємством, яке створилося чисельності необхідних працівників або відповідних фахівців враховуються виробничий і технологічний цикли (де є виробництво), виконувані роботи або послуги, що надаються, з урахуванням перспектив розвитку підприємства, чисельність найнятих працівників, а також цілі і завдання, що стоять перед підприємством. Виходячи з цього, власник або уповноважений ним орган самостійно або спільно з відділом праці і заробітної платні (ВПіЗ), якщо такий є в організаційній структурі управління підприємством, розраховує необхідну кількість фахівців для ефективного і якісного виконання поставлених завдань. Багато підприємств, де немає ВПіЗ, досягають ефективної чисельності найнятих працівників шляхом проб і помилок.
В Україні діють Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації і обліком кадрів (далі – нормативи), затверджені наказом Міністерства праці і соціальної політики України від 18 грудня 2003 року № 341 (далі– Наказ № 341). Дані нормативи передбачені для фахівців кадрової служби, які виконують роботи не тільки з обліку кадрів, але і зайняті підбором кадрів, розстановкою і підвищенням їх кваліфікації (перепідготовкою) працівників. Міжгалузеві нормативи передбачені для визначення чисельності працівників відділу кадрів або іншої кадрової служби, тому їх рекомендується враховувати при складанні штатного розпису підприємства.
Указані нормативи розрахунку чисельності містять підготовчо-завершальний час, час на обслуговування робочого місця, час відпочинку і на особисті потреби, включаючи фізичні паузи, в обсязі 10 % від оперативного часу. Наведені норми встановлені на виконання робіт одним працівником у людино-годинах для виконання одиниці об'єму робіт (один звіт, одна заявка, одна відомість, одна вакансія та ін.). Якщо на підприємстві необхідно провести розрахунок кількості працівників відділу кадрів, зайнятих тільки обліком кадрів, роботодавець може самостійно визначити чисельність працівників кадрової служби. Таке право йому дане пунктом 3 статті 64 ГК.
При визначенні кількості фахівців відділу кадрів (кадрової служби), слід також враховувати загальну чисельність працівників підприємства, кількість структурних підрозділів на підприємстві, обсяг робіт, що виконуються на персональних комп'ютерах (ПЕОМ), чисельність військовозобов'язаних і допризовної молоді, а також інтенсивність руху кадрів.
Функції, права і обов'язки структурних підрозділів відповідно до пункту 2 статті 64 ГК підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими засновницькими документами. Окрім структурних підрозділів, підприємство, згідно пункту 4 статті 64 ГК має право створювати філіали, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи. Такі відокремлені підрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на підставі положення про них, затвердженого підприємством. Проте кадровий документообіг цих відокремлених підрозділів може здійснюватися через головний підрозділ, що оговорюється в положеннях про підрозділи.
При незначній чисельності найнятих працівників (а іноді і при їх значній чисельності) власник або уповноважений ним орган може покласти на секретаря з його згоди виконання обов'язків з кадрового обліку і діловодства. При цьому враховується фактор доцільності та ефективності виконання такої роботи.
Секретарю, що виконує роботу кадрової служби, необхідно знати наступне.
Основними обов'язками працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації і обліком кадрів, є:
- забезпечення підприємства кількісним і якісним складом керівників, фахівців, технічних службовців і працівників відповідних спеціальностей і кваліфікацій, їх ефективного використання;
- забезпечення перепідготовки і підвищення кваліфікації керівників, фахівців, технічних службовців і працівників;
- складання резерву кадрів;
- організація періодичної атестації працівників;
- оформлення прийому, переведення і звільнення працівників;
- ведення обліку особового складу підприємства;
- надання довідок про трудову діяльність, складання графіка і оформлення відпусток;
- оформлення листів тимчасової непрацездатності;
- збереження і заповнення трудових книжок працівників;
- підготовка документів для призначення пенсії працівникам;
- складання звітності з питань праці;
- розробка режиму праці і відпочинку;
- здійснення контролю за виконанням працівниками підрозділів наказів, розпоряджень з питань роботи з кадрами;
- організація контролю за станом трудової дисципліни, розробка заходів по зниженню втрат робочого часу та ін. [11; C. 17].
Відповідальність за організацію підбору, розстановки, підвищення кваліфікації (перепідготовку) і облік кадрів на підприємстві покладена на власника підприємства або уповноважений орган, який здійснює керівництво підприємством.
Нормативи чисельності працівників кадрових служб згідно Наказу № 341 розроблені залежно від трудомісткості типового складу виконуваних робіт і розраховані залежно від факторів, що мають найбільший вплив на їх величину. Нормативна чисельність працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) і обліком кадрів, розраховується в такій послідовності:
- визначаються величини факторів, що впливають на чисельність працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) і обліком кадрів;
- визначаються величини поправочних коефіцієнтів, які застосовуються в розрахунку загальної нормативній чисельності;
- розраховується загальна нормативна чисельність працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) і обліком кадрів.
На підставі Нормативу (Додаток 1) при загальній чисельності найнятих працівників підприємства 100 людей і при кількості 20 структурних підрозділів чисельність кадрових працівників складає 0.9 осіб, якщо найнятих працівників 200 осіб - кадрових працівників – 1,3 осіб, при 500 – відповідно – 2,3. При чисельності найнятих працівників 1000 осіб і при кількості 20 структурних підрозділів підприємству необхідно 3,4 одиниці кадрових працівників.
Виходячи з вимог законодавства власнику або уповноваженому ним органу слід подумати про прийняття відповідних фахівців, ніж покладати дані функції на секретаря.
Чисельність працівників канцелярії підприємства визначається з урахуванням документообігу і завантаженості на одного виконавця, а також з урахуванням інтенсивності праці. На підставі пункту 3 статті 64 ГК підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розклад.
На підставі статті 32 КЗпП України у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці допускається зміна істотних умов праці при продовженні роботи по тій самі спеціальності, кваліфікації або на посаді. Про зміну істотних умов праці - систем і розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановленні або відміні неповного робочого часі, поєднанні професій, зміні розрядів і найменування посад та ін., - працівник повинен бути поінформований не пізніше, ніж за два місяці.
Згідно статті 105 КЗпП працівникам, що виконують на тому самому підприємстві, в установі, організації разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу по іншій професії (на посаді) або обов'язку тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, проводиться доплата за поєднання професій (посад) або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. Розміри доплат за поєднання професій (посад) або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника встановлюються на умовах, передбачених у колективному договорі. Тому, покладаючи на завідувача канцелярією виконання обов'язків секретаря, слід було змінити посадову інструкцію завідувача канцелярією, поставивши в його обов'язку виконання обов'язків секретаря. Якщо роботодавець не хоче з будь-яких причин брати у штат нового працівника - секретаря, то виконавець - завідувач канцелярією - при величезному фізичному на нього навантаженні протягом робочого дня має право відмовитися від виконання додатково покладених на нього обов'язків секретаря, при цьому доплата за поєднання професій не буде виплачуватися. Якщо адміністрація ухвалить рішення по прийому на підприємство секретаря, то із завідувача канцелярією слід зняти наказом виконання обов'язків секретаря і в цьому випадку за завідувачем канцелярією неможливо залишити доплату у розмірі 0,5 ставки, яку він одержує за додаткове виконання обов'язків відсутнього, нехай навіть тривалий час, секретаря.
РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА НОВОСТВОРЕНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ
2.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства
Правильна організація діловодства підприємства, яке тільки створилося є одним із важливих критеріїв його успішного функціонування, а інформаційна система підприємства заслуговує чільного місця з-поміж життєво важливих інфраструктур; матеріальних, трудових, фінансових ресурсів тощо. Власне, йдеться про поступову трансформацію діловодства в керування документацією.
Цільові завдання інформаційної життєдіяльності підприємства формулюють у положенні про службу діловодства, інформаційного забезпечення, керування документацією.Зазвичай такий документ розробляється вищим керівним складом. Документ спрямовує дії, акумулює зусилля колективу, визначає пріоритетні напрями розвитку, які базуються на вимогах сьогодення– «задовольнити інформаційні запити, які виникають у процесі ділової діяльності і стосуються певних даний, звітування, інших відомостей».
Керівник служби діловодства, заручившись підтримкою керівництва, послуговуючись визначеними пріоритетними напрямами, ініціює впровадження політики на всіх рівнях управління. Передусім напрямок діяльності підприємства деталізують саме у проекті раціольної організації діловодства (далі– проект). 3 цією метою наказом керівника формують робочу групу, до якої залучають менеджерів інформаційної діяльності, спеціалістів із питань організації діловодства, інформаційних технологій, корпоративного керування, основної діяльності та представників користувачів.
Створена з кваліфікованих фахівців робоча група має спроектувати всі процедури та підходи, що відповідають потребам підприємства, враховуючи норми, закладені у його політику:
виокремити низку етапів, кожен з яких може розглядатися як індивідуальний проект (залежно від сутнісних характеристик проекту етап може набувати більшого або меншого значення);
спроектувати структуровану систему дій, що зводить до мінімуму ризик залишити поза увагою під чає розроблення системи вирішення певних важливих питань;
змоделювати окремі етапи та послідовність упровадження структурованої системи дій (може передбачатися впровадження поетапно, одночасно, з різним рівнем деталізації; проект може відповідати потребам як усього підприємства, так і окремих його структурних підрозділів);
підтримувати проект: його реалізація потребує постійного та тривалого процесу змін, еволюції та доопрацювання, адже зміна однієї системи дій ініціює внесення змін інших;
уніфікувати складові документної системи для можливості використання на різних етапах (іноді на різних етапах здійснюють однакові дії для досягнення різних цілей);
документувати кожну дію процесу впровадження проекту: ця документація слугує різним цілям, але вона дуже важлива - на неї посилаються під час реалізації наступних проектів.
Розробники проекту можуть скористатися міжнародною методикою DIRKS,унормованою ДСТУ 4423-1:2005 Інформація та документацій. Керування документацією. Частина І. Основні положення. Згідно з цією методикою можуть бути використані ті елементи, процедури та підходи, що будуть корисними для реалізації більш вузьких проектів або тих, що відповідають потребам підприємства. Етапами роботи проектного дослідження робочої групи є:
попереднє дослідження– полягає у визначенні та документальному фіксуванні ролі й мети підприємства, його структури, організаційно-правового та нормативно-методичного забезпечення;
аналіз напрямів ділової діяльності.На цьому етапі класифікують напрями діяльності, визначають і документально фіксують хід робочих процесів і дій;
встановлення вимог до службових документів.Етап передбачає окреслення інформаційних вимог кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Обирають ту структуру та вид службових документів, що найкраще відповідає кожній діловій функції, операції та дії;
оцінка існуючих систем.Служить для визначення та аналізу існуючих на підприємстві документаційних та інших інформаційних систем, їх діяльність оцінюють з огляду на вимоги до документації;
визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документації: прийняття політики, стандартів, процедур та методики розроблення нових систем і впровадження систем у спосіб, що відповідає вимогам до документації;
розроблення документної системи– унормування робочих процесів, створення методик раціоналізування і перепроектування;
упровадження документної системи– реалізація робочих процесів відповідно до проектного планування;
здійснення аналізу після впровадження системи:збір інформації про функціонування документних систем як постійного процесу. Для цього проводять анкетування керівного складу та провідних працівників, перевіряючи внутрішні нормативно-методичні документи щодо здійснення процедур, організовуючи вибіркові перевірки якості підготовки службових документів і методів обліку.
У разі потреби модифікують систему, запроваджують режим постійного моніторингу і регулярної експертизи системи.
Комплексний проект раціоналізації діловодства на підприємстві– опис організації діловодства, технології виконання робіт відповідно до нормативно-правових та нормативно-методичних документів у сфері діловодства й архівної справи, інформації та документації з урахуванням науково-технологічних досягнень.
Здійснення інформаційного аудиту документів у процесі попереднього дослідження засвідчує, що недоліки в організації діловодства зазвичай мають типовий характер і притаманні багатьом підприємствам. Зокрема, такими є: відсутність законодавчо-нормативних матеріалів, що регламентують організацію роботи з документами; різноманітність організаційних форм та методів у діяльності структурних підрозділів підприємства з питань діловодства; відсутність номенклатури справ; виконання творчими працівниками підприємства технічних, допоміжних операцій; недостатність організації інформаційно-довідкового апарату; формальний контроль за виконанням документів; низький рівень впровадження автоматизованих систем діловодства тощо; визначення недоліків організації діловодства дає змогу виокремити основні напрями його вдосконалення.
Етапи раціоналізації діловодства
Теоретико-практичний досвід, усталена практика свідчать, що проект має бути розроблений під триєдиним кутом зору і передбачає організацію системи і процесів керування документацією; повне і точне документування діяльності підприємств, упровадження уніфікованих систем управлінської документації; раціональної роботи з документами.
Організація системи та процесів керування документацієюпередбачає організаційно-правове обґрунтування всіх аспектів документування і технологічних процесів роботи з документами. Передусім це структурування та формуванняштату працівників підприємства взагалі та служби діловодства зокрема. Особливу увагу слід приділяти повноцінності й результативності технічного і внутрішнього нормативно-методичного забезпечення (інструкції (процедури), положення, правила, регламенти тощо).
Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення необхідної кількості працівників певного рівня кваліфікації, що відповідають потребам і стратегії підприємства. В організаційній структурі підприємства має бути чітко зафіксована підпорядкованість служби діловодства (служба керування справами, канцелярія, секретаріат тощо) безпосередньо керівникові. Функції та завдання служб діловодства, які повинні бути логічно підпорядковані цілям підприємства взагалі, фіксують у Положенні про неї. Відповідно до цього положення з урахуванням технології роботи здійснюють розрахунок кількості працівників служби діловодства і документують це у штатному розписі. При цьому враховують: обсяг робіт (визначається обсягом документообігу підприємства); норми виробітку на діловодні операції (якщо такі є); загальну кількість працівників; рівень автоматизації та механізації роботи з документами.
Не менш важливим є оцінювання працівників: з'ясування, чи відповідають вони вимогам. Оцінювання– це процедура, що здійснюється для виявлення ступеня відповідності професійних, ділових та особистісних якостей працівника, кількісних та якісних результатів його трудової діяльності. Кваліфікація працівника визначається сукупністю загальної або спеціальної освіти та професійного досвіду, набутого під час виконання посадових обов'язків. Оцінюватися повинні не просто потенційні можливості працівника, його професійна компетентність, а й реалізація цих можливостей у процесі виконання дорученої роботи, відповідність процесу виконання цієї роботи ідеальній моделі, конкретним умовам виробництва. Оцінювання доповнюється такими критеріями, як мораль, ставлення до роботи, активність, ініціативність, уміння працювати у команді і самостійно, здатність опанування суміжних спеціальностей, адекватне сприйняття змін. Утім, процес оцінювання персоналу має бути невід'ємним від його програми розвитку, що передбачає форми та методи підвищення кваліфікації. Компетенція працівника є інструментом менеджменту, орієнтованим на практичну діяльність в організації, а тому працівник мусить відповідати вимогам, що закріплені у кваліфікаційних характеристиках, посадових інструкціях тощо. Згідно з положенням про службу діловодства і штатним розписом складають посадові інструкції на кожного конкретного працівника, завдяки чому досягають рівномірного розподілу функцій та обов'язків між структурними підрозділами, працівниками служби діловодства. У ході проектного обстеження аналізують умови праці, режим роботи і відпочинку. Водночас оформлюють перелік необхідних канцелярських приладів, офісної техніки, програмного забезпечення.
Організація повного і точного документування діяльності підприємства, впровадження уніфікованих систем управлінської документації у першу
8-09-2015, 11:47