Типові та примірніНС створюють органи вищого рівня для підприємств, що належать до сфери їх відомчого підпорядкування. Вони використовуються цими підприємствами як навчально-методичні посібники під час складання індивідуальних НС.
Незалежно від наявності типової чи примірної НС, кожне підприємство повинне мати індивідуальну НС, де встановлено перелік справ, які утворюються за час діяльності конкретного підприємства, систему індексації справ, строки їх зберігання.
Залежно від обсягу документного масиву, включеного до систематизованого переліку, розрізняють зведену НС (Додаток 5)та НС структурного підрозділу. Форми цих НС подано у Правилах роботи архівних підрозділів органів державно влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16.
Зведена НСпідприємства на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності зазвичай складається з НС окремих структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють на підприємстві. Відповідальність за складання зведеної НС покладається на службу діловодства за участю архіву підприємства.
НС структурного підрозділурозробляє посадова особа, відповідальна за ведення діловодства в структурному підрозділі, із залученням інших провідних фахівців, погоджує керівник архіву підприємства, а підписує таку НС керівник структурного підрозділу.
Розроблення номенклатури справ. Основні принципи
Технологію створення НС унормовують Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ (К.. УНДІАСД, 1997).
Розробляючи НС, слід забезпечувати належну організацію обліку, систематизації, опису, зберігання і пошуку документів; застосовувати індексацію документів, яка забезпечує внесення до відповідних розділів НС змін, доповнень та виправлень; забезпечувати уніфікацію індексів справ.
Складання номенклатури справ може ґрунтуватися на двох принципах – структурномута функційному. Відповідно до структурного принципу, групування документів здійснюється за чітко встановленим штатним розписом чи переліком структурних підрозділів. У такому разі розділами класифікаційної схеми є назви структурних підрозділів: адміністрація, канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів, економічний відділ, плановий відділ тощо.
Функційний (за напрямом діяльності) використовується, коли розподіл посадових обов'язків у організації здійснюється не за лінійним, а за функційним або лінійнофункційним принципом. Підзаголовками у такому разі є управлінські функції і галузі, які розмішуються за ступенем важливості: розпорядча діяльність; організація управління; планування; фінансування; кредитування; інвестування; кадрове забезпечення; збут та постачання тощо.
Такий тип побудови зведеної НС доцільний на підприємствах, де немає поділу на структурні підрозділи, а розподіл повноважень відбувається на рівні посадових осіб (здебільшого це суб'єкти господарської діяльності недержавної власності).
Методика складання НС
НС складають на підставі вивчення функцій і напрямків діяльності підприємства. Для цього використовують положення (статути) про підприємство та його структурні підрозділи; штатні розписи; типові або примірні НС; індивідуальні номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання, враховуються завдання підприємства на наступний рік.
На початковому етапі розроблення НС визначають та уточнюють організаційну структуру, функції структурних підрозділів підприємства, на які буде поширюватися дія НС, принципи розподілу повноважень під час виконання ними управлінських функцій.
На другому етапі проводиться вивчення та узагальнення інформації зібраних нормативно-методичних документів, вивчення складу та змісту документів, які утворюються у структурних підрозділах.
Після проведення підготовчих робіт укладачі обирають класифікаційну схему номенклатури справ,яка може бути побудована за структурним або функційно-виробничим принципом. За наявності в організації, на яку поширюється дія НС, структурних підрозділів, зазвичай обирається структурна схема побудови НС, розділами якої стають назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до штатного розпису.
Далі формують заголовки справу номенклатурі структурного підрозділу, упорядковуючи їх розміщення за ступенем важливості вирішуваних питань, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Зазвичай першою розмішується група справ, до якої входять документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самого підприємства (накази, рішення, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі «Листування»вміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня.
Відповідно до сформованих заголовків справ за Переліком типових документів проставляють строки зберігання документівіз посиланням на номер статті за переліком.
НС структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться службою документаційного забезпечення підприємства в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства. При цьому НС первинних громадських організацій вміщують наприкінці зведеної номенклатури справ.
До НС включають заголовки всіх справ, які утворюються на підприємстві та її громадських органах. Заголовки друкованих видань до номенклатури справ не долучають.
Порядок оформлення зведеної НС та НС структурного підрозділу
Зведену НС державного підприємства складають у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом або органом вищого рівня, якщо на підприємстві не створюються документи для Національного архівного фонду України.
Перший(контрольний) примірник зведеної НС зберігають у службі діловодства підприємства.
Другийпередається до архіву підприємства для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.
Третійнадсилається до відповідного державного архіву або органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.
Четвертийрозподіляється за розділами між структурними підрозділами підприємства.
Підприємства недержавних форм власності можуть складати зведену НС у трьохпримірниках, а якщо в них немає структурного поділу– у двох примірниках.
НС структурного підрозділу підприємства складають у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково проставляються гриф погодження з експертною комісією (далі– ЕК) і керівником архіву підприємства (посадовою особою, відповідальною за архів).
Перший(контрольний) примірник НС зберігається в структурному підрозділі.
Другийпримірник передають до служби діловодства підприємства.
Третійпримірник використовують для формування справ і пошуку необхідних документів.
Зведену НС підприємства, як і НС структурних підрозділів, щорічно не пізніше грудня переглядають і уточнюють. Після внесення змін їх передруковують та затверджують у керівника підприємства (структурного підрозділу) та впроваджують з 1 січня нового року. У разі створення, реорганізації, відкриття нових напрямків діяльності вносять зміни чи затверджують нову НС. Зазвичай під час оформлювання НС резервують додаткові індекси справ, залишаючи вільні місця, з метою внесення змін та доповнень, які виникають у разі виробничих потреб. Процедура погодження з архівними підприємствами у такому випадку обов'язкова.
Зведена НС підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи підприємства.
Державні підприємства, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.
Підприємства з недержавною формою власності після першого повідомлення відповідного державного архіву про створення НС надалі погоджують її з власною ЕК і затверджують підписом керівника підприємства.
Наприкінці року особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, додає до НС підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично сформованих за рік у структурному підрозділі. Керівник служби діловодства подає таку саму інформацію про кількість справ підприємства взагалі. Підсумковий запис зведеної НС засвідчує укладач (керівник служби діловодства) та керівник архіву підприємства (особа, відповідальна за архів).
Особливості оформлення НС
Текстову частину НС складають у формі таблиці, графами якої є індекси справ; заголовки справ; строки зберігання та номер статті за переліком; примітки.
До цього переліку в індивідуальних НС може додаватися також графа «Кількість справ».
Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення, зроблене арабськими цифрами,– індекс справи. Індекс справи в номенклатурі складається відповідно до штатного розпису або переліку структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу.
У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т. 1. т. 2тощо. Окрім розділівноменклатура справ може містити підрозділи. Індексування розділів відповідно до встановлених у діловодстві норм здійснюють арабськими цифровими позначками, розташовуючи їх від більшого до меншого. Так, розділ 01 «Розпорядча діяльність»може містити підрозділ 01.1 «Керівництво», до складу якого входять заголовки справ з індексами 01.1-0/. 01,1-02, 01.1-03 тощо.
Після виконання документи групують у справи, яким присвоюються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Формування заголовків справ можна здійснювати за такими ознаками:
номінальна– формується за назвою виду документа, тобто до такої справи включено документи однієї видової назви, наприклад, протоколи;
авторська– до цієї справи долучають документи однієї тематики;
кореспондентська– на кожного кореспондента формується справа з листування, договірної діяльності, збуту, постачання однієї особи або організації;
географічна– класифікується як різновид кореспондентської, але в її основу покладено територіальні ознаки;
хронологічна– вміщує документи, згруповані за певний період діяльності, скажімо, бухгалтерську звітність.
Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона формується. Заголовок справи складається з:
назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (накази, протоколи);
назви підприємства та структурного підрозділу, у якому створені документи;
назви підприємства або структурного підрозділу, яким адресовані або від яких одержані документи;
короткого змісту документів справи;
назви регіону або країни, з якими пов'язаний зміст документів справи;
зазначення періоду, до якого належать документи справи (дата);
інформації про наявність копій документів у справі.
У заголовках справ, що включають документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю його ведення, вживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи. Наприклад:
Документи (розрахунки, аналізи, довідки) про стан і вдосконалення оплати праці, застосування різних форм оплати праці; про темпи росту продуктивності праці та середньої заробітної плати.
Термін «документ» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного або розпорядчого акта. Наприклад: „Документи до Закону України «Про діловодство»”.
У заголовках справ, де розглядається листування, зазначають кореспондента та короткий зміст документів.
Назви населених пунктів наводяться у такому порядку: село (селище), місто, район, область (Автономна Республіка Крим).
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначають період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи. Наприклад:
План організаційно-технічних заходів підприємства на 2008 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, то спочатку формулюють її загальний заголовок, а потім, якщо потрібно, додають заголовки кожного тому (частини), що уточнюють зміст загального заголовка.
До зведеної номенклатури справ підприємства долучають:
назви справ, що фактично сформовані в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи підприємства, у тому числі справи тимчасово діючих органів підприємства, наприклад, справи ліквідаційної комісії;
не завершені в діловодстві справи, що надійшли від підприємств-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;
справи, які формувалися впродовж кількох років або якщо їх вирішення триває більше одного року, і такі справи долучають до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх ведення або формування;
одну чи кілька справ із грифом «Для службового користування», якщо в діяльності підприємства створюється незначна кількість документів із цим грифом. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕПК». [3; C. 14]
До номенклатури справ не включають друковані видання; довідники (у тому числі телефонні); бюлетені; реферативні журнали; експрес-інформацію.
Заповнення графи «Строк зберігання і номер статей за персиком»залежить від наукової та історико-культурної цінності документів відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20 липня 1998 року № 41 та відомчих (галузевих) переліківдокументів, переліків документів, які підлягають переданню на архівне зберігання, укладених відповідно доМетодичних рекомендацій щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ та укладання списків та Методичних рекомендацій щодо порядку подавання документів юридичних осіб і громадян на експертизу цінності та організації її проведення з метою віднесення документів до Національного архівного фонду України та створеного на основі типового (галузевого) переліку документів підприємства,затвердженого його керівником.
Зазначені строки зберігання документів ЕК обов'язково уточнюють та перевіряють під час проведення експертизи цінності документів за Переліком типових документів із зазначенням строків зберігання або ж за переліком документів підприємства, створеним на основі типового. При цьому керуються Методичними рекомендаціями щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання.
Для документів, які не передбачені чинними переліками, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення експертною комісією центрального або місцевого органу державної влади, центрального органу об'єднання громадян за погодженням з Центральною експертно-перевірною комісією (далі– ЦЕПК) Держкомархіву України або ЕПК державних архівів України, областей, міст Києва і Севастополя, ЕК підприємств.
Постійний строк зберігання мають справи, у яких відображено основні напрями діяльності організацій. Його доцільно встановлювати також для справ, які складаються з документів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державної виконавчої влади, об'єднань громадян.
Окрім постійного і тимчасового термінів зберігання, для деяких справ практичного значення можуть також встановлюватися такі терміни, як «Доки мине потреба»або «До заміни новими».Ці справи зазвичай складаються з документів, надісланих із вищих організацій до підпорядкованих їм, і містять у собі інструкції, методики роботи тощо, які чинні протягом тривалого часу.
Позначку «ЕПК» проставляють у НС у випадках, передбачених Типовим або відомчим (галузевими) переліками документів, а також коли складно визначити конкретні строки зберігання тієї чи іншої справи, що вміщує різні документи.
У графі «Примітки»обумовлюються такі питання: особливості формування справ, встановлення строків їх зберігання; внесення нових справ; перехідні справи; відомості посадових осіб, відповідальних за формування справи; передання справи в архів підприємства або іншим установам для продовження ведення справи.
Гриф затвердження проставляється на титульному аркуші НС. Якщо обсяг номенклатури справ незначний (до 5 аркушів), титульний аркуш не оформлюють, гриф затвердження в такому разі розташовують на першому аркуші номенклатури.
Гриф погодження згідно з ДСТУ 4163-2003 розміщується на останньому аркуші НС під реквізитом «Підпис укладача».
Обов'язковими і можливими реквізитами індивідуальної номенклатури справ є зображення державного герба (01), зображення емблеми (02), код організації (04), код форми документа (05), назва організації вищого рівня (06), назва організації (07), назва структурного підрозділу (08), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), місце складення чи видання документа (14), гриф затвердження (17), заголовок до тексту (19), текст (21), підпис (23), гриф погодження (24), візи (25).
Складання НС — відповідальний етап в організації діловодства, покладений в основу багатьох документних операцій: документообігу, реєстрації, оперативного зберігання, пошуку і, безумовно, має перспективне спрямування в організації роботи з документами, унеможливлює хаотичне зберігання документів, сприяє оперативному використанню управлінської інформації, вміщеної в документах.
2.5 Формування справ
Справа– це документи або один документ, пов’язані певним питанням.
Формування справ– це групування документів у справи відповідно до номенклатури.
Вимоги до групування документів у справи:
у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів. розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (з відбитком штампа, що належить органу вищого рівня);
документи групуються у справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні (що завершуються наступного року) справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи на підприємстві;
документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду і передаються на державне (постійне) зберігання, та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.
Після завершення року або вирішення питання документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:
до однієї справи вмішуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої – тимчасового;
до справи вміщуються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс. При цьому на початку справи завжди вміщується ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи у логічній послідовності та хронології їх видання;
документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки, групуються у справи разом з документами, надрукованими на друкарській машинці, та рукописними документами на загальних підставах.
Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа, назва якої та строк зберігання обов'язково вносяться до діючої у певному році номенклатури справ.
Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм).
Організаційні документи (статути, положення, плани, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (постановами, рішеннями, наказами), вмішуються у справи разом з ними.
У різні справи групуються такі накази (розпорядження): з основної діяльності підприємства; про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників підприємства, про надання їм матеріальної допомоги; про надання відпусток працівникам; про накладення стягнень на працівників, про їх підрядження, з адміністративно-господарських питань.
Документи засідань колегіальних органів підприємства групуються у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо); документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список за прошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступили).
Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а у середині групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.
Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи або за напрямами діяльності підприємства, або за авторами ініціативних документів. За наявності невеликої кількості таких документі їх дозволяється формувати в одну справу. У середині кожної справи зазначені документи систематизуються за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і
8-09-2015, 11:47