Все суммы выделенного НДС по полученным от поставщиков счетам-фактурам, билетам, квитанциям отражают на счете 1420 «Налог на добавленную стоимость». Бухгалтер проставляет корреспондирующие счета, проверяя все приложенные первичные документы.
В таблице 2 приведена корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами.
Таблица 2 – Фрагмент журнала хозяйственных операций ТОО «Тантал-Б» - за январь-февраль 2008 года
| № п/п | дата |
Документ |
Дебет |
Кредит |
Сумма |
Содержание хозяйственной операции |
Аналитика | |
| Дебет | Кредит | |||||||
| 1 | 05.01 | РКО № 1 | 1251 | 1030 | 7 000,00 | Выдано на хоз. расходы | Исаев С.А. | |
| 2 | 08.01 | Авансовый отчет № 1 | 1350 | 1251 | 6 585,00 | Приобретены запчасти | Запчасти | Исаев С.А. |
| 3 | 08.01 | ПКО № 2 | 1030 | 1251 | 415,00 | Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету № 1 | Исаев С.А. | |
| 4 | 17.01 | РКО № 2 | 1251 | 1030 | 15 000,00 | Выдано на хоз. расходы | Исаев С.А. | |
| 5 | 20.01 | Авансовый отчет № 2 | 1311 | 1251 | 13 043,00 | Приобретены материалы | Электроматериалы | Исаев С.А. |
| 6 | 20.01 | Авансовый отчет № 2 | 1420 | 1251 | 1 957,00 | НДС в зачет | Исаев С.А. | |
| 7 | 21.01 | РКО № 3 | 1251 | 1030 | 130 000 | Выдано в подотчет для оплаты счетов | Исаев С.А. | |
Таким образом, рассмотрели документальное оформление и учет расчётов с подотчётными лицами по хозяйственным операциям в ТОО «Тантал-Б».
2.3 Документальное оформление и учёт командировочных расходов
Командировкой считается поездка работника предприятия в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия. В командировку может быть направлен работник, связанный с предприятием трудовым договором.
Основанием для направления в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем ТОО «Тантал-Б». Приказ должен содержать указание на командируемого сотрудника, пункт назначения и наименование учреждения, цели и сроки командировки. Копии приказов по командировкам и обосновывающие документы находятся в отдельной папке.
В приказе возможно прямое указание для бухгалтерии произвести расчет суммы командировочных расходов. Приказ может быть оформлен в таком виде (Приложение 2)
Помимо Трудового Кодекса Республики Казахстан для правильного учета подотчетных сумм, выдаваемых на командировочные расходы и другие цели, а также для составления учетной политики по этим вопросам бухгалтерия предприятия ТОО «Тантал-Б» основывается на следующих нормативных документах:
Налоговый кодекс РК от 01.01.2008 "О налогах и других обязательных платежах в бюджет";
Закон РК от 28.07.2007 года №234-III "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности";
Постановление правительства РК от 22.09.2000 N 1428 "об утверждении правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов парламента РК" (ред. от 28.07.2005);
Постановление правительства РК от 24.12.2001 N 1677,"об утверждении норм представительских расходов и суточных выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода" (ред. от 14.03.2005);
Правила о служебных командировках в пределах РК работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента РК являются действующим документом, которым руководствуются не только государственные, но и частные компании, т.к. в нем описаны основные принципы оформления и ведения учета.
На основании приказа в бухгалтерии ТОО «Тантал-Б» составляется предварительная калькуляция на командировочные расходы. При составлении калькуляции бухгалтер должен учесть стоимость билетов туда и обратно, стоимость проживания в гостинице во время нахождения в другом городе, размер суточных за весь период командировки.
Согласно ст.93 Налогового Кодекса Республики Казахстан от 01.01.2008 года, к компенсациям при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся:
1. Фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь.
2. Фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь.
3. Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке, в размере не более трех месячных показателей в сутки в пределах Республики Казахстан.
4. Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке за пределами РК, в пределах норм, установленных Правительством РК.
Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командированным лицам, на оплату проезда (туда и обратно), суточных расходов и расходов по найму помещения, рассчитанных согласно сроку командировки.
Размер суточных может устанавливаться руководителем компании в виде соответствующего приказа, но, как правило, их величина соответствует тому размеру, который в соответствии с Налоговым кодексом разрешается относить на вычеты. В 2008 году в соответствии со ст. 93 Налогового кодекса на вычеты можно относить суточные в размере, не превышающем, 3 МРП, т.е. не более 3504 тенге (1 168 х 3).
Руководитель и главный бухгалтер ТОО «Тантал-Б» в своих расчетах руководствуются постановлением Правительства РК от 22.09.2000 г. № 1428 или обосновать производственной необходимостью превышение норм. Рассчитанная бухгалтером сумма всех предполагаемых расходов по командировке утверждается руководителем (Приложение 3).
Утвержденная руководителем ТОО «Тантал-Б» смета подшивается к расходному ордеру, по которому сотруднику, направляющемуся в командировку, выдают рассчитанную сумму командировочных расходов. При этом составляется расходный кассовый ордер (РКО) (Приложение 4).
На основании приказа командированному работнику перед началом командировки выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем. При этом заполняется вся лицевая сторона командировочного удостоверения, а на оборотной стороне делается отметка о выбытии сотрудника из организации в командировку. Датой выбытия считается дата начала командировки, указанная в приказе, на которую должен быть приобретен билет, по которому сотрудник выезжает в город командировки.
Командированный сотрудник должен сделать на второй стороне командировочного удостоверения отметку о прибытии в командируемый город в той организации, в которую он направлен, а также отметку о выбытии из этого города. Именно по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта назначения определяется фактическое время пребывания в местах командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дате прибытия и дате выбытия делаются в каждом из них, а также отметка о возвращении в свою организацию.
Регистрация работников, выбывших в командировку и прибывших из командировки, ведется в специальном журнале по установленной форме. По возвращении из командировки в организацию в командировочном удостоверении и в графе 7 журнала учета работников, выбывших в командировки, делаются отметки о прибытии сотрудника (Приложение 5).
Для выполнения поручений организации в другом городе сотруднику может потребоваться соответствующая доверенность. Доверенность на выполнение определенных действий может выглядеть следующим образом (Приложение 6).
Непосредственный учет самих командировочных расходов начинается после того, как сотрудник возвратится из командировки и представит в бухгалтерию авансовый отчет.
Авансовый отчет - это документ, в котором сотрудник отражает величину всех фактически произведенных расходов за время командировки. Фактические расходы, отражаемые в авансовом отчете, требуют документального подтверждения. Поэтому заполняется авансовый отчет на основании приложенных к нему первичных документов, которыми могут быть:
авиабилеты (экономический класс). При этом к авиабилету и авансовому отчету подшивается (прикладывается) распоряжение или приказ руководителя, в котором указывается необходимость использования воздушного транспорта;
железнодорожные билеты (не выше тарифа купированного вагона);
другие проездные документы; квитанции о бронировании билетов и места в гостинице;
квитанции по утвержденной форме о пользовании постельными принадлежностями в поездах при проезде к месту командировки и обратно;
квитанция, счет-фактура и другие документы, подтверждающие наем жилого помещения;
командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия в командируемую организацию и убытия из нее, заверенные подписями должностных лиц и печатями этой иногородней организации, а также с отметками нашей организации о прибытии сотрудника из командировки;
документы, подтверждающие прочие понесенные расходы (квитанции о телефонных переговорах, почтовых услугах, приобретенных ценностях и т. д.).
Авансовый отчет составляется работником в течение трех дней с момента возвращения из командировки. На лицевой стороне авансового отчета работник заполняет такие сведения, как:
наименование организации;
отдел, должность и фамилию, имя, отчество сотрудника, прибывшего из командировки;
номер и дату составления авансового отчета;
цель полученного аванса - командировочные расходы;
величину полученных из кассы денежных средств;
сумму фактически произведенных расходов, которая соответствует итогу всех расходов, указанных на оборотной стороне авансового отчета;
сумму остатка неизрасходованных денежных средств (превышение полученной из кассы суммы над фактически потраченной суммой) или перерасхода (превышение фактически потраченной суммы над полученной из кассы).
Прежде чем заполнить последние два показателя, подотчетное лицо заполняет оборотную сторону авансового отчета на основании имеющихся документов.
Первыми обычно отражаются проездные билеты. К железнодорожному билету не нужно прикладывать счет-фактуру от железной дороги, чтобы отнести сумму НДС в зачет. При заполнении в авансовом отчете сведений о расходах на проезд и других расходах необходимо выделить отдельными строками сумму расходов без НДС и саму сумму НДС. Это необходимо в силу того, что эти суммы по-разному отражаются на счетах бухгалтерского учета.
Документами, подтверждающими расход на проживание, являются: счет из гостиницы, счет-фактура, квитанция об оплате, фискальный чек. Встречаются случаи, когда командируемый сотрудник останавливается не в гостинице, а арендует квартиру у частных предпринимателей, тогда помимо указанных документов следует приложить и копию свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя.
Если в период нахождения в командировке сотрудник оплачивал какие-либо услуги (связи, почты, консультирование и т.д.), то к авансовому отчету должны быть соответствующие квитанции, акты выполненных работ, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам, фискальные чеки, оформленные на имя организации. Если производилось приобретение различных товаров, то должны быть накладные и счет-фактура. В авансовых отчетах о командировках всегда отражается расчет суточных, которые отдельными документами не подтверждаются. Расчет производится исходя из фактических дней нахождения в командировке согласно отметкам в командировочном удостоверении. Последнюю графу "Счет" заполняет бухгалтер, проверяющий авансовый отчет и приложенные к нему документы.
Схема документооборота представлена в Приложении 7.
В рассматриваемом случае в командировку отправлялся гл. механик ТОО «Тантал-Б» для подписания договоров с поставщиками. Авансовый отчет представлен в Приложении 8.
Расходы по командировке следует отнести на счет 7210 «Административные расходы».
Затем подсчитывается общая сумма, списываемая на каждый из счетов. По авансовому отчету Суркова В.А. на счет 7210 «Административные расходы» списываются:
стоимость проезда без НДС туда и обратно - 9 177 тенге (2 699 + 6 478);
суточные - 70080 тенге;
Итого на счет 7210 - 79257 тенге
На счет 1420 «Налог на добавленную стоимость» будет относиться 1 193 тенге (351 + 842).
Всего на разные счета со счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам» списывается 80450 тенге (79257 + 1 193).
Эти общие суммы по корреспондирующим счетам отражаются бухгалтером на лицевой стороне авансового отчета в правом верхнем углу, и делается отметка о дате проверки авансового отчета. Затем сумма понесенных расходов утверждается руководителем организации. Общая израсходованная сумма (80450 тенге) сравнивается с величиной ранее полученных денежных средств в подотчет (81000 тенге). В нашем случае сотрудник фактически потратил сумму меньшую, чем было получено, и остаток неиспользованных денег в сумме 550 тенге внесен в кассу. Сумма 500 тенге, израсходованная Сурковым В.А. за постель, не была подтверждена документами и не была принята бухгалтером.
Если бы имела место обратная ситуация, когда сотрудник фактически потратил сумму большую, чем было получено, в этом случае сумма перерасхода должна быть выдана сотруднику из кассы. В любом случае в авансовом отчете делается соответствующая отметка, подтверждающая завершение всех взаиморасчетов между сотрудником и организацией по данной операции. В том случае, когда материально-ответственное лицо не может отчитаться за полученные из кассы денежные средства (не предоставляет документы о расходовании этих средств), то они должны быть удержаны из его заработной платы. Однако встречаются случаи, когда авансовый отчет не может быть составлен из-за утери подтверждающих документов, хотя определенные расходы сотрудник понес и использовал денежные средства по назначению.
В таком случае следует попытаться восстановить утерянные документы, запросив у поставщиков их копии. Если же это невозможно, сотрудник может написать объяснительную записку о причинах утери документов, указать величину произведенных расходов и обратиться к руководству компании с просьбой возместить понесенные расходы.
К отчету по командировке Сурковым В.А. приложена объяснительная записка о том, что в городе Астана он вел с зарубежным партнером междугородные телефонные переговоры на сумму 5100 тенге, которые не подтверждены первичными документами. Бухгалтер в авансовом отчете на сумму таких неподтвержденных расходов в качестве корреспондирующего счета должен указать счет 3350 "Краткосрочная задолженность по оплате труда".
Корреспонденция счетов: дебет 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» – кредит 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам» означает, что задолженность сотрудника перед организацией по подотчетным суммам будет погашена за счет удержания из заработной платы. Если руководитель компании не удовлетворит просьбу сотрудника о возмещении понесенных, но не подтвержденных расходов, то на соответствующую сумму будет уменьшена заработная плата, причитающаяся сотруднику к выплате на руки.
Руководством компании было принято решение о том, чтобы возместить неподтвержденные расходы, и был издан приказ о возмещении расходов (Приложение 9).
Возмещаемые сотруднику расходы (при отсутствии документов) считаются дополнительным доходом работника, который будет начислен ему в дополнение к основной заработной плате. При этом будет составлена корреспонденция счетов: Дебет 7210 "Административные расходы" – Кредит 3350 "Краткосрочная задолженность по оплате труда". Все полученные работником доходы (заработная плата и возмещаемые расходы) подлежат налогообложению индивидуальным, социальным налогами, социальными отчислениями в ГФСС и отчислениям в накопительный пенсионный фонд.
В этом случае данные расходы относятся на расходы на счет 7210 «Административные расходы», но не как расходы подотчетных лиц со счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам», а как дополнительный доход работника со счета 3350 "Краткосрочная задолженность по оплате труда". Превышение командировочных сверх норм в сумме 5 100 тенге вошло в доход Суркова В.А. за февраль 2008 года, включено в расчет по ежемесячному исчислению и удержанию индивидуального подоходного налога и исчислению социального налога, и в расчетную ведомость.
2.4 Документальное оформление и учёт представительских расходов
Согласно п. 2 ст. 93 Налогового кодекса к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика по приему и обслуживанию лиц, производимые в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров для проведения общего собрания акционеров. К представительским расходам относятся расходы по проведению официальных приемов вышеуказанных лиц: транспортное обслуживание; расходы на питание во время переговоров; оплата услуг переводчика.
Предельные нормы установлены постановлением Правительства РК от 24.12.2001 г. № 1677 "Об утверждении норм представительских расходов и суточных выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода" (ред. от 14.03.2005).
Нормы представительских расходов, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода, представлены в таблице 3.
Таблица 3 - Нормы представительских расходов, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода
| Наименование представительских расходов | Норма вычета |
Расходы по проведению официального приема лиц (из расчета на одного человека в день) |
до 8 МРП |
| Расходы на питание во время переговоров (из расчета на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающих лиц) | до 1,5 МРП |
| Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, принимающей делегацию (в час) | до 1 МРП |
| Транспортное обслуживание (в час) | до 1 МРП |
Во время проведения официального приема лиц количество участников с принимающей стороны не должно превышать количества участников со стороны принимаемой делегации. При составе делегации свыше пяти человек количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих делегацию, должно определяться из расчета один переводчик или сопровождающий не менее чем на пять членов делегации.
Для подтверждения данных вычетов необходимо иметь следующие документы: приказ о проведении приема; список приглашенных лиц; список лиц принимающей стороны; журнал регистрации гостей; смета расходов на проведение приема; документы об оплате и получении фактических услуг и материалов, относящихся к представительским расходам.
Для подтверждения произведенных расходов на предприятии ТОО «Тантал-Б» издается приказ на проведение приема (Приложение 10).
Деньги на оплату расходов по приему делегаций выдаются в подотчет ответственному лицу. В случае превышения фактически понесенных представительских расходов над утвержденными нормами превышение расходов является косвенным доходом подотчетного лица и должно облагаться подоходным налогом по ставке п. 2 ст. 145 Налогового кодекса, социальным налогом, отчислениями в накопительные пенсионные фонды. Однако в данном случае подотчетное лицо тратит денежные средства не на себя, а на гостей. Поэтому для подтверждения того, что понесенные расходы не являются доходом конкретного подотчетного лица, на предприятии ТОО «Тантал-Б» составляется еще один приказ (Приложение 11). Все эти приказы необходимы потому, что денежными средствами ТОО «Тантал-Б» распоряжается руководитель.
После утверждения аваносового отчета и акта об исполнении сметы принятые суммы списываются с подотчета работника и отражаются по дебету счета 7210 «Административные расходы», 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг» и кредиту счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам».
Корреспонденцию счетов по учету представительских расходов представим в таблице 4.
Таблица 4 - Корреспонденцию счетов по учету представительских расходов ТОО «Тантал-Б»
№ п/п |
Содержание операций | Корреспонденция счетов | Сумма | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Выдача в подотчет на представительские расходы | 1251 | 1010 | 50000 |
| 2 | Утвержден авансовый отчет | 7210 | 1251 | 56000 |
| 3 | Возврат превышения представительских расходов согласно приказа | 1251 | 1010 | 6000 |
Таким образом рассмотрен порядок расчетов с подотчетными лицами на предприятии ТОО «Тантал-Б» по хозяйственным операциям, по командировочным и представительским расходам.
3. Совершенствование учёта расчётов с подотчётными лицами
Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний среди расчетов с дебиторами вызывают расчеты с подотчетными
8-09-2015, 12:45