Організація обліку грошових коштів на підприємстві (на матеріалах СТОВ "Злагода" Полтавського району Полтавської області)

Після перевірки документи подаються на затвердження керівнику підприємства, а далі підлягають бухгалтерській обробці.

Обробкою називається підготовка документів для запису сум господарської операції на рахунках синтетичного і аналітичного обліку.

Організація обробки документів має забезпечити швидке та правильне відображення в обліку господарських операцій. З цією метою повинні здійснюватися всі стадії обробки, а саме: бухгалтерський контроль та бухгалтерська обробка.

Бухгалтерський контроль включає:

- попередній – перегляд та візування договорів, угод, наказів про ставки заробітної плати, наказів про приймання та звільнення працівників, підписання касових і банківських документів до проведення грошових і розрахункових операцій. Здійснює головний бухгалтер підприємства або інші особи, відповідальні за здійснення операцій, оформлених документами;

- поточний – проводять у ході виконання обчислювальних операцій, наприклад, перевіряють чіткість друку при табуляції, чи немає розривів у підсумках, чи правильно працює машина тощо;

- наступний – здійснюється після облікового оформлення операцій працівниками бухгалтерії при обробці документів.

Бухгалтерська обробка поділяється на :

- групування;

- таксування;

- контирування;

- включення до облікових регістрів.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання; при ручній обробці – дату запису до облікового регістру, а при автоматизованій обробці – відбиток штампу оператора, відповідального за обробку.

4. Розробка посадової інструкції бухгалтерів по обліку грошових коштів та їх потоків

Для чіткої організації виробництва та планування роботи з метою раціонального розподілу праці на підприємствах розробляються посадові інструкції.

Посадова інструкція – це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкретної штатної посади.

Посадова інструкція сприяє правильному вирішенню питань розподілу обов’язків між категоріями працівників, забезпечує єдність при розподілі їх посадових обов’язків і кваліфікаційних вимог, які до них висуваються.

Посадові інструкції працівників дають змогу:

- встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій;

- визначити та закріпити обов’язки кожної особи, а також її права та персональну відповідальність;

- контролювати виконання роботи кожного виконавця, оцінити її результати.

У посадових інструкціях чітко і конкретно обумовлюються робота, яку повинен виконувати працівник, тобто його обов’язки з урахуванням посади, яку він обіймає, та одержаної освіти, його права і відповідальність за виконанням своїх обов’язків.

У посадовій інструкції розкривається функціональна структура діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, програм, завдань; функцій, форм і методів керівництва; інформації; технічних засобів управління. На підставі цих даних визначаються будова посадової інструкції та зміст її складових частин.

При складанні посадових інструкцій необхідно керуватися Довідником професій працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності. У цьому Довіднику відображені специфічні для різноманітних посад кваліфікаційні характеристики, на підставі яких з урахуванням специфіки підприємства працівники відділу кадрів та керівники структурних підрозділів розробляють посадові інструкції для кожної посади індивідуально.

Посадові інструкції узгоджуються з юристом і затверджуються керівником підприємства у встановленому порядку та доводяться до відома виконавців під підпис із зазначенням дати ознайомлення.

При складанні посадових інструкцій потрібен єдиний підхід до їх побудови, послідовність викладення, а також точність, чіткість і якість формулювань, які забезпечують їх однозначне розуміння працівником.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути наступною: найменування посади; загальні положення; цілі і завдання; обов’язки і права; відповідальність; взаємозв’язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов’язків; оклад і премія; порядок призначення, звільнення і зміщення посади; висновок (див. Додаток Д).

Всі посадові інструкції необхідно розробляти для посад та робочих місць, наявних на підприємстві, а не для конкретної людини, яка обіймає в даний час певну посаду. Зміст посадових інструкцій змінюється в тому випадку, якщо змінюється обсяг виконуваних робіт, а не у випадку прийняття на відповідну посаду нового працівника.

Крім посадової інструкції до документів, які регулюють діяльність бухгалтера, відносяться: контракт або трудовий договір; накази керівник з певних питань господарської діяльності; наказ про облікову політику, індивідуальний графік роботи головного бухгалтера (Додаток Е). Бухгалтер повинен бути з ними ознайомлений.

5. Впровадження комп’ютерних технологій з організації грошових коштів

Збільшення обсягу економічної інформації, зростання вимог до обліку, розвиток інформаційних технологій потребує вдосконалення методологічних засад бухгалтерського обліку. Поліпшенню якості економічної інформації та управління сприяє використання засобів обчислювальної техніки для обліку, аналізу господарської діяльності і планування.

Застосування комп’ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор організації обліку. Ці зміни зумовлені тим, змінюються способи обробки даних , при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних системах бухгалтерського обліку (від паперової до комп’ютерної) вона досягається, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею за всіма напрямками.

Використання комп’ютерів для ведення обліку принципово змінило технологію обробки облікової інформації. Суть автоматизованої форми обліку полягає в тому, що ЕОМ використовують не лише для опрацювання, а й для збирання облікової інформації, що дає змогу автоматизувати весь процес бухгалтерського обліку. Інформація, введена в ЕОМ за встановленою програмою, автоматично обробляється, а її результати видаються у вигляді машинограм (або відеограм).

СТОВ «Злагода» у 2006 році почало автоматизацію бухгалтерського обліку, використовуючи для цього програму «1С-Бухгалтерія».

Технологічний процес обробки даних по грошових коштах при комп’ютерній формі обліку можна поділити на три етапи.

Першим етапом облікового процесу є збір та реєстрація первинних даних для обробки на комп’ютері.

На другому етапі проводиться формування масивів облікових даних на електронних носіях: Журналу господарських операцій, структури синтетичних та аналітичних рахунків, довідників аналітичних об’єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль за процесом обробки інформації, записаної на масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період на запит користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків, або відображенням на екрані дисплею потрібної інформації.

Запровадження автоматизації форми обліку потребує значної підготовчої роботи: створення (придбання) програмного забезпечення; навчання облікових працівників; уточнення графіку документообороту; введення залишків за попередній період; створення довідників нормативно-довідкової інформації та інше.

Одним із шляхів вирішення інформаційних проблем на підприємстві є створення автоматизованих робочих місць (АРМ) спеціалістів, у тому числі бухгалтера, в автоматизованій системі управління. Отже, комп’ютеризація суттєво змінює процес організації роботи облікового апарату.

6. Охорона праці

Найважливішою метою суспільства є перетворення праці в найпершу життєву потребу людини. Це можливо тільки в тому випадку, коли праця людини буде проходити в умовах, які сприяють розвитку її властивостей і забезпечують високу продуктивність праці. Крім цього, в процесі праці людина не повинна захворіти або одержати травму. Цими проблемами на підприємствах, пов’язаних із забезпеченням здорових умов праці, займається охорона праці.

Охорона праці виявляє і вивчає можливі причини виробничих нещасних випадків, професійних захворювань, аварій, вибухів, пожеж і розробляє систему заходів і вимог з метою уникнення цих причин і забезпечення безпечних і задовільних умов для праці.

Нормативне законодавство визначає охорону праці, як систему правових, соціально-економічних, організаційно-технічних, санітарно-гігієнічних і лікувально-профілактичних заходів та засобів, спрямованих на збереження здоров’я і працездатності людини в процесі праці.

Робота на електронно-обчислювальних машинах здійснюється згідно правил, які вступили в силу з 1 липня 1999 року і затверджені Міністерством праці та соціальної політики. Приміщення з електронно-обчислювальною технікою повинні мати природне і штучне освітлення. Вікна повинні бути розташовані таким чином, щоб природне світло забезпечувало необхідний коефіцієнт природного освітлення. Бажано, щоб вікна мали жалюзі та регульовані пристрої для відкривання. Штучне освітлення приміщень повинно бути обладнане системою загального рівномірного освітлення. Світильники розміщені з лівої сторони від робочого місця. Всі світильники мають бути із розсіювачами і дзеркальними екранними стінками. Лампи в світильниках мають бути люмінесцентними. Слід використовувати систему вимикачів, що дозволяє регулювати інтенсивність штучного освітлення залежно від інтенсивності природного освітлення.

Робоче місце працівника бухгалтерії повинно мати такі елементи: стіл, сидіння, спинку та зйомці підлокітники. Само сидіння підйомно-поворотне, яке регулюється за висотою та кутом нахилу сидіння і спинки.

Робота на комп’ютері потребує від бухгалтера постійної уваги, чітких дій і самоконтролю. Через це на комп’ютері не можна працювати при недостатньому освітленні, високому рівні шуму.

Під час роботи на комп’ютері необхідно:

- суворо дотримуватись положень інструкції з експлуатації апаратури;

- уважно слідкувати за справністю основних блоків і пристроїв;

- працювати на клавіатурі чистими сухими руками, не натискувати на ті чи інші клавіші без потреби чи навмання;

- працювати з дискетами, оберігати їх від ударів, не торкатися дискети, яка виступає з конверта;

- під час перерви в роботі вимикати комп’ютер лише в тому разі, коли обробка поточної інформації завершена і вміст оперативної пам’яті занесено на магнітні диски (в противному випадку неминуча втрата інформації).

Висновки

Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належить до компетенції його власника або уповноваженого органу відповідно до законодавства та установчих документів.

Організація бухгалтерського обліку на підприємстві планується та проводиться відповідно чинного законодавства. Для здійснення обліку на підприємстві функціонує централізована бухгалтерська служба, яку очолює головний бухгалтер.

Для кожного структурного підрозділу облікового апарату на СТОВ «Злагода» розроблено перелік посад облікових працівників, які належать до цієї групи, зазначивши їх основні функції відповідно до посадових характеристик. Такий перелік називається технологічною карткою. Технологічні картки є керівним документом для працівника, який очолює структурний підрозділ облікового апарату, і надають неоціненну допомогу в розподілі та перерозподілі обов’язків між працівниками облікового апарату.

Облікова політика СТОВ «Злагода» затверджена в наказі про облікову політику. В ньому наведені основні питання організації роботи підприємства, а саме: обрані методи обліку амортизації необоротних активів, запасів, витрат, резервів тощо; форма обліку; правила документообороту; система облікових регістрів; робочий план рахунків бухгалтерського обліку; порядок проведення інвентаризації; перелік відповідальних осіб та порядок їх звітування; організація управлінського обліку; положення про комерційну таємницю та інше.

На СТОВ «Злагода» організовано документообіг, як систему створення, перевірки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів. Для ефективного її функціонування на підприємстві встановлений порядок створення і руху цих документів, а також визначено коло осіб, відповідальних за їх заповнення чи прийняття рішення по них.

Касові операції на СТОВ «Злагода» оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Міністерством статистики України за згодою з Національним банком України і Міністерством фінансів України.

Для полегшення та прискорення робіт в бухгалтерії на підприємстві розроблені робочі інструкції первинних документів текстової форми відповідно по кожному виду. Таку інструкцію оформлюють у вигляді таблиці.

Всі банківські операції СТОВ «Злагода» оформляються лише стандартними первинними документами, форми яких затверджені Національним банком України.

На підприємстві значну увагу приділяють обробці документів. Правильна організація обробки документів забезпечує швидке та правильне відображення в обліку господарських операцій. З цією метою здійснюються всі стадії обробки, а саме: бухгалтерський контроль та бухгалтерська обробка.

Для чіткої організації виробництва та планування роботи з метою раціонального розподілу праці на підприємстві розроблені посадові інструкції для кожної посади.

Посадова інструкція сприяє правильному вирішенню питань розподілу обов’язків між категоріями працівників, забезпечує єдність при розподілі їх посадових обов’язків і кваліфікаційних вимог, які до них висуваються.

СТОВ «Злагода» у 2006 році поступово розпочала автоматизацію обліку, тому що запровадження автоматизації форми обліку потребує значної підготовчої роботи: створення (придбання) програмного забезпечення; навчання облікових працівників; уточнення графіку документообороту; введення залишків за попередній період; створення довідників нормативно-довідкової інформації та інше.

На підприємстві належним чином організована охорона праці працівників, для цього створена відповідна служба.

Список використаної літератури

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 року №996-XIV;

2. Положення (стандарти) бухгалтерського обліку, від 01.09.2001 року зі змінами і доповненнями;

3. План рахунків бухгалтерського обліку, від 30.11.1999 року зі змінами і доповненнями;

4. Бутинець Ф.Ф., Зайчук С.М., Олійник О.В., Шигун М.М. Організація бухгалтерського обліку, - Житомир ПП «РУТА», 2002;

5. Завгородній В.Н. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю та аудиту, - .: АСК, 2001;

6. Кужельник М.В., Лінник В.Г. Теорія бухгалтерського обліку - К.: КНЕУ, 2001;

7. Кузьмінський А.М., Сопко В.В., Завгородній В.П. Організація бухгалтерського облік, контролю та аудиту» - К.: «Вища школа», 1993;

8. Литвин Ю.Я. Організація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу в сільському господарстві - К.: «Вища школа», 1993;

9. Марени Т.Г. Бухгалтерський облік в агроформуваннях - К., 2005;

10. Марочкіна А.М. Бухгалтерський облік за національними стандартами:Посібник для студентів - Харків: Торсінг, 2002;

11. Огійчук М.Ф., Плаксієнко В.Я., Панченко Л.Г. Бухгалтерський облік на сільськогосподарських підприємствах - К.: «Вища школа», 2003;

12. Пушкар М.С. Фінансовий облік - Тернопіль: Карт-бланш, 2002;

13. Каблук В.Б. Бухгалтерський облік на сільськогосподарських підприємствах - К.: Урожай, 2001;

14. Сивак О.В. Бухгалтерский учёт с помощью компьютера – К.: БИ, 1999;

15. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський облік на підприємствах України - К.: АСК, 2000.

Технологічна картка розрахункового відділу бухгалтерії СТОВ «Злагода»