Програмне забезпечення орієнтується насамперед на професійний рівень користувача, поєднується з його функціональними потребами, кваліфікацією і спеціалізацією. Користувач з боку програмного середовища повинен відчувати постійну підтримку свого бажання працювати в будь-якому режимі активно або пасивно. Пріоритет користувача в роботі з технікою є очевидним. Тому за їхньої взаємодії передбачається максимальне забезпечення зручностей роботи людини завдяки удосконаленню програмних засобів.
3. Автоматизований облік заробітної плати за допомогою програми БЕСТ ЗАРПЛАТА
Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА пропонує облік праці та заробітної плати для малих та середніх підприємств. Програма проста в користуванні, її застосування не вимагає спеціальних знань.
Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА дозволяє повністю автоматизувати розрахунок заробітної платні. При будь-якому коригуванні даних по заробітній платі її розрахунок відбувається автоматично. Коригування сум оплат та внесення додаткових видів нарахувань та утримань (відпустки, премії і т.п.) проводиться як в реєстрі, так і в розрахунковому листі. При додаванні інформації про відпустки чи лікарняні листи відпрацьований час робітника коригується автоматично. Якщо при цьому час відпустки чи лікарняного листа стосується попередніх періодів, то при розрахунку заробітної плати відбувається автоматичні сторнування нарахованих у тих періодах сум та перерахунок податків. Загальний принцип руху інформації у програмі зображений на рис. 3.6.
Програма постачається разом з демонстраційними прикладами, які передбачають розрахунки заробітної платні для підприємств з різними видами діяльності і різними структурами. Демонстраційні приклади допомагають без проблем опанувати програмним комплексом.
В комплект звітів програми БЕСТ ЗАРПЛАТА входять необхідні згідно законодавству України звіти. Звітні документи формуються програмно згідно вимог державних структур, до яких подається звітність. При зміні законодавства розрахунки та звіти підтримуються розробниками в актуальному стані і стають доступними для подальшої роботи після своєчасного оновлення програми.
Програма автоматично передає сформовані звітні документи в систему формування звітів до державних структур БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС. Програма легко інтегрується з працюючою системою 1С Підприємство 7.7. Програма забезпечує простий та універсальний імпорт файлів форматів DBF і TXT для інтеграції з працюючими системами бухгалтерського обліку та управління підприємством.
Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА не потребує настроювання при типовій схемі розрахунку заробітної платні.
Програма надає можливість:
1) ведення особових рахунків працівників;
2) настроювання типової схеми розрахунку заробітної платні згідно специфічних вимог;
3) додання власних видів оплат і нарахувань до фондів та створення програм їх розрахунку;
4) розрахунку заробітної платні як по окремим підрозділам, так і в цілому по підприємству;
5) розрахунку заробітної платні як за поточний період, так і за попередні періоди;
6) розрахунку нарахувань до фондів як по підприємству в цілому, так і окремо по працівникам;
7) формування документів для переводу виплат працівникам та аліментів до банку на власні рахунки;
8) формування та створення власного комплекту звітних документів;
9) збереження архіву розрахункових листів протягом поточного і повного минулого років.
Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА пропонує:
1) автоматичний розрахунок заробітної платні згідно діючого законодавства;
2) автоматичний перерахунок заробітної платні при будь-якому коригуванні даних;
3) автоматичний перерахунок сум утримань і нарахувань до фондів за попередні періоди у випадку зміни законодавства;
4) типові комплекти необхідних згідно законодавству України звітів, сформованих за вимогами державних структур, до яких подається звітність;
5) простий та універсальний механізм імпорту даних для інтеграції з іншими системами бухгалтерського обліку та управління підприємством, постійний супровід та технічну підтримку.
Розглянемо принцип роботи програми докладніше. Перед початком роботи з програмою необхідно провести початкові настроювання.
Для вказання реєстраційних та інформаційних даних підприємства використовуються інформаційні Довідники. Налагодження розділу Довідники є складовою частиною настроювання програми. У Довідниках вказані основні дані для розрахунку заробітної плати, нарахувань до фондів та формування проведень. Інформацію в Довідниках можна коригувати, вилучати та додавати (рис.4).
Рис. 4 - Вікно налагодження довідників
У розділі Графік проводиться налагодження графіку робочого тижня (п’ятиденка, шестиденка, позмінний графік і т.д.), встановлення тривалості робочого дня та кількості робочих днів у місяці. Розділ Види оплат використовується для того, щоб вказати які види нарахувань застосовуються на підприємстві і які утримання стягуються із заробітної плати. Розділ Фонди містить список фондів, до яких виконуються утримання (рис. 5).
Рис. 5 - Налагодження фондів
Характеристика фондів складається з двох сторінок.
На 1-ій сторінці приведені короткий опис обраного нарахування до фондів, параметри фондів та кнопка «Коригування програм розрахунку», яка дозволяє здійснити редагування відповідних програм. У разі потреби додаються нові фонди та створюються програми розрахунку.
На 2-ій сторінці знаходиться список бухгалтерських проведень. При додаванні чи редагуванні проводиться вибір бухгалтерських проведень із довідника проведень. Довідник проведень розкривається при натисненні кнопки вибору. В примітці заповнюється необхідна інформація, яка буде вказана при формуванні бухгалтерських звітів.
Розробниками програми пропонується типовий перелік бухгалтерських звітних документів, звітів до державних структур та звітів по документам.
Звіти до державних структур створюються програмно згідно вимог державних структур, до яких подається звітність. При зміні законодавства розробник підтримує в актуальному стані усі розрахунки і звіти, які стають доступними для подальшого користування одразу після оновлення програми.
Сформовані в БЕСТ ЗАРПЛАТІ звіти до державних структур автоматично імпортуються в працюючий комплекс БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС до:
1) податкової інспекції;
2) статистичних органів;
3) пенсійного фонду;
4) фондів соціального страхування.
Надається можливість формування як типового комплекту звітів, встановленого за замовченням, так і специфічного комплекту, налагодженого власноручно.
Формування звітності проводиться при натисненні клавіші F9 в залежності від вигляду головного вікна - реєстр чи документ – пропонується перелік відповідно бухгалтерських та звітних форм чи звітів по документам:
1) в реєстрі викликається список бухгалтерських та звітних форм;
2) в документі - список звітів по документу, присутньому на екрані.
При формуванні звітних форм слід указати тип звіту:
1) звичайний звіт;
2) звіт для БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС.
В останньому випадку автоматично запускається програма БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС і надається можливість перегляду та подальшої роботи із сформованим звітом безпосередньо в програмі БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС. При обранні типу звіту “Звичайний” звіт формується звичайним способом в програмі БЕСТ ЗАРПЛАТА.
У групах (крім групи звітних форм) надається можливість створювати нові форми звітів. Усі звітні форми добавляються та оновлюються тільки розробниками. Бухгалтерські звіти по реєстру та документам можна копіювати та за потребою створювати нові. Скопійовані та створені звіти можна редагувати. Назви усіх створених, відредагованих та скопійованих звітів будуть підсвічені блакитним кольором.
Для збереження даних про працівників підприємства в програмі використовується особовий рахунок. Він містить необхідні дані працівника для розрахунку заробітної плати та заповнення звітності. Вікно особового рахунку викликається в головному вікні програми за допомогою пункту меню Реєстр/Особовий рахунок. Робоча область вікна вміщує меню та панель інструментів особового рахунку, робоче вікно (рис. 3.9.).
Робоче вікно особового рахунку складається з декількох закладок:
1) закладка Загальні дані:
- табельний номер;
- прізвище, ім’я та по-батькові у називному відмінку;
- підрозділ, в якому обліковується робітник – заповнюється з довідника підрозділів;
- посада – заповнюється з довідника посад;
- графік роботи – заповнюється з довідника графіків;
- оклад - не обов’язково заповнювати, якщо оклад працівника буде змінюватися кожен місяць. У цьому випадку вказується сума окладу самостійно при новому нарахуванні заробітної плати;
- обліковий склад – вибирається з переліку: постійний, сумісник, трудова угода;
- дата прийняття та звільнення – обов’язкові до заповнення;
- стать працівника – вибирається з переліку: чоловіча, жіноча;
- дата народження - обов’язкова до заповнення;
2) закладка Додаткові дані:
- номер рахунку для зарахування зарплати – заповнюється при наявності банківського рахунку для перерахування зарплати;
- ідентифікаційний код;
- податкова інспекція - вибирається з довідника податкових інспекцій, який коригується при виклику картки підприємства. Пошук податкової інспекції здійснюється по перших буквах або по коду;
- код ставки страхового збору (для персоніфікації) – заповнюється автоматично після вибору облікового складу у разі самостійного введення працівника. Виконуючи імпорт особових рахунків працівників, необхідно перевірити наявність ознак (“0”- постійний, “1” – сумісник, “2” – трудова угода);
- стаж на момент прийому - загальний стаж для розрахунку лікарняного. Заповнюється загальна кількість років (РР), місяців (ММ) і днів (ДД) на момент прийому робітника;
- рахунок обліку витрат на заробітну плату - заповнюється автоматично після вибору підрозділу, до якого належить працівник. Рахунок можна змінити, залишаючи працівника в тому ж підрозділі;
- ознака інвалідності (ознака: „0” – не інвалід, ост. - інвалід);
- прізвище, ім’я та по-батькові у родовому та давальному відмінках;
- телефон працівника;
3) закладка Розрахункові листи - містить помісячний архів загальних сум по нарахуванню, утриманню, суми до сплати та вихідного залишку працівника;
4) закладка Нарахування - містить постійні нарахування, які нараховуються щомісяця. До таких нарахувань можуть належати премії, надбавки, матеріальні допомоги. Список постійних нарахувань за потребою налагоджується;
5) закладка Утримання - містить постійні утримання, які нараховуються щомісяця. Такі обов’язкові утримання, як прибутковий податок, утримання у фонди (пенсійний фонд, фонд соціального страхування, фонд по безробіттю), розраховуються автоматично, їх додавати в список постійних утримань не треба. За потребою можна вказати такі постійні утримання, як аванс, профспілковий збір, виконавчий лист і т.п.. Список постійних утримань за потребою налагоджується;
6) закладка Пільги - з’являється після створення особового рахунку працівника. При додаванні запису з новою пільгою робітнику код пільги вибирається з довідника пільг. Надається можливість вводу декількох пільг. В цьому випадку заповнюються дати початку і кінця дії пільги. Якщо раніше яка-небудь пільга була введена без заповнених дат, спочатку вказується дата кінця (поточний або попередній період) діючої пільги, після чого додається нова пільга. При внесенні декількох пільг при розрахунку заробітної плати відповідно до законодавства дотримується правило обліку однієї пільги;
7) закладка Форма №3 - містить лише потрібну для розрахунку інформацію по довідці форми №3 з попереднього міста роботи працівника. Заповнюється на робітників підприємства, що прийняті на постійне місце роботи та надали до бухгалтерії вищевказану довідку;
8) закладка Паспорт - включає паспортні дані робітників для заповнення звітних форм. Містить реквізити: серія, номер, ким виданий, дата видачі;
9) закладка Адреси - містить три адреси: прописки, постійного місця проживання, місця народження. При введенні кожної адреси слід у відповідному розділі вибрати з довідників чи заповнити вручну необхідні реквізити. При цьому поле “Вулиця” рекомендується заповнювати повністю;
10) закладка Фотографія - зберігає фотографію робітника, з якою друкуються звітні форми.
Розрахунковий лист співробітника служить для більш детальнішого перегляду стана рахунку робітника. Він призначений для збереження інформації про нарахування і утримання за архівні періоди та відображення результатів розрахунків за поточний обліковий період.
Вікно розрахункового листу виводиться на екран з меню головного вікна Реєстр / Розрахунковий лист.
Робоча область вікна вміщує меню та панель інструментів вікна розрахункового листа, робоче вікно.
Робоче вікно розрахункового листа працівника містить наступні поля:
1) П.І.Б. працівника. Вибір розрахункового листа іншого працівника провадиться по клавіші F3 з вкладеного списку або через навігатор, розташований з правої сторони поля;
2) період - місяць і рік, за який відображається розрахунковий лист. Період вибирається в межах збереження архіву розрахункових листів по клавіші F3 з вкладеного списку або через навігатор, розташований з правої сторони поля.
3) планові і фактично відпрацьовані дні та години;
4) дати прийому і звільнення (довідкові дані);
5) оклад робітника;
6) пільга по податку (код і найменування);
7) борг підприємства чи робітника на початок звітного періоду;
8) таблиця нарахувань та утримань;
9) суми Всього нараховано та Всього утримано;
10) борг підприємства чи робітника на кінець звітного періоду.
Таблиця нарахувань та утримань дозволяє виконувати редагування даних по заробітної платні як безпосередньо в розрахунковому листі, так і за допомогою відповідних робочих вікон для додавання та коригування видів оплат.Усі операції редагування даних в розрахунковому листі проводяться за допомогою меню, контекстного меню чи панелі інструментів.
В розрахунковому листі надається можливість як коригувати робочий час та автоматично розраховані суми по основним видам оплат, так і додавати до розрахунку заробітної платні працівника неосновні види нарахувань чи утримань, такі, як лікарняні листи, відпустка, премії (сумою чи з відсотком) та інші. При цьому додана та відкоригована інформація підсвічується блакитним кольором.При будь-якому коригуванні даних по заробітній платні, її розрахунок відбувається автоматично.
При додаванні інформації про відпустки чи лікарняні листи відпрацьований час робітника коригується автоматично. Якщо при цьому час відпустки чи лікарняного листа стосується попередніх періодів, то при розрахунку заробітної платні відбувається автоматичне сторнування нарахованих в тих періодах сум та перерахунок податків. В розрахунковому листі за поточний період в цьому випадку інформація про вказані види оплат буде підсвічена червоним кольором.
Для додавання неосновних видів нарахувань та утримань до розрахунку заробітної платні використовуються Документи. Інформація в документи вноситься та коригується:
1) безпосередньо в самому документі після вибору вигляду документу в головному вікні;
2) при редагуванні даних реєстру особових рахунків;
3) при коригуванні даних в розрахунковому листі працівника.
Вигляд документів на робочому екрані головного вікна програми обирається через пункт меню Реєстр/Вигляди документів або через контекстне меню.
Розробники надають такі вигляди:
1) премії (з відсотком);
2) премії (сума готівкою);
3) лікарняні листи;
4) відпустка.
При необхідності проводиться індивідуальне налагодження виглядів документів.
Вид оплати “Премія з відсотком” додається до розрахунку заробітної плати та коригується як безпосередньо з реєстру чи розрахункового листу через внесення даних у вікно нового нарахування (коригування нарахування), так і при введенні даних у відповідний документ.
При виборі вигляду документу через меню головного вікна надається можливість введення інформації в документ одразу по декільком преміям при виклику вікна Вибір працівника.
Премія вноситься як відсоток від суми окладу, нарахованої згідно відпрацьованих днів (годин). При внесенні відсотку чи при коригуванні в документі його значення за замовченням сума премії розраховується автоматично. Усі автоматичні нарахування можуть бути відкориговані вручну. Усі внесені дані показуються в реєстрі та розрахунковому листі.
Вид оплати “Премія (сума)” додається до розрахунку заробітної плати та коригується як безпосередньо з реєстру чи розрахункового листу через внесення даних у вікно нового нарахування (коригування нарахування), так і при введенні даних у відповідний документ.
При виборі вигляду документу через меню головного вікна надається можливість внесення інформації в документ одразу по декільком преміям при виклику вікна Вибір працівника.
Вид оплати “Лікарняні листи” додається до розрахунку заробітної плати та коригується як безпосередньо з реєстру чи розрахункового листка через внесення даних у вікно нового нарахування (коригування нарахування) так і при введенні даних у відповідний документ.
При внесенні дати початку та дати кінця лікарняного листа і при коригуванні в документі їх значень на замовчування усі інші дані, необхідні для розрахунку, підраховуються автоматично.
При виборі вигляду документу через меню головного вікна надається можливість внесення інформації в відповідний документ одразу по декільком лікарняним листам при виклику вікна Вибір працівника.Усі автоматичні нарахування можуть бути відкориговані вручну. Усі внесені дані будуть показані в реєстрі та розрахунковому листі.
Вид оплати “Відпустка” додається до розрахунку заробітної платні та коригується як безпосередньо з реєстру чи розрахункового листу через внесення даних у вікно нового нарахування (коригування нарахування), так і при введенні даних у відповідний документ. Для введення інформації треба додати новий запис в документ та внести усі необхідні дані.
При внесенні дати початку та дати кінця відпустки і при коригуванні в документі їх значень за замовченням усі інші дані, необхідні для розрахунку, підраховуються автоматично.
При виборі вигляду документу через меню головного вікна надається можливість внесення інформації по відпусткам одразу декільком працівникам при виклику вікна Вибір працівника. Усі автоматичні нарахування можуть бути відкориговані вручну. Усі внесені дані будуть показані в реєстрі та розрахунковому листі.
4. Зв'язок програми БЕСТ ЗАРПЛАТА із зовнішніми системами
Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА забезпечує зв’язок із зовнішніми системами за допомогою:
1) простого та універсального імпорту даних з файлів форматів DBF і TXT;
2) імпорту списку працівників та їх даних з програми БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС.
Надає можливість інтегруватись із системою 1С Підприємство 7.7, виконуючи:
1) імпорт (довідника робітників та плану рахунків);
2) експорт(довідника робітників та проведення).
Забезпечується можливість здійснення експорту в файли формату DBF проведень та перерахувань до банку авансу, зарплати та аліментів.
Перед проведенням імпорту чи експорту даних до системи 1С Підприємство 7.7 виконується налагодження параметрів інтеграції. Якщо перед проведенням імпорту чи експорту даних система 1С Підприємство 7.7 відкрита, треба завершити роботу цієї системи.
Імпорт або експорт особових рахунків працівників або журналу проведень виконується, через пункти меню головного вікна програми:
Сервіс / Імпорт / 1С - довідник працівників
Сервіс / Імпорт / 1С - план рахунків
Сервіс / Експорт / 1С - довідник працівників
Сервіс / Експорт / 1С - проведення.
Після виконання імпорту даних рекомендується уважно та ретельно перевірити інформацію в особових рахунках по кожному робітнику і вказати усі недостатні дані для розрахунку заробітної плати та формування звітів.
Імпорт довідника працівників із програми БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС не передбачає попереднього налагодження. Для імпорту необхідний відповідний підготований файл з розширенням *.fzl.
Через меню Сервіс / Імпорт / БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС-
8-09-2015, 13:19