Одним з головних показників контролю і регулювання наявного звертання є ліміт залишку готівки у касі.
Ліміт залишку коштів у касі (далі — ліміт каси) — це граничний обсяг готівкових коштів, які можуть залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня.
Ліміт каси встановлюється підприємствам, що мають рахунки в установах банку і здійснюючим операції з готівкою. Порядок установлення підприємствам ліміту каси, порядку і термінів здачі наявного виторгу регулюється Інструкцією № 69. Розмір ліміту каси для кожного підприємства визначається установами банків з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, обсягу касових оборотів (надходжень і витрат) по всіх рахунках, установлених термінів і порядку здачі наявного виторгу, тривалості операційного часу установи банку, наявності домовленості підприємства з установою банку на інкасацію і здачу наявного виторгу у вечірню касу банку і т.п.
Ліміт каси встановлюється підприємствам з урахуванням наступних особливостей:
– для підприємств, що мають наявний виторг із терміном здачі її в банк щодня в день надходження в касу підприємства, — у розмірах, що необхідні для забезпечення їхньої роботи ранком наступного дня;
– для підприємств, що мають наявний виторг із терміном здачі наступного дня, — у рамках середньоденного наявного виторгу;
– для підприємств, що мають наявний виторг з іншим терміном здачі її в банк, — у розмірах, що залежать від установлених термінів здачі виторгу і її сум;
– для підприємств, ліміти каси яким установлюються відповідно до фактичних витрат готівки (крім виплат, зв’язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів) — у рамках середньоденної видачі готівки.
Ліміт каси підприємствам (крім підприємств торгівлі, суспільного харчування і послуг) встановлюється установами банків за узгодженням з керівниками підприємств на підставі розрахунку середньоденного надходження наявного чи виторгу середньоденної видачі готівки.
У деяких випадках відповідно до особливостей діяльності підприємств і на підставі їхній відповідних обґрунтувань по письмовому рішенню (наказу, розпорядженню) керівників установ банків цим підприємствам може встановлюватися ліміт каси в розмірах більших, ніж середньоденний наявний чи виторг середньоденна видача готівки.
При висновку договору на розрахунково-касове обслуговування підприємство повинне подати в установу банку заявка-розрахунок у двох екземплярах для встановлення загального ліміту каси (з урахуванням потреби його відособлених підрозділів), термінів і порядку здачі наявного виторгу, що є невід’ємною частиною договору й оформляється як додаток до договору, чи копію заявки-розрахунку з оцінкою іншої установи банку про встановлений загальний ліміт каси для внесення розміру ліміту в договір на розрахунково-касове обслуговування, що є невід’ємною умовою цього договору.
Відповідальність за вірогідність даних у заявці-розрахунку даним касової книги і бухгалтерського обліку несе підприємство. Підприємства повинні мати на увазі, що відповідно до вимог Інструкції № 69 відповідальність за не установлення лімітів каси покладається на банки тільки в тому випадку, якщо при наявності поданої підприємством заявки-розрахунку ліміт каси установлений не був. При цьому банки не несуть відповідальність за неповідомлення підприємством своїм відособленим підрозділам розміру встановленого банком ліміту каси, порядку і термінів здачі наявного виторгу.
Підприємство може звернутися (при наявності обґрунтованих причин — зміна розмірів касових оборотів, режиму функціонування, умов здачі виторгу і т.п.) у банк із проханням про перегляд ліміту залишку готівки у касі. Крім того, ліміт каси може бути переглянутий з ініціативи банку. Підприємство, що бажає переглянути ліміт каси, повинне подати в банк заявка-розрахунок, що є підставою для перегляду діючого ліміту каси (у випадку обґрунтованості її даних), і оформити додаткова угода до договору на розрахунково-касове обслуговування. До дати перегляду і встановлення нового ліміту каси й одержання його підприємством діє встановлений раніше ліміт каси.
Такий загальний порядок установлення ліміту каси.
Сума готівки, включаючи кошти, отримані з установ банків, виторг і інші надходження, що знаходяться в касі підприємства, на кінець робочого дня не повинна перевищувати встановлений ліміт. Уся готівка понад установлені ліміти здається підприємствами в банк для зарахування на поточний рахунок. Якщо ліміт каси підприємству взагалі не встановлений, то вся наявна в касі готівка здається наприкінці дня в банк (незалежно від причин, унаслідок яких ліміт каси не встановлений).
У визначених випадках підприємства можуть зберігати готівка в касі понад установлені ліміти. Це стосується готівкових коштів, отриманих підприємством в установі банку для виплат, зв’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів. Такі кошти можуть зберігатися в касі тільки в дні виплат таких сум протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки у банку.
Для проведення цих виплат працівникам віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту і морських портів наявні можуть зберігатися в їхніх касах понад установлений ліміт каси протягом п’яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку.
Наявні, отримані в установі банку на інші виплати, повинні видаватися підприємством своїм працівникам у той самий день.
Суми готівки, отримані в установі банку і не використані по призначенню протягом установлених термінів, повертаються підприємством в установу банку не пізніше наступного робочого дня установи банку і чи підприємства можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту) і видаватися тільки на меті, на які вони отримані.
Наявні для оплати праці, що здійснюються за рахунок виторгу, підприємство має право зберігати в касі понад установленого йому ліміту протягом трьох робочих днів із дня настання термінів цих виплат у сумі, зазначеної в переданих у касу платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях.
5. Документальне оформлення касових операцій
Каса — рахунок бухгалтерського обліку руху і наявності грошових коштів, наявних у підприємства.
При проведенні розрахунків одержувач платежу (продавець) зобов’язаний представити платнику (покупцю, замовнику) обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактуру, товарний чек, акт виконаних робіт, наданих послуг, акт чи закупівлі інші документи), що засвідчує факт покупки товару, виконання роботи, надання послуги.
Розрахунки наявними повинні здійснюватись з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, які б підтверджували здійснені платниками (покупцями, замовниками) витрати готівки.
Схему документального оформлення касових операцій подано на рис. 5.1.
Рис. 5.1 — Схему документального оформлення касових операцій
5.1. Прийом готівки у касу
Грошові кошти, що надходять у касу підприємства, повинні вчасно й у повній сумі прибуткуватися. Відповідно до п. 2.10 Положення № 72 оприбуткування готівки в касу визначається як «здійснення підприємством обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень з оформленням даної операції у встановленому порядку прибутковим касовим ордером і відображенням у касовій книзі в день одержання підприємством готівкових коштів».
Таким чином, щоб наявні кошти вважалися оприбуткованими, необхідно оформити прибутковий касовий ордер, і зробити про це запис у касовій книзі. Причому прибутковий запис у касовій книзі не обов’язково робити відразу ж після виписки прибуткового касового ордера, вона може бути зроблена протягом робочого дня касира в день надходження коштів.
При проведення розрахунків наявними підприємств у сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг із застосуванням РРО чи використанням РК оприбуткуванням є здійснення підприємством обліку готівки через РРО чи РК зі складанням у той же день на підставі розрахункових документів звітів КУРО й оформленням готівки у встановленому порядку прибутковим касовим ордером і відповідною записом у касовій книзі в день надходження коштів.
Зазначена послідовність оприбуткування також поширюється на відособлені підрозділи підприємств, що працюють у сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг із застосуванням РРО чи використанням РК і самостійно здають у каси установ чи банку через інкасаторів отриманий чи наявний виторг.
При прийомі до касу грошових білетів і монет касири підприємств зобов’язані керуватися Правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку України, від касову книгу і прибуткують готівка у своїх касах.
У випадку роботи підприємств у вихідні і святкові дні з застосуванням РРО чи використанням РК (за умови що бухгалтерія підприємства не працювала в дані годинник і дні) отримана підприємством за цей час готівка вважається оприбуткованої в його касі, якщо вона проведена через РРО і РК у день її фактичного надходження і не пізніше наступного робітника дня підприємства здана в його касу з оформленням у встановленому порядку прибутковим касовим ордером і відповідною записом у касовій книзі підприємства.
Зазначена послідовність оприбуткування також поширюється на відособлені підрозділи підприємств, що працюють у сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг із застосуванням РРО чи використанням РК і не здійснюючі видаткові операції (виплати зв’язані з оплатою праці, витрати на відрядження і т.п.) і не ведучу касову книгу.
Прийом до касу коштів оформляється прибутковим касовим ордером, що підписується 31.03.99 №152. Оборотні пам’ятні і ювілейні монети, що є дійсними платіжними засобами, повинні прийматися в каси підприємств по їхньому номіналі без обмеження для усіх видів платежів.
Типова форма прибуткового касового ордеру затверджена наказом Мінстату України від 15.02.96 №51 і повинна застосовуватися всіма підприємствами.
При оформленні первинних документів відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну України від 24.05.95 №88, необхідне заповнення всіх реквізитів. При заповненні прибуткового касового ордера в ньому варто вказати наступні реквізити:
– найменування підприємства, організації, у касу яких надійшли грошові відомості засоби;
– номер прибуткового ордера;
– дату його складання;
– кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, що використовується при відображенні господарської операції, оформлюваної цим прибутковим ордером;
– сума, на яку оформляється прибутковий ордер;
– код цільового призначення (по можливості);
– від кого і на якій підставі отримані кошти.
Прибуткові касові ордери і квитанції до них повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б належну схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну[1] .
У прибутковому ордері вказується документ, що служить підставою здійсненої господарської операції по прийому коштів (наприклад, авансовий звіт, чек, договір, накладна і т. д.).
Прибутковий ордер виписується в одному екземплярі. Особі, що здає кошти в касу, видається квитанція, завірена підписами головного бухгалтера і касира і печаткою підприємства. Прибутковий касовий ордер, по якому отримана готівка, додається до першого екземпляра звіту касира.
При прийомі готівкових коштів до каси підприємства необхідно мати на увазі, що з 01.01.2001 набрав сили Закон України «Про внесення змін у Закон України «Про застосування електронних контрольно-касових апаратів у сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг» від 01.07.2000 № 1776-III) Відповідно до цього Закону «... реєстратори розрахункових операцій і розрахункових книжок не застосовуються при здійсненні торгівлі продукцією власного виробництва підприємствами, установами й організаціями усіх форм власності, крім підприємств торгівлі, суспільного харчування і послуг, у випадку проведення розрахунків у касах підприємств, установ і організацій з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів і видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку...”.
5.2. Видача готівки з каси
Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів , типова форма якого затверджена наказом Мінстату України від 15.02.96 № 51 чи по платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях.
При заповненні видаткового касового ордера необхідно вказати наступні реквізити:
– найменування підприємства, організації;
– номер видаткового документа;
– дату його складання;
– кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, що використовується при відображенні господарської операції, оформлюваної видатковим ордером;
– суму, видавану по цьому видатковому документі;
– код цільового призначення по операції, оформлюваної видатковим ордером;
– кому і на якій підставі видані кошти.
Видаткові касові ордери, як і прибуткові касові документи, повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну (3 роки).
Документи на видачу готівки повинні бути підписані керівником і головним бухгалтером чи підприємства особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть додаватися документи (заявки на видачу готівки, рахунки і т.п.) із указівкою про це в розділі «Додаток».
Якщо на документах, прикладених до видаткових касових ордерів, є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язкова.
У випадку видачі готівки фізичній особі по видатковому документі касир повинний зажадати пред’явити чи паспорт його документ, що заміняє, і записати у видатковому документі його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із вказівкою отриманої суми (гривень — словами, копійок — цифрами), дати одержання і розписується в одержанні, використовуючи чорнило чи кулькову ручку з темним чорнилом.
Якщо видатковий документ складений на видачу готівки декільком особам, то одержувачі також пред’являють чи паспорти їхні документи, що заміняють, і розписуються у відповідній графі документа.
Видача готівки з каси, не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки у касі не приймається.
Видача готівки особам, яких немає в штатному розкладі підприємства, здійснюється по видаткових касових ордерах, що виписуються окремо на кожну особу по окремій відомості.
Видачу готівки касир здійснює тільки особі, зазначеної у видатковому документі. Якщо видача готівки здійснюється за дорученням , оформленим у встановленому порядку відповідно до чинного законодавства, у тому числі й особа, що не має можливості в зв’язку з чи хворобою по інших поважних причинах розписатися власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені і по батькові одержувача грошей бухгалтерія вказує прізвище, ім’я і по батькові особи, якій доручено одержати наявні. При цьому в графі „Видати” указуються прізвище і ініціали довіреної особи, у графі „Підстава” — призначення платежу, у графі „Додаток” — доручення, у графі „Документ” — реквізити документа довіреної особи.
Якщо видача готівки здійснюється по відомості, то перед розписом про одержання грошей касир робить у ній напис: „За дорученням”. Доручення залишається в касира і додаються до видаткового касового чи ордера відомості.
Доручення
Я, Сидоренко Петро Сергійович, довіряю Іванову Василю Вікторовичу (паспорт МК № 738401, виданий Дзержинськ РОХГУ УМВД України в Харківській області 28 серпня 1998 року) одержати на 000 «Агат» мою заробітну плату за березень 2000 року.
08.04.2001 _________ Сидоренко П. З
(підпис)
Підпис Сидоренко П. С. засвідчую:
Директор 000 «Агат» _________ Давцов Н.Е.
(підпис)
08.04.2001
М.П.
Рис. 5.2 — Зразок доручення.
Виплати, пов’язані з оплатою праці, стипендій, здійснюються касиром підприємства по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостях чи по видаткових касових ордерах.
На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного чи бухгалтера осіб, уповноважених керівником, із указівкою термінів видачі готівки і суми (гривень — словами, копійок — цифрами).
Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби і т.п.), а також видача депонованих сум і готівки під звіт на витрати, зв’язані зі службовими відрядженнями, декільком особам. У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляються на кожної платіжній (розрахунково-платіжної) відомості.
Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам здійснюються, як правило, по видатковому касовому ордері.
Після здійснення виплат, зв’язаних з оплатою праці, стипендій, по платіжних відомостях, касир повинний:
– у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснена виплата, поставити чи штамп зробити напис: «Депонована»;
– скласти реєстр депонованих сум;
– наприкінці відомості указати фактично виплачену суму і недоотриману суму виплат, що підлягає депонуванню, звірити ці суми з загальним підсумком по платіжній відомості і засвідчити напис своїм підписом. Якщо наявні кошти видавалися не касиром, а іншим особам, то на відомості додатково робиться напис: «Гроші по відомості видав (підпис)»;
– виписати видатковий касовий ордер на фактично видану суму по відомості, зареєструвати його і здійснити відповідний запис у касовій книзі.
Бухгалтерія робить перевірку оцінок, зроблених касирами в платіжних відомостях, і здійснює підрахунок виданих і депонованих по них сум. Депоновані суми, що підлягають здачі в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.
Підприємства, що займаються закупівлею сільгосппродукції і заготівлею вторсировини , можуть проводити видачу готівки здавачам сільгосппродукції і вторсировини по відомостях, у яких указуються їхні прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплачених готівки, засвідчуваним підписом здавача.
Якщо закупівля сільгосппродукції і заготівля вторсировини здійснюються під час відрядження, то зведення про це подаються одночасно з авансовим звітом про відрядження.
Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних чи коштів іншими
8-09-2015, 14:02