Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.
Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально-ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации.
Заведующий складом, кладовщик и другие материально-ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально-ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации, а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений – руководителем соответствующего цеха (подразделения).
Распоряжения (указания) главного бухгалтера в организации в части учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально-ответственных лиц, а также ее работников.
Учет материальных запасов, находящихся на хранение в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим признакам материалов. При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.
На складах ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества. Учет измерительных приборов и приспособлений, мерной тары, а также основных средств, находящихся на складах (в кладовых) в эксплуатации (то есть используемых по прямому назначению, а не на хранение), ведется в том же порядке, что и учет соответствующих материалов в других подразделениях организации.
Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материалов, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.
Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке – на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.
Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.
В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).
В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:
открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;
учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке «Цена» указывается «Цена поставщика» или «Фактическая себестоимость». Новая цена записывается по каждой операции.
Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.
Приказ Минфина РФ от 28.12.01 г. №119н (п.267) работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.
При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. При ведении карточек учета бухгалтерской службе организации сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками
Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборотом, заведующее складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответствующий период.
Если при выборочной проверке склада были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости.
По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на первое января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: «остаток перенесен в карточку 200_г. №…»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.
За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению материалов.
В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции по контролю движения материалов на складах организации и других местах хранения или часть этих функций может выполняться указанной службой.
2. Внутренний аудит материально-производственных запасов в МУП Совхоз - заводе «Раевский»
2.1 Краткая характеристика МУП Совхоз завода «Раевский»
МУП Совхоз-завод «Раевский» находится в поселке городского типа Раевский Аль-шеевского района Республики Башкортостан в 145 км от города Уфы на юго-запад.
Раевский консервный завод организован в 1942 году на основании эвакуированного из села Михайловка, Сталинградской (ныне Волгоградской) области консервного завода по производству мясных и мясорастительных консервов. С производительной годовой мощностью 3500 тыс. усл. банок.
Основной деятельностью предприятия является выращивание и переработка овощей
их консервирование, посадка картофеля.
МУП Совхоз-завод « Раевский» имеет два отделения: Демское и Уваровское отделение, которые составляют общую площадь 2473 га, в том числе 2335 га сельскохозяйственных угодий из них пашня 1839 га, сенокосы 263 га. Среднегодовое поголовье основного стада молочного скота КРС 161 голов и молодняка КРС 284 голов, лошадей 61 голова.
Таблица 1
Данные по МУП Совхоз – заводу «Раевский» на 01.01.2003 г.
| Показатели | Сумма тыс. руб. |
| Общая кредиторская задолженность | 59228 |
в том числе: перед поставщиками |
8586 |
| перед персоналом по оплате труда | 1308 |
| Перед бюджетом и внебюджетными фондами | 49290 |
| в том числе: пени и штрафы | 28487 |
| Общая дебиторская задолженность | 2562 |
| из них: покупатели | 1718 |
| Валовой убыток | 3610 |
| Издержки обращения | 583 |
| Операционные доходы | 100 |
| в том числе: оприходовано металлолома | 37 |
| доход от сдачи имущества в аренду | 20 |
| Операционные расходы | 446 |
| в том числе: убытки от содержания ЖКХ | 406 |
| Общая сумма внереализационных доходов | 1275 |
| в том числе: получены дотации из бюджета всех уровней | 219 |
| списана кредиторская задолженность | 1056 |
| Общие внереализационные расходы | 2890 |
| в том числе: списаны погибшие посевы | 437 |
| списана дебиторская задолженность | 250 |
| списан НДС по кредиторской задолженности | 173 |
| выявленные убытки прошлых лет | 507 |
| Убыток до налогообложения | 6154 |
| Пени и штрафы, начисленные за отчетный год | 4212 |
Расчеты с поставщиками и покупателями производятся по бартерной системе. Расчеты с работниками производятся натуроплатой и товарами через свою торговую сеть.
Результатом хозяйственной деятельности за прошедший год является убыток в размере 10336 рублей.
2.2 Внутренний аудит учета материалов в бухгалтерии МУП Совхоз – завода «Раевский»
Внутренний аудитор проверяет все первичные учетные документы по движению материалов на складе, которые сдаются в бухгалтерию МУП Совхоз – завода «Раевский» в срок. Бухгалтерия принимает и проверяет первичные учетные документы.
Внутренний аудитор проверяет формирование первоначальной стоимости материалов для целей бухгалтерского и налогового учета, он проверяет, по какой стоимости (учетной или фактической) ведется их учет и соответствует ли он принятой на предприятии учетной политики.
Аналитический учет материалов ведется в оборотной ведомости (количественно и суммарно) без использования ЭВМ.
Внутренним аудитором проверяется, как ведется учет в разрезе каждого склада, которые находятся на территории завода (склад №1, термостатный склад, склад минеральной воды), а внутри них – в разрезе каждого наименования.
Объектом аудиторской проверки является оперативная и служебная информация. Из журнала по учету поступивших материалов можно получить данные в разрезе поставщиков об ассортименте и сроках поставки материальных ценностей. Внутренний аудитор изучает, как организован учет на заводе, указывается ли по каждому поставщику ассортимент и сроки поставки материалов по договору и проводится ли на основании документов фактически поступивший ассортимент материала с указанием даты поступления. Для выявления достоверности проведенном в оперативном учете информации внутренний аудитор сопоставляет ее с данными, отраженными в бухгалтерском учете. Важной предпосылкой правильной организации учета производственных запасов является их классификация по назначению и роли в процессе производства и техническим признакам. Согласно этой классификации производственные запасы в МУП Совхоз – заводе «Раевский» подразделяются на следующие:
10/1 – «Сырье и материалы»;
10/2 – «ГСМ»;
10/3 – «Прочие материалы»;
10/4 - «Тара»;
10/5 - «Удобрения»;
10/6 - «Медикаменты»;
10/7 - «Строительные материалы»;
10/8 - «Запасные части»;
10/10 – «Семена»;
10/12 - «МБП в эксплуатации».
В бухгалтерии МУП Совхоз - завода «Раевский» ведут оборотные ведомости количественно – суммового учета, которые открываются на каждое наименование материалов. В оборотных ведомостях бухгалтер материального стола отражает движение материалов), есть приход и расход материалов) на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутреннее перемещение). На складах Совхоз – завода «Раевский» ведется только количественный учет.
При отпуске в производство материально – производственные запасы и ином выбытии их оценка осуществлялась в 2003 году по себестоимости каждой единицы. Стоимость материально – производственных запасов на 01.01.2003г. составляла 246 тыс. рублей, на 01.01.2004г.- 234 тыс. рублей.
На рассматриваемом предприятии для оформления отпуска материалов в производство используются накладные на внутреннее перемещение, ее составляет бухгалтер материального стола в двух экземплярах. Один экземпляр служит сдающему складу основанием, а второй – принимающему складу для оприходования ценностей.
Отпуск материалов сторонним организациям оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в трех экземплярах на основании договоров или других документов их заменяющих. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается покупателю материалов, третий предъявляется охране завода на въезд на территорию.
Отпуск на сторону оформляется только при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то бухгалтером выписывается накладная в четырех экземплярах, где четвертый экземпляр отдается в кассу предприятия и где на основании четвертого экземпляра кассир выписывает расчетно-платежный документ.
В МУП Совхоз – заводе «Раевский» всякая реализация продукции, в том числе материальные ценности сопровождаются оформлением счет – фактуры, в котором указываются наименование ценностей, их количество, цена, общая сумма, отдельной графой выделена сумма НДС. Счет – фактура выписывается в двух экземплярах: один предназначен покупателю, он служит оправдательным документом для возмещения НДС из бюджета, второй остается у поставщика. На заводе все счета – фактуры подлежат регистрации в книге продаж в порядке, который зависит от способа определения выручки от реализации. Так в МУП Совхоз – заводе «Раевский» применяется способ по «оплате», поэтому все счета – фактуры регистрируются в книге продаж по мере их оплаты.
В ходе внутреннего аудита проверяющий проверяет поступление материально-производственных запасов от поставщиков и порядок отражения в учете НДС по поступившим ценностям. Предъявленные предприятию – покупателю к уплате суммы НДС, выделенные в расчетных документах отдельной строкой, отражают проводкой Дт 19 Кт, 60. Также внутренний аудитор обращает внимание на порядок списания НДС. НДС должен быть списан за счет собственных источников предприятия: записью Дт 91/2 Кт 19.
В оборотных ведомостях выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. В оборотных ведомостях должно указываться:
номенклатурный номер материала;
наименование материала с указанием сорта, марки;
единица измерения;
цена;
остаток на начало месяца – количество и сумма;
приход за месяц – количество и сумма;
расход за месяц – количество и сумма;
остаток на конец месяца – количество и сумма.
Аудитор проверяет, выводится ли в оборотной ведомости итоги сумм по каждой странице, по субсчетам и общий итог по складу.
На основе указанных оборотных ведомостей составляется Ведомость №16, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей по складам Совхоз – завода «Раевский». На заводе отдельно учитывается движение и остатки транспортно-заготовительных расходов.
Аудитор проверяет, производится ли ежемесячно сверка данных оборотных ведомостях, которые ведутся в бухгалтерии, с данными в книгах складского учета материально- ответственного лица.
Внутренний аудитор может присутствовать при инвентаризации, которая проводится бухгалтерией Совхоз – завода «Раевский». Однако если инвентаризация была проведена на какую-то промежуточную дату, внутреннему аудитору необходимо определить поступление и выбытие запасов в период, прошедший с момента проведения инвентаризации до отчетной даты. В этом случае выполняется выборочная сверка накладных, счетов-фактур, документов с учетными данными. Запасы могут хранить на нескольких складах, в этом случае их инвентаризацию целесообразно проводить одновременно, чтобы исключить возможность переброски ценностей с одного склада на другой. Если по каким-либо причинам это сделать невозможно, то аудитору нужно по документам отследить внутренне перемещение запасов между складами от момента начала инвентаризации на первом складе до ее завершения на последнем складе.
2.3 Внутренний аудит операций по поступлению и движению материально – производственных запасов по МУП Совхоз – заводу «Раевский»
Общий план внутреннего аудита материально – производственных запасов.
Период аудита с 01.01.2002г. по 31.12.2003г.
Количество человеко-часов 50
Руководитель группы по внутреннему аудиту Тимасова Н М.
Состав группы Тимасова Н.М. Остапенко Т.Г.
Планируемый аудиторский риск 5%
Планируемый уровень существенности 1) Качественно – соответствие
нормативным актам
2) Количественно – 2%
Таблица № 1
| № п/п | Планируемые виды работ | Период проведения | Исполнители |
| 1 | Внутренний аудит по поступлению материальных ценностей | 10.01.2003г. | Тимасова Н.М. Остапенко Т.Г. |
| 2 | Внутренний аудит аналитического учета движения материальных ценностей на складах | 13.01.2003г. | Тимасова Н.М. Остапенко Т.Г. |
Таблица № 2
| Перечень процедур | Период проведения | Исполнители | Рабочие документы внутреннего аудитора |
| 1. Внутренний аудит по поступлению материальных ценностей | |||
| 1.1 Проверка учета операций по приобретенным материальным ценностям | 10.01.2003г. | Тимасова Н.М. Остапенко Т.Г. |
Ведомости по учету материалов |
| Проверка учета операций по бартерной системе | 10.01.2003г. | Тимасова Н.М. Остапенко Т.Г. |
Ведомость по учету материалов |
| 2.Внутренний аудит аналитического учета движения материальных ценностей на складах | |||
| 2.1Изучение организации хранения материальных ценностей (наличия весоизмерительных приборов, стеллажей и тары, состояние противопожарной охраны) | 13.01.2003г. | Тимасова Н.М. Остапенко Т.Г. |
Инструкция о приемке материалов, паспорта по весоизмерительным приборам, книги санитарного состояния складов |
| 2.2 Изучение организации пропускной системы при ввозе и вывозе материальных ценностей с предприятия | 13.01.2003г. | Тимасова Н.М. Остапенко Т.Г. |
Журнал регистрации пропусков |
| 2.3 Установление соответствия данных складского учета данным бухгалтерского учета по складам, субсчетам | 13.01.2003г. | Тимасова Н.М. Остапенко Т.Г. |
Оборотные ведомости, книга складского учета |
| 2.4 Проверка полноты и качества инвентаризации производственных запасов | 13.01.2003г. | Тимасова Н.М. Остапенко Т.Г. |
Приказ о проведении инвентаризации, таблицы по данным инвентаризационных ведомостей |
| 2.5 Проверка наличия должностных инструкций | 13.01.2003г. | Тимасова Н.М. Остапенко Т.Г. |
Сборник должностных инструкций |
Таблица №3
Описание внутренних аудиторских процедур.
№ п/п |
Перечень внутренних аудиторских процедур | Объем информации | Способ выполнения | Результат | |
| 1 | Изучение по приобретению материальных ценностей | За 1 полугодие 2002г. | Проверка соответствия количества и суммы оприходованных материалов по складу с данными бухучета | Данные соответствуют | |
| 2 | Проверка операций по бартерной системе учета | За 2 полугодие | Соответствие суммы по приходу и расходу в журнале покупок и продаж | Выявлена разница в книге продаж на сумму 4 тыс.руб., на которую были приобретены необходимые материалы | |
| 3 | Изучение организации хранения материальных ценностей | За 1 полугодие | Проверка наличия весоизмерительных приборов, состояние противопожарной охраны | Не заполняют журналы по сдаче объектов под охрану | |
| 4 | Проверка правильности ведения пропускной системы при ввозе и вывозе материальных ценностей | За 1 полугодие | Заполняют журнал регистрации пропусков | Данные соответствуют | |
| 5 | Установление соответствия данных складского учета с данными бухгалтерского учета | В течении года | Сверяют оборотные ведомости с книгой складского учета | Данные складского учета соответствуют с данными бухгалтерского учета | |
| 6 | Проверка полноты и качества проведенных инвентаризацией | Конец года | Прослеживается соответствие данных инвентаризационных описей и материальных отчетов на определенную дату. Проводят устный опрос материально-ответственного лица и членов инвентаризационной комиссии | Отсутствует приказ по результатам инвентаризации | |
Таблица №4
Синтетический и аналитический учет
№ п/п |
№ и наименование счета | Регистры синтетического учета | Регистры аналитического учета | Документы, на основании которых бухгалтер производит записи |
| 1 | 10 «Материалы» | Ведомость №16 по счету 10 «Материалы» | Оборотные ведомости | Отчеты материально –ответственного лица о движении материалов, производственные отчеты цехов (соевый, консервный, овощной, пекарня) |
Схема №1
Внутренний аудит финансово – хозяйственной операции.
| Дт | Кт | Наименование операций | Документация, в котором отражена операция | Процедуры и цели внутреннего аудита |
| 10/5 | 60 | Получены удобрения от поставщиков | Ведомость №16, ж/о по счету 60 | Цель внутреннего аудитора проверить полноту оприходования материалов по наименованиям, количеству и суммам |
| 10/8 | 71 | Получены запасные части от Заболоцкой И.Т. (подотч. лица) | Ведомость №16, ж/о по счету 71 | Проверить авансовые отчеты (должны быть приложены товарные и кассовые чеки) |
| 10 | 10 | Получена соль в пекарню из склада №1 | Производственные отчеты, ведомость №16, лимитные карточки, накладные | Проверить полноту оприходования, при использовании накладных на внутреннее перемещение и материальные отчеты |
| 20/2 | 10 | Отпуск материалов на МТФ | Ведомость №16, производственные отчеты, акты на списание материалов на производство, накладные | Цель внутреннего аудитора - убедиться в его полноте оприходования материалов производственными цехами, участками, бригадами в том, что использовался ли в процессе производства материал на дату проведения работ в достаточном количестве. Также проверить соответствует ли отпуск материалов в производство по нормам |
Таблица №5
| № п/п | Дата проверки | Наименование проверяемого документа | № документа | Дата составления | Сумма по документу | Дт | Кт | Хозяйственные операции | Замечания внутреннего аудитора |
| 1 | 10.01.2003г. | Накладная на отпуск материалов | 15 | 20.03.02г | 569р. 30к. | 90/9 | 10 | Реализованы материалы поставщикам | В накладной нет углового штампа завода |
| 2 | 10.01.2003г. | Накладная на внутреннее перемещение | 26 | 23.12.02г | 127р. 44к. | 10 | 10 | Переданы со склада №1 в консервный цех | В накладной нет подписи М.О.Л. |
| 3 | 11.01.2003г. | Акт на списание материалов в производство | б/н | 25.07.02г | 437р. 20к. | 20 | 10 | Списаны материалы на МТФ | Акт не утвержден руководителем организации |
| 4 | 12.01.2003г. | Товарно-транспортная накладная | 92 | 19.12.02г | 1046р 37к. | 10 | 60 | Поступила продукция на склад от поставщика | Нет сертификата качества продукции |
| 5 | 13.01.2003г. | Накладная на отпуск материалов | 38 | 24.04.02г | 284р. 16к. | 90/9 | 10 | Отпущены материалы сторонней организации | В накладной отсутствует доверенность на получение
8-09-2015, 14:17 Разделы сайта |