Расход наличных денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы, премий, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, выдачей на командировочные расходы и т.д. Указанные выплаты производятся в основном по расчетно-платежным или платежным ведомостям (ПРИЛОЖЕНИЕ 7) с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера без составления такого ордера на каждого получателя.
Квитанция хранится с выпиской банка либо выдается лицу, внесшему деньги.
Разовые выдачи денег на оплату труда, выдачи депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
После выдачи указанных денежных средств кассиром на платежных (расчетно-платежных) ведомостях проставляется штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Выдача наличных денег кассой предприятия может производиться и по другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), с наложением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными. Когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных ордерах необязательна.
Заготовительные организации (организации потребительской кооперации) могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья по заготовительным квитанциям с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на всю сумму.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя , записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку получателя (ПРИЛОЖЕНИЕ 6). Если же заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то все получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверениям, выданным данным предприятием , при наличии на них фотографий и личных подписей владельцев.
Деньги кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, кому доверено получение денег. Если же выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.
В случае выдачи денег лицу, не имеющему возможности по болезни или другим причинам расписаться лично, по его письменной просьбе за него может расписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы данного предприятия. При этом на расходном документе указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего фактического получателя денег и лица, за него расписавшегося.
Выдача зарплаты, премий, пособий и других выплат производится по расчетно-платежной или платежной ведомости в течение трех (или пяти) дней . На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью.
По истечении установленных сроков выдачи заработной платы и других выплат (три или пять дней) кассир в платежной ведомости против фамилий лиц, не получивших деньги, ставит штамп или надпись «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце ведомости указываются суммы, фактически выплаченные, и суммы, подлежащие депонированию, и скрепляются подписью кассира. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». По одной ведомости выдавать деньги кассиром и раздатчиком запрещается.
После этого фактически выплаченную сумму кассир записывает в кассовую книгу и ставит на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № _».
На выданную заработную плату выписывается один общий расходный кассовый ордер, а на депонирование заработной платы составляется опись депонентов, и наличные деньги сдаются на расчетный счет до первого требования их депонентами. Затем выдача идет по расходному кассовому ордеру.
В самом банке сдача денег на расчетный счет оформляется объявлением на взнос наличными (ПРИЛОЖЕНИЕ 8). Если же у предприятия поступает много денег, как, например, в торговле и общественном питании, тогда можно с банком заключить договор на право инкассации выручки . Инкассаторы банка выручку забирают в установленное время каждый день и принимают ее от кассира предприятия в инкассаторской опломбированной сумке. Кассир предприятия заполняет препроводительную ведомость (ПРИЛОЖЕНИЕ 9) в трех экземплярах: первый вкладывается вместе с деньгами в сумку, второй выдается на руки инкассатору, третий с подписью и штампом инкассатора остается на предприятии для учета сданных денег.
Все приходные и расходные, кассовые документы должны быть заполнены ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, компьютере). Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается. Выдавать приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. При этом прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.
Все приходные и расходные кассовые ордера и приравненные к ним документы регистрируются в журнале регистрации кассовых ордеров по форме № КО-3 . Чтобы дважды не было выдачи (приема) денежных средств по одному и тому же документу, кассовые ордера погашаются штампом «оплачено». Никакие исправления в кассовых документах не допускаются.
При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (рас-четно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Для учета кассовых операций на каждом предприятии ведется кассовая книга формы № КО-4 для учета рублей и отдель ные книги для учета валюты . Предприятие, предприниматель с применением наемного труда ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью или же на концы шпагата наклеивается плотный четырехугольник и по его углам ставится чернильная печать, а на последней странице пишется прописью количество листов и ставятся подписи директора и главного бухгалтера.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу и как отчет кас сира является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа на часть, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. По иностранной валюте записи и в документах и в кассовой книге ведутся в национальной валюте и в инвалюте.
Исправления в кассовой книге должны быть оговорены («Исправлено») и подписаны кассиром и бухгалтером. Ежедневно в кассовой книге подсчитываются обороты за день и остаток денег на конец дня.
В период выдачи средств на оплату труда в соответствии с пунктом 7 Правил ведения кассовых операций по наступившим срокам остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым документам с отражением отдельной строкой «в том числе на оплату труда». При этом сумма выданных по ведомости на оплату труда за день наличных денег расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Расход выданных денежных средств на оплату труда, выплату дивидендов, стипендий, пенсий и др. отражается в кассовой книге по мере закрытия платежных (расчетно-платежных) ведомостей. Платежная (расчетно-платежная) ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. В аналогичном порядке записи в кассовую книгу производятся при выплате по платежным (расчетно-платежным) ведомостям дивидендов, стипендий, пенсий, других социальных выплат.
При получении наличных денег в банке на зарплату и другие цели сначала выписывается банковский чек, а затем приходный кассовый ордер. Ордер прилагается к кассовому отчету, а квитанция — к выписке банка по расчетному счету.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и второй (отрывной) экземпляр кассовой книги вместе с приложенными приходными и расходными документами под расписку передает в бухгалтерию.
С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом как в РУП «Белтелеком», при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год. В отчете кассира в обязательном порядке указывается субсчет счета «касса»: 01-Главная касса предприятия (ПРИЛОЖЕНИЕ 10); если 02 – Касса ПКП головного предприятия – дополнительно указывается номер подразделения (ПРИЛОЖЕНИЕ 11).
Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» проверяет правильность составления указанных документов, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами (кассовая справка (ПРИЛОЖЕНИЕ 12), денежный отчет (ПРИЛОЖЕНИЕ 13) и копии препроводительных ведомостей к сумке с денежной выручкой) в отдел бухгалтерии по учету денежных средств и банковских операций под расписку во вкладном листе кассовой книги.
Денежный отчет распечатывается также с компьютера и разделен на две половины: в первой указываются номер, код и наименование услуги связи, сумма за каждую операцию в отдельности и общая сумма в графе «Итого» за подписью первого оператора, а во второй части – за подписью второго оператора. Также указываются: номер, дата и время работы, а также адрес расположения подразделения.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года она хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) указанные машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (предпринимателя) и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств, хранятся в архиве организации пять лет плюс три года после проверки налоговыми органами.
1.2. Порядок учёта кассовых операций
Бухгалтерский учет наличных денег, их движения ведется на активном счете 50 «Касса» . По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов, а по кредиту этого счета — выдача денежных средств и денежных документов. На счете 50 сальдо может быть только дебетовое или равное нулю, если в кассе совсем не осталось денег. Аналитическими данными служат кассовая книга, отчеты кассира.
В бухгалтерии кассовые отчеты и документы обрабатываются: каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанным в предыдущем отчете, проверяется правильность выведенных оборотов и остатка.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты при необходимости следующие субсчета :
· 50-1 «Касса организации»;
· 50-2 «Операционная касса» — для учета выручки на вокзалах, в билетных и багажных кассах, отделениях связи, аэропортах, пристанях и др.;
· 50-3 «Денежные документы» — для учета почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и др.,
· 50-4 «Валютная касса»;
· 50-5 «Касса филиала» — для учета кассовых операций филиалов или представительств, выделенных на отдельный баланс.
На предприятиях транспорта, связи на субсчете «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.
При ведении учета по полной журнально-ордерной форме кредитовые обороты по счету 50 отражаются в журнале-ордере № 1 , а дебетовые — в ведомости № 1 (ПРИЛОЖЕНИЕ 14.). Когда же учет организуется по сокращенной журнально-ордерной форме , то кредитовые обороты по этому счету записываются в журнал-ордер № 01 , а дебетовые — в ведомости к этому журналу .
Учет наличия и движения денежных средств в кассе предприятия при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-4 , которая ведется по данным отчетов кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в регистре должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
Записи по дебету счета 50 «Касса» будут следующие:
Таблица 2.1.
Поступление денеж ных средств и денежных документов в кассу
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| 1. Поступление выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг | 50 | 90 |
| 2. Поступление денег в кассу, полученных с расчётного счёта, валютного счёта | 50 | 51, 52 |
| 3. Возврат авансов, ранее перечисленных поставщикам | 50 | 60 |
| 4. Поступление сумм в погашение претензий | 50 | 76 |
| 5. Поступление авансов под поставки продукции, товаров, материалов, услуг | 50 | 62 |
| 6. Возврат излишне выплаченной заработной платы | 50 | 70 |
| 7. Возврат подотчётным лицам неиспользованных сумм или перерасхода средств по командировкам | 50 | 71 |
| 8. Поступление от работников предприятия (возврат займа, за товары, проданные в кредит, погашение материального ущерба и др.) | 50 | 73 |
| 9. Поступление от учредителей в счёт вклада в уставной фонд предприятия, от акционеров в оплату за акции | 50 | 75 |
| 10. Погашение дебиторской задолженности | 50 | 60, 76 |
| Продолжение Таблицы 2.1. | ||
| 11. Поступление наличных денег от дочерних предприятий, филиалов, выделенных на отдельный баланс | 50 | 76,79 |
| 12. Поступление штрафов и других внереализационных доходов | 50 | 92 |
| 13. Выявление излишка денег при инвентаризации | 50 | 92 |
| 14. Поступление доходов от аренды | 50 | 91 |
| 15. Поступление денежных средств целевого характера (вступительные и паевые взносы) | 50 | 86 |
| 16. Внесение платы за санаторные путёвки | 50-1 | 50-3 |
| 17. Поступление выручки за реализованные основные средства | 50 | 91 |
| 18. Поступление выручки от реализации материалов, нематериальных активов, ценных бумаг | 50 | 91 |
На выдачу наличных денег из кассы записи по счетам будут следующие:
Таблица 2.2.
Выдача денежных средств и денежных документов
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| 1. Приобретение нематериальных активов, ценных бумаг, оборудования, материалов, товаров (в том числе покупная цена, доставка и др.) | 04,07,08,10,41,58,60,67,76 | 60,76,50 |
| 2. Оплата наличными деньгами производственных работ и услуг, компенсация за использование личного транспорта | 20,25,26,44,60,76 | 60,76,50 |
| 3. Сдача денег на расчетный счет, валютный счет | 51,52 | 50 |
| 4. Оплата счетов поставщиков | 60 | 50 |
| 5. Выдача авансов под поставку товаров, материалов | 60 | 50 |
| 6. Выдача заработной платы, премий, пособий | 70 | 50 |
| 7. Выдача депонированной зарплаты | 76 | 50 |
| Продолжение Таблицы 2.2. | ||
| 8. Выдача сумм под отчет | 71 | 50 |
| 9. Сдача выручки инкассаторам банка | 57 | 50 |
| 10. Выдача ссуд персоналу предприятия (на строительство домов, дач) | 73 | 50 |
| 11. Выплата по исполнительным листам (алименты, штрафы и др.) | 76 | 50 |
| 12. Оплата услуг сторонних предприятий (транспортных, коммунальных и др.) | 76 | 50 |
| 13. Оплата за аренду основных средств | 60,76 | 50 |
| 14. Возвращение паевых взносов выбывающим работникам | 86 | 50 |
| 15. Выдача материальной помощи | 84 | 50 |
| 16. Оплата судебных издержек и арбитражных сборов | 92 | 50 |
| 17. Недостача денег в кассе, выявленная при инвентаризации | 94 | 50 |
| 18. Отнесение недостачи на виновное лицо | 73 | 94 |
| 19. Погашение недостачи | 50 | 73 |
| 20. При отсутствии виновного лица или отказе суда | 92 | 94 |
| 21. Возврат вклада в уставной фонд | 75,8 | 50,75 |
| 22. Выплата из кассы дивидендов учредителям (акционерам) | 75 | 50 |
| 23. Приобретение санаторных путевок, марок госпошлины и др. | 50-3 | 50-1 |
| 24. Выдача пособий при рождении ребенка | 69 | 50 |
В предприятиях бытового обслуживания приходные ордера выписываются не на каждого заказчика; на основе заказов формы №БО-4, БО-5 или ведомости формы №4-б бухгалтер выписывает в конце дня приходный ордер на общую сумму выручки за день.
3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
Ответственность за соблюдение требований Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей субъектов хозяйствования, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров, самого предпринимателя. При этом руководители и главные бухгалтеры субъектов хозяйствования, предприниматели с применением наемного труда за грубые нарушения Правил ведения кассовых операций привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Грубым нарушением Правил ведения кассовых операций являются систематические нарушения:
· порядка расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования и предпринимателями;
· порядка хранения свободных денежных средств и накопления в кассах наличных денег сверх установленных лимитов;
· порядка
8-09-2015, 14:18