Значну групу нормативних документів з інформації та документації у різних країнах складають загальнодержавні стандарти, зокрема національні аналоги ISO 15489. Так,у Великій Британії стандарти визначають умови зберігання, переміщення та експлуатації електронних носіїв, що використовують для оброблення даних і зберігання інформації; кодекс правил щодо забезпечення інформаційної безпеки; кодекс правил щодо правового статусу інформації, яка зберігається в електронних системах документації; принципи усталеної методики інформаційного менеджменту; настанови з практичного застосування “Акту про захист даних” 1998 р. Система стандартів різних рівнів діє в Австралії; всі вони сумісні між собою й узгоджені із загальнонаціональним стандартом з КД. Найчисельнішою групою нормативних і методичних документів є настанови з різних аспектів КД, розроблені національними та місцевими архівами для державних установ. Ними користуються і в приватному секторі. Найбільш відомим є посібник Національного архіву Австралії з методики розроблення та впровадження ДС, який позначають абревіатурою “DIRКS” (від початкових літер англійською мовою слів Designing and Implementing Recordkeeping Systems).
У другому розділі “Організація керування документацією” на підставі вивчення досвіду США, Канади, Великої Британії, Австралії проаналізовано засади організації
КД в установі. У першому підрозділі розглянуто принципи політики та встановлення обов’язків персоналу щодо КД. Згідно із головними засадами менеджменту політика в установі виступає як загальне керівництво для діяльності та прийняття рішень, що сприяють досягненню установою певних цілей. Вона формулюється вищим керівним складом на тривалий період часу та роз’яснює, за допомогою яких дій та засобів має бути досягнута окреслена мета. Відповідно до стандарту ISO 15489 метою політики КД є створення та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в установі так довго, наскільки це потрібно. Політика приймається вищим керівництвом установи і поширюється на всю установу. Політику регулярно переглядають для того, щоб вона відображала чинні вимоги до ділової діяльності. У дисертації розглянуто принципи змістовного наповнення такого нормативного документа на прикладі політики керування інформаційними ресурсами, яку розробив для урядових установ Національний архів Канади. Норми, зафіксовані в політиці КД, обов’язково враховують під час впровадження програми КД в установі. З метою конкретизації персональної відповідальності за створення й включення службових документів до ДС установа визначає та фіксує у посадових інструкціях і подібних до них службових документах обов’язки й повноваження у сфері КД для всього персоналу установи, в тому числі службових осіб, що керують документацією, фахівців із суміжних інформаційних сфер, керівництва всіх рівнів, системних адміністраторів та всіх, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Специфічні обов’язки з керування та підготовки звітності за КД покладають на особу з відповідними повноваженнями в установі. Проаналізовано зміст обов’язків у сфері КД різних категорій працівників установи. У другому підрозділі проаналізовано такі характеристики службового документа як автентичність, достовірність, цілісність, придатність для користування. В електронному середовищі наявність та збереження цих характеристик стає першочерговою проблемою, що зумовлено технологією створення та відтворення інформації електронного документа. Ця проблема набула міжнародного значення і потребує розв’язання через вдосконалення теоретичних та методологічних знань для розроблення стратегії, політики та стандартів, здатних забезпечити зазначені умови функціонування електронних документів. У нормативних документах з КД зазначається, що службовий документ повинен правильно відображати дію, яка відбулася, або те, що було повідомлено чи вирішено; він повинен забезпечувати виконання вимог діяльності, до напряму якої він належить, а його інформація використовуватись для звітності. В офіційних актах з КД країн, досвід яких було досліджено, також зафіксовано положення про те, що крім змісту, службовий документ має обов’язково містити метадані або бути пов’язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій. Відзначено, що в інформації службового документа має бути очевидним діловий контекст, в якому цей документ було створено (включаючи діловий процес, частиною якого є дія, її дата, час та учасники дії). Наявність метаданих забезпечує збереження цілісності структури службового документа, тобто його формуляру та зв’язків між реквізитами. У третьому підрозділі комплексно розглянуто сформульовані в міжнародних та національних нормативних документах принципи функціонування ДС, методику розроблення та впровадження таких систем. Відповідно до цих принципів ДС повинна забезпечувати створення службових документів з характеристиками, проаналізованими в попередньому підрозділі, та бути здатною до безперервної та регулярної роботи згідно зі встановленими політикою КД процедурами та обов’язками. ДС має організувати службові документи у спосіб, який відображає робочі операції автора службових документів, захищати службові документи від несанкціонованих змін або знищення, у встановленому порядку функціонувати як первинне джерело інформації про дії, що документуються в службових документах, та забезпечувати доступ до всіх службових документів і пов’язаних з ними метаданих.
Сучасний рівень розвитку документаційної сфери потребує оперативного освоєння світового досвіду для формування системи керування документаційними процесами в Україні. Досвід створення Міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” розкритий у статті І.Є. Антоненко [1], а також у монографії В.В. Бездрабко [2].
Упровадженню в Україні системи керування документацією сприяє національний стандарт ДСТУ 4423-2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами”, підготовлений на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією”. Дана робота присвячена комплексному аналізу вітчизняного стандарту.
Стандарт розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України. Його розробники –кандидати історичних наук І.Є. Антоненко, О.М. Загорецька та доктор історичних наук, професор С.Г. Кулєшов (керівник розроблення).
Стандарт був схвалений та набув чинності згідно з наказом Держспоживстандарту України № 345 від 2 грудня 2005 р. Він відповідає стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” та має національні відхили.
У національному вступі подано основні відомості про стандарт.
У розділі “Сфера застосування” вказано, що стандарт поширюється на сферу керування документаційними процесами. Відзначено, що він стосується керування службовими документами всіх видів на всіх носіях, створених у процесі трудової діяльності. Стандарт призначений для використання організаціями, фахівцями та іншими особами, що зобов’язані працювати з документами.
Другий розділ “Нормативні посилання” містить базові положення цього стандарту, на яких є посилання в тексті. В ньому відображаються чинні на 2004 р. міжнародні стандарти.
Третій розділ “Терміни та визначення понять” присвячений термінам та визначенням понять українською та англійською мовами. В цьому розділі приводиться український термін, його англійський аналог і розкриття змісту терміна. Наприклад, термін керування документаційними процесами (records management) визначається як “галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність”.
У четвертому розділі “Переваги керування документаційними процесами” вказуються ці переваги, що охоплюють:
а) упровадження політики і застосування стандартів;
b) визначення обов’язків і повноважень;
с) визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу;
d) забезпечення низки послуг, пов’язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними;
е) розробку, реалізацію та керування спеціалізованими системами для керування документаційними процесами;
f) інтеграція керування документаційними процесами в ділові системи та процеси.
У п’ятому розділі “Регуляторне середовище” подано вимоги до регуляторного середовища, що визначають правове поле для керування документаційними процесами в організації.
Найважливішими з цих вимог є:
а) статутне і прецендентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, електронної комерції, захисту даних та інформації;
b) обов’язкові норми практичної діяльності;
с) добровільні кодекси усталеної практики;
d) добровільні кодекси поведінки й етики;
е) очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.
У шостому розділі “Політика та обов’язки” висвітлено загальні принципи запровадження і дотримання політики в організації, що стосується процедур керування документаційними процесами. Зокрема організаціям пропонується: запровадити, задокументувати та визначити ті ділянки, де законодавство, інструкції та інші методики найбільше застосовуються при створенні службових документів, що стосується діяльності організації.
У сьомому розділі “Вимоги до керування документаційними процесами” розглянуто ці вимоги, розкрито принципи програм керування документаційними процесами. Зокрема подано характеристику структури службового документа, що стосується автентичності, достовірності, цілісності та придатності для користування. Службовий документ повинен бути захищеним від несанкціонованих змін, будь-яке санкціоноване доповнення має бути задокументовано та проконтрольовано.
Восьмий розділ “Розробляння та впроваджування документаційних систем” має кілька підрозділів. У них розглядаються як загальні положення, що стосуються стратегії та запроваджування політики, процедур і методики, так і характеристика документаційних систем, що має відповідати достовірності інформації, цілісності, відповідності, всебічності, систематичності. Також розглядається розробка та впровадження документаційних систем, що передусім мають бути функціональними та охоплювати процеси, пов’язані з певними службовими документами. Приділяється увага фізичному зберіганню носіїв інформації та їхньому захисту, що можуть виникнути під час надзвичайних ситуацій. При роботі з документаційними системами можуть виникнути будь-які зміни, тому потрібно обов’язково контролювати і документально оформляти, особливо це стосується системи електронної документації. Слід забезпечити, щоб службові документи залишались автентичними, достовірними та придатними для користування протягом усього періоду їхнього зберігання. Обов’язковим є контроль за доступом, для забезпечення цілісності службових документів, та захисту їх від несанкціонованого користування. Слід також контролювати передачу документів до архіву або вилучення їх для знищення за допомогою контрольного журналу, або інших методів контролю. В цьому розділі досить детально розглядається методика розробки та впровадження документарних систем, що передбачають:
а) попереднє дослідження;
b) аналіз ділової діяльності;
с) встановлення вимог до службових документів;
d) оцінка наявних систем;
е) визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документів;
f) розробка документаційної системи;
h) аналіз упровадження системи.
Припинення функціонування документаційних систем запропоновано обов’язково документально оформляти, тому що службові документи до системи більше не додаються, а доступ до неї залишається відкритим.
У дев’ятому розділі “Документаційні процеси та їхнє контролювання” розглянуто визначення службових документів, які підлягають долученню до документаційної системи, та строки їхнього зберігання, а також долучання службових документів до документаційних систем, що включає перелік різних методів, таких як класифікування та індексування, систематизування у логічній послідовності, незалежно від виду носія, реєстрація. Функціонування системи в процесі ділової діяльності має:
забезпечити створення метаданих, що описують діловий контекст;
засвідчувати місцезнаходження службового документа;
виявляти, яка дія не виконана;
виявляти, хто має доступ до службового документа;
виявляти, коли цей доступ мав місце;
забезпечувати свідчення дій, що здійснювалися зі службовим документом.
Реєстрація документів засвідчує факт їхнього створення та долучення до документаційної системи і полегшує їхній пошук.
Велика увага приділяється класифікуванню напрямів службової діяльності, а також системам класифікації, які можна використовувати для операцій керування документаційними процесами.
У десятому розділі “Відстежування та здійснювання перевірення” наголошується на тому, що для того, щоб перевірити рівень задоволеності користувачів системою та ефективність її функціонування, потрібно регулярно проводити відстежування відповідності до політики та вимог організацій. У разі непридатності чи неефективності такої системи її модифікують.
В одинадцятому розділі “Навчання” вказується, що весь керівний склад та весь допоміжний персонал і всі працівники, які мають відношення, чи працюють з документаційними системами, повинні обов`язково навчатися, та мати програму навчання роботи зі службовими документами.
До першої частини стандарту розроблено покажчик, що полегшує роботу зі стандартом.
Також у першій частині стандарту є додатки, які носять довідковий характер:
Додаток НА містить перелік стандартів України, на які є посилання в цьому стандарті.
Додаток НБ містить порівняльну таблицю визначення понять, згідно зі стандартом ДСТУ 2732:2004 та згідно з цим стандартом.
Додаток НВ містить перелік національних відхилів, що є в цьому стандарті та їхнє пояснення.
Додаток НГ містить абетковий покажчик українських термінів, що значно полегшує роботу зі стандартом, а безпосередньо – з його першою частиною.
Друга частина стандарту складається з національного вступу, шести розділів, чотирьох додатків, покажчика і бібліографії.
У національному вступі йде про те, що цей стандарт є переклад міжнародного стандарту ISO/TR 15489-2:2001, також до стандарту внесено зміни, які зумовлені вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні, а також внесені відповідні редакційні зміни.
У першому розділі другої частини стандарту, який має назву “Сфера застосування”, вказується, що це настанови, які полегшать упровадження ISO 15489-1, і мають застосовуватися фахівцями з керування документаційними процесами та організаціями, що керують службовими документами. Другий розділ “Політика та обов`язки” складається з кількох підрозділів. Друга частина стандарту “Настанови” має більш практичний характер. Якщо в першій частині “Основні положення” було подано у загальній формі, то в другій частині надаються додаткові рекомендації щодо політики керування документаційними процесами та їхнього впровадження. Зокрема організації зобов`язані розробити, задокументувати та забезпечити впровадження та дотримання політики керування документаційними процесами. Виклад цієї політики визначає, хто відповідатиме та здійснюватиме контроль за використанням програм і політики керування документаційними процесами. Формування політики має бути забезпечене відповідними інструкціями та номенклатурою справ. Політика керування документаційними процесами повинна зобов`язувати всіх працівників створювати та зберігати всі відповідні документи, що належним чином документують діяльність організації.
Політика визначає повноваження та обов`язки всіх категорій працівників, що беруть участь у керуванні документаційними процесами. Відповідно на вище керівництво покладено найвищий рівень відповідальності. Зокрема фахівці з керування документаційними процесами розробляють загальну політику, процедури та стандарти для організації і несуть основну відповідальність за впровадження ISO 15489-1.
У третьому розділі “Стратегія. Розробляння та впроваджування” наведено рекомендації, що стосуються розробляння та впроваджування системи керування документаційними процесами, які розписані поетапно. Охарактеризовано мету кожного етапу та здійснено його детальний опис. R
Етап А. Попереднє дослідження допоможе визначити, які службові документи треба долучати до документаційної системи та як довго зберігати, а також визначити сильні та слабкі сторони організації у сфері керування документаційними процесами, визначити головні чинники та потреби у створенні і зберіганні службових документів.
Етап В. Аналізування ділової діяльності забезпечить розуміння зв`язку службового документа з діяльністю організації та процесами цієї діяльності, допоможе розробити модель напрямів роботи організації та процедури її виконання.
Етап С. Встановлення вимог до службових документів. Цей етап забезпечує засади створення, зберігання та передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення, а також визначення вимог організації до створення, одержування та зберігання службових документів.
Етап О. Оцінювання наявних систем дає змогу визначити будь-які розбіжності між вимогами, їхнім виконанням і можливостями наявних систем, щоб оцінити рівень їхньої ефективності.
Етап Е. Визначення стратегії виконання вимог до службових документів полягає у визначенні організацією політики, процедур, стандартів, засобів та методів, які потрібно запровадити для створення і зберігання службових документів, необхідних для її діяльності. Пропонується брати до уваги історію, вид діяльності, технологічне забезпечення, зовнішні умови та інші чинники, які впливають на функціонування організації.
Етап F. Розробляння документаційної системи. Показано зв`язок усіх етапів на певному рівні їхнього запровадження. На цьому етапі відбувається залучення експертів та інших фахівців із керування документаційними процесами, до розробки інструкцій, які відповідають вимогам до документації.
Етап G. Впроваджування документаційної системи. На цьому етапі потрібно розробити стратегію шляхом системного дослідження, щоб упровадити план, який забезпечує загальний огляд, як діють разом різні складники системи.
Етап Н. Аналізування після впровадження системи охоплює аналіз процесу розвитку системи, та оцінку її ефективності для того, щоб усунути недоліки.
Четвертий розділ “Документаційні процеси та їхнє контролювання” містить вступ та кілька підрозділів, у яких розкрито певним чином операції з керування документаційними процесами, що стосуються документів, де інформація записана на паперовому
8-09-2015, 14:20