У національному відхилі, який подається до цього підрозділу, вказано, що централізовано уповноважені архівні установи повинні розробляти перелік службових документів зі строками їхнього зберігання, що затверджуються нормативно-правовими актами, відповідно до яких розробляють номенклатуру справ, та погоджують її з уповноваженою архівною установою.
Для того, щоб визначити, які службові документи потрібно долучати до документаційної системи та як довго їх зберігати, потрібно проаналізувати внутрішнє та зовнішнє середовище організації, її функції, діяльність та взаємозв`язки з цим середовищем.
Подається схема класифікації рівнів доступу та безпеки. Цей процес поширюється на визначення, які документи потрібно долучати до документаційної системи та хто може мати до них доступ, і як довго їх зберігати. Доступ до службових документів обмежується для захисту інформації від будь-якого несанкціонованого доступу, збирання, використання, вилучання, змінення, знищування тощо. Процес долучання службових документів поширюється як на документи, які були створені організацією, так і на ті, які вона отримала. Формою долучання службового документа є результат визначення, до якого класу належить конкретний службовий документ відповідно до класифікації та його розміщення у визначеній послідовності серед інших службових документів.
Реєстрація свідчить, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, що охоплює запис інформації про службовий документ, та надання йому унікального умовного позначення. Службові документи також можна реєструвати на різних рівнях. Стосовно документів на паперових носіях, таке реєстрування може здійснюватися на рівні справи та на рівні документа або аркуша (аркуш бухгалтерської книги). У комп`ютеризованих системах пропонується розробити реєстрацію документів таким чином, щоб вони реєструвались автоматично без втручання фахівця з керування документаційними системами, відповідно процес реєстрації в електронних документаційних системах може містити класифікацію і визначення статусу доступу.
У цьому розділі розкриваються також загальні принципи класифікування, словниковий контроль, що передбачає визначення місцезнаходження окремих службових документів, та індексування, що розширює можливість пошуку документів за допомогою класифікування, категорій та носіїв.
Процес установлення статусу службових документів для передачі їх на зберігання до архіву або вилучення для знищення можна пов`язати із класифікуванням напрямів діяльності, або автоматизувати як окрему функцію системи, що містить такі етапи:
а) визначення операції або напрямку діяльності, які документує службовий документ;
b) визначення місця операції (дії) та службових документів у відповідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;
с) визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;
d) документальне оформлення в документаційній системі строків зберігання та майбутні дії з передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;
е) визначення строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання або до архівів, або документи, які мають бути знищені.
Дуже важливим є вибір способу зберігання службових документів. Окрім фізичних умов зберігання, службових документів, що є особливо важливими, потрібно враховувати і вимоги до доступу та безпеки.
Вагомими чинниками, що впливають на вибір умов зберігання та можливих варіантів збереження, є:
а) обсяг та рівень зростання кількості службових документів;
b) користування документами;
с) вимоги, пов`язані з убезпеченням та характером інформації службових документів;
d) фізичні характеристики;
е) вимоги до пошуку з точки зору користування службовими документами;
f) відносна вартість варіантів зберігання службових документів;
g) потреби доступу.
Відповідно для належного зберігання та захисту службових документів потрібно сховище, яке відповідає вимогам щодо зберігання документів. Для зберігання документів в електронній формі, тут використовуються додаткові засоби та стратегії зберігання.
Користування службовими документами та контроль за їхнім обігом і виконанням – це міра безпеки, яка гарантує, що з документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.
У підрозділі, що стосується передавання службових документів до архіву або вилучення для знищування, приділяється велика увага тривалому зберіганню документів, що передбачає копіювання, конвертування та переміщування документів, а також, що стосується фізичного знищення документів та передавання прав контролю за службовими документами або власності на них.
У п`ятому розділі “Відстежування та здійснювання перевіряння” є кілька підрозділів, які розкривають причини відстеження та перевіряння документаційних систем, що передбачають перевіряння відповідності організації законодавству, політиці, принципам та процедурам, а також силу доказовості, коли службові документи надають до суду як доказ. Документи відстеження та перевіряння засвідчують, що система діяла відповідно до усталеної практики діяльності організації. Відстеження продуктивності праці показує кількість та якість процедурних обов`язків та відповідного забезпечення захисту та цілісності системи і процесів.
Шостий розділ, що має назву “Навчання”, складається з кількох підрозділів у яких розкриваються вимоги до навчальних програм, а також персоналу, який потрібно навчати. У підрозділі “Навчання фахівців з керування документацій ними процесами” наголошується на розуміння саме характеру діяльності, цілі та робочі процеси організації.
Методи навчання керуванню документаційними процесами можуть бути такими:
а) долучання цих питань до навчальних програм для працівників організації;
b) навчання в аудиторії для новачків або під час замінювання системи;
с) навчання без відриву від роботи та інструктаж, надані як частина офіційної програми або добре обізнаними працівниками середнього керівного складу чи фахівцями того самого рівня;
d) короткі навчальні заняття або семінари з окремих питань керування документаційними процесами;
e) листівки та буклети з короткими інструкціями “як робити”, що описують певні аспекти політики або практики щодо організації роботи зі службовими документами;
f) комп'ютерні презентації, які можуть бути інтерактивними, доступними через корпоративну мережу або поширюватись на машинних носіях;
g) допоміжні тексти, надані комп'ютерною мережею;
h) навчальні курси, організовані навчальними закладами або фаховими організаціями. Вони можуть бути частиною загальної навчальної програми цих організацій і (або) бути розробленими на прохання іншої організації з урахуванням її особливих потреб.
Щодо оцінки та перегляду змісту навчання, дуже важливими є ефективність та дієвість програм навчання керуванню документаційними процесами, які дозволяють тим, хто вже пройшов навчання, одержати новітню інформацію.
Друга частина стандарту має низку додатків, спрямованих на поглиблене розкриття її змісту та порівняння національного стандарту з ISO 15489:2.
У додатку А здійснено порівняння національного Міжнародного стандарту в частині керування документаційними процесами.
Додаток В присвячений порівнянню структурних елементів двох стандартів.
У додатку НА приводяться національні стандарти України, що згармонізовані з Міжнародними стандартами.
Додаток НБ присвячений поясненню національних відхилів від Міжнародного стандарту. На жаль, кількість таких відхилів незначна і вони не дозволяють повною мірою відобразити специфіку керування документацій ними процесами в Україні.
Даний стандарт слугує започаткуванню системи керування документацією в Україні. Як і кожний стандарт, він є підсумком наукового дослідження і узагальнення практики, і відразу після затвердження стає базою для подальших наукових досліджень.
Список використаних джерел
1. ISO 15489-1 - Information and Documentation - Records management - Part 1: General // ISO - Printed in Switzerland. - 2001. - 19 р.
2. Про затвердження Стратегії інтеграції України до Європейського Союзу: Указ Президента України від 11 червня 1998 р. // Офіц. вісн. України. - 1998. - № 24. - Ст. 870.
3. ISO TR 15489-2 - Information and Documentation - Records management - Part 2: Guidelines // ISO - Printed in Switzerland. - 2001 - 39 р.
4. Резолюція 8-х делегатських зборів Міжнародної ради архівів, 13 жовтня 2001 р. // АУ. - 2001. - № 6. - С. 70-71.
5. ISO 5127 - Information and documentation - Vocabulary // ISO - Printed in Switzerland. - 2001. - 152 р.
6. ISO 15489-1 - Information and Documentation - Records management - Part 1: General // ISO - Printed in Switzerland. - 2001. - S. 2-3.
7. Про інформацію: Закон України від 2 жовтня 1992 р. // Відомості Верх. Ради України. - 1992. - № 48. - Ст. 650.
8. Про державну таємницю: Закон України від 21 січня 1994 р. // Відомості Верх. Ради України. - 1994. - № 16. - Ст. 93.
9. Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи": Закон України від 13 грудня 2001 р. // Відомості Верх. Ради України. - 2002. - № 11. - Ст. 81.
10. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 р. // Відомості Верх. Ради України. - 2003. - № 36. - Ст. 275.
11. Про електронний цифровий підпис: Закон України від 22 травня 2003 р. // Відомості Верх. Ради України. - 2003. - № 36. - Ст. 276.
12. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" // Офіц. вісн. України. - 1997. - № 43. - Ст. 150.
13. Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" // Офіц. вісн. України. - 1997. - № 4. - Ст. 202.
14. ДСТУ 2732:94. Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення. - К.: Держстандарт України, 1994. - 33 с.; ДК 010-98. Державний класифікатор управлінської документації. - К.: Держстандарт України, 1999. - 50 с.; ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення. - К.: Держстандарт України, 2000. - 7 с.; ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. - К.: Держстандарт України, 2000. - 8 с.; ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. - 22 с.
15. Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерство юстиції України від 3 лютого 1994 р. № 6/5; Інструкція з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 5 липня 1999 р. № 470/7; Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 26 листопада 2003 р. № 143/5. - http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi.
16. Про судоустрій України: Закон України від 7 лютого 2002 р. // Відомості Верх. Ради України. - 2002. - № 27-28. - Ст. 180.
17. Healy, Susan. ISO 15489 Records management - its development and significance // Records Management Journal. - December 2001. - Vol. 11. - № 3. - Р. 133-142.
18. Australian Standard for Records Management - AS ISO 15489 // Archives Advices 58. - Issued July 2002. http://www.archives.sa.gov.au/files/management_ARM_ISO15489.pdf
19. Клявине Д. Архивы и информационное общество. Архивы и управление документацией // Archives in Information Society. Papers of the International Conference. - Popowo (Poland). - 2002. - P. 54-57.
20. ISO 15489-1 - Information and Documentation - Records management - Part 1: General // ISO - Printed in Switzerland. - 2001. - S. 11-12.
21. Про стандартизацію: Закон України від 17 травня 2001 р. // Відомості Верх. Ради України. - 2001. - № 31. - Cт. 145.
22. ISO 15489-1 - Information and Documentation - Records management - Part 1: General // ISO - Printed in Switzerland. - 2001. - S. 1.
8-09-2015, 14:20