Обеспечение сохранности документной информации. Документооборот предприятия

- Систематические налаженные связи – 7 – 10 баллов;

- Периодические слабо налаженные связи – 4 – 6 баллов;

- Редкие не налаженные связи – 1 – 3 балла.

После того, как каждому типу контакта присвоен балл, происходит их суммирование по каждому виду связей. Принимая условие, что каждый тип контактов может быть оценен максимум в 10 баллов, необходимо определить максимально возможное количество баллов по каждому виду связей. Эта сумма будет равна количеству типов контактов по каждому виду связей в отдельности, умноженному на 10 баллов.

После этого необходимо определить вес каждой связи, отражающего организационную структуру по каждому типу документооборота. Иначе говоря, определим долю фактически сложившихся баллов карточки-анкеты в общей сумме баллов.

Далее полученные значения веса каждой связи наносятся на спроектированные схемы документооборота и выявляются наиболее проблемные участки, тормозящие процедуру документооборота.

Далее полученные схемы и рекомендации «накладываются» друг на друга и дается итоговая оценка разработанных мероприятий и анализ возможности их реализации.

Таким образом, особенность именно такого подхода к оценке состояния документооборота на предприятии заключается в следующем:

- анкетный опрос работников (даже с учетом балльной оценки) не дает целостного представления о не налаженных связях в движении документов между отделами, в то время как путем составления итоговой организационной структуры по предлагаемой нами методике наглядно видны «проблемные» участки;

- балльная оценка «прямых» и «обратных» связей при составлении карточки-анкеты определяется не передающими документы подразделениями, а получающими их.

Кроме того, целесообразно проводить на предприятии рейтинговую оценку эффективности документооборота подразделений. В качестве исходных данных для такой оценки можно выделить следующие:

- количество работников подразделения;

- количество документов (входящих, исходящих, внутренних), обращающихся в подразделении за определенный промежуток времени;

- уровень ответственности, которую несет подразделение за выполнение документов (входящих, исходящих, внутренних);

- уровень компьютеризации документооборота подразделения и т.д.

Далее на основе соотношения различных исходных данных рекомендуется разработать систему оценочных коэффициентов, характеризующих эффективность документооборота подразделений.

Заключение

В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического и организационно-экономического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение, необходимой обществу, ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. С этой точки зрения информационный центр, библиотека или музей, как хранилища ретроспективной информации, мало отличаются от архива. С другой стороны, организация читальных и выставочных залов в архивных учреждениях и предоставление пользователям необходимой информации делает архивы похожими на информационные центры, библиотеки, музеи. Однако есть и принципиальные отличия архивов от других информационных учреждений. Архивы – это уникальные хранители "памяти человечества", государственные центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры.

В нашей стране насчитывается свыше 4 тыс. государственных архивов и тысячи ведомственных архивов, образующих разветвленную сеть. В других отраслях функционируют аналогичные документальные сети, в частности, информационная и библиотечная.

Обеспечение сохранности документов является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера. Основное внимание архивные учреждения сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику.

Список использованных источников

1. ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

3. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2001.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000

6. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 2002.

7. Кирсанова М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов. 3-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра–М, Новосибирск: Сибир. соглашение, 2000

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Типовой заверительный лист дела

ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА №26

12.05.2005

В дело подшито и пронумеровано 12 (двенадцать) листов, в том числе: литерные листы 0, + листов внутренней описи 12.

Секретарь архива подпись Иванов С.Ю.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Типовая опись дел

УТВЕРЖДЕНА

Протоколом ЭПК

от 00.00.2005.

ОПИСЬ ДЕЛ № 021

00.00.2005

В опись включено _______ дел с № ____________. ^{(цифрами)}

Должность Подпись ФИО

Итоговую запись к разделу описи за ______________ года заверяю.

Наименование должности лица, ответственного за работу с документами подпись ФИО

Председатель ЭК подпись ФИО

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя

подпись ФИО