Министерство образования Республики Беларусь
Учреждение образования
«Минский государственный политехнический колледж»
Специальность 2-26 02 32 «Документационное обеспечение
управления и архивоведение»
Дисциплина «Архивоведение»
Курсовая работа
Государственный учет документов в архивах Республики Беларусь
Разработала
Руководитель
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УТВЕРЖДАЮ
Председатель цикловой
комиссии
_______
ЗАДАНИЕ
Для курсовой работы по дисциплине Архивоведение
учащейся ____ курса 3 группы
Тема курсовой работы Государственный учет документов в архивах
ПЛАН
Введение
1 Понятие и правовые основы учета документов в архивах
2 Организация государственного учета документов в архивах
Заключение
Литература
Приложение А Обложка книги учета поступления и выбытия документов.
Приложение Б Список фонда
Введение
В соответствии с Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» документы Национального архивного фонда, хранящиеся в архивах организации государственной и негосударственной формы собственности подлежат обязательному централизованному учету.
Во все времена было важно сохранить документы для будущих поколений, для этого, и предназначен учет, т.к. он определяет количество документов и их состав в установленных единицах учета и отражает это количества в учетных документах. Правильное и точное заполнение всех учетных форм в архивохранилище, оперативное внесение всех изменений в них гарантирует точность учета. Это означает, что все документы, передаваемые на постоянное хранение в архив, будут сохранены в должном состоянии.
Документ - это ценный носитель информации, сохраняемый и подлежащий сохранению в силу значимости. Учет документов происходил во все времена: при образовании государственности, в Великом Княжестве Литовском, в Речи Посполитой, в Российской империи, в Советский период, а также на современном этапе развития. Учет документов является средством для обеспечения сохранности и контроля над их наличием, дает возможность адресного поиска необходимой информации. В каждом архиве нашей страны, как в государственном, так и в ведомственном, имеется научно-справочный аппарат для учета, поиска и использования хранящихся документов. Учету подлежат документы, которые передаются из структурного подразделения в ведомственный архив, в книге поступления и выбытия, а также электронные документы.
Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объеденные фонды, описи дел. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. В архиве в обязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:
- описи дел;
- книга поступления и выбытия документов;
- листы фондов;
- список фондов;
- номенклатура дел;
- дела фонда;
Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных архивах имеются системы учета особо ценных фондов и дел. Система учетных документов, имеющихся в архиве, обеспечивает контроль над сохранением, приемом, движением и выбытием документов.
Целью моей курсовой работы является: описать основные моменты организации учета документов в архивах Республики Беларусь; закрепление теоретических знаний, полученных в процессе обучения и овладение навыками самостоятельной работы; развитие ответственного отношения к своей будущей профессии; поиска информации; научиться самостоятельной работы с нормативно-правовыми документами.
1. Понятие и правовые основы учета документов
В соответствии с Законом Республики 'Беларусь от 06.10.1994 № 3277-ХІІ «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» документы Национального архивного фонда, хранящиеся в архивах организаций государственной и негосударственной формы собственности, подлежат обязательному централизованному учету.
Учет документов — определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Данный процесс является важным для обеспечения сохранности архивных документов, т. к. без упорядоченной системы, в том числе и в учете документации, они могут быть бесследно утерян, а вместе с ним может исчезнуть и частичка нашей истории.
Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объединенные фонды, описи дел, копии документов страхового фонда и фонда пользования, копии документов, поступивших из других источников, номенклатуры дел и другие единицы хранения. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Учет документов строится на принципах: централизации; преемственности учетных документов на всех стадиях работ; динамичности; единого методического руководства.
Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета. Установлены единые требования к учетным данным, без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения. Преемственность введении учета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации, (единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняются, что вызвано приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т. п. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе документов.
Прием документов в государственные архивы производится на основе письма учреждения и актов приема-передачи документов в централизованном учете при этом вносятся изменения в книгу учета поступлений, список фондов, лист и карточку фонда, дело фонда, его внутреннюю опись и лист-заверитель, паспорт архива, а также ряд вспомогательных форм учета. В архивохранилищах он отражается в описях дел, паспорте архивохранилища, карточках пофондового и постеллажного топографических указателей и
Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных архивах имеются, системы учета особо ценных фондов и дел, копий страхового фонда и фонда пользования. Они включают описи особо ценных дел, книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, книги выдачи микрофильмов в читальный зал и др.
Он осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве. Учетная документация должна размещаться в изолированном помещении, храниться в сейфах, а по окончании работы помещения и сейфы должны опечатываться. В архиве в обязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:
- книга поступления и выбытия документов;
-список фондов;
-листы фондов; описидел;
- номенклатура дел;
-книга выдачи дел во временное пользование.
Сложившаяся система учета, представляющая собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняющих справочников, позволяет определить объемы хранимых документов, обеспечивает их сохранность и возможность адресного поиска, раскрывает состав и содержание архивных материалов. Правильно налаженный учет является залогом успешной работы архива
2. Организация государственного учета документов в архивах
В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" документы НАФ независимо от места их хранения подлежат централизованному государственному учету. Учет документов Национального архивного фонда Беларуси — это определение их количества и отражение его в учетных документах.
Учету подлежат все документы, входящие в НАФ Республики, независимо от их содержания, подлинности, способа воспроизведения. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Документы, образующие НАФ, объединяются в ряд комплексов путем их классификации, которая начинается в процессе делопроизводства в учреждении и завершается в государственном архиве. Выделяются следующие комплексы: дело, архивный фонд (или его разновидности), материалы архива в целом и наконец, Национальный архивный фонд. Учет строится таким образом, что каждому комплексу соответствует свое звено в системе учета, свой набор учетных документов. Учетные данные последовательно концентрируются по каждому комплексу. Первичное звено — дело — принимается за исходную величину (единицу количественного подсчета) в системе учета. Далее учетные данные обобщаются по фонду, а затем по архиву
Установлены единые требования к учетным данным, без чего были бы невозможны их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации, единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняется. Эти изменения вызваны приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е. способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе документов.
В государственных архивах существует централизованный учет документов, который ведет специальное подразделение или специально выделенный сотрудник. Кроме того, учет документов организован в каждом хранилище отдела обеспечения сохранности документов и фондов.. Учет документов в архивных учреждениях осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Ведение первых обязательно для каждого архива, необходимость вторых определяется самим архивом.
В централизованном учете должна быть следующая основная учетная документация:
— книга учета поступления документов;
— список фондов;
— листы фондов;
— описи дел (первый экземпляр);
— карточки фондов;
— паспорт архива на 01.01.;
— дела фондов;
— сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.
В книге поступления и выбытия документов ведется учет описанных и неописанных дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу, принятых архивом . Ведется книга по годам, но порядковая нумерация валовая. В книге указывается дата поступления, организация, сдающая документы, и документ, на основании которого материалы поступили в архив, отмечаются их наименования, хронологические рамки и объем, а также присвоенный номер фонда или номера фондов, хранящихся в архиве, к которым они присоединены. Количество поступивших и выбывших дел (документов) ежегодно подсчитывается и оформляется в итоговой записи. В книгу поступления и выбытия документов вносятся также обнаруженные и ранее неучтенные в архиве дела.
Список фондов — это перечень наименований архивных фондов, расположенных в порядке их номеров. Он фиксирует фондовый состав архива. В него фонд записывается только один раз, при первом поступлении. Каждому, вновь принятому фонду присваивается очередной номер по списку фондов, а также отмечается дата его приема. Объединенные фонды и архивные коллекции учитываются как обычный фонд. Название фонда вносится в список с титульного листа описи или из исторической справки. Он состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия учреждения — фондообразователя, указаний о подчиненности, местонахождении, времени деятельности фондообразователя. В случае передачи фонда в другой архив или ликвидации в списке в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл фонд, номер фонда другому фонду не присваивается. Перенумерация производится только с разрешения Белкомархива.
Лист фонда заводится при первом поступлении фонда. В нем содержатся суммарные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
В первом разделе даются все названия фондов и крайние даты каждого наименования, дата первого поступления, местонахождение фонда (наименование государственного архива), номер фонда, дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу, прежний номер фонда;
Во втором разделе приводятся количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи;
В третий раздел содержит характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытия описанных документов, а также сведения о количестве дел в наличии по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи. Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верхней части которого пишется: "Продолжение, ф. ... л. 2". На первом листе делается ссылка: "См. продолжение, л. 2, 3, 4 и т.д." Листы продолжения подкладываются вслед за основными листами. В верхних углах нового и старого листов фонда делается отметка: "Лист пересоставлен" и указывается, когда и по какой причине.
Карточка фонда заполняется на каждый впервые поступивший фонд и высылается всеми госархивами в Госкомархив. Она составляется на основании листа фонда. В карточке указываются даты первого поступления фонда и получения карточки в фондовом каталоге, название архива, где хранится фонд, его категория и номер, наименование фонда со всеми его переименованиями и датами этих изменений, объем фонда на 01.01. с перечислением количества описанных, микрофильмированных и неописанных единиц хранения. На оборотной стороне карточки приводится название описи и дается аннотация документов. Карточка подписывается составителем. На базе карточек фондов в Госкомархиве и архивных отделах облисполкомов сформированы фондовые каталоги, в которые ежегодно вносятся все изменения. Информацию об этих изменения сообщают государственные архивы. "Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов на 01.01." заполняется архивами и высылается ежегодно так же, как и карточки фондов. В них включаются все фонды, в составе которых произошли следующие изменения: прием и передача из архивов фондов, выделение дел, не подлежащих дальнейшему хранению, объединение фондов, объемов и состава документов, изменение названия фондообразователя, его подчиненности, местонахождения, изготовления микрофильмов страхового фонда. В итоговой записи формы указываются данные: количество фондов в архиве на начало истекшего года, по скольким фондам произошли изменения, сколько фондов и дел принято, передано, выделено к уничтожению, какое число фондов и дел значится на 1 января текущего года. Сведения подписываются директором архива.
Паспорт архива — учетный документ периодической отчетности, отражающей состояние архива за прошедший год. Он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, второй высылается в вышестоящую организацию. Паспорт включает следующие разделы:
В первом разделе даются сведения о количестве помещений (зданий) архива, объеме и площадях архивохранилищ, протяженности стеллажных полок и степени загруженности архивохранилищ, а также краткая характеристика помещений и год постройки здания.
Второй раздел посвящен количественной характеристике фондов и документов на бумажной основе, кино-, фото- и фотодокументов, машиночитаемых документов.
В третьем разделе отражается информация о количестве учреждений-источников комплектования архива и объема хранимых документов и дел в них.
В четвертом разделе даются данные о страховом фонде архива и наличии в нем микрофотокопий из зарубежных архивов.
В пятом разделе приводятся сведения о наличии описей дел, каталогизации документов, подготовке обзоров документов.
В шестой раздел включается информация об исполнении запросов, выдаче дел из архивохранилищ, количестве подготовленных статей, подборок и баз данных.
В седьмом разделе анализируется количественный состав библиотечного фонда (книги, журналы, газеты). Паспорт подписывает директор архива.
В деле фондов, которое заводится на каждый фонд, хранится документация, раскрывающая его историю и состояние. В него помещаются историческая справка о фондообразователе, акты о приеме документов, акты о выделении материалов к уничтожению, акты проверки наличия и состояния документов, обзоры фонда и др. Эти документы дают сведения о том, когда было создано учреждение, какие функции оно выполняло, как менялось его название и подчиненность, в каких условиях находились его материалы, как проводилась их обработка, экспертиза ценности, использование. Каждому делу фонда присваивается номер. Хранятся дела фонда в порядке их номеров. Все листы, входящие в дело фонда, нумеруются, подшиваются. На все документы составляется внутренняя опись.
Описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме.Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. Систематизация дел внутри описи аналогична систематизации дел по номенклатуре дел: учредительные документы, протоколы, приказы, планы, сметы, штатные расписания, балансы, отчеты, статистические отчеты, переписка и др.
В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием должности составителя и даты составления описи. В ведении заведующего архивохранилищем находятся вторые экземпляры описей каждого фонда, за состоянием которых он следит, производит выдачу и подкладку, вносит изменения, происходящие в процессе движения дел, и в соответствии с ними готовит новые итоговые записи к описям.
В централизованном учете, кроме обязательных, могут вестись вспомогательные учетные формы. Среди них
— реестры описей,
- карточный указатель к листам фондов,
- книги движения документов.
— книги учета фондов архивохранилища;
— книги учета движения дел по архивохранилищам;
— карточки пофондового топографического указателя;
— карточки постеллажного топографического указателя;
— карточки на необнаруженные дела и др.
Реестр описей заводится при наличии значительного количества описей в архиве. В нем устанавливается номер фонда, описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись, количество дел и листов в описи, экземплярность описи, отметка о выбытии. Описи заносятся в реестр по порядку номеров фондов, внутри фондов — по порядку номеров описей. Реестры описей обеспечивают точный учет всех описей архива.
Карточный указатель к листам фондов, карточки для него составляются на каждый фонд. Если наименование фондообразователя менялось, то карточки пишутся отдельно на все переименования. В них содержатся сведения о номере, названии и объеме фонда, крайних датах существования учреждения фондообразователя и его документов. Систематизируются карточки в указателе чаще всего по производственно-отраслевому принципу. Карточный указатель к листам фондов позволяет быстро навести справку о наличии того или иного фонда, установить его номер. Он может быть также использован при присвоении номеров фондов. Проверка наличия фонда позволит избежать присвоения двух различных номеров документам одного и того же фонда, поступившим в разное время.
Контроль за движением дел в архиве осуществляется по книгам учета их выдачи.
Выбытие документов также фиксируется в учетной документации. Оно проводится на оснований актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях дел (документов), актов об обнаружении дел, актов приема-передачи документов в другой государственный и ведомственный архив, акта описания, переработки описей,
8-09-2015, 12:19