Государственный учет документов в архивах Республики Беларусь

акта о технических ошибках в учетных документах, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. При снятии с учета документов в описях в графе "Примечание" против каждого выбывшего дела ставится отметка "Выбыло" с указанием на основании чего и когда. После этого пересоставляется итоговая запись описи.

Книга учета фондов архивохранилища может заводиться в каждом хранилище. В ней в порядке возрастания номеров перечисляются все фонды, хранящиеся в данном хранилище, с указанием их названия, категории, количества дел и описей, даты поступления фонда. Графу "Количество описей и дел" рекомендуется заполнять карандашом, так как эти цифры могут изменяться, особенно у фондов действующих

Книга ежедневного учета движения фондов, описей и фондов может вестись в каждом архивохранилище. Первая запись в ней отражает сводные данные книги учета фондов архивохранилища. Далее при каждом движении дел (прием, выделение к уничтожению, передача дел и др.) в книгу вносятся изменения и подводится новый итог количества описей и дел по конкретному фонду и количества фондов, описей и дел в целом по хранилищу.

Пофондовые и постеллажные топографические указатели составляются для закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилищах. Карточка пофондового топографического указателя заполняется отдельно на каждый фонд и они располагаются в порядке номеров фондов. Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и группируются по порядку их номеров в пределах отдельного помещения.

Картотека необнаруженных дел (при проверке наличия, выдачи дел из хранилища) ведется для облегчения и контроля за их поиском

Паспорт архивохранилища заполняет и подписывает заведующий архивохранилищем. Он составляется ежегодно на 01.01. текущего года и сдается для обобщения сведений в централизованный учет. Паспорт заводится на каждое хранилище и состоит из четырех разделов: В первом указывается местонахождение архивохранилища и дается характеристика его помещения, системы охраны, средств пожаротушения, сведения о наличии приборов для изменения температурно-влажностного режима, данные о количестве закартонированных дел.

Во втором разделе общее количество фондов и их объем, в том числе количество фондов и дел по категориям, наличие особо ценных и микрофильмированных фондов и дел. В него включается характеристика физического состояния дел, фиксируется число дел, нуждающихся в реставрации, ремонте, переплете, указываются сведения о создании страхового фонда и фонда пользования, количество фондов и дел выбывших и прибывших в хранилище.

Третий раздел посвящен анализу состояния научно-справочного аппарата. В нем приводятся данные о количестве описей, наличии указателей и карточек, их видах и количестве.

В четвертом разделе указывается должность и дата приказа о назначении ответственного за хранилище.

Например, для обеспечения сохранностиособо ценных документов, для которых невозможнаподшивка, ахранениеихвозможно толькогоризонтальномсостоянии, или в специальнойупаковке необходимы специальные учетные документы.

Также особенности Государственного учета особо ценных документов вызваныособенностямиихкомплектования. Например:

-поступлениевархивнеописанныхдокументов;

-поступлениедокументовводинфондсразныхисточниковкомплектования;

-практическинеограниченныйповременипериодкомплектования;

-неравномерностьпоступленийпоколичествудокументов.

Всвязисэтимв течениевсегопроцессакомплектованиямогутизменяться:

-условияфонда;

-категорияфонда;

-хронологическиерамкидокументовфонда.

Названныефакторыобусловливаютиособенностигосударственногоучета фондовличногопроисхождения. Основнымистакихособенностейявляются:

-оперативностьучетныхопераций;

-учетнетолькоописанныхединицхранения, ноидокументов, которыепрошлиэтапсложенияпредыдущейописивотделекомплектования;

-единыйучетдокументовразныхисторическихпериодах ивграницаходногофонда.

Учет документовличногопроисхожденияобеспечиваетсядвумявидамидокументации: основнойиоперативной.

Косновным учетным документам пофондамличногопроисхожденияотносятся:

-книга учета поступлений;

-список фондов;

-лист фонда;

-архивные описи;

-реестры описей;

-сведенья об объеме и смене в составе архивных фондов;

-описиособо ценныхединицхранения;

-спискифондов, которыеудерживаютединицыхранения;

-реестрыописейединицамихранения;

-описистраховогофонда.

Основныеучетныедокументыобеспечиваютучетфондовнастадии храненияииспользования.

Оперативнаядокументацияобеспечиваетучетдокументовнастадиикомплектования, ученогоописанияииххранения. К оперативным учетнымдокументамотносятся:

-актыприему документов;

-актыученогоописаниядокументов;

-актыовыявлениинеучтенныхдокументов;

-актыонеисправныхповрежденияхдокументов;

-актыопотередокументов, путипоискаипр.;

-актыозавершенииработыповыявлениюособоценныхдокументов.

Дляскорогоадресногопоискакаждогофондаскладываетсякарт-кофеуказательклистамфонда.

Под учетом Научно-технической документации понимается определение ее количества и состава в установленных единицах учета, отражение количества и состава в учетных документах. Учет НТД в архиве осуществляется в целях упорядочения и обеспечения сохранности, а также контроля за ее наличием и состоянием, организации поиска документной информации. Вся НТД переданная на хранение, независимо от вида, носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.

Учет НТД ведется централизованно и возлагается на специализированное подразделение или на специально выделенного работника. Помимо централизованного, ведется учет документов по каждому хранилищу.

С целью правильной организации учета в архиве составляется схема учета, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учету при приеме (или выбытии) документов.

Учет НТД в архиве осуществляется посредством основных и вспомогательных учетных документов.

Основными учетными документами архива являются:

- книга учета поступлений документов;

- список фондов;

- лист фонда;

- опись НТД;

- дело фонда;

Вспомогательными учетными документами архива являются

- реестр описей ;

- опись особо ценных единиц хранения;

- книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке и на микрофишах;

- паспорт архивохранилища;

- карточка фонда.

Основная и вспомогательная учетная документация архива размещается в изолированном помещении, хранится в сейфах и находится в ведении работника, ответственного за учет. По окончании работы помещения и сейфы, в которых находится учетная документация, опечатываются.

Особенности учета документов личного происхождения связаны с их поступлением в архив в неописанном виде. Первичный учет таких документов ведется в книге учета поступлений неописанных документов, в которой указывается условное название и номер фонда, источник поступления, дата поступления, количество документов.

После первичной обработки документов, составления сдаточной (расценочной) описи и утверждения ее ЭМК архива оформляются договор дарения (купли-продажи), акт приема-передачи документов личного происхождения на государственное хранение, который служит основанием для внесения записей в учетные документы архива. В листе фонда заполняется раздел «Учет неописанных документов».

При последующей обработке документов, составлении архивной описи дел личного происхождения и акта описания документов, документы снимаются с учета как неописанные и вносятся в раздел «Учет описанных документов» листа фонда. На документы, не подлежащие хранению, составляется акт о возвращении документов собственнику личного архива или акт о выделении к уничтожению документов (в случае смерти фондообразователя, отказа наследников или иных обстоятельств). Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических и генеалогических запросов на карточках, пользователей и их личных дел по журналу регистрации пользователей и их личных дел, пользователей и тематики исследований в читальном зале на карточках согласно числа посещений пользователями читального зала по журналу регистрации посещений пользователями читального зала. Учет и регистрация запросов социально-правового характера осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Учет подготовленных архивом выставок, встреч с общественностью, экскурсий, презентаций, лекций, статей, тематических подборок, уроков для студентов и школьников, печатных изданий, радио- и телепередач инициативных информации ведется на карточках учета форм использования документов.

Архив ведет учет количественных показателей использования документов (количество использованных фондов, количество выданных для использования дел, снятых копий). Учет и регистрация запросов социально-правового характера, поступающих от белорусских и иностранных юридических и физических лиц, ведется раздельно.

Литература

1 Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».1994г., с изменениями и дополнениями от 06.01.1999г.

2 Правила работы государственных архивов Республики Беларусь. - Мн.: БелНИИДАД, 2006.

3 Жумарь С.В. Ведомственные архивы и отраслевые фонды Республики Беларусь. – Мн.: БелНИДАД, 2005.

4 Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селезнев В.Д. Архивоведение Беларуси. Учебное пособие в двух частях. – Мн.: Издательский центр РИВШБГУ, 1998.

5 Шостак Г.Н. Белорусский государственный архив научно-технической документации. – Мн.: БелНИДАД, 1998.

6 Основные правила работы архивов центральных и местных органов Государственной власти и управления, учреждений, организации и предприятий Республики Беларуси. – Мн.: БелНИДАД, 2008.

7 Кудрякова Г.Н. Архив с нуля. – Мн.: Информационное правовое агентство Регистр,2008.

8 Метадычныя рэкамендацыі па рабоце архіваў з дакументамі асабістага паходжання (Беларускі Дзяржаўны архіў-музей літаратуры і мастацства). – Мн.: БелНІДАД, 2005.

9 Шилин Ю. Учет документов в архиве. Журнал «Секретарское дело», 2008, № 7, с 31-34.


Приложение А

Обложка книги учета поступления и выбытия документов

_____________________________________________________________

(наименование организации)

_____________________________________________________________

(название архива)

КНИГА

учета поступления и выбытия документов

ТОМ ______________

НАЧАТ ____________

ОКОНЧЕН _________


Приложение Б

Список фонда

_____________________________________________________________

(наименование организации)

_____________________________________________________________

(наименование архива)

СПИСОК ФОНДОВ

ТОМ ______________

НАЧАТ ____________

ОКОНЧЕН _________

фонда Название фонда (коллекции) Дата первого поступления документов фонда Отметка о выбытии фонда (дата, подпись работника архива)
1 2 3 4

На 01.01 _______ года в архиве хранится ________________________

_____________________________________________________ фондов

Наименование должности

лица, составившего

итоговою годовую запись

Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка подписи




8-09-2015, 12:19

Страницы: 1 2
Разделы сайта