СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Глава 1. Государственные архивы
1.1 История развития государственных архивов в Республике Беларусь
1.2 Государственное регулирование деятельности архивов
1.3 Виды архивов
Глава 2. Государственное хранение на примере Учреждения «Государственный архив Минской области»
2.1 Характеристика и структура Учреждения «Государственный архив Минской области»
2.2 Задачи и функции Учреждения «Государственный архив Минской области»
2.3 Порядок передачи документов на хранение в Учреждение «Государственный архив Минской области»
2.4 Деятельность Учреждения «Государственный архив Минской области»
2.5Формы использования архивных документов
Заключение
Литература
ВВЕДЕНИЕ
Архивы являются важнейшей частью социальной памяти, культурного наследия человечества. Проходят столетия, одно поколение сменяет другое, и память о содеянном каждым из них сохраняется в таком уникальном и бесценном источнике, как архивный документ.
В настоящее время далеко не все наши граждане имеют достаточно четкое представление о работе архивов. А между тем их деятельность представляет как для общества в целом, так и для любого его гражданина значительный интерес. Знакомясь с архивным документом, мы испытываем особое чувство прикосновения ко времени. Листая архивное дело, мы как бы переворачиваем живые страницы далекой и одновременно близкой истории нашей родины. Архивный документ – это историческая память народа, образно говоря поэтическими строками Янки Купалы, «памятка дзён, што ў нябыт уцяклі».
Документы Национального архивного фонда Республики Беларусь освещают историю нашей страны с XIV в. и до наших дней. Наиболее древними из них являются подлинные пергаментные грамоты XIV–XVII вв., а также актовые книги судебных учреждений XV–XVIII вв. Среди этих документов – «Подтвердительный привилей князей Федора и Константина Корьятовичей пану Гринько на город Соколец. За верную службу» от 20 июня 1391 г., актовая книга Дрогичинского земского суда (1431–1444 гг.), универсал Богдана Хмельницкого от 7 мая 1656 г. купцам города Слуцка на право свободно торговать на территории Украины и другие.
В архивах страны широко представлены документы по социально-экономической истории Беларуси XVI – начала XX вв.
К числу уникальных документов Национального архивного фонда относятся материалы по истории Северной войны 1700–1721 гг., Отечественной войны 1812 г., русско-турецкой войны 1877–1878 гг., русско-японской войны 1904–1905 гг., Первой мировой войны 1914–1918 гг.
Многие фонды имеют международное значение как уникальные исторические памятники и как информационный ресурс. Например, фонд князей Радзивиллов в Национальном историческом архиве Беларуси, фонд Белорусского штаба партизанского движения в Национальном архиве Республики Беларусь и др. На основе документов белорусских архивов подготовлены десятки монографий, сборников документов, сотни статей, выставок документов, теле- и радиопередач. Степень востребованности архивных документов велика, и она постоянно возрастает.
Документы Национального архивного фонда хранят многочисленные свидетельства подвига, совершенного белорусским народом в годы Великой Отечественной войны. Это документы о деятельности подпольных органов и организаций, штабов партизанских соединений, бригад, полков, отрядов, коллекции листовок, плакатов, комплекты газет за 1941–1944 гг., материалы Чрезвычайной государственной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников в Беларуси и др.
Государственная архивная служба Республики Беларусь — это система архивных органов и учреждений, организующих формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства. Она включает республиканский, областные и Минский городской органы государственного управления по архивам и делопроизводству и сеть государственных архивов — республиканских, областных, зональных, а также районных и городских.В этих архивах хранится основная часть документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, созданных в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной деятельности государства на всех этапах его развития. Документы Национального архивного фонда Республики Беларусь являют собой достояние национальной и мировой культуры. В них — судьба нашего народа, войны и революции, через которые он прошел, его повседневная жизнь на протяжении столетий, его труд, творчество, развитие науки, техники, жизнь выдающихся общественно-политических деятелей, военачальников, писателей, поэтов, художников, композиторов, жизнь сотен тысяч простых людей — наших предков и современников.
На Государственную архивную службу республики возложена благородная задача обеспечения учета, сохранности, использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и пополнения его документальными памятниками современной эпохи. При этом основные руководящие, организационно-административные и контрольные функции возложены на органы государственного управления по архивам и делопроизводству: Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, отделы (секторы) по архивам и делопроизводству облисполкомов и Минского горисполкома. Непосредственную работу с документами, организованными в фонды и коллекции, осуществляют государственные архивы.
Всего в нашей стране шесть республиканских архивов (Национальный архив Республики Беларусь, два Национальных исторических архива Беларуси — в городах Минске и Гродно, Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов, Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства, Белорусский государственный архив научно-технической документации), 6 областных, 16 зональных, 127 районных и городских архивов. В состав Государственной архивной службы входят также Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации, Центральная лаборатория микрофотокопирования и реставрации Национального архивного фонда Республики Беларусь, Республиканская техническая лаборатория микрофильмирования страхового фонда документации.
Исходя из этого целью курсовой работы, является изучение вопроса использования документов государственного архива.
В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи:
1. Изучение понятия государственный архив;
2. Изучение основных задач государственного архива на примере Учреждения «Государственный архив Минской области»;
3. Определение нормативно-правовых актов, используемых в работе государственных архивов;
4. Изучение направления использования документов государственного архива;
5. Изучение форм использования документов государственного архива.
Актуальность данной работы заключается в том, что один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.
Объект исследования – государственные архивы.
Предмет исследования – организация работы государственного архива на примере Учреждения «Государственные архив Минской области»
1. ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
1.1 История развития государственных архивов в Республике Беларусь
Слово «архив» употребляется во многих значениях:
1) архив – учреждение или структурная часть организации, осуществляющая прием, хранение документов и их использование в различных целях;
2) архив – приведенное в порядок собрание документов, образовавшихся в процессе деятельности учреждения или отдельных лиц.
Много веков насчитывает история архивов нашей страны. Первый
этап в истории архивов характеризуется тем, что документы хранились
вместе с рукописными книгами и материальными ценностями. Это объясняется прежде всего важным значением письменных материалов,
сравнительно незначительным их количеством [12, с. 9].
В результате деятельности великокняжеского двора и таких должностных лиц, как «печатник»(хранитель княжеской печати), «металник» (исполнял обязанности секретаря на суде) и «писец», возникали документы, отлагавшиеся в казне.
В городах архивы помещались в храмах. Большие комплексы документов складывались в церковных учреждениях и монастырях.
В период феодальной раздробленности зарождается учет и описание письменных ценностей. Помещенный в Ипатьевской летописи перечень принадлежавших владимиро-волынскому князю рукописей - это первая опись, дошедшая до нас, датированная 1288 годом.
Большое количество письменных источников отлагалось в церквах и монастырях, которые являлись крупными феодалами. Делопроизводство в церковных учреждениях и монастырях вели «диаки». С XVI века так стали называть лиц ведущих письменное делопроизводство и руководящих канцелярией.
Накапливались материалы и у светских феодалов. Это были акты о купле-продаже, о денежных займах, об обмене землями, духовные завещания и др.
Первым централизованным государственным архивом на территории современной Республики Беларусь был Витебский центральных архив древних актовых книг, который начал действовать в 1863 г. Он был создан для хранения актовых книг судебных учреждений бывшей Речи Посполитой за период с XVI до конца XVIII века по территории, находившейся в границах Витебской, Могилевской и Смоленской губерний Российской империи.
Актовые книги по Виленской, Гродненской, Минской губерниям хранились в Виленском центральном архиве древних актовых книг (на территории современной Литовской Республики). К концу XIX века в Витебском архиве было сосредоточено более 1800 актовых книг, в Виленском – более 23 000 книг, из которых значительная часть относилась к территории Беларуси. 1 января 1903 г. Витебский архив был ликвидирован, а все документы переданы в Виленский архив.
Формирование сети государственных архивов возобновилось в годы советской власти. В августе 1919 г. в Витебске и Могилеве были созданы губернские архивы, в которых хранились фонды местных государственных учреждений бывшей Российской империи.
В августе 1922 г. был создан Центральный архив Беларуси (Центрархив), являвшийся главным органом по управлению архивным делом и подчинявшийся Центральному Исполнительному Комитету (ЦИК) БССР.
К началу 1924 г. в Минске при Институте истории Коммунистической партии (Истпарте) был создан также партийный архив, хранивший документы ЦК КП(б)Б и местных партийных комитетов, начиная с 1918 г.
К концу 1924 г. в Беларуси действовали, помимо Центрального архива в г. Минске, 9 окружных архивов – Бобруйский, Борисовский, Витебский, Калининский, Могилевский, Мозырский, Оршанский, Полоцкий и Слуцкий.В 1927 г. Центрархив был преобразован в Центральное архивное управление при Президиуме ЦИК БССР. Тогда же в составе Единого государственного архивного фонда БССР были выделены две категории документов: исторические документы (до октября 1917 г.) и документы советского периода. Для хранения исторических документов были созданы 3 исторических архива (в Витебске, Минске и Могилеве), в которые были переданы документы губернских и уездных учреждений Российской империи. Для хранения документов центральных органов советской власти 28 мая 1927 г. был создан Центральный архив Октябрьской революции (ЦАОР) БССР. Сохранялись и окружные архивы. Всего к концу 1929 г. государственные архивы БССР хранили свыше 3 млн. дел.
В октябре 1930 г. произошла реорганизация архивной сети БССР. Были созданы Витебское (с 1933 г. – Северо-Белорусское), Гомельское (с 1933 г. – Южно-Белорусское) и Могилевское (с 1933 г. – Восточно-Белорусское) отделения Центрального архивного управления [10].
В 1938 г. в БССР было введено областное деление. При каждом областном исполнительном комитете создавались областное архивное управление и областной архив. Центральный архив Октябрьской революции стал называться Центральным государственным архивом Октябрьской революции (ЦГАОР БССР). При нем был отдел фотокинодокументов.
В сентябре 1939 г. к БССР была присоединена Западная Беларусь, ранее входившая в состав Польши. Тогда же в Минск были перевезены документы Виленского архива древних актов (около 1,3 млн. дел). На присоединенной территории с начала 1940 г. начали действовать Барановичский, Белостокский, Брестский, Вилейский и Пинский областные архивы. В феврале 1940 г. на базе городского архива в Гродно был образован филиал Центрального исторического архива БССР. В марте 1940 г. при областных комитетах КП(б)Б были созданы областные партархивы. В марте 1941 г. в Минске был создан Центральный архив фотофонокинодокументов.
К началу Великой Отечественной войны государственная архивная сеть БССР объединяла 3 центральных архива и 1 филиал, 10 областных и 192 районных архива. В них хранилось свыше 8 млн. дел (в том числе в центральных и областных – около 7,5 млн. дел), а протяженность стеллажных полок в 26 архивных зданиях составляла более 42 км. В партийных архивах хранилось около 220 тыс. дел. Помимо этого, большое число исторических документов (в том числе архив князей Радзивиллов, вывезенный из г. Несвижа в 1939 г., и документы Виленского архива актовых книг) находились в историческом архиве Академии наук БССР.
В результате немецкой оккупации 1941 - 1944 гг. государственные архивы Беларуси потеряли около 3,7 млн. дел. Часть документов была вывезена оккупационными властями за пределы БССР. После войны около 1 млн. дел удалось отыскать и вернуть обратно.
В 1956 г. Архивное управление вступило в Международный совет архивов. В марте 1960 г. оно было выведено из подчинения Министерства внутренних дел и подчинено Совету Министров БССР. Тогда же был создан Центральный государственный архив литературы и искусства (ЦГАЛИ), а филиал исторического архива преобразован в самостоятельный Центральный государственный исторический архив в Гродно. Сеть государственных архивов составили 5 центральных архивов (ЦГАОР, Центральные государственные исторические архивы в Могилеве и Гродно, ЦГАЛИ и Центральный Государственный архив фотофонокинодокументов), 6 областных архивов (Брестский, Витебский, Гомельский, Гродненский, Минский и Могилевский), филиалы Брестского областного архива в Пинске и Минского областного архива в Молодечно (преобразованы из бывших областных архивов после упразднения Пинской и Молодечненской областей), 8 городских и 161 районный архив.
В мае 1968 г. был создан Центральный государственный архив научно-технической документации. В сентябре 1972 г. Архивное управление стало называться Главным архивным управлением при Совете Министров БССР (Главархив). К концу 1975 г. в подведомственных Главархиву государственных архивах хранилось 6,8 млн. дел, в том числе в 6 центральных архивах – около 2 млн. [10]
Партийные архивы продолжали оставаться вне структуры государственных архивов. В сентябре 1990 г. на базе объединения партийных архивов Института истории партии при ЦК КПБ и Минского обкома КПБ был создан Центральный партийный архив Компартии Беларуси.
После обретения независимости Республикой Беларусь в конце 1991 – начале 1992 гг. в государственные архивы были переданы более 3 млн. дел из центрального и областных партийных архивов. Общее количество хранящихся документов достигло 12 млн. единиц. В апреле 1992 г. бывший Центральный партийный архив КПБ и Центральный государственный исторический архив в Минске были объединены в Национальный архив Республики Беларусь.
В октябре 1992 г. Главное архивное управление было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив). В мае 1993 г. ЦГАОР переименован в Белорусский государственный архив, а Центральный государственный исторический архив в Гродно – в Белорусский государственный исторический архив.
В 1994 г. был принят Закон "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в 1998 г. в Закон были внесены изменения и дополнения и он был принят в новой редакции).
В июне 1995 г. прежний Национальный архив был расформирован. Комплекс документов бывшего Центрального партийного архива был передан в Белорусский государственный архив, преобразованный в Национальный архив Республики Беларусь. Документы бывшего партийного архива Минской области были переданы в государственный архив Минской области, а на базе фондов бывшего Центрального государственного исторического архива в Минске образован Национальный исторический архив Беларуси. Тогда же Белорусский государственный исторический архив был переименован в Национальный исторический архив Беларуси в Гродно.
В 1996 г. филиалы областных архивов были преобразованы в зональные государственные архивы, а бывшие партийные архивы Гомельской, Гродненской и Могилевской областей – в Государственные архивы общественных объединений. В январе 1997 г. Белкомархив преобразован в Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (Госкомархив), его председатель введен в состав Совета Министров Республики Беларусь.
3 июня 2002 г. вышел Указ Президента Республики Беларусь № 282, по которому Национальный центр по архивам и делопроизводству преобразован в Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.
5 мая 2006 г. в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь № 289 Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь присоединен к Министерству юстиции Республики Беларусь. Был создан Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, который в настоящее время является руководящим органом в области архивного дела и организации делопроизводства на территории Беларуси.[10]
Таким образом, развитие государственного архива в нашей стране прошло путь от хранилищ в монастырях до государственной структуры, имеющей важное культурное, социально-политическое значение.
1.2 Государственное регулирование деятельности архивов
Вся деятельность архива Республики Беларусь базируется на правовой основе. Нормативно-методическая база архивного дела включает в себя:
¾ указы, распоряжения Президента Республики Беларусь
¾ постановления и распоряжения правительства Республики Беларусь, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
¾ правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера
¾ правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий
¾ государственные стандарты на документацию
¾ классификаторы технико-экономической и социальной информации
¾ государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)
¾ законодательные акты Республики Беларусь в сфере документации
Основным законодательным актом, регламентирующим работу государственных архивов в Республике Беларусь, является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Он регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства. Законом установлено, что все государственные органы, а также организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению (ст.25).[4]
Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.[4]
Департамент осуществляет следующие задачи:
¾ организация мероприятий, направленных на реализацию государственной политики в области архивного дела и делопроизводства, и контроль за их осуществлением
¾ формирование, обеспечение сохранности, организация государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и их использования
¾ развитие архивного дела, делопроизводства, геральдики, разработка государственных программ в области архивного дела и делопроизводства и их осуществление
¾ координация деятельности республиканских органов государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с ними
8-09-2015, 13:07