ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ (РОСОБРАЗОВАНИЕ)
ФГОУ СПО «»
ЗАДАЧИ, НАПРАВЛЕНИЯ И ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВАХ
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Архивоведение»
Исполнитель:
ФИО
студентка очной формы обучения,
гр.
Руководитель:
ФИО,
преподаватель
Оценка: ______________________
Нормоконтроль: ______________
Южно-Сахалинск, 2010
Содержание
Введение............................................................................................................. 3
Глава 1. Архивы................................................................................................ 5
1.1. Государственный архив.................................................................................................................. 5
1.2. Ведомственный архив................................................. 5
1.3. Общие черты и различия между государственными и ведомственными архивами.. 7
Глава 2. Формы использования архивных документов.................................. 9
2.1. Информирование руководства и структурных подразделений организации
о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании.................. 9
2.2. Исполнение запросов социально-правового характера.................................................... 10
2.3. Использование документов в средствах массовой информации............................................ 13
2.4. Организация информационных мероприятий..................................................................... 14
2.5. Предоставление документов пользователям в читальный зал................................................. 15
2.6. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование............................. 17
2.7. Публикация документов...................................................................................................... 18
Глава 3. Направления использования архивных документов...................... 20
3.1. Цели использования архивных документов..................................... 20
Глава 4. Задачи архивов................................................................................. 22
4.1. Функции архивов..................................................................................... 22
Заключение...................................................................................................... 26
Список источников.......................................................................................... 28
Введение
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.
Каждому человеку хотя бы один раз в течении своей жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, затем устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.
Использование документов – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в архивах использование документов считают разновидностью научной работы.
Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности.
Исходя из этого целью курсовой работы, является изучение вопроса использования документов государственного и ведомственного архива.
В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи:
1. Изучение понятия государственный архив и ведомственный архив;
2. Изучение основных задач государственного и ведомственного архива;
3. Изучение направления использования документов государственного и ведомственного архива;
4. Изучение форм использования документов государственного и ведомственного архива.
Актуальность данной работы заключается в том, что один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.
Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка использованной при написании работы литературы и приложений к работе.
Глава I. Архивы
1.1. Государственные архивы
Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных документов в интересах пользователей.
Государственный архив - это учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования[11, c.36].
В государственные архивы документы поступают на постоянное, «вечное» хранение. Главная задача государственных архивов - служение науке. Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.
Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.
Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.
Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.
Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняются они или нет. Пример некомлектующегося архива - Российский государственный архив древних актов.
1.2. Ведомственные архивы
Помимо архивных учреждений, т.е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. ГОСТ дает определение видового понятия "ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.
Ведомственный архив - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы[11, c.37].
Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом.
Существуют такие разновидности ведомственных архивов как:
- отраслевой государственный фонд;
- центральный отраслевой архив министерства, ведомства;
- центральный архив министерства, ведомства;
- объединенный ведомственный архив;
- объединенный межведомственный архив;
- архив учреждения, организации, предприятия.
В городах и районах, где много небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы.
1.3. Общие черты и различия между государственными и ведомственными архивами
Общими чертами, присущими государственным и ведомственным архивам, являются:
- их целевое назначение (хранение документов и использование для нужд общества);
- единство методики архивной работы (все виды научно-технической обработки документов, описание дел, порядок нумерации листов и составление заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи одинаковы);
- осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и экспертизой ценности документов.
Преемственность в работе архивов заключается в том, что госархив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива с соблюдением правил. Ведомственный архив представляет госархиву паспорт со сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых госархив определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу документов за счет учреждений - источников комплектования.
Государственные и ведомственные архивы имеют различный правовой статус: государственные архивы являются самостоятельными учреждениями, ведомственные (за небольшим исключением) - структурными подразделениями, не всегда организационно оформленными[11, c.37].
Различен и порядок комплектования: ведомственный архив принимает документы от структурных подразделений и подведомственных учреждений всех сроков хранения; госархив отбирает документы постоянного хранения в ведомственных архивах. По-разному организуется работа по экспертизе ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех этапах, от составления номенклатуры дел до выделения из архива документов с истекшими сроками хранения. Госархив контролирует проведение экспертизы ценности на всех этапах, а заключительный этап - утверждение описи дел постоянного хранения - выполняет экспертно-проверочная комиссия, в состав которой входят работники госархива. Работа по составлению и усовершенствованию научно-справочного аппарата в ведомственных архивах ограничена (в основном описями и указателями, реже - каталогами). В госархивах широко развернута работа по составлению различных видов архивных справочников. Госархив контролирует работу ведомственных архивов, а через них - работу архивов подведомственных учреждений и организацию документов в делопроизводстве.
Глава II . Формы использования архивных документов
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан[6].
Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг шире и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, не отличаются от других архивов.
1.
2.
2.1. Информирование руководства и структурных подразделений организаций, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержание
Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).
Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.
Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.
2.2. Исполнение запросов социально-правового характера
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.
Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.
Существуют следующие виды запросов:
- Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);
- Персональные, в том числе биографические и генеалогические;
- Социально-правовые. Наиболее часто запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности[15, c. 48];
- Консульские (направлены на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации и др.[9, c.181].
Исполнение запросов осуществляется в три этапа:
1. Прием запроса и работа с заявителем.
2. Поиск запрашиваемой информации.
3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.
При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.
Если запрос относится к категории платных, следует известить об этом заявителя.
Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.
При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения.
Срок пересылки непрофильного запроса в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.
Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы исполняются на основании просмотра описей, каталогов.
Срок исполнения запросов, требующих обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.
При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:
- архивная справка;
- архивная копия;
- архивная выписка;
- информационное письмо;
- тематическая подборка;
- тематический обзор документов.
Архивная справка - документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с условием поисковых данных документов.
Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом.
Архивная выписка - фрагмент архивной копии, подготовленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященных нескольким, не связанным между собой вопросам.
Информационное письмо - это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.
При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.
Тематический перечень документов - систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.
Тематическая подборка документов - комплекс копий документов или цитат из документов на данную тему.
Тематический обзор документов - информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме[9, c. 184].
В соответствии с законодательством помимо архивных справочников гражданам для защиты прав и интересов могут быть выданы подлинные документы из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя директора архива. Решение о выдаче подлинных документов осуществляется должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ. При этом вносятся изменения в учетные документы архива[10, c. 31.].
2.3. Использование документов в средствах массовой информации
Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.
Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.
Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке.
Документальный очерк представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей.
Корреспонденция – сообщение с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в газету от корреспондента данного издания.
Тематические газетные полосы представляют собой газетную страницу, отведенную для освещения какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут быть посвящены историческим событиям большого масштаба.
Информация – краткое сообщение о текущих событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении в архив новых документов, конференциях архивистов, работе научных советов государственных архивов и пр.
Архивные учреждения организуют также использование информации по радио и телевидению в виде тематических бесед и бесед-интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными в циклы, постоянные рубрики. Для создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.
Архивные документы широко используются при создании документальных и научно-популярных, и учебных фильмов[15, c. 42].
2.4. Организация информационных мероприятий
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.
Выставка – художественно оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации.
По масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся на межархивные, региональные и всероссийские.
По времени функционирования различают: постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней).
Встречи с общественностью проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов и пр.
В деятельности государственных архивов сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях.
Дни открытых дверей служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственных архивов: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив.
Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями.
Тематические экскурсии сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов.
Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания
8-09-2015, 15:19