Сравнительный анализ Основных правил работы ведомственных архивов и Основных правил работы

Характеристики

Ведомственный архивов

Архив организации

Задачи

1) Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

Использование хранящихся в архиве документов;

1. осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводственных подведомственных организациях;

1 создание научно-справочного аппарата к документам архива;

2 организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов АФ РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.

3. осуществляют прием электронных документов, обеспечивают сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение

Функции

1. ведут списки организаций (структурных подразделений для архивов организаций) – источников комплектования архивов;

2. принимают упорядоченные документы организаций

(структурных подразделений для архивов организаций) – источников комплектования архивов;

3. учитывают, обеспечивают сохранность принятых в архив документов;

4. создают, поддерживают в актуальном состоянии НСА к документам архива;

5. проводят экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

6. участвуют в разработке нормативных и методических

документов по архивному делу и ДОУ;

7. участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы ДОУ, в том числе в организациях – источниках комплектования архива;

8. осуществляют проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях- источниках комплектования;

9. осуществляют использование документов по запросам организации и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

1. осуществляет фондирование принятых в архив и документов;

2. осуществляет и организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

3. осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

4. представляет ежегодно в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

5. Центральный архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли, вносит предложения руководству министерства о совершенстве архивного дела и делопроизводства;

1. организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений.

Права

1.Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

1. Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

1. требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

2. контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

3. участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления

Ответственность

В нормативном акте не оговорено

1. несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

2. утрату и несанкционированное уничтожение документов;

3. необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

4. нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством

Характеристики

Ведомственный архив

Архив организации

Классификация документов в пределах архива

1.Разновидностями архивного фонда являются:

архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности;

объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.;

архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации;

коллекция называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

Организация документов в пределах архивного фонда

1.Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно - вопросного;

- номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического;

- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

2. Сочетание структурного и хронологического признаков дает следующие варианты схемы систематизации архивного фонда: хронологически - структурный и структурно - хронологический.

3.Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

4. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.

5. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

6. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.

7. Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись

8. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

- дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или хронологического периода дела структурных подразделений располагаются по значимости этих подразделений

Характеристики

Ведомственный архив

Архив организации

Общие требования

1.Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов

2. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

архивный фонд, архивная коллекция;

единица хранения.

3. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточены у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ - соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Учетные документы

1. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются:

- книга учета поступления и выбытия документов для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;

- список фондов - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров;

- лист фонда - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

- описи дел - для поединичного и суммарного учета дел;

- опись особо ценных дел - для поединичного и суммарного учета особо ценных де

- описи страхового фонда документов - для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов

- лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле

- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов

1. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются:

- утвержденные ЦСУ СССР формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

- В делах по личному составу составляются внутренние описи документов. На каждый фонд ведется дело фонда.

1. Основными учетными документами в архиве организации являются:

список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);

реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;

книга учета поступления и дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря .... г.;

паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря .... г.

2. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.д.

3. Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД

ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД.

Характеристики

Ведомственный архив

Архив организации

Назначение

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а ведомственном архиве и архиве организации используется для учета дел временного хранения.

Виды номенклатур дел

1. типовая;

2. примерная;

3. индивидуальная.

Графы номенклатуры дел

1. в первой графе проставляются индексы дел. Индексы проставляются арабскими цифрами. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения;

2. в графе №2 указываются заголовки дел;

3. в 3 графе заполняется количество томов или частей, из которых состоит дело;

4. в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии –по типовой или примерной номенклатуре;

5. в графе №5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Заголовки дел

1.Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;

2. вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказ вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки, содержащих плановые и отчетные документы;

3. заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать

основное содержание и состав документов дела;

4.не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, а также вводных и сложных синтаксических оборотов;

5.заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;

6. в заголовках дел. Содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле;

7.ли дело будет состоять из нескольких томов и частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

8. заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующие последовательности: название дела, название организации или структурного подразделения, название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, краткое содержание документов дела, даты, к которым относятся документы дела, указание на копийность документов дела;

9.в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело»

10.в заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе;

Порядок формирования дел

1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

2. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

3. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом


8-09-2015, 15:43