Сравнительный анализ Основных правил работы ведомственных архивов и Основных правил работы

Характеристики

Ведомственный архив

Архив организации

Принципы проведения экспертизы ценности

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; время и место образования документов. К критериям содержания относятся: значимость события (явления, предмета), отраженного в документах; значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);наличие резолюций, помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документа.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Нормативная база

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно - методическими документами, утвержденными Главархивом СССР и другими учреждениями государственной архивной службы СССР. Состав документов, включаемых в состав ГАФ СССР и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием сроков их хранения.

В этих целях составляются типовые и ведомственные (отраслевые) перечни.

Типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и типовые перечни документов с указанием сроков хранения составляются и утверждаются Главархивом СССР. На основе этих перечней союзные, союзно –республиканские и республиканские (при отсутствии союзных) министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и утверждают их совместно с Главархивом СССР или Главархивом соответствующей союзной республики.

Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Задачи экспертной комиссии

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Функции экспертной комиссии

1. организация ежегодного отбора документов для хранения;

2. рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

3. подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

4. рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

5. рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

6. участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

рассмотрение перечней особо ценных дел описей особо ценных дел;

1. методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций

Организация работы ЭК

1. Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)

2. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.

3. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

4. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел

В состав ЦЭК включается - представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР. В состав ЭК организации, по согласованию с соответствующим государственным архивом, может включаться его представитель.

Председателем ЦЭК (ЭК) организации назначается один из руководящих работников организации.

ЦЭК (ЭК) проводит заседания не реже двух раз в год. Решения ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов.

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения:

- об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

Документирование деятельности ЦЭК (ЭК) организации и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Проведение экспертизы ценности документов

в делопроизводстве организации

1. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации

2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

3. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

4. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии - по типовому) перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

2. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании ведомственного (а при его отсутствии - типового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

3.Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

1. Экспертиза ценности документов осуществляется под методическим руководством архива.

2. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.

3. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

4. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

запись ЭД на машинные носители;

проверка качества записи;

описание ЭД;

проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

подготовка комплекта сопроводительной документации.

5. Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

Проведение экспертизы ценности документов

в ведомственном архиве

1. Ведомственный архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

2. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве используются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, перечень документов организации, подлежащих приему в конкретный государственный архив, номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке. Для установления приемов и методов работы по определению ценности документов используются нормативно - методические документы по данному вопросу, разработанные и утвержденные Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы СССР, а также министерствами (ведомствами), самой организацией.

3. Проведение экспертизы ценности в ведомственном архиве базируется на анализе состава документации организации, в первую очередь на анализе организационно - распорядительной документации (постановлений, приказов, указаний, решений, протоколов основных совещательных органов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) должны быть оставлены на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры, как правило, выделяются к уничтожению

Состав дублетных документов, оставляемых на хранение, должен согласовываться с соответствующим государственным архивом.

4. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах; вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством соответствующего государственного архива.

5. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы ценности документов в ведомственном архиве недостачи документов постоянного хранения соответствующими структурными подразделениями организации должны быть приняты меры по розыску этих документов.

Решения ЦЭК (ЭК) и требования ведомственного архива и службы делопроизводства организации о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения руководителей структурных подразделений, как правило, в форме приказа или указания руководителя организации.

Оформление результатов экспертизы

ценности документов

1. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению

2. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

3. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

1.Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения, только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

2. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет в соответствии с требованиями настоящих Правил.

3. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работниками службы делопроизводства или ведомственного архива в конторы Главного управления "Союзглаввторресурсы" Госснаба СССР. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо - сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы ведомственного архива или службы делопроизводства.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальными инструкциями.

1. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

2. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Характеристики

Ведомственный архив

Архив организации

Требования к помещениям архива

1. Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

2. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

3.


8-09-2015, 15:43