¾ создание совместно с заинтересованными министерствами и другими республиканскими органами государственного управления, научными учреждениями условий, обеспечивающих внедрение автоматизации документооборота, идентификацию технотронных документов, их учет и описание в соответствии со стандартами, обеспечение совместимости технологий, создающих и поддерживающих электронные документы, с технологиями их последующего хранения в государственных архивах
¾ руководство республиканскими архивными учреждениями, обеспечение их функционирования
¾ контроль за исполнением законодательства Республики Беларусь в области архивного дела и делопроизводства, использованием государственной символики, ведение Гербового матрикула (реестра) Республики Беларусь
¾ организация повышения квалификации специалистов архивного дела, делопроизводства, разработка рекомендаций по совершенствованию учебных программ по архивному делу и делопроизводству
¾ международное сотрудничество в области архивного дела и делопроизводства Комитет по архивам и делопроизводству выполняет возложенные на него задачи как непосредственно, так и через систему архивных органов и архивных учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.
Важнейшим нормативным актом, регламентирующим архивоведческие аспекты делопроизводства, а также деятельность архивов организаций являются Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5. В данных правилах сформулированы требования к порядку составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации, установлены критерии определения ценности документов и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архиве, сформулированы требования к оформлению дел, определен порядок их передачи в архив организации и на государственное хранение, порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения и др. Кроме того, указанные правила устанавливают требования к помещению архива, регламентируют порядок использования документов, поступивших на хранение в архив организации.
При определении сроков хранения документов и отборе их на государственное хранение или уничтожение используются перечни типовых документов с указанием сроков хранения (так называемые типовые перечни). Под типовыми документами понимаются документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или специфики деятельности. В настоящее время в Республике Беларусь действует два типовых перечня:
Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38);
Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).
В типовых перечнях определены сроки хранения как для организаций, передающих документы на хранение в госархивы, так и для организаций, документы которых не поступают на государственное хранение, в т.ч. негосударственных.
Сроки хранения документов, отражающих специфические функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), определяются в разрабатываемых министерствами и другими органами управления ведомственных перечнях.
Также в Республике Беларусь применяются государственные стандарты СССР: ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования» и ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Таким образом, деятельность государственных архивов в Республике Беларусь осуществляется согласно нормативно-правовым актам Республики Беларусь. Главным действующим законодательным актом в области архивного дела является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».
Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.
1.3 Виды архивов
Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных документов в интересах пользователей.[4]
Основными видами архивов в Республике Беларусь являются государственные, ведомственные (межведомственные) архивы и архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.
Государственный архив - это учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования.[1]
Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские архивы.
Республиканские архивы создаются по решению республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству, а областные, зональные, городские и районные архивы - соответствующими местными исполнительными и распорядительными органами по согласованию с республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.
Государственные архивы осуществляют прием и постоянное хранение архивных документов государственных органов, государственных предприятий, учреждений, организаций, а также архивов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь в порядке, установленном настоящим Законом.
В государственные архивы документы поступают на постоянное хранение. Главная задача государственных архивов - служение науке. Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.
Ведомственными(межведомственными) архивами являются архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени, установленного настоящим Законом.
Ведомственный архив - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы[11, c.37].
Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых нормативными актами Республики Беларусь.
К архивам негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь относятся:
частные архивы физических лиц - комплексы архивных документов, созданные лицом, семьей, родом либо приобретенные ими на законных основаниях и находящиеся в их собственности, а также комплексы архивных документов, созданные на предприятиях торговли и обслуживания, объектах культуры и искусства, находящихся в частной собственности физических лиц, и зарегистрированные в установленном порядке республиканскими органами Государственной архивной службы Республики Беларусь;
архивы юридических лиц негосударственной формы собственности, а также религиозных организаций, архивные документы которых созданы после отделения церкви от государства[4].
Таким образом, основными видами архивов в Республике Беларусь являются:
- государственные:
· республиканские,
· областные,
· зональные,
· районные,
· городские архивы.
- ведомственные (межведомственные) архивы:
· архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов,
· государственных предприятий, учреждений и организаций.
- архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь:
· частные архивы физических лиц;
· архивы юридических лиц негосударственной формы собственности;
· архивы религиозных организаций, документы которых созданы после отделения церкви от государства.
2. ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ НА ПРИМЕРЕ УЧРЕЖДЕНИЯ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МИНСКОЙ ОБЛАСТИ»
2.1 Характеристика и структура Учреждения «Государственный архив Минской области»
Минский областной архив был создан постановлением Президиума ЦИК БССР от 5 июля 1938 г. на базе Минского отделения госархивов.
В соответствии с решением Минского облисполкома от 28 июня 2001 г. № 469 архив стал называться Учреждение «Государственный архив Минской области» [10].
В 1996 г. госархиву был передан из Национального архива Республики Беларусь комплекс документов партийного архива Минского обкома КПБ. В фондах исполнительных комитетов уездных, городских, волостных Советов, уездных и волостных революционных комитетов содержатся сведения о подготовке и проведении Великой Октябрьской социалистической революции в Минской губернии, борьбе трудящихся за власть Советов, против иностранной интервенции.
В архиве сконцентрирован комплекс документальных материалов органов государственной власти и государственного управления, финансирования, статистики, планирования, контроля, суда, прокуратуры, образования, культуры, здравоохранения, социального обеспечения, спорта. Хранятся фонды организаций и предприятий промышленности, сельского и лесного хозяйства, по строительству, транспорта, печати, издательского дела, радиовещания и телевидения и др.
С 1996 г. в архиве находятся более 600 тысяч дел бывшего архива Минского обкома партии, переданные из Национального архива Республики Беларусь.
Фонды учреждений периодов немецкой (февраль - декабрь 1918 г.) и белопольской (июль 1919 г.- июль 1920 г.) оккупации характеризуют экономическую и карательную политику интервентов.
В архиве хранятся фонды общественных организаций (профсоюзов, Минского областного комитета общества Красного Креста, Минского областного совета и др.), фонды учреждений по делам религиозных конфессий (Уполномоченный Совета по делам религий при Совете Министров СССР по Минской области, Уполномоченный Совета по делам религиозных культов при Совете Министров БССР по Минской области и др.).
Ценнейшим источником для изучения периода немецко-фашистской оккупации области являются рассекреченные документы, в которых имеется информация об уничтожении евреев г. Минска 7-8 декабря 1941 г. и пациентов психиатрических больниц в декабре 1941 г.; приводятся списки сожженных деревень, распоряжения немецкого командования и воззвания о введении строжайших мер для борьбы с партизанами и подпольщиками.
Документы о расследовании злодеяний немецких захватчиков на оккупированной территории Минской области находятся в коллекции позитивов фонда Чрезвычайной государственной комиссии по расследованию и установлению злодеяний немецко-фашистских захватчиков и учету причиненного ими ущерба.
В архиве хранится ряд коллекций, сформированных из документов малообъемных фондов местных органов государственной власти и управления, предприятий и учреждений негосударственной формы собственности.
Структура архива выглядит следующим образом (рис. 1).
2.2 Задачи и функции Учреждения «Государственный архив Минской области»
Основными задачами деятельности Учреждения «Государственный архив Минской области» являются:
1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен
положением об архиве;
2. обеспечение сохранности и ведение учета документов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.
Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.[11]
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.
Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве.
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд[1] (или архивная коллекция), единица хранения[2] .
3. обеспечение использования документов;
4. подготовка и передача документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с
Требованиями в соответствии с законодательством;
5. осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.
В целях выполнения основных задач Учреждение «Государственный архив Минской области» осуществляет следующие функции:
- ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
- организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.[12]
Таким образом, Учреждение «Государственный архив «Минской области» выполняет задачи и функции, аналогичные задачам белорусских государственных архивов. Основными задачами деятельности Учреждения «Государственный архив Минской области» являются:
1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
2. обеспечение сохранности и ведение учета документов;
3. обеспечение использования документов;
4. подготовка и передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с
Требованиями в соответствии с законодательством;
5. осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации.
2.3 Порядок передачи документов на хранение в Учреждение «Государственный архив Минской области»
В Государственный архив Минской области документы Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях документы постоянного хранения передаются по истечении сроков хранения передаются в установленном комплекте и упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы на постоянное хранение в государственные архивные учреждения [4].
Порядок передачи документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на постоянное хранение в государственные архивные учреждения определяется настоящим Законом и другими актами законодательства.
В отделе комплектования ведомственных архивов и делопроизводства утвержден список организаций, документы которых должны передаваться на государственное хранение.Прием документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в архив Минской области осуществляется в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела передаются в государственный архив по описям, утвержденным вустановленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду помимо контрольных экземпляров, переданных в государственныйархив после утверждения описи ЭМК (ЭПК) госархива. Организация оплачивает стоимость работ, связанных с передачей документов. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.Если при приеме дел выявлена утрата документов постоянного хранения, организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску. Причины отсутствия указанных документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду.Если состояние и качество научно-технической обработки документов ликвидированной или реорганизованной организации не соответствуют требованиям государственной архивной службы, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документовв соответствии с действующими требованиями и передать документы по принадлежности.[3]2.4 Деятельность Учреждения «Государственный архив Минской области»
Помимо хранения и учета документов Национального архивного фонда Учреждение «Государственный архив Минской области» в соответствии с Законом "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" и Положением о порядке оказания учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь платных услуг юридическим и физическим лицам по использованию архивных документов и выполнения юридическим лицам платных работ по обеспечению сохранности документов" оказывает бесплатные и платные услуги юридическим и физическим лицам по использованию архивных документов в не запрещенных законодательством случаях и по обеспечению сохранности документов. Заказчиком услуг могут выступать государственные органы, юридические лица независимо от форм собственности, а также физические лица, в том числе иностранные граждане.
Архив Минской области оказывает следующие услуги:
· Исполнение запросов социально-правового характера, в том числе:
¾ o подтверждении трудового стажа и размера заработной платы
¾ oб участии в партизанском и подпольном движении
¾ o ликвидации последствий чрезвычайных происшествий
¾ oб избрании на выборные должности
¾ o награждении орденами и медалями, присвоении почетных званий
¾ o нахождении на излечении
¾ o получении образования
¾ o репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав, реабилитации
¾ o проживании на оккупированной территории и в эвакуации, насильственном вывозе в Германию и другие страны, пребывании в местах принудительного содержания, созданных нацистами
¾ касающихся имущественных и наследственных прав
· Исполнение запросов республиканских органов государственного управления, местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов, Комитета государственного контроля, Комитета государственной безопасности, Министерства внутренних дел, суда, прокуратуры, связанных с их служебной деятельностью;
· Исполнение запросов учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь;
· Исполнение запросов учреждений-фондообразователей по документам их архивных фондов для служебного пользования;
· Предоставление документов во временное пользование учреждениям-фондообразователям для служебных целей;
· Обслуживание пользователей в читальном зале, за исключением изготовления машинописных копий и ксерокопий по заявкам пользователей (порядок оформления для работы в читальном зале, организация работы с документами, права и обязанности установлены в "Правилах работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь");
· Оказание консультативно-методической помощи учреждениям-фондообразователям по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
· Предоставление информации (в виде информационных писем, тематических перечней документов, тематических подборок копий документов) государственным органам и органам местного самоуправления по запросам, относящимся к сфере их компетенции;
· Копирование документов для организаций Красного Креста, Международной службы розыска, правоохранительных органов, занимающихся поиском военных преступников, совершивших преступления в годы Второй мировой войны, а также для осуществления совместных разработок государственных архивов с иностранными исследователями и учреждениями;
· Отдельные виды работ по обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда;
· Проведение научно-технической обработки документов;
· Депозитарное хранение документов;
· Разработка ведомственных нормативных и методических документов по документационному обеспечению управления и архивному делу;
· Консультирование юридических и физических лиц по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела;
· Исполнение тематических, биографических и генеалогических запросов;
· Изготовление копий документов;
· Выдача архивных документов во временное пользование;
· Подбор, систематизация документов для использования в радио- и телепередачах, написании произведений науки, литературы и искусства, консультирование по ним (услуги по использованию кинофотофонодокументов);
· Подготовка по запросам пользователей выставок документов, проведение лекций, уроков, экскурсий в архивы.
Оплата за выполненную работу или оказанную услугу производится на условиях и в порядке, предусмотренных договором.
Таким образом, Учреждение «Государственный архив Минской области» оказывает перечень платных и бесплатных услуг по использованию архивных документов, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
2.5 Формы использования архивных документов
архив документ
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.
Использование информации, содержащейся
8-09-2015, 13:07