В конце статьи несколько слов об автоматизации документационного обеспечения управления.
Сегодняшняя актуальная задача документоведения — найти решение о соотношении бумажного и электронного документа в оперативной жизни и архивном хранении. Задача только решается, причем учитываются факторы, ранее не участвовавшие в документоведческих работах.
Объективным фактом является устойчивая сохранность бумажного документа в управлении на фоне электронных технологий. Фактом является также параллельность функционирования бумажного и электронного документа, дублирование электронного документа на бумаге, удвоение документопотоков. Причины остаются прежними: удобство для человека работать с бумажным документом, их взаимная приспособленность; большая очевидность длительной сохранности бумажного документа по сравнению с электронным. В последнее время прибавилась проблема сохранности текстов бумажных («принтерных») документов (изготовленных на принтерах) и появление рекомендаций печатания особо важных документов на старых пишущих машинах.
Наиболее эффективным и распространенным является использование электронных технологий при документировании и при создании регистрационно-поисковых систем. Правила регистрации, соответствующие реквизиты и форма карточки в документоведении разработаны и повсеместно используются. В условиях дублирования, о котором сказано выше, можно рекомендовать при разработке системы регистрации и поиска решить следующие вопросы:
· должна ли регистрация всех документов в организации быть только компьютерной или возможна журнальная регистрация, и в каких конкретно случаях;
· как обеспечить передачу на исполнение бумажных документов «под расписку» при автоматизированной регистрации;
· при передаче бумажных документов на исполнение при автоматизированной регистрации без расписки как обеспечить обязанность соблюдения сроков исполнения.
2 Анализ унификации учебной документации
2.1 Формы документов, разработанные в Советский период
Образование является самостоятельным направлением деятельности, обеспечивающим процесс получения человеком систематизированных знаний, умений, навыков с целью их эффективного использования в профессиональной деятельности. Поэтому образование имеет свою специфику.
В Российской Федерации устанавливаются следующие образовательные уровни (образовательные цензы): основное общее образование, среднее (полное) общее образование, высшее профессиональное образование, послевузовское профессиональное образование.
В работе приведены примеры, отражающие процесс документирования Поволжской академии государственной службы имени П. В. Столыпина как федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования.
В своей деятельности академия использует документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно- распорядительной документации (организационно-нормативные, распорядительные, информационно-справочные, по личному составу), а также документы, относящиеся к системе финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.
Данные системы документации образуются в деятельности любой бюджетной организации.
Помимо перечисленных систем документации функционирование академии обеспечивает специальная учебная документация. Организация образовательного процесса в вузе регламентируется, например, учебным планом, годовым календарным графиком и расписаниями занятий, разрабатываемыми и утверждаемыми образовательным учреждением самостоятельно. Данный перечень учебных документов следует дополнить образовательными стандартными, учебно-тематическими планами и т. д.
В целом система учебной документации академии находится в тесной взаимосвязи с системой организационно- распорядительной документации. Так, распорядительные документы (например, приказ о движении студенческого контингента) издаются ректором академии на основе учебной документации, в частности экзамеционной ведомости. Подготовка проектов таких приказов (о переводе студентов с курса на курс, в другой или из другого вуза, на индивидуальное обучение, с одной формы обучения на другую, об отчислении, восстановлении) происходит в деканатах факультетов. Отметим, является одним из основных структурных подразделении, по средствам которого осуществляется функция организации учебного процесса. Эффективной реализации этой функции способствует оптимальное сочетание и взаимовлияние ученой и организационно-распорядительной документации.
Определить пользователей системы учебной документации вуза можно, рассмотрев схему (Приложение А)
Два круга, представленные на рисунке, объединяют структурные подразделения в соответствии со степенью вовлеченности в процесс создания и использования учебной документации.
В первом круге обозначены подразделения ПАГС, которые являются разработчиками и основными пользователями рассматриваемой документации.
Во 2 круг отнесены остальные подразделения, которые так или иначе будут обеспечивать учебный процесс, а, следовательно, и участвовать в работе с учебными документами. На рисунке схематично представлены взаимосвязи структурных подразделений, установленные не столько в соответствии с иерархией, принятой в академии, сколько обозначающие возможный практический порядок документирования. Подготовка, составление и оформление указанной учебной документации происходит в специальных структурных подразделениях, в частности в деканате.
2.2 Отдельные формы документов, введенные ведомственными нормативными актами
Нормативными документами академии закреплено, что управление факультетом со стороны деканата осуществляется в том числе и в ходе реализации одной из основных его задач организации качественной работы по делопроизводству, своевременной подготовки плановой отчетности и аттестационной документации.
Все документы, занесенные в раздел 07 «Факультет» сводной номенклатуры дел академии, можно классифицировать по следующим категориям:
• копии нормативно-правовых документов (разработанных и утвержденных Минобразования и науки РФ, РАГС, УМО вузов РФ по учебно-методическим вопросам) и организационно-распорядительных документов (выписки из решений ученого совета и ректората академии, приказы и распоряжения ректора академии и т. д.);
• документы, за подготовку и оформление которых отвечают специалисты деканата: план работы факультета на учебный год; отчеты (например, отчет о работе факультета за учебный год); документы учебно-методического совета факультета (протколы заседаний совета, годовой план работы); документы (планы, отчеты, справки) о воспитательной работе факультета; документы (планы, отчеты) по работе кураторов, тьюторов факультета; личные карточки и личные дела студентов факультета; книга регистрации выдаваемых дипломов об окончании Поволжской академии государственной службы имени Столыпина П.А; журнал учета успеваемости студентов; журнал учета посещаемости студентами учебных занятий (по группам); журнал регистрации справок о вызовах и о подтверждении; журнал регистрации.
• документы, авторами которых являются иные структурные подразделения академии, например, на кафедрах факультета разрабатываются и утверждаются: билеты экзаменов итоговой государственной аттестации студентов и слушателей (по специальностям, закрепленным за факультетом); преподавателями оформляются зачетно-экзаменационные ведомости (по курсам);
• кроме того, в деканате факультета хранятся документы, авторами которых являются представители иных организаций, например переписка по вопросам организации практики и трудоустройства студентов и выпускников академии.
Значительное количество документов, входящих в систему учебной документации, образуется в Управлении учебно-методическогообеспечения и контроля качества образования. Они подразделяются на:
• плановые документы - планы специальностей и специализаций;
• организационные документы - расчеты объема учебной работы на учебный год по кафедрам; распределение учебных поручений преподавателям кафедр и документы о перераспределении нагрузки (копии); расписания учебных занятий, зачетов и экзаменов по всем факультетам;
• методическую документацию: учебно-методические материалы дисциплин, учебных планов специальностей и специализаций (учебно-тематические планы, учебные программы, тематики семинарских, лабораторных и практических занятий и т. д.), документы (планы, справки, отчеты) по обследованию и изучению методической работы на факультетах и кафедрах;
• учетную документацию: журнал учета распределения аудиторного фонда на учебный год; журнал регистрации академических справок;
• информационно-справочные документы: сводные справки, служебные записки, письма по учебно-методическим вопросам;
• отчетные документы - сводный годовой статистический отчет (форма № 3-НК); сведения о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательским составом за учебный год.
Авторами перечисленных документов являются как само Управление учебно-методического обеспечения и контроля качества образования, так и кафедры академии.
Совершенствованию системы учебной документации, применяемой в вузе, способствует ряд функций, выполняемых структурными подразделениями академии. В частности, за управлением учебно-методического обеспечения и контроля качества образования закреплены следующие основные задачи и направления деятельности: создание банка нормативно-методических материалов; статистико-информационная деятельность, изучение потребности в составлении новой учебно-методической документации и координация работы по ее созданию.
Одновременно следует отметить, что при документировании учебного процесса структурные подразделения академии руководствуютсяметодическими рекомендациями, разработанными в советский период. Составление и оформление учебной документации ранее было регламентировано инструктивными письмами, распорядительными документами Министерства высшего и профессионального образования СССР, которые вводили или отменяли отдельные формы учебных документов. Так, например, в целях сокращения, упрощения и унификации документации и отчетности были введены основные формы первичной документации и внутривузовской отчетности (приказ министра высшего образования СССР от 6 июня 1956 г.). В нем представлены 23 основные формы первичной документации и внутривузовской отчетности и даны указания по их заполнению. Многие из этих форм документов утратили свою значимость и в настоящее время не применяются: например, форма № 14 - учебная карточка студента, форма № 15 – справочная карточка студента.
Однако некоторые из них применяются в деятельности высших учебных заведений до сих пор: зачетная книжка, студенческий билет, личная карточка студента, экзаменационная ведомость и т. д.
2.3 Необходимость унификации учебной документации с присоединением высшей школы к Болонскому процессу
Отдельные виды документов со временем не претерпели значительных изменений. Например, образец студенческого билета, утвержденный приказом министра высшего образования СССР от 11 мая 1956 г., практически не отличается от студенческого билета, который выдается студентам в современных высших учебных заведениях (Приложение Б).
Трафарет студенческого билета, разработанный в середине прошлого века, остался неизменным, лишь взглянув на обложку, мы сможем определить время его создания.
Еще один пример использования унифицированной формы документа, разработанной в советский период, зачетно - экзаменационная ведомость (Приложение В). Следует отметить, что прежде существовало два отдельных вида документа: экзаменационная ведомость и зачетная ведомость, утвержденные приказом Министерства высшего образования СССР. В настоящее время объединенная унифицированная форма дополнилась сведениями о начале и окончании работы (начале и окончании экзамена/зачета), исключены две графы: «Отметка о сдаче зачета» и «Подпись преподавателя и дата» (для зачета).
Существуют также примеры, связанные с изменением прежних унифицированных форм. В частности, изменилось оформление обложки «дела студента» - теперь это «личное дело» (Приложение Г). На обложке личного дела студента появились сведения о количестве листов и сроке хранения; однако исчезли номер дела, дата поступления студента в вуз; слова «заведено/закончено с...» трансформировались соответственно в «начато/окончено...».
Преобразилась и опись документов, имеющихся в личном деле (Приложение Д). Теперь она оформляется в табличной форме, и на ней отсутствует фотография студента. Важным фактором современного формуляра является проставление отметок о формировании, оформлении дела и соответствии описи имеющимся е личном деле документам.
О необходимости дальнейшего совершенствования применяемых форм в системе учебной документации свидетельствует проведенный анализ документов академии, создаваемых на разных факультетах, в результате, которого были выявлены определенные расхождения в оформлении документов, отсутствие унифицированного подхода к изложению содержательной части при документировании типовых вопросов. Данные факты приводят к тому, что увеличиваются временные затраты как при восприятии содержащейся в них информации, так и для получения отсутствующих сведений.
Актуальность данной проблемы стала очевидной и в условиях децентрализации структурных подразделений академии (факультетов и филиалов академии, расположенных как на территории города, так области и Приволжского федерального округа).
Устанавливая общие требования к построению системы учебной документации, следует учитывать, что, с одной стороны, она должна быть максимально полной и подробной, так как в ней необходимо отразить весь комплекс информации, отражающий процесс обучения в академии, начиная со вступительных испытаний и заканчивая защитой дипломной работы. С другой стороны, разработка единой унифицированной системы в рамках вуза должна быть направлена на решение задач по снижению трудовых, временных и материальных затрат, связанных с подготовкой и обработкой документов. Поэтому в процессе унификации учебных документов основной целью является определение и установление оптимального состава применяемых форм документов.
Первоочередной задачей при этом является разработка номенклатуры действующих форм.
Перечень документов лишь некоторых структурных подразделений академии, приведенный выше, соответствует Примерной номенклатуре дел высшего учебного заведения, разработанной Управлением делами Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации. По замыслу разработчиков данная номенклатура дел должна способствовать унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в вузах, а также облегчить отбор документов на госхранение. Данная номенклатура была составлена на основе изучения состава и содержания документов вузов, образующихся при документировании их деятельности, одобрена Росархивом и 11 мая 1999 г. утверждена министром общего и профессионального образования Российской Федерации В.М. Филипповым. Предлагаемая номенклатура может быть расширена в соответствии с применяемыми формами, разработанными в рамках вуза. Здесь важно организовать процесс разработки новых унифицированных форм с участием всех заинтересованных структурных подразделений в целях их оптимизации.
Этот процесс непосредственно связан со следующей задачей - построением единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца. Общеизвестно, что в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов учебных документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании учебного процесса. При унификации учебных документов необходимо строить их формы таким образом, чтобы при их заполнении и обработке можно было шире применять технические средства в целях сокращения объема непроизводительного ручного труда. В частности, в академии унифицированы следующие формы документов: расчет учебной нагрузки кафедры на учебный год, распределение учебных поручений преподавателям кафедры на учебный год, сведения о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательским составом кафедры. Все эти документы имеют табличную форму с зафиксированной в них постоянной частью информации. Обмен унифицированными формами документов осуществляется в рамках академии по электронной почте, чтосущественно сокращает временные затраты по их доставке и затраты по тиражированию. В последующем использование соответствующей технологии позволит осуществлять автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных формах. В частности, информация, содержащаяся в «Расписании учебных занятий», позволит осуществлять подготовку ежемесячных сведений о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательским составом кафедр. Решение данной задачи в значительной степени будет определяться комплексным подходом и зависеть от совместных разработок, осуществляемых в данном направлении профессорско-преподавательским составом кафедры прикладной информатики и информационных технологий в управлении, кафедры документационного обеспечения управления, центром информационного и технического обеспечения академии.
Следующий уровень унификации - это установление общих синтаксических правил построения документа. Здесь важно отметить, что помимо унификации внешней формы документации, отражающей учебный процесс, следует помнить и об унификации ее содержательной части. В качестве примера можно привести, подготавливаемый всеми деканатами факультетов академии, - направление на сдачу (пересдачу) экзамена (зачета). В данном случае унификации подлежит вся содержательная часть документа, состоящая из повторяющихся сведений. Поэтому название специальности, курс, номер группы, форму обучения, название дисциплины, И.О.Ф. преподавателя следует располагать в строго определенной последовательности. Это позволит внести единообразие в оформление текстовой части и сделает ее более удобной для восприятия. Те же самые рекомендации следует отнести к приказам, отражающим движение студенческого контингента.
Необходимо отметить еще один аспект, затрагивающий вопросы унификации учебной документации. В последние годы возрос интерес к проблемам российского образования, поскольку интеграция России в европейское сообщество требует приведения ее законодательства к мировым стандартам. Без реформирования не сможет остаться и сфера образования, и первые шаги на этом пути уже сделаны. Так, 19 сентября 2003 г. в Берлине на встрече министров, отвечающих за высшее образование в 33 европейских странах, министр образования Российской Федерации В. М. Филиппов заявил, что Россия готова стать участником общеевропейского проекта. По итогам конференции было принято коммюнике, в котором Россия провозглашена полноправным членом Болонского процесса среди сорока европейских государств. В рамках Болонского соглашения поставлена задача создания единой западной системы образования. Болонская декларация 1999 г. требует создания единой структуры уровней образования в различных странах для того, чтобы они были сопоставимы.
Среди принятых положений - введение общеевропейского Приложения к диплому о высшем образовании в соответствии с формой, разработанной под эгидой Европейского союза (предполагается, что каждому студенту-выпускнику начиная с 2005 г. должны предоставлять такое приложение к диплому). В разработке и апробации предлагаемой формы принимал участие Челябинский государственный университет. Он признал разработанную форму удобной и в настоящее время выдает такие приложения своим выпускникам.
Создание структуры образования, совместимой со структурами образования европейских стран, позволяет выстроить в России систему образования, более понятную для иностранных граждан. Безусловно, такие изменения повлекут за собой создание и введение новых форм учебных документов. Используемые в настоящее время документы могут быть значительно изменены, а некоторые даже заменены новыми формами.
Уже сегодня в некоторых вузах России, и в частности в Поволжской академии государственной службы, проводится эксперимент по введению рейтинговой системы оценки качества работы студентов. В результате появились новые виды документов, например рейтинг-листы, сведения по текущим рейтинговым оценкам, единая рейтинговая ведомость. Итоги проводимой работы постоянно анализируются, в том числе и применяемые формы документов.
Таким образом, обозначенные в рамках данной статьи лишь некоторые вопросы унификации учебной документации позволяют сделать определенные выводы. Следует констатировать, что в современных условиях систему учебной документации определяют: виды документов, разработанные в советский период, ведомственные нормативные акты, вводящие или отменяющие отдельные формы документов, а также организационно-нормативные документы вуза. С одной стороны, это свидетельствует о наличии определенной преемственности и качестве разработанных прежде типовых документов и унифицированных форм, с другой стороны, о необходимости постоянно совершенствовать систему учебной документации в зависимости от требований, предъявляемых к высшей школе.
Дальнейшие разработки по унификации учебной документации должны быть направлены как на создание единых требований, предъявляемых к высшим учебным заведениям по документированию их деятельности в целом, так и на достижение единообразия в процессах документирования внутри конкретного вуза. Особую актуальность это приобретает в связи с общей для большинства вузов тенденцией - децентрализацией их структурных подразделений. В этих условиях выработка требований к построению единой системы документации вуза, включающей в себя в качестве основного компонента систему учебной документации, должна стать приоритетным направлением, способствующимдостижению основной цели - повышению эффективности образовательного процесса. При этом работа по созданию
8-09-2015, 14:30