3 методика совершенствоания Унификации кадровой документации государственных гражданских служащих
3.1 Классификация должностей
В первой половине 2005 г. вышло значительное количество законодательных, нормативно-правовых актов, имеющих отношение к документированию управленческой деятельности.
Если их рассматривать в порядке выхода в текущем 2005 году, то прежде всего следует выделить акты, касающиеся системы кадровой документации государственных органов.
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службеРоссийской Федерации». 1 февраля 2005 г. было подписано сразу четыре указа Президента Российской Федерации:
-«О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» № 110;
-«О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» № 111;
-«О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» № 112;
-«О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим» № 113.
Несколько позднее, 16 февраля 2005 г., был издан Указ Президента РФ «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» № 159.
Всеми указами в соответствии со статьями Закона «О государственной гражданской службе РФ» утверждены организационные документы - положения, устанавливающие порядок и документирование определенных процедур.
Рассмотрение этих положений проведем в последовательности их упоминания в Законе.
3.2 Организация и документирование конкурса на замещение должности
Глава вторая Закона «О государственной гражданской службе РФ» посвящена должности гражданской службы. В ней дается классификация должностей гражданской службы. Должности в Законе разделены на категории и группы. В категориях выделены: руководители, помощники (советники), специалисты и обеспечивающие специалисты - должности, учреждаемые для организационного, информационного, документационного, финансово-экономического, хозяйственного и иного обеспечения деятельности государственных органов и замещаемые без ограничения срока полномочий.
Обратим внимание на категорию обеспечивающих специалистов, так как именно в нее входят работающие в службе документационного обеспечения управления. Должности в свою очередь подразделяются на группы:
· высшие должности гражданской службы;
· главные должности гражданской службы;
· ведущие должности гражданской службы;
· старшие должности гражданской службы;
· младшие должности гражданской службы.
Должности категории «специалисты» подразделяются на высшую, главную, ведущую и старшую группы должностей гражданской службы.
Должности категории «обеспечивающие специалисты» подразделяются на главную, ведущую, старшую и младшую группы должностей гражданской службы.
Гражданским служащим в соответствии с занимаемой должностью в пределах группы должностей присваиваются классные чины, им посвящена статья 11 Закона. В соответствии с этой статьей в Положении «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим» установлены классные чины, соответствующие группам должностей. Для должностей, которые представлены в службе ДОУ, соответствие выглядит так (см Приложение )
Первый классный чин присваивается федеральному гражданскому служащему после успешного завершения испытания.
Для прохождения гражданской службы для указанных должностей устанавливаются следующие сроки:
| В |
· в классных чинах секретаря государственной гражданской службы Российской Федерации 3-го и 2-го класса, референта государственной гражданской службы Российской Федерации 3-го и 2-го класса — не менее одного года;
· для прохождения гражданской службы в классных чинах секретаря государственной гражданской службы Российской Федерации 1 го класса, референта государственной гражданской службы Российской Федерации 1-го класса сроки не устанавливаются.
Поступлению на гражданскую службу посвящена статья 22 Закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В соответствии с этой статьей можно поступить на гражданскую службу, за исключением случаев, указанных в Законе, только по результатам конкурса. Однако по решению руководства государственного органа на должности, относящиеся к группе младших должностей, конкурс может не проводиться. В конце статьи Закона указано, что Положение о конкурсе на замещение вакантной должности утверждается Президентом РФ.
Обратимся к этому Положению. Оно не только детализирует процесс проведения конкурса, но и перечисляет необходимые документы. Прежде всего, о конкурсе публикуется заявление не менее чем в одном периодическом печатном издании, а также размещается информация о проведении конкурса на сайте, государственного органа в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования. В Положении указывается и информация, которая должна быть помещена в объявлении.
Специальный пункт Положения перечисляет виды документов, которые необходимо представить для участия в конкурсе:
· личное заявление;
· собственноручно заполненную и подписанную анкету, форма которой утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 г. № 667-р, с приложением фотографии;
· копию паспорта или заменяющего его документа (соответствующий документ предъявляется лично по прибытии на конкурс);
· документы, подтверждающие необходимое профессиональное образование, стаж работы и квалификацию:
· копию трудовой книжки (за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые) или иные документы, подтверждающие трудовую (служебную) деятельность гражданина; Копии документов о профессиональном образовании, а также по желанию гражданина — о дополнительном профессиональном образовании, о присвоении ученой степени, ученого звания, заверенные нотариально или кадровыми службами по месту работы (службы);
· документ об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
· иные документы, предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», другими федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
Конкурс проводится конкурсной комиссией, состоящей из председателя, заместителя председателя, секретаря и членов комиссии.
Проводится конкурсная оценка по представленным документам и на основе конкурсных процедур с использованием методов оценки профессиональных и личностных качеств кандидатов, включая индивидуальное собеседование, анкетирование, проведение групповых дискуссий, написание реферата или тестирование по вопросам, связанным с выполнением должностных обязанностей по вакантной должности гражданской службы, на замещение которой претендуют кандидаты.
Результаты голосования оформляются решением, котороеподписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами комиссии, принявшими участие в заседании.
Документы претендентов на замещение вакантной должности гражданской службы, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, могут быть им возвращены по письменному заявлению в течение трех лет со дня завершения конкурса. До истечения этого срока документы хранятся в архиве государственного органа, после чего подлежат уничтожению.
С лицом, прошедшим конкурс, заключается служебный контракт, которому полностью посвящены главы 5 и 6 Закона «О государственной гражданской службе РФ». В Законе (ст. 24) подробно раскрывается содержание этого документа, какая информация о претенденте на гражданскую службу в нем должна отражаться, в том числе условия, срок действия служебного контракта, порядок заключения, изменения существующих условий гражданской службы, расторжение и т.д. В п. 8 ст. 24 указано, что примерная форма служебного контракта устанавливается Президентом Российской Федерации». Таким образом, после выхода Закона ожидалось утверждение формы служебного контракта, что и произошло через полгода с выходом Указа Президента Российской Федерации «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» от 16 февраля 2005 г. № 159.
3.3 Унификация служебного контракта
Обратим внимание на название вида документа - служебный контракт. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации с принимаемым на работу заключается договор, но с работающим в государственной гражданской службе - служебный контракт. Все службы кадров государственных органов начиная с 2005 г. обязаны оформлять трудовые взаимоотношения с государственными служащими формой контракта, утверждённой указом.
Для кадровых служб принципиальное значение имеет п. 2 Указа, который предлагает обеспечить в 3-месячный срок переоформление трудовых договоров, заключенных ранее с государственными служащими в соответствии со статьей 21 Федерального закона от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации», в служебные контракты о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации, руководствуясь при этом утвержденной настоящим Указом примерной формой служебного контракта.
В соответствии с этим пунктом службы кадров государственных органов в первом полугодии 2005 г. должны были провести большую работу по переоформлению договорной документации.
3.4 Проведение и документирование аттестации госслужащего
Теперь обратимся к статье 44 Закона «О государственной гражданской службе РФ», в которой перечислены основные функции кадровой службы. Среди этих функций названа аттестация гражданских служащих. Аттестации посвящается отдельная 48-я статья Закона. В ней указано, что аттестация гражданского служащего проводится в целях определения его соответствия замещаемой должности гражданской службы.
В Законе установлены принципиальные положения о проведении аттестации: кто аттестуется, как часто, кто аттестует (аттестационная комиссия, ее состав), виды решений при аттестации и в последнем пункте, статьи указано, что «Положение о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации утверждается указом Президента Российской Федерации». Это Положение было утверждено 1 февраля 2005 г. Указом Президента РФ № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации», Положение детализирует содержание статьи и подробно и последовательно раскрывает процедуру проведения аттестации и ее документирование.
Во-первых, в положении названы виды документов, создаваемых про проведении аттестации: распорядительные документы, график проведения аттестации, список аттестуемых, отзыв, сведения, аттестационный лист, протокол.
Во-вторых, раскрыто содержание и порядок оформления этих документов.
Например, в правовом акте о формировании аттестационной комиссии определяются ее состав (председатель, зам. председателя, секретарь и члены комиссии), сроки и порядок работы.
В графике проведения аттестации указываются:
· наименование государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация;
· список гражданских служащих, подлежащих аттестации;
· дата, время и место проведения аттестации;
· дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений государственного органа.
· Отзыв об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим должностных обязанностей за аттестационный период должен содержать следующие сведения о гражданском служащем:
· фамилия, имя, отчество;
· замещаемая должность гражданской службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность;
· перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский служащий принимал участие;
· мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Отзыв подписывает непосредственный руководитель аттестуемого, и он утверждается вышестоящим руководителем.
К отзыву прилагается еще один документ - сведения о выполненных гражданским служащим поручениях и подготовленных им проектах документов за указанный период, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Подчеркнем, что в сведениях перечисляются именно документы, подготовленные служащим, так как работа управленца и заключается в разработке документов, фиксирующих управленческую деятельность, и соответственно документами и исчисляется.
3.5 Организация и документирование квалификационного экзамена госслужащего
Заседания аттестационной комиссии протоколируются. Протоколведет секретарь, и в нем фиксируются решение и результаты голосования. Протокол подписывается, в отличие от обычных протоколов, не только председателем и секретарем, но и всеми членами аттестационной комиссии, присутствующими на заседании. Результат аттестационной комиссии заносится в аттестационный лист гражданского служащего, форма которого дается в приложении к Положению. Лист также подписывают председатель, секретарь и все члены аттестационной комиссии
Аттестационный лист и отзыв об исполнении должностных обязанностей за аттестационный период помещаются в личное дело гражданского служащего.
Таким образом, кадровая служба получила перечень всех документов, которыми должна оформляться аттестация государственного служащего, и унифицированную форму аттестационного листа.
Завершающим, если соблюдать последовательность в Законе «О государственной гражданской службе РФ», является Указ «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» № 111, который развивает статью 49 Закона - «Квалификационный экзамен». Статьей установлен квалификационный экзамен для гражданских служащих, замещающих без ограничения сроков полномочий должности гражданской службы категорий «специалисты», «обеспечивающие специалисты» и «руководители», относящиеся к главной и ведущей группам должностей.
Так же, как и в предшествующих случаях, в Законе указывается, что «Положение о порядке сдачи квалификационного экзамена государственным гражданским служащим Российской Федерации и порядке оценки его знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» утверждается указом Президента Российской Федерации. В соответствии с Законом квалификационный экзамен проводится при решении вопроса о присвоении классного чина гражданской службы гражданскому служащему по мере необходимости, но не чаще одного раза в год и не реже одного раза в три года.
В утвержденном указом Президента Положении перечислены виды документов, сопровождающие подготовку и проведение экзамена: распорядительные документы о проведении экзамена, списки служащих, сдающих квалификационный экзамен, отзывы и экзаменационные листы. Отзывруководителя гражданской службы должен содержать его мнение об уровне знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) служащего и о возможности присвоения ему классного чина. На квалификационном экзамене знания могут оцениваться различными методами, включая названные в Положении, индивидуальное собеседование и тестирование по вопросам, связанным с выполнением должностных обязанностей по должности. Решение по результатам экзамена выносится открытым голосованием простым большинством голосов присутствующих членов комиссии. Результаты экзамена заносятся в экзаменационный лист, унифицированная форма. Экзаменационный лист и отзыв руководителя об уровне знаний помещаются в личное дело служащего.
Выход положений, утвержденных указами Президента Российской федерации, и форм документов позволяет говорить о продолжающемся процессе унификации документов по кадрам и складывании обособленной системы кадровой документации.
Заключение
Рассмотрев в данной роботе историю унификации и изменение документов, в данное время в учебной и кадровой документации, можно сказать, что документ играет значимую роль деятельности любой организации.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования во-первых, она должна быть своевременной, во- вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей. Тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны – иметь больше мест приложения человеческих рук, любая организация, также как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно тала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
Поэтому организация работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Изменения отношения в самом обществе к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывает все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. Но постоянно изменяющиеся условия жизни государства и общества требуют непрерывного совершенствования законодательных и нормативно-методических документов, внесения в них дополнений и изменений.
Список использованных источников
1 Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 354 с.
2 Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс», 2001. - 489 с.
3 Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов - на -дону РГЭЛ, 2000. - 243 с.
4 Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 2001. - 175 с.
5 Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД, 2001. - 458 с.
6 Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД, 2001. - 268 с.
7 Павлюк Л.В. Киселева Т.И. Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2000. - 576 с.
8 Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 2002. - 342 с.
9 Чуковенков А.Ю. Янковая В.Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело, 2001. - 234 с.
10 ГОСТ РФ 51141 6.30- Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов., 2003. – 78 с.
8-09-2015, 14:30