Инвентаризация товарно-материальных ценностей в различных отрослях

• проверка правильности оформления операций по движению ма­лоценных и быстроизнашивающихся предметов;

• проверка правильности начисления износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам;

• проверка своевременности и полноты инвентаризаций малоцен­ных и быстроизнашивающихся предметов.

Основными источниками аудита являются первичные документы по движению малоценных и быстроизнашивающихся предметов (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, требования-нак­ладные, копии чеков), книги (карточки) складского учета, отчет­ность материально ответственных лиц, регистры бухгалтерского уче­та (журнал-ордер № 10), ведомость учета материальных ценностей, товаров и тары, отчет движения продуктов и материалов, производ­ственные отчеты, машинограммы, бухгалтерская и аналитическая отчетность, служебные записки материально ответственных и дол­жностных лиц.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающи­хся предметов необходимо определить правильность отнесения поступивших ценностей к малоценным и быстроизнашивающимся предметам.

В процессе инвентаризации необходимо проверить, не приобретались ли предметы, не нужные для эксплуатации на предприятии. Для этих целей изучаются расчеты потребности в малоценных и быстроиз­нашивающихся предметах, расчеты по определению запасов мало­ценных и быстроизнашивающихся предметов. При этом устанав­ливают, составлены ли расчеты определения потребности в мало­ценных и быстроизнашивающихся предметах в соответствии с дей­ствующими нормами расхода, запасов, списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Объектом исследования яв­ляются оперативная и служебная информации. В оперативном уче­те (обычно в журнале учета поступивших грузов) приводятся дан­ные по каждому поставщику об ассортименте и сроках поставки ма­лоценных и быстроизнашивающихся предметов. Прежде всего изучается, как осуществляется такой учет на проверяемом пред­приятии: указываются ли по каждому поставщику в отдельности ассортимент и сроки поставки по договору и приводится ли на ос­новании документов фактически поступивший ассортимент мало­ценных и быстроизнашивающихся предметов с указанием даты поступления. Важно выяснить достоверность приведенной инфор­мации в оперативном учете, для чего содержащуюся информацию в оперативном учете сопоставляют с данными, отраженными в бух­галтерском учете. Наличие достоверной информации о выполне­нии договорных обязательств позволяет выявить поставщиков, на­рушавших условия договора.

При проверке полноты оприходования малоценных и быстроиз­нашивающихся предметов определяют соответствие данных первич­ных документов на оприходование данным аналитического учета, синтетического учета.

Дан­ные первичных документов сопоставляются с отчетами движения продуктов и материалов, производственными отчетами; данные аналитического учета сопоставляются с журналом-ордером 10. Данные журнала-ордера 10 сопоставляются с Главной книгой, ба­лансом предприятия. В случае расхождений в учете устанавлива­ются их причины, которые могут быть результатом небрежного от­ношения бухгалтеров к выполнению своих служебных обязаннос­тей, а в ряде случаев такие расхождения являются результатом не­полного оприходования ценностей. Одновременно с проверкой полноты оприходования малоценных и быстроизнашивающихся предметов изучают правильность их оценки. Правильная оценка малоценных и быстроизнашивающихся предметов зависит от орга­низации и постановки их аналитического и синтетического учета. Выборочным путем проверяется соответствие данных первич­ных документов данным, отраженным в учетных регистрах.

Проверяя соблюдение условий, обеспечивающих сохранность малоценных и быстроизнашивающихся предметов, аудитор дол­жен определить достаточность складских помещений и кладовых для нормальных условий их хранения и функционирования в эк­сплуатации (путем обследования этих мест); достаточен ли круг лиц, отвечающих за сохранность малоценных и быстроизнашиваю­щихся предметов, и заключены ли с ними договоры о материальной ответственности; соблюдается ли порядок оформления операций по движению малоценных и быстроизнашивающихся предметов, полностью ли приходуются поступающие малоценные и быстроиз­нашивающиеся предметы на склад и нет ли случаев передачи их в эксплуатацию минуя склад; маркируется ли спецодежда, спецо­бувь, постельные принадлежности и другие малоценные и быстро­изнашивающиеся предметы перед отпуском их в эксплуатацию, проводятся ли в надлежащие сроки инвентаризации, контрольные выборочные проверки наличия малоценных и быстроизнашиваю­щихся предметов на складах, в кладовых и у отдельных работников и своевременно и правильно ли регулируются выявленные расхож­дения между фактическим наличием и числящимся по данным бух­галтерского учета; соблюдаются ли нормы запасов по видам, груп­пам малоценных и быстроизнашивающихся предметов и в целом, а также сроки нахождения малоценных и быстроизнашивающихся предметов в эксплуатации.

При инвентаризации операций по выбытию малоценных и быстроизнаши­вающихся предметов тщательной проверке подвергаются операции по списанию малоценных и быстроизнашивающихся предметов, пришедших в негодность, создана ли на предприятии постоянно дей­ствующая комиссия, производящая непосредственный осмотр пред­метов, подлежащих списанию. Она определяет их непригодность и возможность использования или реализации материалов, получен­ных от списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Такая комиссия составляет акт на списание производственного и хо­зяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Проверяют: как оформлены акты на списание ма­лоценных и быстроизнашивающихся предметов, заполнены ли в них все требуемые реквизиты; правильно ли определены результаты от списания пришедших в негодность малоценных и быстроизнашива­ющихся предметов; своевременно ли отражены операции по списа­нию на счетах бухгалтерского учета. Особенно тщательно проверяет­ся количество полученных и оприходованных материальных ценнос­тей в виде лома, ветоши и так далее. При этом обращается внимание на то, чтобы к актам прилагались документы на полученный утиль от списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

При инвентаризации проверяется состояние и эффективность внутрихозяй­ственного оперативного контроля за сохранностью инструментов и приспособлений, выдаваемых во временное пользование на рабочие места. Организация такого контроля зависит от продолжительности и других условий закрепления инструмента за исполнителями. Первона­чальная выдача его на рабочее место в длительное пользование про­изводится на основании записки мастера по лицевым инструментальным карточкам, выписываемым на каждого рабочего — получателя ин­струмента. Последующие выдачи из раздаточной кладовой инструмен­та взамен изношенного производятся по предъявлении акта выбытия.

Тщательной проверке подвергаются операции выдачи рабочим спецодежды и спецобуви. Проверяется правильность бес­платной выдачи рабочим спецодежды и спецобуви, соблюдение ус­тановленных норм и правильность ее списания. Особое внимание обращается на списание спецодежды, пришедшей в негодность до истечения срока носки. Предприятие может реализовать спецо­дежду и обувь своим рабочим. При этом аудитор проверяет, по ка­ким ценам реализованы эти предметы (по рыночным ценам не ни­же цены приобретения), своевременно ли производится оплата, правильно ли отражена в бухгалтерском учете выдача спецодежды рабочим без оплаты.

Важным моментом при проверке малоценных и быстроизнаши­вающихся предметов является изучение правильности начисления износа и его включение в затраты производства. Необходимо иметь в виду, что предприятие самостоятельно решает, в каких размерах начислять износ и какую методику принять для начисления. Пос­кольку пределы минимальных зарплат являются подвижными, то и стоимость малоценных предметов не может быть постоянной на длительный период работы предприятия. С изменением стоимости предметов происходят изменения в начислении износа и в отраже­нии соответствующих сумм в издержках производства. В процессе контрольных процедур выясняют, придерживается ли предприя­тие установленных лимитов стоимости при отнесении предметов к малоценным, не вносились ли изменения в их учете в проверяемом периоде, если вносились, то причины этих изменений и как это ска­залось на величине себестоимости продукции. Министерством фи­нансов Республики Беларусь рекомендованы различные варианты начисления износа малоценных предметов и методики их учета. Малые предприятия могут учитывать малоценные и быстроизна­шивающиеся предметы как материалы и по мере их передачи в эк­сплуатацию списывать их стоимость на затраты производства про­дукции. Износ малоценных предметов, принадлежащих предприя­тиям непроизводственной сферы, в себестоимость не включаются, а относятся за счет прибыли, остающейся в распоряжении пред­приятия или фондов специального назначения. Что касается пред­приятий производственной сферы, то износ инструментов, при­способлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других малоценных предметов может быть включен в материальные затраты в следующих размерах:

- исходя из сроков службы и стоимости предметов;

- в размере 100 % их стоимости при передаче их в эксплуатацию;

- в размере 50 % стоимости предметов при передаче их в эксплуа­тацию, а остальные 50 % стоимости (за вычетом их стоимости по цене возможного использования) при выбытии за непригодностью.

2.3. Порядок оформления результатов инвентаризации

Выявление результатов инвентаризаций включает два этапа.

Первый этап – подведение предварительных результатов инвентаризации, которые определяются немедленно после её окончания. Точность и быстрота выявления предварительных результатов инвентаризации определяет во многом успех борьбы с недостачами, хищениями и товарными потерями.

Имея эту оперативную информацию, председатель и члены комиссии сразу на месте могли бы решать вопрос о дальнейшей деятельности материально ответственного лица, особенно это важно в настоящее время, когда каждая недостача вливается в миллионную сумму. Председатель инвентаризационной комиссии докладывает о предварительных результатах инвентаризации ценностей руководителю организации, назначившему инвентаризацию, и в случае выявления крупной недостачи, материально ответственное лицо отстраняется от занимаемой должности до получения окончательных результатов.

Второй этап – определение окончательных результатов инвентаризации. Оно осуществляется бухгалтерией после тщательной проверки и обработки всех документов и должен быть отражен в учете в тот отчетный период в котором проводилась инвентаризация.

Необходимые подготовительные работы для выведения результатов инвентаризации в бухгалтерии включают: проверку последних товарно-материальных отчетов, завизированных председателем инвентаризационной комиссии, записи данных по ним в учётные регистры, подсчёт итогов в журналах для учёта товарно-материальных ценностей, сверку данных синтетического и аналитического учёта, взаимную сверку учётных регистров, проверку полноты поступления ценностей по встречным (внешним и внутренним) документам, выведение остатков ценностей у отдельных материально ответственных лиц (бригад) к началу инвентаризации. Особое значение имеет сверка сумм, списанных в расход, и реализованных товарно-материальных ценностей с документами по реализации, анализ внутреннего перемещения товаров из одного отдела в другой, проверка и оформление бухгалтерскими записями не отражённых ранее в отчётах актов о списании боя, порчи товарно-материальных ценностей и т. д.

Не менее тщательно проверке подвергаются данные в инвентаризационных описях. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях. К нарушениям заполнения относятся:

- неоговоренные исправления цен, количества и сумму определённых товарно-материальных ценностей;

- подчистки записей, добавления и дописки цифр;

- неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам описи, количеству указанному комиссией;

- указанные в описи завышение остатков отдельных товарно-материальных ценностей (особенно в конце описи);

- указанные в описи превышающий лимит остатков и сумм, не сданной денежной выручки;

- наличие в описи товаров, которых не было в записях о поступлении и начальном остатке товаров;

- несоответствие документальных данных о таре данным о перемещении и фактическом наличии товаров.

Для выявления хищений, которые характеризуются указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения и другие, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений.

Признаки приписок в инвентаризационных описях рекомендуется выявить составлением записей об остатках одних и тех же наименований в описях на начало и конец учётного периода.

Одним из распространённых способов сокрытия хищений при инвентаризации является неправильная таксировка и подсчёт на отдельных страницах и в описях в целом. Необходимо осуществлять встречные проверки правильной таксировки и подсчёта итогов в описях с использованием вычислительных средств.

Для выявления признаков хищений, скрываемых при проведении инвентаризации рекомендуется также сопоставить количество возможного завышения остатков с указанной в инвентаризационной описи тарой. Если количество тары не обеспечивает вместимость записанных в инвентаризационную опись ценностей (см. приложение №1), то это может служить признаком приписки товаров.

Скрытие недостач путём неоприходования товарно-материальных ценностей, поступивших до инвентаризации, выявляется сверкой расчётов и встречной проверкой документов. Наряду с этим проверяется использование выданных доверенностей, изучаются даты фактического поступления товаров по транспортным документам.

Важное значение при оценке материалов инвентаризации имеет проверка перемещения товарно-материальных ценностей между подразделениями предприятий и их отфактуровка поставщикам в сроки, приближённые к инвентаризациям. Документы свидетельствуют о фактах отпуска ценностей в завышенных количествах предприятиям, обычно обнажаемым другими поставщиками, отправка товаров сложного ассортимента на заводы, якобы для гарантийного ремонта. Безосновательный возврат ценностей и отсутствие письменного разрешения руководителя организации на этот возврат.

Существует ещё один способ выявления различных негативных явлений при проведении инвентаризации. Это проведение контрольной проверки после проведения инвентаризации. Контрольная проверка оформляется актом о контрольной проверке инвентаризации ценностей.

К проверкам качества проведённых инвентаризаций привлекаются опытные работники и специалисты в совершенстве знающие организацию проведения инвентаризаций. Однако на практике контрольные проверки проводятся редко. Такая тенденция имеет место из-за загруженности работой бухгалтеров и нехваткой достаточного количества необходимых счётных работников.

В настоящее время количество проверяемых при контрольной проверке ценностей определяется работником её проводящим.

В акте контрольной проверки сопоставляется, что при фактическом пересчёте и что значится по описи. Акт подписывается проводившим проверку председателем инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Контрольные проверки проводятся в присутствии членов инвентаризационной комиссии не только после окончания инвентаризации, но и в процессе её проведения.

Результаты инвентаризации выявляются на основе сопоставления остатков товарно-материальных ценностей, тары по учётным данным с фактическим их наличием по инвентаризационным описям. Для установления окончательных результатов инвентаризации ценностей бухгалтерия составляет сличительную ведомость (см. приложение №2).

Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличи­тельных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгал­терском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие предприятию (учреждению), но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» в следующем порядке:

стоимость выявленных при инвентаризации излишков основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

стоимость недостачи, порчи или иной утраты имущества в пределах норм списывается по распоряжению руководителя предприятия (учреждения) на издержки производства или обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача.

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм; недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения. Невозмещенные недостачи списываются за счет прибыли или резервных фондов. При этом дебетуется счет 99 «Прибыли и убытки» или 82 «Резервный фонд» в корреспонденции со счетами 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Уточнение или списание сумм дебиторской или кредиторской задол­женности зачисляется на финансовые результаты отчетного года.

Бюджетные организации результаты инвентаризации зачисляют на уменьшение (увеличение) бюджетного финансирования или внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались средства, недостача (излишек) которых обнаружена при инвентаризации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соот­ветствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются за счет прибыли или резервных фондов.

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образо­вавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвен­таризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю предприятия (учреждения), который принимает окончательное решение о зачете.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Руководители организаций и предприятий обязаны определить и относить недостачу к мелкой или к крупной, а также уведомлять прокурора о недостачах, не переданным следственным органам и погашаемых в общегражданском порядке.

Мелкие недостачи должны немедленно погашаться, и лишь в определённых случаях допускается получение от работника обязательства с указанием сроков погашения (как правило 2-3 месяца).

По недостачам и растратам, явившимся следствием


8-09-2015, 15:19