В предприятиях розничной торговли инвентаризация товарно-материальных запасов начинается со снятия остатков наличия денежных средств и установления торговой выручки текущего дня у кассиров и продавцов. При проверке фактического наличия кассы в розничных торговых предприятиях, имеющих контрольно-кассовые машины и должности кассиров, инвентаризационная комиссия пересчитывает по отдельным видам предъявленные кассиром денежные знаки, неотоваренные товарные чеки, почтовые марки, ценные бумаги. Результат проверки кассы оформляется специальным актом .
В розничных торговых предприятиях, не имеющих должности кассиров, отдельный акт наналичные деньги не составляется. Однако сумма фактически оказывающихся денег записывается на первой странице инвентаризационной описи.
При перерывах на обед или когда инвентаризация товарно-материальных запасов не заканчивается в один день, лица, участвующие в проведении инвентаризации, оставляют помещение одновременно. Помещение закрывают, пломбируют или опечатывают и ключ от замка остается у лица, ответственного за товарно-материальные запасы, а пломбир (печатка) на весь период инвентаризации находится у председателя инвентаризационной комиссии. Инвентаризационные описи в этих случаях должны оставаться в закрытом помещении и храниться в сейфе или шкафу.
Для удобства проверки в натуре все товарно-материальные запасы, подлежащие инвентаризации, должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам и т.п. с тем, чтобы один и гот же товар не находился в разных местах и при снятии остатков не было пропущенных товаров или повторного их счета.
Фактические остатки распакованных товаров определяют путем пересчета, перевешивания, перевешивания и обмера. При наличии большого количества весовых товаров результаты взвешивания фиксируются в ведомостях отвесов, которые ведут одновременно материально ответственное лицо и один из членов инвентаризационной комиссии. В конце дня или по окончании взвешивания записи в ведомостях сверяются, и общий итог отражается в инвентаризационной описи.
Массу и объем товаров, хранящихся навалом, разрешается определять на основании обмеров и технических расчетов, о чем составляется специальный акт, на основании которого делается соответствующая запись в описи. Ведомости отвесов и акты обмеров прилагаются к описям.
На оптовых базах, складах и холодильниках товары, находящиеся в таре, не должны вскрываться и могут быть занесены в опись на основании спецификации или маркировки на таре при явной нецелесообразности перевешивания или пересчета тех или иных товаров, находящихся в целых (неповрежденных) и пронумерованных кипах, ящиках, бочках.
Для ускорения проведения инвентаризации товаров на оптовых предприятиях и заполнения инвентаризационных описей с помощью персональных компьютеров целесообразно использовать товарные ярлыки, партионные и кипные карты, составляемые материально ответственными лицами на каждый вид товара. В них указывают те же данные, что и в инвентаризационной описи (кроме суммы), т.е. наименование, единицу измерения, артикул, размер, рост, сорт и другие показатели качественной характеристики товаров, цена, количество. Товарные ярлыки (партионные или кипные карты) укладывают на видном месте на стеллаж или прикрепляют к кипе, ящику, куску ткани и т.п.
Председатель инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии (председатель подкомиссии) в присутствии материально ответственных лиц (бригадира) проверяет правильность составления товарного ярлыка (партионной или кипной карты), после чего в нем проставляют регистрационный (порядковый) номер. Ярлык (партионные или кипные карты) подписывают работник, подобравший товар, председатель инвентаризационной комиссии (подкомиссии) и материально ответственное лицо, регистрируют в контрольной ведомости и направляют его бухгалтеру ПЭВМ для включения (записи) проверенного товара в инвентаризационную опись.
3. Оформление инвентаризационных материалов
Проверенное фактическое наличие товарно-материальных запасов заносят в инвентаризационную опись, которую заполняют в трех, а при смене материально ответственных лиц - в пяти экземплярах. По одному экземпляру описи заполняют материально ответственные лица, а остальные под копирку - председатель или один из членов комиссии. Форма инвентаризационной описи приведена ниже.
Инвентаризационные описи следует заполнять чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом, четко и ясно. Никаких помарок, подчисток и перечеркиваний не допускается. Исправление допущенных ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путем зачеркивания тонкой чертой неправильных записей и внесения сверху необходимых исправлений. Сделанные исправления в описи должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов инвентаризационной комиссии.
В инвентаризационных описях указывают порядковый номер записи и по каждому виду ценностей - наименование товара, номенклатурный или порядковый номер по прейскуранту номера артикулов, сорта и другие отличительные признаки товара, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единица измерения, количество товара счетом, весом (брутто и нетто), цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные.
По мере завершения заполнения каждой страницы описи проводится взаимная сверка всех ее экземпляров. В случае выявления расхождения вновь проверяют те товары, по которым получилось расхождение, и вносят исправления. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц без фактического пересчета, перевешивания, перевешивания и обмеров. В описях не допускается пропуски незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркиваются.
После взаимной сверки всех экземпляров описи, которые велись членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, на каждой ее странице подсчитывают итоги по количеству и сумме и указывают прописью, какими порядковыми номерами начата и окончена страница описи, число порядковых номеров товарно-материальных запасов и общий итог количества в натуральных показателях всех ценностей, записанных на данной странице, независимо в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) они учитывались.
По завершении инвентаризации полностью в конце описи указанные данные следует привести отдельно по последней странице и в целом по всей инвентаризационной описи.
Каждую страницу всех экземпляров инвентаризационной описи и опись в целом подписывают материально ответственные лица, при бригадной материальной ответственности бригадир и все участвующие в инвентаризации члены оршады и нес члены инвентаризационной комиссии. Такой порядок оформления инвентаризационных описей предотвращает ошибки, исключает возможность внесения в последующем в описи каких-либо дополнений и изменений (приписок).
Оформление инвентаризационных описей завершается заполнением материально ответственными лицами расписки следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с №__ по №__ комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Цепкости, перечисленные в описи, находятся на моем (на нашем) ответственном хранении».
При смене материально ответственного лица расписываются в описях оба работника: лицо, принявшее ценности - в их получении, а лицо, передавшее товары - в их сдаче.
Обнаруженные при инвентаризации товары устаревших фасонов и моделей и частично потерявшие свое первоначальное качество, малоходовые и залежавшие товары не включаются в основную инвентаризационную опись, а заносятся в отдельную опись. К этой описи прилагается письменное объяснение руководителя предприятия о причинах наличия таких товаров, и вносится предложение об их использовании и сроках реализации.
Товары, проданные и оплаченные покупателями, списанные в расход по товарному отчету, но не вывезенные покупателями (не отправленные) до начала инвентаризации, также подлежат инвентаризации, и записываются в отдельную опись под названием «Товары, проданные до инвентаризации, но не вывезенные покупателями». В этой описи, помимо необходимых данных о товарах, указываются также наименование покупателем, даты и номера товарных документом и выписанного счета.
Товары, подготовленные к отправке, согласно выписанным нарядам, но не оплаченные и не вывезенные покупателями до инвентаризации, включаются в основную инвентаризационную опись как собственные (непроданные) товары. При этом упакованные товары (за исключением товаров в фабричной упаковке) должны быть распакованы и занесены в опись в натуре, а не по сопроводительным документам. Одновременно за подписью председателя инвентаризационной комиссии на всех экземплярах нарядов и других документов на отправку товаров делается отметка о том, что эти товары включены в инвентаризационную опись.
Товары, принадлежащие другим организациям (предприятиям) и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются, вместе с собственными и записываются в отдельную опись, в которой делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие товаров на ответственное хранение. Материально ответственные лица обязаны до инвентаризации заполнить на них отдельный товарный отчет и предъявить инвентаризационной комиссии.
Товары, поступившие в предприятия в период проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и записываются в сдельную опись соответствующей формы под названием: «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается: когда, от кого поступили ценности, дата и номер сопроводительного документа, наименование ценностей, количество, цена, сумма. Одновременно на приходном документе (счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и т.п.) подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка: «После инвентаризации», со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти документы.
Приходные документы на поступившие товары в период проведения инвентаризации приходуются и включаются в первый товарный отчет, составленный после инвентаризации.
При длительном проведении инвентаризации на крупных торговых предприятиях, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера предприятия могут отпускаться товары материально ответственными лицами в процессе инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии. Отпущенные товары заносятся в отдельную инвентаризационную опись под названием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Данная опись оформляется аналогично описи на поступившие товары в период проведения инвентаризации. В расходных документах (счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и т.п.) за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается соответствующая отметка.
Инвентаризация товарно-материальных запасов, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в тщательной проверке обоснованности числящихся на соответствующих счетах сумм.
При длительной задержке оплаты покупателями или заказчиками отгруженных им товаров, выполненных работ или оказанных услуг выясняют причины этой задержки, которые фиксируются и протоколе инвентаризационной комиссии.
При установлении фактов неоприходования поступивших товаров должны быть затребованы объяснения лиц, получивших их. В случае злоупотребления материалы передают судебно-следственным органам.
В описях на товары, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводят наименование покупателя, наименование товаров, дату отгрузки, дату выписки, номер и сумма счета-фактуры.
Товарно-материальные запасы, находящиеся на складах других организаций и одногородних поставщиков, заносят в инвентаризационные описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти товары указывают их наименование, количество, сорт, фактическую стоимость (по данным учета), дату принятия груза на хранение, место хранения, номера и дату документов. При получении от предприятий, на ответственном хранении которых находятся эти товары, копии инвентаризационных описей комиссия сопоставляет фактическое наличие товаров (по данным копий инвентаризационных описей) с количеством, установленным по документам.
В описях на товарно-материальные запасы, находящиеся в переработке на других предприятиях, указывают наименование данного предприятия и ценностей, количество, фактическую стоимость по данным учета, дату передачи ценностей в переработку, номер и.чату документов.
Таким образом, инвентаризационные описи являются основными документами, фиксирующими фактическое наличие и состояние товарно-материальных запасов торговых организаций (предприятий) по их местонахождению на определенную дату.
В процессе проведения инвентаризации товарно-материальных запасов проверяются также состояние складского хозяйства и торговых помещений, обеспечивающих сохранность ценностей по количеству и качеству, приспособленность помещений для совершения хозяйственных операций по приемке, хранению и реализации товаров, организация охраны складов и торговых помещений (исправность сигнализации, запоров, решеток и т.п.). обеспеченность средствами пожаротушения и т.п., о чем в необходимых случаях составляется особый акт за подписями всех членов инвентаризационной комиссии.
Все надлежаще оформленные, пронумерованные и проверенные инвентаризационные описи считаются подлинными, и они передаются председателем инвентаризационной комиссии в следующем порядке:
* первый экземпляр описи, заполненный членом комиссии и экземпляр, заполненный материально ответственным лицом в бухгалтерию торговой организации, где ведется учет товарно-материальных запасов;
* второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, передастся материально ответственному лицу под расписку на первом экземпляре.
При смене материально ответственных лиц первый экземпляр описи, заполненный членом комиссии и оба экземпляра описей, заполненных материально ответственными лицами (сдающим и принимающим ценности) - в бухгалтерию торговой организации, второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии - материально-ответственному лицу, принимающему ценности, а третий экземпляр - материально ответственному лицу, сдающему ценности.
Материально ответственным лицам экземпляр описи передастся немедленно после оформления описей подписями членов комиссии под расписку на первом экземпляре, передаваемом в 6yxгалтерию.
Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации (не позднее следующего дня по ее окончании) ошибки в инвентаризационных описях (неточно указаны наименования, пропуск ценностей, неправильный подсчет и др.), то они должны немедленно (до открытия предприятия) в письменной форме заявить об этом рабочей инвентаризационной комиссии или руководителю торговой организации, подписавшей распоряжение об инвентаризации. Рабочая инвентаризационная комиссия обязана немедленно (до открытия предприятия) проверить указанные факты и в случае подтверждения ошибок внести необходимые исправления в инвентаризационных товаров составляются оговорками, которые подтверждаются подписями всех членов инвентаризационной комиссии.
Первые экземпляры инвентаризационных описей товаров и тары (вместе с экземплярами материально ответственных лиц) с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты обмеров, акты на бой, лом, брак и порчу товаров и другие инвентаризационные материалы передают в бухгалтерию торговой организации вдень окончания инвентаризации или в начале следующего рабочего дня, если инвентаризация закапчивается в нерабочее время, согласно перечню инвентаризационных описей под расписку главного бухгалтера.
На все инвентаризационные описи заполняют специальный перечень в двух экземплярах: первый экземпляр с распиской главного бухгалтера остается у председателя инвентаризационной комиссии, второй - при инвентаризационных описях в бухгалтерии - торговой организации.
Протокол рабочей инвентаризационной комиссии с другими документами (объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачу (излишки), пересортицу товаров или их порчу, докладная записка о состоянии складского хозяйства и торговых помещений, о нарушении условий хранения и т.п.) передают на рассмотрение постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии. В целях повышения ответственности рабочей инвентаризационной комиссии за результаты своей работы центральная инвентаризационная комиссия имеет право провести контрольную проверку правильности проведенных инвентаризаций с привлечением к ней членов рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц. Контрольная проверка должна проводиться сразу же по окончании инвентаризации до открытия предприятия с охватом не менее 10-15° о наименований наиболее ценных товаров, числящихся в инвентаризационной описи. Результаты таких проверок оформляются актами по установленной форме.
4. Порядок выведения результатов инвентаризации
Для своевременного и правильного выведения результатов инвентаризации товаров и тары к моменту ее завершения работники бухгалтерской службы должны выполнить следующие подготовительные работы: проверить, обработать и записать в учетные регистры все оформленные в надлежащем порядке и представленные материально ответственным лицом отчеты и документы по приходу и расходу ценностей; произвести сверку данных бухгалтерского аналитического натурально-стоимостного учета товаров с натуральным (количественным) складским учетом, оформив актом; при оперативно-бухгалтерском (сальдовом) учете товаров в бухгалтерии вместо акта сверки на день инвентаризации обеспечить составление сальдовой ведомости остатков товаров. В результате этих проделанных подготовительных работ бухгалтерия торговой организации устанавливает учетные остатки товаров и тары на дату инвентаризации, которые затем заносятся в инвентаризационную опись.
Поступившие в бухгалтерию торговой организации описи от инвентаризационной комиссии, подвергаются обработке, сущность которой заключается в тщательной проверке правильности оформления инвентаризационных описей, правильности указанных цен, таксировки, подсчетов частных и общих итогов по каждой странице и по описи в целом, порядка приемки товарных отчетов, наличие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и т.д. Выявленные ошибки должны быть исправлены и оговорены за подписью работника бухгалтерии, проверявшего описи, председателя инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица (бригадира).
Па оптовых предприятиях (базах, складах, холодильниках и др.), где ведется натурально-стоимостной учет товарно-материальных запасов, результаты инвентаризации товаров и тары выводятся путем сопоставления учетных данных с данными инвентаризационной описи по количеству и сумме отдельно по каждому наименованию, артикулу, прейскурантному номеру, сорту, цене товаров и тары. Если не обнаружено расхождений, то бухгалтер, ведущий учет товарно-материальных запасов, указывает об этом в конце инвентаризационной описи и подписывается.
На товары и тару, по которым выявлены расхождения между учетными и фактическими данными по описи, бухгалтерия, совместно с постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссией, составляют «Сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» . В них выявленные расхождения показываются по каждому наименованию товаров с подробным указанием его отличительных признаков (порядковый номер по инвентаризационной описи, номенклатурные и прейскурантные номера, артикул и др.), результаты инвентаризации (недостачи или излишки) Товары, не имеющие расхождений, записываются в ней общим итогом. Такая сличительная ведомость составляется и по таре. Часто сличительная ведомость совмещается на одном бланке с инвентаризационном описью.
По каждому факту расхождений между показателями бухгалтерского учета и инвентаризационной описи материально ответственные лица обязаны представить инвентаризационной комиссии письменные объяснения по существу расхождении с указанием причины, вызвавшей излишки, сверхнормативные недостачи и пересортицу товаров.
Материалы (результаты) инвентаризации вместе с письменными объяснениями материально ответственных лиц перелают на рассмотрение постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии. Последняя устанавливает характер выявленных недостач и излишков, разрабатывает предложения, направленные на предотвращение как излишков, так и недостач и определяет порядок регулирования разницы между инвентаризационными и учетными данными путем зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли. Эти предложения рассматриваются и подтверждаются руководителем торговой организации.
В процессе инвентаризации может быть выявлена пересортица товара - недостача одного сорта (товара) при излишке другого одноименных товаров. Она образуется в случае, когда вместо одного товара оприходован или списан другой
8-09-2015, 15:34