Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.
Для устранения недостатков делопроизводства, на Межотраслевом совещании по оргтехнике, была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства:
o создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
o разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;
o разработку положения о кадрах канцелярских работников;
o механизацию труда канцелярских работников;
o унификацию и трафаретизацию служебной документации;
o создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;
o изучение в школах правил составления служебных документов;
o подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;
o создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.
Программа была не реализована из-за начавшейся войны. В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление. Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.)[4] . Этот перечень есть и сейчас, только называется немного по-другому «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности ГОСКОМИТЕТОВ, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» от 15 августа 1988 года.
Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата в июне 1960 г. определили недостатки делопроизводства (они были аналогичны тем, что были выявлены на Межотраслевом совещании по оргтехнике) и приняли решение о необходимости внедрения средств механизации в сферу управления.
«Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР» от 30 сентября 1961г. послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству.
Особое место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР, поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она была поручена ВНИИДАД созданному в 1966 г. в рамках Главного архивного управления.
В сентябре 1973 г. одобрена государственная система Делопроизводства. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию. Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТЫ). Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4 — 84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».
Многие методические разработки, стандарты, ГОСТы и др. претерпели изменения, а некоторые действуют до сих пор. Можно сделать вывод, что именно в советское время сформировалась та основа делопроизводства, которая дала толчок для нынешних разработок и усовершенствования.
3. Современное делопроизводств о
3.1 От традиционного документа - к электронному документу
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.
Обязательность документирования информации определена законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В нем указанно: «документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ» . [2, с. 3]
Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.
Параллельно с термином «делопроизводство» в наше время используется термин «документационное обеспечение управления». Появление этого термина связанно с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства, аналогично стал использоваться термин «документационное обеспечение управления», который, по существу, является синонимом термина «делопроизводство».
Более широкий термин, применяемый сегодня, - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.
3.2 Перелом с изобретением ЭВМ
В настоящее время доминирует поверхностный подход, базирующийся на понятийной базе традиционного информационного взаимодействия субъектов на основе бумажного документа.
Подход отвечает практическим потребностям предыдущих и, в значительной степени, настоящего, этапов развития вычислительной техники, позволяет решать частные прикладные задачи. Но уже сейчас подобная трактовка неудовлетворительна при решении крупных перспективных задач "обустройства" электронного взаимодействия - создании адекватной инфраструктуры в региональном и национальном масштабе. Решающее значение приобретают глубинные отличия традиционного и электронного документов: традиционный документ предназначен для обработки мыслящими субъектами, людьми; электронный документ - для обработки техническими объектами, аппаратными и программными средствами ВТ.
Концепция аналогии электронного и традиционного (бумажного) документа начинает тормозить развитие электронного взаимодействия. Например, предписания государственных законов допускают существование множества подлинников (оригиналов) электронного документа, каждый из которых имеет равную юридическую силу. Трудно вообразить, что произойдет в кредитно-финансовой сфере, если бы там закон соблюдался: дважды отправленное одно и то же электронное платежное поручение формально позволяет дважды получить деньги.
Темпы развития вычислительной техники оказались столь стремительными, что подавляющее большинство людей не успело осознать качественное различие традиционного и электронного обмена информацией.
В течение многих веков отображение и восприятие информации осуществлялось на аналоговой, образной основе - передавались, принимались и первично обрабатывались образы. Человек воспринимает и читает не буквы, а слова, фразы, слышит не отдельные гармоники спектра, а звук в целом. Аналоговый мир - мир приблизительности, "похожести", и потому "узнаваемости" образов. В мире человека действуют законы аналогового взаимодействия, живой мир базируется на восприятии образов, но не цифр. Аналитическое мышление вторично, не случайно цифровую информацию может воспринимать только конечная ступень эволюции - человек. [16, с. 3]
Аналоговое и цифровое отображение информации неразрывны. Потеря или добавление всего одного бита в неизбыточное сообщение полностью меняет его интерпретацию, тогда как удаление или ввод одной буквы в текст обычно не влияет на содержание. [16, 10]
3.3 Электронный документ - новая культура. Переход от «похожего» к «точному», от аналога - к цифре
Традиционные (аналоговые) документы создаются и используются только в аналоговом мире человека. И если компьютер всего лишь пишущая машинка, то, действительно, электронный документ можно рассматривать как аналоговый, только "напечатанный" на своеобразной "бумаге» - машинном носителе. Но этот период заканчивается, электронные документы действуют в новом, цифровом, мире. Игнорирование качественного отличия сущности электронного документа при решении крупных задач в сфере электронного взаимодействия может привести к крупным ошибкам, и даже сделать решение невозможным.
Локальный масштаб отдельных задач и вопросов, характерный для традиционного (аналогового) документооборота, перерастает в проблемы при электронном взаимодействии. Отмечу только две важнейшие проблемы: первая имеет общественно-социальный характер - правоотношения субъектов, обусловленные использованием для взаимодействия электронного документа; вторая носит технический характер - защита электронного документооборота. Для их решения нужна системно увязанная, достаточно полная, с прикладной точки зрения, теория электронного документа. Назрела необходимость коренного уточнения и создания системно увязанного комплекса исходных понятий в сфере электронного взаимодействия.[16, с. 126]
3.4 Применение Электронно-цифровой подписи в документах
Наша национальная черта – уважение к подписям и печатям, к форме документа. И, наверное, совсем не случайно у нас свирепствует, особенно среди специалистов ИТ, тяжёлый недуг, когда люди соглашаются считать электронными документами только документы, заверенные цифровой подписью (а лучше несколькими) .
Факт экономической жизни развитых стран – лишь очень небольшая часть электронных документов имеет цифровые подписи. Главная причина в том, что затраты на цифровые подписи, шифрование и т.п. методы защиты в подавляющем большинстве случаев себя не окупают. Прекрасный пример – электронная почта. Примерно за 15 долларов в год любой желающий (и россияне в том числе) может получить в солидной организации ключ, позволяющий подписывать свои сообщения электронной подписью. Многие ли этим воспользовались? Многие ли шифруют свои электронные письма? На самом деле – почти никто, тем более, что в наше неспокойное время шифрованные сообщения могут привлечь к автору нежелательное внимание со стороны инстанций, борющихся с терроризмом, отмыванием денег и т.п.
В развитых капиталистических странах исходят, прежде всего, из удобства ведения бизнеса и сокращения накладных расходов. Хорошим примером может служить Канада, где в конце 2004 года вышел стандарт, определяющий требования к электронным документам и системам электронного документооборота, с тем, чтобы электронные документы можно было предъявлять в суде в качестве доказательств.
В этом стандарте применение технические средств защиты отдельного документа (включая ЭЦП), - это лишь один из возможных способов доказательства подлинности электронного документа. Другим, предпочтительным способом доказательства подлинности документа служит доказательство целостности системы электронного документооборота, в которой этот документ находится.[14, с. 4]
Заключение
В данной курсовой был рассмотрен путь развития делопроизводства. Постепенное совершенствование государственного и общественного строя, общей культуры, языка вело к все большему его усовершенствованию. В центре делопроизводства – документ. Возникновение документа произошло вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, документы стали средством общения, передачи информации. Появление делопроизводства, современного документооборота - это закономерный этап развития хозяйственных, деловых и межличностных отношений людей. На раннем этапе развития человечества в документах отражались хозяйственные операции, велись статистические подсчеты, заключались договора, велась переписка, существовали сборники законов, в которых отражалось классовое и сословное деление общества, уклад их жизни, отношение к частной собственности и рабовладению и т.д. Люди пытались передавать информацию различными способами. Прошло несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объема знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты.
Понятие документ можно рассматривать с нескольких сторон в зависимости от стороны рассмотрения (история, ИТ., экономика…). Можно проанализировать определения в словарях и термины «документ» будут разные. До сих пор не могут подобрать определение, которое бы устроило все отрасли производства. Проанализировав понятие документ, сразу можно выделить в первую очередь то, что документ, прежде всего юридическое понятие. Неправильно оформленный документ, зачастую не имеет юридической силы. Законодательные нормы, правила, ГОСТы…помогают правильно составить тот или иной документ. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, «кто владеет информацией, тот владеет миром». Информация фиксируется в документах, и перемещается во времени и пространстве. Работа с документами является своего рода координирующим центром. Документация позволяет быть всегда в курсе дел в организации. Это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
Отвечая на вторую поставленную задачу, можно определить то, что «делопроизводство» постоянно совершенствовалось. От устной традиции к «постоянно запоминающему устройству». Сейчас происходит, медленный переход от «аналога – к цифре», от бумажного документооборота к электронному. В связи с этим появляются новые нормативные акты, федеральные законы, нормы. Но все равно тонкости остаются. Предписания государственных законов допускают существование множества подлинников (оригиналов) электронного документа, каждый из которых имеет равную юридическую силу. Трудно вообразить, что произойдет в кредитно-финансовой сфере, если бы там закон соблюдался: дважды отправленное одно и то же электронное платежное поручение формально позволяет дважды получить деньги. В законе " Об информации, информационных технологиях и о защите информации " утверждается: " Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа ". Новая редакция Федерального закона предназначена для учета новых технологических изменений, прошедших за пять лет с момента принятия закона.
Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с документами.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ИСТОЧНИКИ
1. Российская Федерация. Закон «Об электронной цифровой подписи»
от 10 января 2002 № 1- ФЗ:[принят Гос. Думой 13 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]. – М.: Ось – 88,2002.-9 с.
2. Российская Федерация. Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» федер. Закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ:[принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.]. – М.: Ось – 88,2006.-16 с.
3. Российская Федерация. Закон "О стандартизации" федер. Закон от 10 июня 1993 г. № 5154-1 [Ведомости Съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 25, ст. 917]. – М.: Ось – 88,2002.-9 с.
4. Российская Федерация. Закон "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 23 июля 2008 года): федер. Закон от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ [Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года]. – М.: Ось – 89,2008.-48 с.
5. Российская Федерация. Закон "О библиотечном деле"Федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ[ Принят Государственной Думой 23 н6оября 1994 года]. – М.: Ось – 89,2005.-20 с.
6. Российская Федерация. Закон"Об архивном деле в Российской Федерации"от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ[Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г]. – М.: Ось – 89,2005.-22 с.
7. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»-Ввкд. 1999-01-01.М.: Издательство Стандарт России, 1998. – 13 с.
8. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»Введ. 2003-01-01. – М.: Госстандарт России, 2003. – 29 с.
9. Генеральный регламент.1720 u/||ПСЗ Росийскй империи: Т.6. № 3436.,1830
10. Общее учреждение министерств. 1811 г. ||ПСЗ Росийской империи. Собрание I. T.31.№ 24686.-Спб., 1830
ЛИТЕРАТУРА
11. Андреева В.И."Справочник секретаря и офис-менеджера" №12 2008Автор: КоллективИздательство: ЗАО ИД "МЦФЭР", 2008 - 116с.
12. Андреева В.И. «Делопроизводство»/ Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
13. Делопроизводство(организация и технология документационного обеспечения управления):Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой, - М.:ЮНИТИ-ДАНА,2001.-359 С.
14. Храмцовская Н.А «Делопроизводство и документооборот на предприятии» / N7, июль 2004 г.
15. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с
16. «Основы понимания феномена электронного обмена информацией»/ В. А. Конявский, В. А. Гадасин-М. Беллитфонд, 2004 год
17. «Организация и технология документационного обеспечения управления: комплекс учебно-методических материалов»/ А.Я. Александрова, НГТУ им. Р.Е. Алексеева, 2009.-139 с.
18. «Делопроизводство(организация и технология документационного обеспечения управления)»/Кузнецова Т.В.; - М.:ООО Журнал «Управление персоналом» 4-е изд.,2008.-408 С.
19. «Документоведение:
8-09-2015, 11:20