В графах 3-4 Перечней 2001 и 2006 указаны сроки хранения документов:
в графе 3 — в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками формирования государственных архивов.
К таковым относятся:
органы государственной власти и управления, государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых поступают на хранение в государственные архивы;
негосударственные организации и предприятия.
Источники формирования государственных архивов и формы приема документов определяются органами и учреждениями государственной архивной службы;
В графе 4 — в других организациях (как правило, вспомогательного и обслуживающего характера), если их документы не подлежат выборочному (видовому или групповому) приему в соответствии с решениями органов и учреждений государственной архивной службы.
В графе 5 «Примечание» оговариваются особенности приема, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, конкретизируются и уточняются сроки хранения.
Отметка «ЭПК», поставленная в перечне к срокам хранения конкретных видов документе, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и подлежит постоянному (государственному) хранению.
Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов устанавливается самими организациями. При определении сроков хранения должны учитываться все примечания с уточнениями и пояснениями к статьям.
При установлении сроков хранения документов в Перечне-2001 учитывались и нормы Закона Республики Беларусь от 19 июля 2000 г. № 426-3 «О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных незаконным путем». Это связано с осуществлением сделок и операций в иностранной валюте.
В указанном законе сказано:«Хранить реестры, содержащие сведения о клиентах, архив счетов клиентов и первичные документы по финансовым операциям в иностранной валюте с момента открытия счета клиенту до истечения 10 лет после его закрытия, за исключением документов (договоров, контрактов, соглашений) по сделкам в иностранной валюте, которые хранятся в течение 20 лет после совершения этих сделок».
В связи с этим ст. 240 Перечня-2001 для таких документов, как договоры, соглашения о купле-продаже иностранной валюты установлен срок хранения 20 лет, но в то же время в графе «Примечание» имеется запись «После истечения срока действия договора». Например, такой договор был заключен в 2001 году, а срок его действия истекает в 2003 году. Следовательно, он может быть уничтожен лишь в 2024 году. Следует обратить особое внимание на то, что в соответствии с вышеуказанным законом в организациях для многих документов по операциям в иностранной валюте установлен срок хранения или «постоянно» или «свыше 10 лет» (10 лет; 15 лет).
На основании ст. 253 Перечня-2001 для кассовых и внебалансовых приходных и расходных ордеров с документами к ним по операциям в иностранной валюте установлен срок хранения 15 лет; для мемориальных и кассовых документов по операциям с иностранной валютой (извещения, требования, справки) в соответствии со ст. 499 Перечня-2001 установлен срок хранения 10 лет (после закрытия счета).
4 января 2000 г. вступил в силу Закон «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь», который внес дополнения в ст. 8 Закона Республики Беларусь от 20 декабря 1991 г. «О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь».
Эти изменения и дополнения касались соблюдения сроков хранения документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов. Подпунктом «б» п. 1 ст. 8 Закона Республики Беларусь «О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь» установлено, что в организациях документы, отражающие финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов, должны храниться в течение 10 лет или же в течение 3 лет после проверки правильности исчислений, полноты и своевременности уплаты налогов. В связи с этим в графу 5 Перечня-2001 «Примечание» внесена запись: «После проведения налоговой проверки».
В ст. 504 Перечня-2001 для кассовых журналов по приходу и расходу установлен срок хранения 3 года. Для описей инвентаризации предметов хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и хозяйственных материалов ст. 507 этого же перечня также установлен срок хранения 3 года, но при этом в графе «Примечание» имеется запись «После проведения налоговой проверки». Каким образом в таком случае устанавливается срок хранения этой категории документов?
Если эти документы были сформированы дела в соответствии с номенклатурой дел организации в 2000 году, то срок хранения этих документов, установленный Перечнем, составлял бы 3 года. Эти дела могли бы уничтожаться в организации уже 1 января 2004 года. Но проверка налоговыми органами осуществлялась в 2002 году. Следовательно, эти дела можно будет уничтожать лишь после 1 января 2006 года (т.е. срок хранения исчисляется уже с. 2003 года).
При отборе документов этой категории на уничтожение следует обратить внимание и на такой момент. По отдельным документам необходимо соблюдение не только условия налоговых органов («В течение трех лет после проверки правильности исчисления полноты и своевременности уплаты налогов»), но и установленного Перечнем - 2001 дополнения: «При условии завершения ревизии». Это означает, что организации неправомочны, уничтожать документы по истечении 3 лет после проверки налоговыми органами, если ведомственными, вышестоящими органами не были проведены ревизии. Так, первичные документы, которыми оформляется совершение хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) на основании ст. 462 Перечня-2001 хранятся 3 года. Но при этом в графе 5 имеются записи «После проведения налоговой проверки», «При условии завершения ревизии».
В соответствии со ст. 516 Перечня-2001 образцы подписей материально ответственных лиц хранятся не только 3 года после проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии, но и 3 года после увольнения этих лиц.
Статьи перечней типовых документов имеют валовую нумерацию, поэтому, чтобы найти нужный срок хранения для соответствующих видов документов, необходимо обратиться к указателю видов и названий документов.
Использование указателя позволит ускорить поиск того или иного вида или названия документа с указанием сроков хранения, существенно облегчит пользование перечнями в практической работе.
УКАЗАТЕЛЬ ВИДОВ И НАЗВАНИЙ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕЧНЮ-2001
| Вид и название документа |
Номер статьи |
| 1 |
2 |
Перечни
Перечни вопросов, выносимых для обсуждения
на официальных встречах (переговорах) 956
Перечни договоров по экспорту товаров 1028
Перечни инвестиционных проектов
с участием иностранного капитала 646
Ведомственные перечни документов должны отражать все функции, свойственные данной отрасли, и классификацию видов документов, отражающих эти функции и сроки их хранения для всех звеньев служебной иерархии органов управления (в зависимости от масштаба деятельности и наличия подведомственного аппарата).
Структура ведомственных перечней представлена классификационной схемой, в которой разделы расположены, как правило, по функционально-иерархическому принципу: руководство, планирование, финансирование, отраслевые рубрики, вопросы административно-хозяйственного обслуживания и др.
При работе с ведомственным перечнем документов, прежде всего, необходимо найти звено, к которому относится данная организация, затем раздел, заголовок дела и номер статьи.
Перечни документов — это своего рода справочники, в которых перечислены наименования категорий документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и установлены сроки их хранения.
Использование перечней документов при определении сроков хранения позволяет не только улучшить качество формирования документов в дела (являясь методическим пособием при определении научной и практической ценности документов), но и обеспечить сохранность наиболее ценных документов, предотвратить поступление на государственное хранение малоценной документной информации.
Для оптимального отбора документов на хранение большое значение имеет четкое документирование управленческих функций, максимальная информационная емкость документов, а также их научная систематизация и рациональная организация на стадии делопроизводства.
В настоящее время с помощью средств ЭВТ ведутся справочные базы данных, составляются финансовые, бухгалтерские документы. Срок хранения подобных документов соответствует сроку хранения аналогичных документов на традиционных (бумажных) носителях.
ГЛАВА 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕЗАКОННОЕ УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ
За нарушение требований законодательства по ведению делопроизводства, архивного хранения документов, а также уничтожения документов установлена[ административная ответственность, в соответствии с которой предусматриваются штрафные санкции за наиболее существенные нарушения в этой сфере.
С 1 марта 2007 года вступил в законную силу новый Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (КоАП) и Процессуально-исполнительный кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (ПИКоАП).
КоАП предусмотрена административная ответственность за совершение следующих правонарушений в сфере архивного дела и делопроизводства:
1. Незаконный отказ в доступе к архивному документу (ст.22.10). Незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу - влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин.
2. Нарушение законодательства об архивах (ст.22.11).
Выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи документов на государственное хранение в установленных законом случаях - влекут предупреждение или наложение штраф в размере до двадцати базовых величин.
3. Нарушение законодательства о делопроизводстве (ст.22.12).
Несоблюдение обязательных для соблюдения требований технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации в оформлении документов или требований, предъявляемых к порядку их обработки, движения или хранения - влечет предупреждение или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин.-
4. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения (статья 23.37).
Утрата или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений — влекут наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин.
В соответствии с ПИКоАП протоколы об административных правонарушениях, перечисленных выше, имеют право составлять уполномоченные на то должностные лица органов, осуществляющих контроль за исполнением законодательства Республики Беларусь в области архивного дела и делопроизводства (государственные инспектора архивов и делопроизводства), а также должностные лица органов Комитета государственного контроля Республики Беларусь.
Дела об административных правонарушениях рассматривают и назначают наказание:
по статьям 22.10, 22.11, 23.37 КоАП — единолично судья районного (городского) суда;
по статье 22.12 КоАП - административная комиссия районного (городского) исполнительного комитета или администрации районов в городе;
по всем указанным выше статьям КоАП - органы Комитета государственного контроля Республики Беларусь в случаях, когда протоколы о совершении административных правонарушений составлены должностными лицами этих органов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
После того, как документы утрачивают свою необходимость для управленческой деятельности, и истекает срок временного хранения документов в государственных органах, организациях, предприятиях, они могут быть либо уничтожены, либо переданы на постоянное хранение в соответствующий архив.
В курсовой работе рассмотрены вопросы организации экспертизы ценности документов.
Документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описям дел.
Экспертизе ценности подлежат все архивные документы независимо от способа их создания.
В Республике Беларусь действуют Перечни, в которых содержится информация о сроках хранения и дальнейшей судьбе документов после минования надобности.
Соблюдение сроков хранения документов, установленных Перечнями, являются обязательными. До проведения экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел.
Отбор дел (документов) на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
Организация проведения и оформление отбора документов на хранение, и их уничтожение регламентируются законодательством Республики Беларусь.
В работе организаций, предприятий, учреждений не всегда соблюдается законодательство в области архивного дела:
утрата документов постоянного хранения;
отсутствие актов приема-передачи документов при смене руководителей;
несвоевременное упорядочение документов.
Для устранения пробелов, встречающихся в организации и проведении экспертизы ценности документов необходимо:
тщательно изучить действующее законодательство по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь и изданные на его основе организационно-распорядительные документы и нормативно-методические документы;
с целью повышения персональной квалификации специалистов, посещать республиканские семинары и совещания, проводимые Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела;
выписывать специализированные издания.
Все это позволит более осознанно подойти к организации хранения и использования документов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Минск: ТетраСистемс, 2003. С.113 - 120.
2. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. – Минск: Книжный Дом, 2004. С. 292 – 295.
3. Жумарь С.В. и др. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятия Республики Беларусью – Минск: 1997.
4. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразования, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 24.04.2004 № 4 (Перечень 2001);
5. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (Перечень 2006).
6. Паневчик В.В., Некраха С.В., Акулич В.В. Секретарское дело: Практическое пособие. – Минск: Дикта, 2006. С. 231 – 234.
7. Паневчик В.В. Делопроизводствою – Минск: Вышэйшая школа, 3-е изд. – С. 210 – 218.
8. Архивы и делопроизводство . 2001 – 2006.
9. Жук О. Нормативно-правовое регулирование работы с электронными документами в Республике Беларусь //Секретарское дело. 2007. № 3. С. 72 – 76.
8-09-2015, 11:53