«Дата документа» – реквизит , содержащий указанное на документе время его создания и / или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее по тексту – подписания). Указанные действия обязательно датируются, поэтому типовая инструкция определяет местонахождение даты каждого из них. Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования (14 июня 2001 года или 5 октября 2001 г.), а в остальных случаях – цифровой (14.06.2000 или 05.11.2001). Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты. В некоторых международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2005.06.14, или 2005.11.05). Действующие типовая инструкция и ГОСТ допускают датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.[16]
Реквизит «Регистрационный номер документа» – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с перечнем документов, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству). Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др. Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа » используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
Реквизит «Место составления или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите «Справочные данные об организации». Место издания документа предполагает подготовку: решения, постановления, приказа, договора и т.д., который затем будет тиражирован и направлен для исполнения или ориентации при принятии решений. Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: «Московский государственный университет», но указывается, если документ был составлен в другом месте нахождения. Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятым географическим сокращением.
Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.
Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда. Документ может адресоваться организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, гражданам. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Пензенский государственный университет
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Пензенский государственный университет
Учебное управление
Старшему специалисту А.С. Николаеву
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количествеадресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемыхпостоянным корреспондентам (в этом случае в организации целесообразноприменять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
Составные части почтового адреса указывают в последовательности,установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденнымиПостановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г.№1239. В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: «Справочные данные об организации»; «Адресат»):
- наименование адресата (наименование организации – юридического
- лица или имя, отчество, фамилия для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Пензенский государственный университет
ул. Красная 40, Пенза, 440017
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
И.П. Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Пенза, 440012
До настоящего времени не нашел разрешения вопроса о правилах обращения к получателю документа, в силу того, что практика использования в обращении слова товарищ устарела, а новая в настоящее время не является общепринятой.
Чаще всего при обращении к должностному лицу, указываются толькоего инициалы и фамилия например; Н.П. Смирнову., без указания товарищ (т.) или господин (г-н).
«Гриф утверждения документа» – реквизит документа,указывающий на нормативный или правовой характер его содержания.Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) илиспециально издаваемым документом. При утверждении документа должностнымлицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, егоподписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор гимназии №1
Личная подпись И.С. Михайлов
12.09.2001
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименованияутверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕН
Решением Ученого Совета МГУ
от 15.08.2000 №14
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора
от 01.02.2000 №82
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Инструкции по делопроизводству учебного заведения или организации. Основанием для составления Перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
«Резолюция» – реквизит документа, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению данного документа. В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др. Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
А.В. Зайцевой
П.С. Никитину
Прошу подготовить проект
Положения о выпускающей кафедре
Личная подпись
05.11.2000
При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции.
Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
«Заголовок к тексту» – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок может отвечать на вопросы о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; или чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретарю-референту. [17]
Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора. Заголовок составляет составитель документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный: Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом, индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции. В соответствии с типовой инструкцией отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Правила оформления реквизита «Текст документа» зависят от названия (назначения) и размеров документа. Главные требования к текстам всех служебных документов: грамотность, краткость, точность формулировок, строгая последовательность изложения, нейтральный тон.
Реквизит «Отметка о наличии приложений » располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет Приложение: на З л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №): Приложение:
1. Протокол заседания кафедры «Менеджмент» МГУ на 5 л. в 1 экз.
2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения учебного процесса на 2 л. в 1 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 31 марта 2003 г. №17 и приложения к нему, всего на л. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается толькоколичество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеетсяссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 3 экз. илиПриложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия «в 2 экз. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только водин адрес, отметка о приложении имеет вид:Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес. В приложении к распорядительному документу на первом его листе вправом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименованияраспорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2 к приказу директора Института от 15.06.2001 №323.
Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.
В состав реквизита «Подпись » входят: наименование должности лица,подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа,и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись;расшифровка подписи (инициалы, фамилия).Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличииприложения, например: не на бланке организации:
Ректор Пермского технического университета
личная подпись А.Е. Комаров
или при использовании бланка документа:
Ректор личная подпись А.Е. Комаров
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор гимназии №3 личная подпись А.А. Воробьев
Главный бухгалтер личная подпись Е.И. Лонкина
Документы коллегиального органа подписываются председателем этогооргана и секретарем.В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии сраспределением, например:
Председатель комиссии личная подпись Н.В. Кукушкин
Члены комиссии личная подпись К.М. Артемьева
личная подпись С.П. Фатвеев
личная подпись В.А. Мелов
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель Министра юстиции Заместитель Министра финансов
Российской Федерации Российской Федерации
Личная Личная
подпись В.М. Степанов подпись А.П. Миронов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.
Не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту перед наименованием должности.
«Гриф согласования документа» – реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИ документоведения и архивного дела
Личная подпись М.В. Ларин
23.04.2000
Реквизит «Печать». В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской Федерации» воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на печатях: Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания, Правительства Российской Федерации, Конституционного суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей; на печатях иных органов государственной власти.
Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. №154ФЗ (с изменениями от 17 марта 1997 г.) «Об общих принципах организации местного самоуправления Российской Федерации».
Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами города, района Российской Федерации. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Реквизит «Отметка о заверении копии». Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику следует «Отметку о заверении копии» оформлять следующим образом: ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор Общего отдела личная подпись М.В. Завалов
07.06.2000
Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) дляудостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов,имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения,инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверятьпечатью организации. Допускается заверять копии рассылаемых документовпечатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий с наименованиемслужбы ДОУ организации (канцелярия, общий отдел и т.п.).
Реквизит «Отметка об исполнителе » проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Например:
А.Ю. Петров
924 45 67
При изготовлении документа машинописным способом отметка обисполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанныхэкземпляров и датой печатания. Например:
О.Л. Кузнецов
923 24 56
ОМ 2 01.04.2001
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа,краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будетхраниться документ. Например:
Отправлен факс от 01.04.2000 №131. В дело №0115
Личная подпись 01.04.2000
или
Издан приказ от 01.04.2001 №12 «О создании экспертной комиссии»
В дело №0101
Личная подпись 12.09.2001
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию »проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороныпервого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизитаявляются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости – часы и минуты.
Реквизит «Идентификатор электронной копии документа »проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные,необходимые для поиска документа.Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, местоизготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.Отметка может дополняться другими поисковыми данными, в зависимости отособенностей информационных систем организации.
Завершая обзор реквизитов документов, можно отметить, что впрактике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 –Государственный герб». Он ставится только на документахгосударственных учреждений и предприятий, которым предоставленотакое право. Это правило относится и к реквизиту 2.
Особенно важным является правильное оформление такихреквизитов, как дата, подпись, гриф утверждения, печать, которыепридают документу юридическую силу.Каждый документ можно разделить на три основные части:заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста),основную (реквизиты «текст» и «приложение») и оформляющую часть(реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).[18]
Заключение
В заключении хотелось бы сказать что документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Из всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы.
Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е.
8-09-2015, 12:20