В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.
Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.
5.1 Оформление первичных документов
Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.
Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:
1) оформление так называемых подготовительных документов;
2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;
3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.
На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.
На этом же этапе издаются внутренние организационно-распоря-
дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:
- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;
- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
- порядок расходования средств на представительские расходы;
- документальное оформление представительских расходов;
- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;
- нормирование отдельных видов представительских расходов.
На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:
- распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;
- распоряжение (решение правления Облпотребсоюза) о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;
- программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.
На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:
- отчет о расходах на проведение деловой встречи;
- авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.
Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.
Все первичные документы должны соответствовать требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ.
5.2 Бухгалтерский учет
Командировочные затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в состав прочих затрат (п. п. 5, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации").
В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты работника.
Не следует забывать о том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов (ст. 138 ТК РФ).
Для отражения удержаний из заработной платы в бухгалтерском учете используются: сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:
Д-т сч. 94 К-т сч. 71 - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства
Д-т сч. 70 К-т сч. 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства
Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.
Что касается авиа- и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. Но организация может приобрести билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:
Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - перечислен аванс за авиабилеты
Д-т сч. 50-3 К-т сч. 60 - получены авиабилеты
Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - на сумму НДС
Д-т сч. 71 К-т сч. 50-3 - авиабилет выдан подотчетному лицу.
5.3 Налогообложение и налоговый учет
"Входной" НДС можно принять к вычету, если командировка связана с деятельностью организации, облагаемой НДС. При этом сумма налога должна быть выделена отдельной строкой в счете-фактуре или бланке строгой отчетности. НДС, уплаченный по расходам на командировки, в том числе по услугам гостиниц, принимается к вычету либо на основании счетов-фактур, выставленных гостиницами при оказании данных услуг, либо на основании документов строгой отчетности (Письмо Минфина России от 11.11.2004 N 03-04-11/165).
Бланки строгой отчетности для гостиниц утверждены Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121.
Счета-фактуры не выставляются при реализации авиакомпаниями и агентами авиакомпаний организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам (Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-04-11/112).
Такие выводы специалисты Минфина сделали на основании п. 1 ст. 172 НК РФ и п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914.
Согласно п. 10 Правил при приобретении в период служебной командировки работников услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей) основанием для регистрации счетов-фактур в книге покупок являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Таким образом, получается, что счет-фактура в данной ситуации не нужен.
Бухгалтерский начальный баланс
| Актив | Пассив | ||
| Счет | Сумма | Счет | Сумма |
| 01 | 1250 | 02 | 87 |
| 04 | 250 | 05 | 36 |
| 10 | 487 | 60 | 189 |
| 19 | 115 | 67 | 540 |
| 20 | 452 | 68 | 1250 |
| 23 | 174 | 70 | 87 |
| 28 | 99 | 80 | 36 |
| 41 | 132 | 82 | 487 |
| 43 | 210 | 83 | 1115 |
| 50 | 14 | 99 | 452 |
| 51 | 1215 | 518 | |
| 52 | 65 | ||
| 62 | 84 | ||
| 71 | 250 | ||
| Итого: | 4797 | Итого: | 4797 |
Журнал регистрации хозяйственных операций
Содержание хозяйственной операции |
Сумма |
Корреспондирующие Счета |
Тип изменения в Балансе |
|
| Дебет | Кредит | |||
| На расчетный счет зачислен долгосрочный кредит банка | 30 | 51 | 67 | III |
| От поставщиков получены материалы | 15 | 10 | 60 | III |
| С расчетного счета перечислены деньги в кассу | 125 | 50 | 51 | I |
| За счет прибыли был пополнен резервный капитал | 80 | 99 | 82 | II |
| Реализованы покупателям товары | 43 | 62 | 41 | I |
| С расчетного счета оплачено поставщикам за материалы | 15 | 60 | 51 | IV |
| Из кассы выданы деньги подотчетному лицу на хозяйственные расходы | 11 |
71 |
50 |
I |
| За счет средств расчетного счета пополнен валютный счет | 24 | 52 | 51 | I |
| Начислена заработная плата работникам основного производства | 70 | 20 | 70 | III |
| Из начисленной оплаты труда удержан подоходный налог, 13% | 9 | 70 | 68 | II |
| Списан на убытки допущенный в производстве брак | 35 | 99 | 28 | IV |
| В кассу поступили деньги от покупателей за товары | 43 | 50 | 62 | I |
| За счет прибыли начисленный дивиденды учредителям | 99 | 99 | 75 | II |
| Из кассы выдана начисленная заработная плата | 61 | 70 | 50 | IV |
| С расчетного счета перечислены налоги в бюджет | 37 | 68 | 51 | IV |
| Поставлены на учет купленные подотчетным лицом материалы | 10 | 10 | 71 | I |
| Из основного производства сдана на склад готовая продукция | 156 | 43 | 20 | I |
| С расчетного выплачены дивиденды учредителя | 99 | 75 | 51 | IV |
| Излишек денег в кассе сдан на расчетный счет | 45 | 51 | 50 | I |
| На затраты основного производства списаны материальные ценности | 64 |
20 |
10 |
I |
Сальдовая оборотная ведомость
| Номер и наименование счета | Сальдо начальное | Обороты | Сальдо конечное | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| 01 | 1250 | __ | __ | __ | 1250 | __ |
| 02 | __ | 87 | __ | __ | __ | 87 |
| 04 | 250 | __ | __ | __ | 250 | __ |
| 05 | __ | 36 | __ | __ | __ | 36 |
| 10 | 487 | __ | 25 | 64 | 448 | __ |
| 19 | 115 | __ | __ | __ | 115 | __ |
| 20 | 452 | __ | 134 | 156 | 430 | __ |
| 23 | 174 | __ | __ | __ | 174 | __ |
| 28 | 99 | __ | __ | 35 | 64 | __ |
| 41 | 132 | __ | __ | 43 | 89 | __ |
| 43 | 210 | __ | 156 | __ | 366 | __ |
| 50 | 14 | __ | 168 | 117 | 65 | __ |
| 51 | 1215 | __ | 75 | 300 | 990 | __ |
| 52 | 65 | __ | 24 | __ | 89 | __ |
| 60 | __ | 189 | 15 | 15 | __ | 189 |
| 62 | 84 | __ | 43 | 43 | 84 | __ |
| 67 | __ | 540 | __ | 30 | __ | 570 |
| 68 | __ | 1250 | 37 | 9 | __ | 1222 |
| 70 | __ | 87 | 70 | 70 | __ | 87 |
| 71 | 250 | __ | 11 | 10 | 251 | __ |
| 75 | __ | 36 | 99 | 99 | __ | 36 |
| 80 | __ | 487 | __ | __ | __ | 487 |
| 82 | __ | 1115 | __ | 80 | __ | 1195 |
| 83 | __ | 452 | __ | __ | __ | 452 |
| 99 | __ | 518 | 214 | __ | __ | 304 |
| Итого | 4797 | 4797 | 1071 | 1071 | 4665 | 4665 |
Бухгалтерский конечный баланс
| Актив | Пассив | ||
| Счет | Сумма | Счет | Сумма |
| 01 | 1250 | 02 | 87 |
| 04 | 250 | 05 | 36 |
| 10 | 448 | 60 | 189 |
| 19 | 115 | 67 | 570 |
| 20 | 430 | 68 | 1222 |
| 23 | 174 | 70 | 87 |
| 28 | 64 | 75 | 36 |
| 41 | 89 | 80 | 487 |
| 43 | 366 | 82 | 1195 |
| 50 | 65 | 83 | 452 |
| 51 | 990 | 99 | 304 |
| 52 | 89 | ||
| 62 | 84 | ||
| 71 | 251 | ||
| Итого: | 4665 | Итого: | 4665 |
Заключение
Перед данной работой была поставлена цель – осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами.
Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.
В работе рассмотрены поставленные цели и задачи.
Также в работе рассмотрены типичные ошибки, которые могут быть обнаружены при оформлении расчетов с подотчетными лицами.
Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчетом с подотчетными лицами.
Список использованной литературы:
1. Гражданский кодекс РФ. – Ч. 1, 2.
2. Налоговый кодекс РФ. – Ч. 1, 2. – М.: Проспект, 2006.
3. Трудовой кодекс РФ. – М.: ЗАО «Славянский дом книги», 2005.
4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций: Приказ Министерства финансов России
№ 94н от 31.10. 2000.
5. О бухгалтерском учете: Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.96.
6. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: Приказ МФ РФ № 33н от 06.05.1999.
7. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26.
8. Бухгалтерская и финансовая отчетность :состояние и анализ. П.И. Камышанов ,Москва 2007.
9. Бухгалтерский учет: Учебное пособие/ В.М. Богаченко, Н.А. Кириллова, Издание 3. 2007.
10. Бухгалтерский учет: Учебное пособие для вузов/ С.Н.Гришкина, М.И.Литвиненко, О.В.Рожнова. – Москва: ИД «Юриспруденция», 2006.
11. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003.
12. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух № 20, 2005.
13. Ларичев А. Ю. В командировку со средним заработком // Газета «Учет. Налоги. Право» № 23, 17-23 июня 2003.
14. Ларичев А. Ю. Если вы закупаете товары у физических лиц // Газета «Учет. Налоги. Право» № 14, 15-21 апреля 2008.
15. Ройбу А. В. Если утеряны командировочные документы // Бухгал-
терский учет № 7, 2007.
8-09-2015, 13:49