Мини бухгалтерии

Следует отметить, что аналитический учет, базирующийся на субсчетах, перестает быть сквозным для разных синтетических счетов. Допустим, что надо получить аналитику по каждому из объектов, входящих в основные фонды. Тогда придется создать обширный список субсчетов к счету 01, а затем повторить этот процесс и для счета 02. В итоге, стандартными средствами нельзя будет получить сводную информацию о балансовой стоимости и износе конкретного объекта. Надо обратить внимание на то, что в «Инфо-Бухгалтере» возможности аналитического учета определяются на этапе построения плана счетов. А внести какие-либо существенные изменения в план счетов в середине отчетного периода, как правило, не представляется возможным. Эти недостатки несколько сглаживаются тем, что перед построением отчета из всех операций в журнале можно отобрать только те, которые отвечают определенным условиям. Соответственно, при построении отчета только отобранные операции и будут учтены. Кроме того, очень многим бухгалтерам многомерный аналитический учет не нужен.

У программы «Турбо Бухгалтер» аналитический учет является сильной стороной, но организован он несколько непривычно и экзотическим, с точки зрения «ортодоксального» бухгалтера, способом.

Хотя пользователь может использовать аналитические субсчета, основным средством ведения аналитического учета здесь являются так называемые «аналитические» признаки» – условные обозначения видов выполняемых работ, подразделений, товаров, поставщиков и других объектов аналитики. Аналитические признаки могут быть указаны для каждой проводки или операции в качестве комментариев. Например, для всех проводок, отражающих продажи товаров, можно указывать код товара, с которым производилась операция, наименование поставщика и покупателя, а также номер договора, в рамках которого осуществлялась поставка. Это дает возможность при построении отчетов анализировать остатки и обороты по счету 41 в разрезе любого из вышеперечисленных признаков или любой их комбинации. Разные признаки не зависят друг от друга, одной проводке можно назначить только один аналитический признак, а соседней – пять (теоретически у одной проводки их может быть несколько десятков). При необходимости можно заставить пользователя вводить аналитические признаки к определенным счетам в обязательном порядке. При указании аналитических признаков можно использовать справочники товаров, юридических лиц и другие.

Можно привести следующий пример: если для каждой операции в журнале указывать, с товаром какой группы и от какого поставщика она производится, то появляется возможность разбить обороты по счету 41 на обороты по группам товаров (например, моющие средства, мясные продукты, спиртное).

Описанный подход к аналитическому учету делает его весьма гибким. Используя аналитические признаки при построении отчетов, можно разбивать итоги на отдельные суммы в самых разных разрезах и отбирать информацию произвольным образом.

Использование аналитических признаков не является обязательным. При отсутствии потребностей в аналитическом учете аналитические признаки можно не проставлять. Короче говоря, программа «Турбо Бухгалтер» предоставляет мощные возможности для ведения аналитического учета.

В программе «1С:Бухгалтерия» ведение аналитического учета основывается так же, как и в «Турбо Бухгалтере», а именно на указании специальных комментариев к проводкам и операциям. В качестве таких комментариев используются ссылки на объекты аналитического учета: конкретные товары, материалы, договора. Эти аналитические признаки авторы программы называют «субконто». Под видом субконто подразумевается совокупность однотипных объектов аналитического учета.

Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например для счета 10 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Материалы» и «Склады». Это означает, что каждый раз, когда надо будет составлять проводку или операцию с участием счета 10, нужно будет указать конкретный материал и склад.

При задании аналитических признаков к конкретным проводкам можно пользоваться имеющимся в программе справочниками («Основные средства», «Товары», «Материалы» и ещё 19 других). Объекты, перечисленные в этих справочниках, могут быть объединены в группы и подгруппы.

При построении ряда отчетов можно использовать субконто. С их помощью можно:

- получить более мелкую градацию итогов внутри одного счета;

- объединить все итоги с разных счетов, относящихся к определенному объекту;

- получать итоги, которые имеют отношение ко всем указанным объектам аналитического учета одновременно.

Таким образом, можно задать, например, условие типа «Обращать внимание при построении отчета только на те проводки, которые имеют отношение к учету пряжи на запасном складе». А вот задать такое правило построения отчета, как «Учесть при построении отчета все проводки, имеющие отношение либо к выплатам Иванову по договору №15, либо к выплатам Петрову по договору №25» стандартными средствами в «1С:Бухгалтерии невозможно. В этом она уступает «Турбо Бухгалтеру», но в целом имеющиеся в ней средства ведения аналитического учета представляются вполне достаточными для большинства ситуаций.

Рис.3. Справочники в программе «1С:Бухгалетрия».[11]

5. Другие участки учета.

А. Расчет зарплаты.

Все три программы позволяют автоматически удерживать налоги с начисленных сумм и составляют соответствующие проводки, хотя в них нет гибких и мощных средств расчета самих начислений с учетом больничных, отпусков, тарифов и прочих факторов. Однако для многих небольших коммерческих предприятий это не является помехой. Если же потребность в развитых средствах учета и начисления оплаты труда все же актуальна, то следует использовать специализированные программы расчета заработной платы, либо идти на серьезные доработки самих минибухгалтерий – выполнять их «на заказ».

Программа «Инфо-Бухгалтер» позволяет рассчитать сумму начислений с учетом больничных, повременной и сдельной оплаты, премий, но все эти данные должны вводиться в виде готовых денежных сумм. На каждого сотрудника необходимо заполнять отдельный расчетный лист. Помимо обычного расчета, возможен «расчет от обратного» - исходя из суммы к выдаче, что может быть полезным для многих коммерческих предприятий. Совместно с данной программой можно использовать программу «АиТЗарплата», которая способна добавлять в журнал операций «Инфо-Бухгалтера» дополнительные проводки.

Средства начисления зарплаты в программе «Турбо Бухгалтер» позволяют производить расчеты сразу для многих работников. Возможен автоматический расчет сумм отпускных и больничных исходя из количества дней и ставок отпускных и больничных. Хотя в этом «Турбо Бухгалтер» и превышает возможности остальных программ, может возникнуть потребность в использовании специализированной программы расчета заработной платы. В качестве такой программы может выступать, например, «АиТЗарплата», которая может формировать проводки в формате «Турбо Бухгалтера».

«1С:Бухгалтерия» позволяет выполнять начисление заработной платы сразу для многих работников. При этом учитываются только размер оклада, количество иждивенцев и данные о доходах с предыдущего места работы. Данная программа может работать совместно с программой «1С:Зарплата и кадры». Обе программы входят в комплекс программ «1С:Предприятие» и имеют унифицированный интерфейс (похожий внешний вид), и схожие средства настройки. «1С:Зарплата» способна передать в «1С:Бухгалтерию» данные о начисленной зарплате, налогах и отчислениях во внебюджетные фонды, оформленные в виде проводок. Кроме того, можно вести общие для двух программ справочники.

Б. Учет основных фондов.

В программе «1С:Бухгалтерия» предусмотрены возможности ведения учета основных фондов, включая автоматическое начисление амортизации и печать соответствующего отчета. Норма амортизации указывается для каждого объекта отдельно в специальном справочнике основных средств.

При большом количестве основных фондов или наличии необходимости формировать разнообразные отчеты по основным фондам целесообразно прибегнуть к помощи специализированной программы учета основных средств (например, «1С:Расчет»).

В программах «Инфо-Бухгалтер» и «Турбо Бухгалтер» работа с основными фондами реализована менее удобно. Так, в «Инфо-Бухгалтере» основные средства предлагается учитывать «скопом», с разбиением на субсчета, отражающие разные нормы амортизации. Начисление амортизации производится при помощи специальной типовой операции, которая выполняется над конкретным субсчетом.

В. Складской учет.

Все три программы позволяют вести количественный учет, имеют средства выписки накладных, счетов-фактур и приема платежей. Для комплексной автоматизации деятельности торгового предприятия этого недостаточно. Спрашивается, почему? Отвечаем:

- такими средствами не может пользоваться человек, не имеющий специального бухгалтерского образования (то и дело задаются вопросы типа «На какой счет отнести эту сумму?»);

- объем торговых и складских операций может быть весьма велик и «минибухгалтерия» в таком потоке данных просто захлебнется;

- специализированные программы торгово-складского учета и соответствующие модули в составе комплексных программ позволяют выполнить все операции быстрее;

- они предоставляют дополнительный сервис: оперативный показ и контроль остатков, ведение учета в нескольких единицах измерения одновременно (например, мешки и килограммы), оприходование и отпуск товара упаковками, скидки, резервирование товаров, формирование специализированных отчетов и многие другие возможности.

Из этого можно сделать вывод, что ведение складского учета средствами минибухгалтерий в принципе возможно, но только при сравнительно небольших потоках складских документов. В качестве специализированных модулей можно использовать следующие программы торгового и складского учета: «Фолио WinСклад», «АиТ:Склад», «Торговый склад» и другие. Все они способны передавать в минибухгалтерии данные о движении товаров и взаиморасчетах в форме бухгалтерских проводок.

Нельзя не упомянуть и о программе «1С:Торговля и склад», входящий в серию программ «1С:Предприятие». Она может не просто формировать проводки для «1С:Бухгалтерии», но и использовать общие для этих двух программ справочники контрагентов, товаров, складов. При этом обе программы имеют одинаковые средства настройки, схожий внешний вид и принципы работы.

Г. Прочие участки.

Некоторые программы финансового анализа позволяют проводить такой анализ на основании данных, полученных из «минибухгалтерий». В этой связи следует отметить программы фирмы «Инек» и блок финансового анализа к программе «Инфо-Бухгалтер», производимый непосредственно фирмой «Информатик».

А программа «1С:Бухгалтерия» имеет еще одну дополнительную возможность – совместимость с правовой справочной системой «Гарант» (вариант «1С:Гарант»). Это позволяет непосредственно из программы получать различные нормативно-справочные документы, связанные с конкретной хозяйственной операцией или разделом плана счетов. «1С:Гарант» нужно покупать отдельно.

Программа «Турбо Бухгалтер» тоже может совместно работать с правовыми справочными системами «Референт» и «Гарант» (причем не со специальными, а со стандартными версиями).

6. Крупные предприятия.

Подойдет ли минибухгалтерия крупному предприятию? Ответ на этот вопрос зависит от специфики использования программы. Предположим, что минибухгалтерию применяет главный бухгалтер для построения баланса. При этом в программу вносятся только итоговые проводки, которые представляют бухгалтеры, занимающиеся отдельными участками учета. В таком случае объем работы на каждом из этих отдельных участков не имеет принципиального значения. Это самый поверхностный вариант автоматизации.

Возможны и более сложные формы организации работы. Все три программы дают возможность нескольким бухгалтерам одновременно делать записи в одном общем журнале операций. При этом каждый из них, работая на своем компьютере, будет видеть изменения, сделанные другими. Правда, это возможно только тогда, когда компьютеры объединены в так называемую локальную сеть при помощи специального оборудования. Кроме того, нужно применять специальную «сетевую» версию программы, которая стоит дороже обычной.

При наличии достаточно мощных компьютеров возможна работа с журналом операций, состоящим из нескольких десятков или даже сотен тысяч проводок. Следует отметить, что сетевая версия программы «Турбо Бухгалтер» построена на базе более прогрессивной технологии по сравнению с двумя другими. Это должно позволить большей надежности и производительности при одновременной работе большого числа пользователей.

Все три минибухгалтерии позволяют организовать ввод данных с нескольких изолированных рабочих мест, даже находящихся на большом удалении друг от друга. Позже журналы хозяйственных операций можно объединить. Наиболее развитые и удобные средства для такого рода работы предоставляет «1С:Бухгалтерия», правда, преимущества появятся только в случае приобретения отдельного дополнительного модуля для объединения данных.

Кроме того, программы «1С:Бухгалтерия» и «Турбо Бухгалтер» позволяют ограничивать доступ отдельных пользователей к определенной информации и лишать их возможности выполнять действия, на которые они не уполномочены. «Турбо Бухгалтер» позволяет шифровать хранящуюся в нем информацию.

7. Обучение и поддержка.

Все три программы продаются в комплекте с довольно подробными и доступными для восприятия руководствами по эксплуатации, хотя сразу бросается в глаза разница в объемах этих руководств. Все три программы имеют возможность предоставления пользователю справок и подсказок. Для каждой из минибухгалтерий развернута сеть центров обучения работе с программой. Обучение платное, стоимость каждый центр обучения устанавливает самостоятельно (обычно от 5 до 30 долларов в час).

Основное достоинство программы «Инфо-Бухгалтер» – простота её освоения, что отразилось и на объеме руководства к ней, состоящего из одной книги (260 страниц) и двух небольших брошюр, одна из которых называется «Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы». Имеется более 200 центров, обучающих работе с программой.[12] Следует отметить, что «Инфо-Бухгалтер» чуть ли не единственная программа, которая позволяет большинству бухгалтеров сразу сесть работать, а не учиться.

«Турбо Бухгалтер» предоставляет большие возможности, но и довольно сложен – руководство к нему состоит из пяти томов (общим объемом примерно 800 страниц). В состав документации входит небольшая по объему книга «Основы работы», которая содержит основные сведения для работы. Изучая эту программу, можно воспользоваться услугами 20 учебных центров.[13]

К программе «1С:Бухгалтерия» прилагается самая объемная документация – шесть книг (более 2000 страниц). Большая часть документации предназначена не для обычных пользователей, а для тех, кто программу будет настраивать и переделывать. Фирма «1С» организовала исключительно обширную сеть учебных центров – более 600 и издает значительное количество различных учебно-методических материалов.[14]

Отдельно хочется о возможности доработок программ. Все три программы предоставляют исключительно широкие возможности для настроек и переделок. Имеется возможность создания новых хозяйственных операций, отчетов и документов. Фирмы «1С» и «ДИЦ» («Турбо Бухгалтер») пошли еще дальше – можно переделать и изменить буквально все, вплоть до главного меню. Особенно велики возможности настройки программы «1С:Бухгалтерия», прежде всего в силу того, что велико количество обученных этому людей. Итак, можно смело сказать, что все эти программы угодят практически любому требовательному пользователю.

8. Выводы и рекомендации.

Программа «Инфо-Бухгалтер» выделяется исключительной простотой и очевидностью общих концепций ведения учета для ортодоксального бухгалтера. Ею смогут пользоваться даже те, кто не способен овладеть другими. Данная программа подойдет больше остальных программных продуктов в том случае, если у пользователя нет времени на изучение программы, но и он не хочет получить от нее слишком многого – прежде всего следует учесть ограниченные возможности в области аналитического учета и при работе «от первичного документа».

Программа «Турбо Бухгалтер» предоставляет максимально мощные и гибкие возможности в области аналитического учета. Она позволяет внести изменения во многие отчетные формы и методики проведения ряда расчетов, не прибегая к программированию. Это особенно важно, если отсутствуют возможность поручить такие работы специалистам в области компьютерных технологий. Недостаток данной программы в том, что она весьма сложна при первоначальном освоении и подготовке к работе. Этот продукт подходит прежде всего тем бухгалтерам, которые «не боятся компьютера» и хотят получить от его использования как можно больше.

Программа «1С:Бухгалтерия» позволяет хорошо реализовать технологию работы «от первичного документа», способна работать в комплексе с другими продуктами фирмы «1С». Преимуществом программы «1С:Бухгалтерия» является хорошая сбалансированность: откровенно слабых мест нет. Другим преимуществом является большая сеть «внедренческих организаций, способных осуществлять серьезные переделки в программе, но их услуги стоят достаточно дорого.[15]

Таким образом, можно с уверенностью сказать, что на нашем рынке успешно реализуются бухгалтерские программы «на любой вкус», только вот надо точно знать, что именно надо для плодотворной работы конкретного бухгалтера, особенно если он единственный на своем предприятии (имеются в виду малые предприятия).

IV. Стоимость программ.

Сколько стоит та или иная программа? Вопрос казалось бы простой. На самом деле ответить на него не так легко. Фирмы, производящие программы, обычно постоянно вносят доработки и улучшения в свои программы, причем предыдущие их версии продолжают продаваться. Это разумно, так как новые программы бывают все более сложными и рассчитаны на более мощные компьютеры. Можно привести сравнительную таблицу предлагаемых к продаже различных вариантов программных продуктов в Москве (на май 1998 года):[16]

Конечно, эти цены сейчас, после кризиса, значительно повысились, но к сожалению, не удалось найти более свежие данные по этим программным продуктам. Но зато можно привести прайс-лист отделения фирмы «1С:Франчайзинг» по городу Якутску, которая является одним из дилеров фирмы «1С». И там, естественно,


8-09-2015, 14:01