Письмо-подтверждение служит для подтверждения получения каких-либо документов или материальных ценностей. В данном случае фирма покупатель посылает это письмо для подтверждения получения товара и отсутствия претензий по качеству.
Коммерческое предложение или оферта посылается в случае, когда продавец желает сообщить покупателю о возможности заключить сделку на определенных условиях. Оферта также может посылаться как ответ на запрос. Существует два вида оферт: свободная и твердая . Свободная оферта - предложение, рассылаемое как правило сразу многим потенциальным покупателям и не влекущее за собой какого-либо обязательства со стороны продавца. Твердая оферта, напротив, подразумевает обязательство продавца поставить предлагаемую партию товара на тех условиях, которые указаны в письме. Твердая оферта обычно посылается с условием ответа в течение определенного времени. Оферта как правило несет в себе следующую информацию: количество товара, качество товара, упаковка, цена, сроки поставки, условия платежа, срок действия оферты и т.д.
Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения - небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что ...
Доводим до Вашего сведения, что ...
Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...
Ответы на оферту могут содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком случае акцептом (англ. Accept - принять). В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка. Если покупатель согласен не со всеми пунктами предложения, то он посылает контрпредложение, где излагает свои условия. Если продавец не согласен со всеми ..... до тех пор пока не признают несовместимость предлагаемых условий или не достигнут согласия. В нашей ситуации фирмой-продавцом присылается предложение партии компакт дисков другого исполнителя, но получает отказ из-за низкой популярности этого исполнителя.[6]
Заключение
Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.
Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:
- организационно-правовая документация;
- плановая документация;
- распорядительная документация;
- информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
- отчетная документация;
- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
- финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
- документация по материально-техническому обеспечению;
- договорная документация;
- документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.
Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.
В данной работе были рассмотрены особенности стиля написания коммерческих писем; изучены определения и области применения каждого делового письма; была описана хозяйственная ситуация и составлена схема коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией. Также была написана коммерческая переписка, содержащая двенадцать писем, расположенных в таком порядке, чтобы в наибольшей степени удовлетворять выбранной хозяйственной ситуации.
Все вышесказанное позволяет заявить, что все поставленные задачи были разрешены.
Список использованных источников
1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. М.: Бизнес школа «Интел - Синтез» 2006-326.
2. Глушков В.М. Основы делопроизводства. М.: «Интел - Синтез» 2005-459.
3. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: справочное пособие. М.: «Экономика»
2004-317
4. Друздев А.Р. Документирование. М.: «Приор» 2005-216
5. Исаенко А.Н. Система управления документооборотом. М.: «Эко» 2004-311
6. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М.: «ИНФРА-М» 2006-302
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: «ИНФРА-М» 2006-437
8. Кочетков Г.Б. Делопроизводство в системе управления. М.: «Новосибирск: НГАЭиУ» 2006-221
9. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: «ПРИОР» 2005-317
Приложение № А
23136 BAYNARO BLVD., WILMINGTON. DE 19802 U.S.A/
BANK: SCS ALLIACE, GENEVA,
Г-ну Д. Меллеру Наша ссылка: JN/sl
Р. Марлоу & Со.Лтд. Ваша ссылка:
112 Бонд Стрит
Лондон А2 7ТМ Апреля 02,2007
Господа,
Во время моего пребывания в Вашей стране имел удовольствие посетить вашу фирму. Я хотел бы еще раз поблагодарить Вас за очень теплый прием, оказанный мне.
При ознакомлении с моим отчетом о поездке наше руководство проявило большой интерес к деятельности вашей фирмы.
Я хотел бы просить Вас прислать экземпляр вашего годового отчета и счетов за прошлый год, а в будущем включить нашу фирму в список адресатов, которым Вы высылаете ваши отчеты.
Заранее примите нашу благодарность.
Искренне Ваш
Pacific Mutual Corp
(подпись)
Н.Л. Томксон
Управляющий
Приложение №Б
Образец письма-просьбы
Акционерный коммерческий банк «ПРОМЭКСИМ» ИНСТИТУТ ПРОБЛЕМ ИНВЕСТИРОВАНИЯ Загородное ш., 5, Москва, 118365 Тел.: 245-1801 Факс: (095) 245-3000 22.04.2002 № 01-17/105 На №___________ от ____ |
Исполнительному директору российско-швейцарского совместного предприятия «Russian Trust & Trade Ltd.» г-нуГ.П. Сидорову Волоколамское ш., 10, Москва, 215080 |
О предоставлении документов
Уважаемый Геннадий Павлович!
В связи с поручением президента Банка «ПРОМЭКСИМ» г-на Лебедева П.Л. разработать систему финансового контроля ОАО «Апатит» прошу Вас предоставить сотрудникам института возможность ознакомиться с материалами по данному предприятию и сделать копии необходимых для работы документов.
С уважением
Директор института Личная подпись Е.Ф. Сабуров
Сабанеев Игорь Константинович
143-22-87
Приложение № В
ООО Арт Компакт,
Россия, Москва,
Саратовская 567,
Тел. (095) 485 65 00, (095) 485 65 01
Факс (095) 485 65 01
ВВВ/АБ 001 1996 05 30
EMI France Ltd.,
60, boulevard Lefebvre,
F75732 PARIS CEDEX 15
Мадам и Месье:
[О компакт дисках Queensryche ]
Благодарим вас за предложение от 27 мая о компакт дисках группы Queensryche. Сведения о высокой популярности этой группы, полученные вами действительно верны и мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих дисков но нам не хватает данных о конкретных характеристиках будущего диска.
Просим вас прислать конкретные данные о длительности альбома, числе песен и предполагаемой цене одного диска.
Искренне Ваш
Исп. Директор _________________________ О. Ш. Штирлиц
ООО Арт Компакт.
8-09-2015, 14:31