Архивные документы активно используются для привлечения населения, в том числе молодежи, к изучению истории родного края, Тамбовского района. Ежегодно оформляются стенды и выставки вновь поступивших в архив документов и наиболее интересных материалов архивных фондов. Для районной газеты готовятся статьи о знаменитостях района и города. По местному радио звучат передачи с привлечением архивных источников.
На выставке "Архивная служба в Тамбовском районе" демонстрировались фотографии и награды архивистов, помещений архива за разные годы, а выставка "Мой край родной" представила снимки памятников природы района: редкие виды деревьев, документы о достижениях г. Тамбова и Тамбовского района в экономики и охране окружающей среды. Ее организаторы стремились ознакомить жителей района с успехами в области экологической политики, внести свой вклад в патриотическое воспитание населения.
Архивным отделом администрации Тамбовского района подготовлен буклет "Подвиги героев в сердцах народных", изданный к юбилею Победы. В него вошли фотографии и биографии ветеранов Великой Отечественной войны. Из переданных в архив документов ветеранов Тамбовчане узнают о боевом прошлом и подвигах своих земляков на фронте и в тылу.
В последние годы для повышения эффективности использования архивных документов изучаются потребности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, промышленных и сельскохозяйственных предприятий в документной информации, ведется систематическое их информирование об архивных документах по актуальным проблемам социально-экономического развития района, а также о юбилейных и знаменательных событиях в истории Тамбовского района, города, сельских Советов, учреждений здравоохранения, культуры, учебных заведений, промышленных и сельскохозяйственных предприятий.
Из архивных документов и периодики выявляются сведения о юбилейных и памятных датах в жизни района, которые передаются районной администрации. Кроме того, архив проводит инициативное информирование организаций о документах архива по их истории и деятельности.
Деятельность по сохранению документального наследия района отражена в фотоальбоме об истории архивного отдела администрации Тамбовского района.
Значительная часть рабочего времени отводится на исполнение запросов социально-правового характера. Если раньше в основном запрашивали сведения о трудовом стаже и размерах заработной платы, то в последнее время в архив все чаще обращаются за правоустанавливающими документами на домовладения и земельные участки. При отсутствии необходимой информации, архивисты консультируют граждан о дальнейших поисках. Архив также информирует пользователей, в том числе работающие с населением организации, о месте хранения нужной документации, что во многом облегчает получение необходимых документов.
Архивный отдел администрации Тамбовского района, финансируется из средств районного бюджета. Поэтому за обеспечение помещениями, пригодными для длительного хранения документов, их техническое оснащение, оборудование, охрану, создание других необходимых условий для работы архива отвечает районная администрация. Архивисты тесно сотрудничают не только с ней, но и с организациями, учреждениями и предприятиями муниципального образования, а по вопросам методического обеспечения обращаются в Управление культуры и архивного дела Тамбовской области, государственный архив Тамбовской области, Центр документации новейшей истории Тамбовской области.
Глава 3. Проект оптимизации архивного дела Администрации Тамбовского района Тамбовской области
3.1 Создание автоматизированных архивных технологий в архивном отделе Тамбовской области
Начало развития архивного программного обеспечения относится к 1990-1995 годам. В этот период были закуплены в архивный отдел Тамбовской области первые компьютеры. Компьютеры были распределены по наиболее информационно-емким участкам. Тогда же началась автоматизация архивного дела в области. Создавались, как правило своими силами, небольшие программные средства управления базами данных. Эти программы так и назывались тогда "База данных такая - то". К таким давним разработкам относятся:
1. Программное обеспечение Архивной службы Тамбовской области 1993-1995 годы (таблица 1).
Таблица 1
Программное обеспечение Архивной службы Тамбовской области 1993-1995 годы
| Наименование | Архивное учреждение | Среда | Разработчик | Дата ввода |
| БД по архивно-следственным делам УФСБ | ГААОСО | 1992 г. | ||
| Учет метрических книг | ГАСО | DOS | ГАСО | 1994 г. |
| Учет организаций источн. комплектования | Управление архивами |
Excel | . | |
| Учетные карточки коммунистов | ЦДООСО | Access 2 | ЦДООСО | . |
| Фотофоновидеокаталог | ЦДООСО | Access 2 | ЦДООСО | . |
| Электронная опись | ЦДООСО | Access 2 | ЦДООСО | . |
| Электронно-тематический перечень | ЦДООСО | Access 2 | ЦДООСО | . |
| Решения горисполкома | ГАСО | 1994 г. | ||
| БД Решения облисполкома | ГАСО | ГАСО, на основе "Решения горисполкома" | 1994 г. | |
| ЭПК | Управление архивами |
1995 г. |
К 2000-2002 годам портфель архивного обеспечения пополнился следующими разработками:
Программное обеспечение Архивной службы Тамбовской области 1995-2000 годы (таблица 2).
Таблица 2
Программное обеспечение Архивной службы Тамбовской области 1995-2000 годы
| Наименование | Архивное учреждение | Среда | Разработчик | Дата ввода |
| Учет дел ведомственных архивов. УИК | ГАСО | ГАСО | 1996 г. | |
| Каталог по истории госучреждений | ГАСО | DOS | ГАСО | 1996 г. |
| Именной каталог | ГАСО | Win, Access2 | ГАСО, Липанов | 1996 г. |
Учет социальных запросов |
ЦДООСО | Clipper |
Гос. Архив Мичуринска |
|
| Регистрация социально-правовых запросов | ГАСО | DOS | ГАСО | 1997 г. |
| СИФ | ГАСО | Win, Access2 | ГАСО | . |
| СИФ и научная библиотека | ЦДООСО | Access 2 | ЦДООСО | . |
| Справочник по адм. - терр. делению | ГАСО | DOS | ГАСО | 1997 г. |
| Указатель фабрик и заводов | ГАСО | Win, Access2 | . | |
| Переработка описи OPISPER v1.3 | ГАСО | DOS | ГАСО | 1998 г. |
| Межфондовые указатели | ГАСО | DOS | ГАСО | 1998 г. |
| Усовершенствование описей OPISUS | ГАСО | DOS | ГАСО | 1997 г. |
| Архивный фонд v2 | Госархивы |
FoxPro Windows | Росархив, Москва | 1998 г. |
| Фондовый каталог v1 | FoxPro Windows | Росархив, Москва | 1998 г. | |
| БД ликвидируемых предприятий | ГАСО | Win, Access2 | ГАСО | 1998 г. |
| Именной фотокаталог | ГАСО | Win, Access2 | ГАСО | 1999 г. |
| Учет НСА к описям | ГАСО | 2000 г. | ||
| Картотека решений партийных органов | ЦДООСО | Clipper | НПО Автоматика |
За период 2003-2006 годов в области была проведена областная государственная целевая программа "Развитие архивного дела в Тамбовской области на 2003-2006 годы". В результате ее выполнения компьютерной техникой были оснащены все архивные учреждения области, что дало новый виток в развитии автоматизации архивного дела и, в частности, в развитии архивного программного обеспечения.
Программное обеспечение Архивной службы Тамбовской области 2001-2007 годы приведено в таблице 3.
Таблица 3
Программное обеспечение Архивной службы Тамбовской области 2001-2007 годы
| Наименование | Архивное учреждение | Среда | Разработчик | Дата ввода |
| БД по фильтрац. - проверочным делам УФСБ | ГААОСО | 2001 г. | ||
| Информационно-поисковая система ФОНД | ГАДЛССО | ГАДЛССО | 2002 г. | |
| Архивный фонд v3 | Госархивы |
FoxPro Windows | Росархив, Москва | 2002 г. |
| Фондовый каталог v2 | FoxPro Windows | Росархив, Москва | 2002 г. | |
| Кадровый состав учреждений системы Росархива | Управление архивами |
Росархив, Консалтинговая группа "Термика" | 2003г. |
|
| Административно-территориальное деление Тамбовской области | Borland Delphi7, MS Access 2000 | ЦИТ Айтекс-ру |
2004г. | |
| Планирование и учет работы архивных учреждений | Все архивные учреждения |
Borland Delphi7, MS Access 2000 | ЦИТ Айтекс-ру |
|
| Экспертно-проверочная комиссия | Управление архивами | Borland Delphi7, MS Access 2000 | ЦИТ Айтекс-ру |
2005г. |
| ОСД - Обеспечение сохранности документов | Borland Delphi7, MS Access 2000 | ЦИТ Айтекс-ру |
2006г. | |
| Научно справочный аппарат ("Архивные справочники") | Borland Delphi7, MS Access 2000 | ЦИТ Айтекс-ру |
2007г. |
К концу 2006 года Архивная служба Тамбовской области подошла со следующим пополнением портфеля архивного программного обеспечения:
4 программных комплекса регионального значения
НСА Архивные справочники
ОСД - Обеспечение сохранности документов
ЕПК Экспертно-проверочная комиссия
УПП учет плановых показателей работы архивных учреждений
Порядка 65 различных баз данных учетного и информационно-поискового характера поддерживаются этим программным обеспечением.
Архивный отдел Тамбовской области в 2007 году прикладывает усилия и к развитию самого программного обеспечения, и, особенно надо подчеркнуть, к его качеству, т.е. учитывается актуальность разрабатываемых вопросов, доступность, учитывая рассредоточенный характер первичной информации (11 муниципальных архивных учреждений по области), защищенность информации.
Учитывая вышесказанное, архивным отделом Тамбовской области в 2007 году был приобретен мощный компьютер, который будет работать как Интернет-сервер, предназначенный для размещения нормативной и управленческой информации, размещения общих для всех архивных учреждений задач, а также данных сайта архивного отдела Тамбовской области.
В 2007 году предпринята попытка создать новую версию ПК "Учет плановых показателей" с целью слияния планово-отчетной информации на одном сервере, увеличения надежности работы в многопользовательском варианте, снятия ограничений по выборкам, и подключением новой статформы по отчетности.
Статформа недавно утверждена и к 2007 году будет подключена в следующую версию УПП, которая реализует новый подход к Программному обеспечению Управления архивами. База данных УПП теперь поддерживается не Access, а Firebird, т. е в новой версии УПП реализовано полноценное склиент-серверное приложение. Перенос базы данных на Firebird позволяет увеличить скорость обработки данных, увеличить отказоустойчивость всей системы. Также с переходом на Firebird стало возможным подключение и работа удаленных клиентов, т.е. областных архивных учреждений в одной базе данных, на едином сервере. После периода опытной эксплуатации, реально открывается возможность перейти на планирование и учет показателей деятельности архивных учреждений через Интернет, насколько это только реализуемо на местах.
ПК "НСА", "Обеспечение сохранности" были переданы в архивные учреждения области для ознакомления и использования.
В процессе создания находятся ПК "СИФ" и "Информационные справочники". В 2006 году сдана в эксплуатацию расширенная версия программы "ЭПК".
Идет непрерывная доработка, развитие алгоритмов ПК "ЭПК Экспертно-проверочная комиссия" и УПП "Учет плановых показателей"
В октябре 2007 года в госархивах, расположенных в г. Тамбове, прошла проверка технической защиты информации. Комиссию интересовало состояние защиты конфиденциальной информации на рабочих местах, где происходит ее обработка.
Выявлено, что информация о посетителях, исследователях, являющаяся конфиденциальной, должным образом не защищена, в первую очередь должной программой. Разработка программы типа "Стол справок" с учетом обратившихся и тематики востребованной информации становится "горячим" вопросом.
В целом, для архивной службы области требуются также такие новые разработки, как
1. Стол справок, программа, обслуживающая различные разовые обращения за справочной информацией и посещения исследователей читальных залов,
2. Программа, формирующая именные каталоги,
3. Программа, фиксирующая историю административно-территориального деления административно-управленческого района области.
4. Программа, фиксирующая историю госучреждений, находящихся в административно-управленческом районе области,
5. Электронный перечень документов, программа, необходимая для учета документов, предоставляемых для проведения различных выставок и мероприятий.
В 2007 - 2008 годах ожидается поступление от Росархива Программы учета источников комплектований и новая версия ПК "Архивный фонд", "Фондовый каталог".
На сегодняшний день становится актуальным помимо развития компьютерного парка архивных учреждений, создания и развития архивного программного обеспечения и переход на лицензионное системное программное обеспечение компьютеров. Архивный отдел Тамбовской области уже проделал необходимую работу по этому вопросу и в 2007-2008 годах начинает новую Программу по развитию системного программного обеспечения для госархивов.
3.2 Оптимизация программного обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской области
На сегодняшний день архивное программное обеспечение (ПО) области составляет порядка 70 разнообразных программных средств - это:
и небольшие программные средства для ведения баз данных (БД), разработки 1998-2002 годов. Большая часть которых, как собственно программ, так и отдельных баз данных, поддерживаемых в архивных учреждениях
находится в рабочем состоянии, но требует модернизации (исключая период
2002-2006 гг.), т.к преследует, в основном, только учетную цель; недостаточно сервиса поиска, выборок по условию, нет программного сохранения и восстановления информации, ограничены функции печати.
и современные программные модули с расширенным сервисом для пользователя, формированием различных отчетов по тематике программного комплекса и возможностью страхового копирования формируемых БД.
Структурная схема программное обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской области приведена в приложении 1.
Тематические базы данных и каталогов архивных учреждений Тамбовской области приведены в приложении 2.
Если рассмотреть имеющееся программное обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений, то наибольший удельный вес имеет:
1. Раздел Создание информационно-поисковых систем (НСА). Значительная часть этих программ предназначена для создания наиболее востребованных тематических БД информационно-поискового направления - это учетные задачи и созданные на их основе порядка 50 различных БД - различные тематические именные каталоги, картотеки решений партийных и исполнительных органов власти, учет и ведение дел и учетных карточек членов КПСС, каталоги по истории госучреждений и "Указатель фабрик и заводов"; программы по переработка описей; межфондовые указатели и другие.
Этот блок программных средств необходимо пополнить новыми разработками:
1. Программа "АТДСО - Административно-территориальное деление Тамбовской области" - предназначена для ведения тематической базы данных по событиям, связанным с административными единицами Тамбовской области.
В данной программе реализованы следующие возможности:
Формирование и редактирование справочников: административного деления Тамбовской области и указателей, формирующих список указателей при печати книги.
Ведение базы данных: внесение новых записей, редактирование и удаление существующих, сохранение резервной копии базы данных, а также ее восстановление.
Поиск необходимых записей по ключевым полям: административной единице, году в котором происходили события.
Печать книги: вывод базы данных в формат MS-Word, с заданной структурой текста, автоматическим формированием оглавления, сносок и списка указателей.
Ведение справочника пользователей и разграничение их прав на доступ к различным компонентам программы.
2. Программа "НСА" - научно справочный аппарат - предназначена для проведения комплекса работ по составлению научно-справочного аппарата, который включает в себя переработку и усовершенствование описей, составление межфондовых указателей, каталогов, перечней дел, списков фондов государственного архива.
В программе реализованы такие возможности:
Формирование и редактирование фондов, описей дел с привязкой к фондам.
Переработка описей (изменение систематизации дел по заданному правилу).
Составление необходимого научно-справочного аппарата к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, предметный, именной, географический и тематический указатели, переводная таблица шифров).
Формирование итоговой записи к описи.
Формирование описи особо ценных дел и описи уникальных дел.
Составление межфондовых указателей, каталогов и перечней дел, по заданному ключу.
Вся отчетность формируется в формате документов Excel на основании шаблонов.
Ведение справочника пользователей, разграничение их прав на доступ к программе.
По разделу Учет использования документов АФ РФ можно привести такие разработки как "Картотека тематики исследований", регистрация, учет и исполнение социальных запросов, "Стол справок".
В этой группе задач есть разработки еще 1997 года, из 8-и три - даже не были отмечены в годовых отчетах как используемые. В этой группе задач требуются новые разработки.
3. Раздел Обеспечение сохранности документов и Государственный учет документов АФ РФ. По этому направлению продолжается работа по внедрению ПК "Архивный фонд" во всех государственных и муниципальных архивных учреждениях Тамбовской области.
Необходимо создание нового программного комплекса "ОСД - обеспечение сохранности документов" - предназначенного для выполнения работ по обеспечению сохранности документов в области выдачи - раскладки дел, топографии, проверки наличия и состояния дел, розыска дел, учёта физического состояния дел.
Программа обеспечения сохранности документов позволит реализовать следующие возможности:
Формирование и редактирование фондов, описей дел с привязкой к фондам.
Формирование и редактирование хранилищ, стеллажей, полок, привязка дел к полкам.
Ведение журнала выдачи - раскладки дел.
Составление топографических указателей фондов, стеллажей, хранилищ.
Формирование паспорта архивохранилища.
Составление перечней дел по заданным ключам.
Вся отчетность формируется в формате документов Excel на основании шаблонов.
Ведение справочника пользователей, разграничение их прав на доступ к программе.
Эта программа вместе с ПК "НСА" ("Архивные справочники") работают на общей базе данных, и во многом повторяют цели и задачи, поставленные AF3, но, являясь современными разработками, хорошо адаптированы в операционных системах MS Windows 2000/XP, легче в практической работе. Обе программы поставлены по алгоритму ГАСО, эти программы необходимы для использования всем архивным учреждениям области.
4. Раздел автоматизации учета документов архивного фонда архивных учреждений Тамбовской области пока укомплектован небольшим количеством программных комплексов, из которых три - разработки 1996-1998 годов. По этому разделу необходимо реализовать программу автоматизации учета документов архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО".
Данная программа предназначена для обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечивает эффективную работу с архивными документами.
"АРХИВНОЕ ДЕЛО" - это тиражируемый, "коробочный" продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.
Данная программа предоставляет:
Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.
Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.
Учет различных видов документов.
Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).
Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.
Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.
Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.
5. Раздел Организация деятельности архивного учреждения для автоматизации учета и анализа деятельности архивной службы области, формирования отчетности в Федеральное архивное агентство.
В рамках этого раздела необходимо реализовать программу " УПП - Учет плановых показателей архива", которая предназначена для автоматизации процесса учета плановых показателей работы архивных учреждений области.
Программа позволяет реализовать следующие возможности:
Формирование и редактирование справочников: округов-архивов, плановых показателей, показателей статформ.
Ведение базы данных: внесение новых записей, редактирование и удаление существующих, сохранение резервной копии базы данных, а также ее восстановление.
Выбор информации по множеству параметров: архивы, показатели, год, периоды - для дальнейшего анализа и сравнения, с возможностью экспорта в Excel.
Печать статформ, сформированных по утвержденному шаблону, с занесением данных на основании справочников.
Ведение справочника пользователей и разграничение их прав на доступ к различным компонентам программы.
3.3 Автоматизация учета документов архивного отдела администрации Тамбовского района
Раздел автоматизации учета документов архивного фонда архивных учреждений Тамбовской области в настоящее время укомплектован небольшим количеством программных комплексов, из которых три - разработки 1996-1999 годов. По этому разделу в целях автоматизация учета документов архивного отдела администрации Тамбовского района предлагаю реализовать программу автоматизации учета документов архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО".
Данная программа предназначена для обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечивает эффективную работу с архивными документами.
Данная программа предоставляет:
Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.
Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.
Учет различных видов документов.
Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).
Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.
Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.
Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.
Система "Архивное дело" заняла первое место в конкурсе ИТ-решений "Продукт года - 2006" на выставке Softool-2006. Система "Архивное дело":
Полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий (рисунок 1).
Удобный интерфейс.
Архив электронных документов.
Web-доступ.
Поточное сканирование.
Рис.1.
Особенности Системы "Архивное дело":
Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации:
8-09-2015, 15:48